[時間技客-21] 畫時間盒的練習:如何在更少時間完成更多事情



我們常常會抱怨自己「沒有時間」,事實上擁有很多時間不一定是好事。

我記得自己以前單身時,有很多時間寫部落格,卻很容易把時間花費在找新玩意,什麼都想寫,卻沒有真正專研好內容。

而「時間很少」,事實上,也不一定就是問題。

我現在沒那麼多時間了,工作上更多的專案必須執行(我有正職工作,並非專職部落客),家裡有孩子需要照顧,還有很多時間要拿去辦講座課程,但我現在卻覺得自己寫文章更有效率、更專注,並且達成的成果更好,更是我自己想要的成果。(這個真實經驗的心得,可以參考:「新手爸媽3個月時間管理心得:你有足夠時間完成更多想做的事」一文。)




對時間的保護不夠:


本質上,增加生產力的方法,並非依靠增加更多生產時間。我們沒辦法完成事情的問題,通常都不在時間很少,而是在於:

「沒有把時間真正用在完成有價值事情上」。

例如一個禮拜天的早上,好不容易放假,我打開電視開始轉台,看到一台科學頻道覺得不錯,看了十幾分鐘後進廣告,於是我繼續轉台,又轉到一台電影頻道,看了幾分鐘後想說有沒有更好看的,於是繼續轉台,一回過神,可能兩個小時時間不見了,但我們卻沒有真正完整看完一個節目,就像我們沒有把時間拿來真正完成一件有價值的事情一樣。(關於週末不虛度,推薦你看看我在電腦玩物撰寫的「如何讓假日時間過得更充實的五個小訣竅」。)

這是我們「對時間的保護不夠」。

  • 在好不容易出現的時間裡,我們想要什麼都做,結果什麼都沒做完!
  • 或是做完的事情都是瑣事,沒有成就感,缺乏價值!

於是,怎麼做,都會覺得自己沒有完成任何事情。(這也就是虛無時間和優質時間的對比:「停止殺時間:用「優質時間」取代「虛無時間」」。)




神聖時間:


所以,很多年前開始,我就在電腦玩物提倡一個時間管理的概念,叫做:「神聖時間」,讀者朋友們也常常說這個概念對他們啟發很大。

在這篇 2013 年的文章裡:「10 個真的可以被具體執行的時間管理技巧」,我是這樣描述神聖時間的概念:

「我有一個習慣是每天都有預留一段神聖時間,可能是晚上10點到12點,或是早上5點到7點,但也有可能是某個假日中午的12點到2點。

無論任何人要給我安排什麼事情、無論任何任務需要安排什麼時間,都絕對不會碰觸到這段每日的神聖時間,當我跟別人說:『不好意思,這一天真的沒有時間了。』實際的意思就是除了神聖時間外,沒有其他時間可以安排了。」




保護少量時間就夠了:


「神聖時間」不需要很多,事實上,你額外想要完成的某個有價值的事情,不一定真的需要很多的時間來完成,他們只是需要「你真的留下時間去完成」

例如我每天其實只需要兩個小時來專心寫文章,說多不多,說少不少,每天一定可以找出來這樣的空檔。

只是我需要把這時間保護下來,要不然一定會被其他雜七雜八的事情占用,最後我就覺得自己好像沒有時間去完成。

但真相不是沒時間,而是沒有保護時間。




時間盒:看得到的神聖時間


那麼,要如何具體的做好神聖時間的保護呢?這就是今天要跟大家分享的「在行事曆畫出時間盒」方法。

本來我是在心裡規劃每天的神聖時間,心中知道就好。但是慢慢的我發現,事情愈來愈多、他人的要求愈來愈繁雜時,我必須讓自己更明確的「看到」這個神聖時間

而且當生活被更多工作、家務、情感需求等瓜分時,時間會變得更零散,這時候神聖時間也有可能被切割、分散,那麼更需要明確的「提醒」,讓我知道哪幾段時間絕對要保護好

於是,我開始在自己的行事曆上畫出「時間盒」,就像下圖這樣。

方法很簡單,就是設定出每一天我絕對不要被打擾,一定要用在自己要做的有價值事情上的時段,並且把這個時段預先在行事曆上保留下來。




我自己練習了一個多月,有體悟到幾個對我有效的重點,這邊也逐項跟大家分享。

我只會將這些時段單純的命名為「時間盒」,而不會去排明確的任務事項,因為我的經驗告訴我,排好明確事項反而窒礙難行。說不定我早上原本安排寫部落格文章,但結果那個當下我更想做專案怎麼辦?

所以,我的目的只是「保護好這些時段」,我就統一把他們都叫做「時間盒」。




一旦進入「時間盒」的時段,就表示我要完全關閉外界的干擾(例如臉書、即時通、郵件,甚至電話),並且絕對不去找新的事情做!

一進入「時間盒」,我就是打開自己每天的「 135 清單」,把排在「1」的最重要最有價值事情,或是排在「3」的必要且重要任務,專注且全力的去完成。

我沒有預先限制自己要做哪一件事情,但只有一個限制,就是這些「時間盒」的時段,是拿來完成「已經決定的」「有價值事情」的




而如何安排「時間盒」的時段呢?


我的第一個想法是,什麼時段我應該不會被他人強制占用時間?或者什麼時段「我絕對不想被別人占用時間」?從這兩個思考出發,我把自己每天想要「徹底保護」的時間盒畫出來

可能是晚上 9 點到 11 點,小孩入睡又還沒要起床喝奶前的這段時間。可能是下午 5 點到 6 點,下班前比較沒有人會來打擾你的工作時間(當然你的工作情況可能跟我相反)。這時候,我就先把這些時間盒畫出來,以免到時候我自己浪費了這段時間。

另外,也有可能我某天有一個真的非常想做的重要任務,他需要花不少時間,那我也可以事先在那天留下更多時間盒,讓自己看到要保護這些時間,如果有人要搶走這些時段,可以拒絕的話就盡量拒絕。




我通常會在:「只要週末一小時的計畫,完全改變你的未來一週」這個工作流程時,順便作好下一週每一天的「時間盒」。一週前先做好,這樣工作週開始時,如果有很多新出現的變數要搶佔你的時間,你會更知道什麼時段一定要保護下來。

然後我每一天晚上,會稍微看一下明天的「 子彈任務清單」,思考一下我很想做的重要任務,是否需要更多時間?明天要不要多保留一些時間盒?

這樣實作了一段時間後,我發現自己行動清單的「完成率」又再一次的提高。而效果就是,那些我想寫的文章被陸續寫出來,那些我想做的工作企劃被陸續的完成,看起來好像真的在更少時間完成更多事情一樣。

其實時間管理方法無他,就是「把時間留給有價值的事情」,做好「保護時間」的動作。




小結:


你也可以試試看我的這個「時間盒」的方法。

而如果你想了解更完整的系統,我自己還有搭配「進攻型行事曆:學會留時間給自己的進度排程心法」來執行。並且在時間盒需要的專注力上,我在近期電腦玩物寫過的「快樂並投入當下的理性作法」,就是我的最新心得。

當然,也推薦你專注電腦玩物上的「時間管理系列文章」,或是參考我的「時間管理課程」喔!

若是你練習這個「時間盒」方法後,有什麼疑惑?有什麼心得?歡迎到電腦玩物留言討論,我非常希望聽到大家的練習與想法。



@時間技客系列文章:

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留言

  1. 我以为,不管做什么管理,习惯很重要,处理事务的方法决定了你是否会有大块的时间来安排很多更有意义的活动,比如在处理邮件的时候,每个邮件都浏览一遍,每个邮件都去按部就班的处理,那到最后可能重要的邮件有没有处理,时间却浪费完了!还有产生的资料,随手一放,时间久了找东西又要花费很多时间,包括家务事也一样,明明收妥了,但是到用的时候却怎么也找不着,时间就慢慢的溜走了,所以,管理时间先学习利用时间,更重要点!

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    1. 這一點確實是沒錯的,有效的工作流程,有效地處理事情的方法,也是時間管理的一環。我常常在電腦玩物分享的 Evernote 或筆記方法,其實就是在建立更有效的工作流程上

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  2. 作者已經移除這則留言。

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    1. 追隨您開始寫每週子彈清單後,
      我的嚴重焦慮和挫折感改善非常多,
      只是總覺得哪裡還是不夠好,
      有時候還是會覺得煩與挫折,
      讀了這篇又複習了「神聖時間」概念後,
      我才恍然大悟問題所在,
      我總是讓非做不可的雜事不斷拖延我的神聖時間,
      造成神聖的事永遠沒做到,才會發生挫折感。
      這到這篇真的很開心。非常謝謝您。

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    2. 很高興看到你的回饋,我自己也是從這兩個方法中,穩定了自己的身心狀態

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  3. 不好意思第一次留言,所以沒能設定好名字。抱歉

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