[時間技客-14] 如何設計一個做得到的時間提醒?


「為某件事設定了一個時間提醒,結果等到提醒出現時,卻常常忽略它、延後它,這時候怎麼辦呢?」這是很多讀者寫信來跟我討論的問題。

例如設定一個早起的提醒,鬧鐘響起,卻反悔了自己之前早起的決定,而選擇不斷延後提醒。又或是設定了一個讀書計畫的提醒,但時間到了,自己正熱衷於前一個尚未結束的電視節目,於是選擇忽略這個讀書計畫的提醒。

這樣的情況下,如果大多數提醒都沒辦法「當下發揮效用」,是不是乾脆不要做提醒好呢?倒也不是,今天這篇文章,就從幾個我自己實際經歷過的案例,來分享怎麼設定有效的「時間提醒」的心得。




早起的提醒:


就從早起說起吧!或許電腦玩物的讀者都知道我是一個早起的人,但一路走來,我也在「更早起」與「充足睡眠」上有些關於「時間提醒」的修正和嘗試。

一開始,有時候工作壓力很大,在不想面對的心理壓力下,早上也會很難爬起來,這時候一般的早起提醒無效,會很想按下鬧鐘,閉起眼睛逃避這一切。於是我就開始試試看「把鬧鐘提早一個小時叫我」,給我一些回頭去逃避一下的時間,我還是會按掉鬧鐘忽略提醒,但心中知道已經提醒過了,下一次或下幾次延後提醒再次響起時,我就會相對心甘情願的面對現實。慢慢的讓自己接受要起床了這件事,最後還是讓我可以準時的面對工作。

後來,我雖然可以硬逼自己早起,但早起後常常睡眠不足,精神不好。於是我嘗試修正「提醒自己」的方法,不是提醒自己早起,而是要「提醒自己早睡」,我開始設定一個鬧鐘是「晚上 11 點」,提醒我那時候要睡覺了。於是慢慢的,我開始可以在精神很好的狀態下早起。(這也是我寫過的「養成好習慣之前,如何建立真的做得到的習慣養成目標?」裡的心法之一)

更後來,我的工作管理、時間管理漸漸的上了軌道,就像我之前分享的「我如何養成早起習慣的 7 個方法,真實經驗版」所說的一樣,現在我反而是設定一個稍晚的鬧鐘(例如七點),但是因為我的身心狀態已經調整到五點多或六點會自動舒服的起床,所以那個鬧鐘算是一個預防機制,更多時候用不到這個提醒,這是我覺得時間提醒的最佳的狀態」。

這樣的早起階段經驗,其實也是設計時間提醒的幾個階段:
  • 第一個階段:想辦法用更早、更多次的時間提醒,督促自己趕快去做。
  • 第二個階段:設法「從準備時間」開始提醒,讓自己有充裕的時間去做。
  • 第三個階段:建立自己循序漸進的工作流程,讓提醒只是「預防機制」。




執行運動計畫的提醒:


提醒了我們最後會去做到,都還算是有效的提醒,但有更多提醒可能不是像早起鬧鐘被延後而已(最終我們還是會起床),而是提醒本身被直接忽略了。

例如我設定了一個提醒是晚上八點要做運動,但是我晚上七點多才到家,八點的時候我可能正在洗澡、正在吃飯、正打開電視要看,這時候我可能不在一個可以接收與執行提醒的生活狀態,就算我看到提醒,我也會因為其他更有趣、更重要的事情忽略這個提醒。

但我們可能常常設定這種提醒,只是因為「我想做」、「我覺得這樣做很好」,但卻沒有考量到「現實層面我有沒有時間做」。

這種提醒就會變成只是打擊士氣與增加干擾的提醒,變成失效提醒的機率非常高。

所以當我要設定這種做運動提醒時,我的考量通常會是:我平常幾點到家,我到家之後一定想要先做什麼事情,那麼最終我在幾點之後會真的有空檔,可能是九點倒完家裡的垃圾之後,會有一種前一段工作告一個階段的感覺,我就設定一個九點的提醒,讓我更有機會接續一個我想運動的動作。

就像有時候我要提醒自己記得帶某個東西去上班,或是記得買個東西回家,這時候我要設定一個時間提醒的話,我就會思考「我在幾點看到這個提醒時最有機會去做到」,例如我不會設定一個上班時間的提醒,我會考量今天可能的下班時間,然後在下班路上做一個提醒,讓我當下就有機會去做。(又或者某些時候可以試試看:5個地點提醒 App 比時間提醒更能產生真正有效提醒




開始某個專案的提醒:


而比起第一個階段的提醒,我覺得第二與第三個階段的提醒是更值得追求的目標。

就像我之前寫的「為什麼你會遲到」這篇文章一樣,如果我要 10 點 30 分去開會,我設定一個 10 點 30 分的提醒,當然一定會遲到,所以我要考量「現實層面」,例如車程 30 分鐘,我就要設定一個 10 點的提醒,但這樣還不夠。

我還要考量自己必須準備出門物品、裝扮的時間,所以我會設定一個 9 點 30 分的提醒,這個提醒的用意是「讓我開始結束前一個工作,並開始準備進入下一個工作」。

這樣的概念,我最常用在我的專案與重要任務的提醒上,以專案來說,我可能會比專案每個進度正式開始提早幾天的時間,來提醒我要「開始準備」開始那個進度,這樣的提醒幫助我可以收尾前一個專案,排開一些雜事,然後開始把專案進度的重要任務排上工作表。

也就是說,一個有效的提醒,是從「準備時間」開始提醒,不是提醒我去做這個任務,而是提醒我:

  • 1. 開始收尾前一個任務。
  • 2. 開始排開其他的任務。
  • 3. 開始把專案的任務排上我的待辦清單。

這樣的提醒通常也比較沒有壓力,因為看到提醒時還沒到死到臨頭的階段,也還沒要開始做,而當提醒我開始把專案的任務排上工作流程後,其實我更多時候就是專注把工作流程完成即可,反而後續的提醒就不是那麼必要了。

這就像我每天會專注在我的「每週子彈筆記任務清單」上一樣,照著計畫依序執行,就讓提醒變成只是「預防」,而不是真的等到提醒了才要做(後者永遠容易來不及或拖延到)。



設定有效提醒的幾個心法:


這就是我在實際設定時間提醒時,幾個有效提醒的經驗,可以歸納成幾個關鍵點:

  • 1. 考量現實,在相對有效的時間做提醒
  • 2. 考量準備時間,從準備階段開始提醒
  • 3. 比起提醒「開始做」,不如提醒「開始準備」,更沒有壓力,更容易做到。

後來我的「時間提醒」,大多依循著這樣的概念去設定,那些做不到或被忽略的提醒數量,就慢慢的減少了。

再搭配我之前寫的「克服拖延三步驟」與「有效行動的 SMART 原則」,就可以大幅提昇有效提醒的機率,提供大家參考。

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