2016年9月1日 星期四

[時間技客-4] 完成這個線上測驗,幫你找出每天的時間黑洞


之前曾到一個企業進行了一場時間管理講座,講座中我根據自己「抓出時間之賊,是誰偷走了你我的時間?」這篇文章的想法,設計了一個「找出你的時間黑洞」小測驗,測驗總分是 100,測驗目的是測量自己每天的時間黑洞有多大,分數愈低,黑洞愈大,而那次上百人的測驗結果,平均分數是40分左右,可見我們一般工作時都隱藏了「時間被莫名黑洞吸走的問題

當你的時間黑洞愈大,你就會開始感覺下面的「癥狀」:

  • 我每天都很忙,但事情依然做不好。
  • 我工作努力,卻總覺得時間不夠用。
  • 常常後悔一天怎麼一下子又過去了?
  • 想去做重要的事,但總是沒時間。
  • 雖然很忙碌,卻缺乏成就感。

這些「感受」不必然都是因為你很忙所造成的,事實上大多數時候我們並非「真的」很忙,只是我們不自覺的在「浪費時間」,於是可用的時間不斷掉入時間黑洞,等到我們警覺,只知道自己「沒時間了」。




這些時間黑洞在哪裡?我每一天的日常作息有沒有掉入不自覺的時間黑洞呢?如果你想解答這個問題,歡迎大家來做下面這個測驗。

分數愈高表示時間黑洞愈小:

  • 45分以下:你不自覺消失的時間多於你善用的時間。
  • 60分以上:你對自己的時間有自覺,但還可以更進步,填補更多時間漏洞

建議大家現在就先作答,根據自己目前的真實情況作答,看看自己的分數,然後再回來讀這篇文章後半部(幫你找出每天的時間黑洞),一起討論我的解答。

你可以在下方的問卷直接作答,或是打開這個網址作答:「找出每天時間黑洞小測驗」。






1.  通常上午時你的精神狀態是?


放縱自己熬夜,或逼自己早起,都不是正確的做法,因為重點不在熬夜或早起,而是在「你有沒有充分的休息」?我可以早起,是因為我晚上就開始進入休息狀態,10點就準備就寢,所以我有充分睡眠。(你可以等等接續閱讀:[晨型人計畫-1] 養成五大晨活習慣善用 10 種晨型 App

充分休息與睡眠和「時間黑洞」有什麼關係?有關!當精神不佳,就無法專注,也缺乏處理複雜任務的動力,甚至一直打瞌睡,這造成的結果就是「硬撐一整個早上或一整天,但工作效率低落」,這難道不是時間黑洞嗎?

因此給自己充分的睡眠,或是像我還會盡量加上午睡,讓自己工作階段保持「高精力」,就能避免處理工作時慢速又出錯的狀態。

充分休息絕對不是浪費時間,反而是不休息的話,一整天都變成低精力的時間黑洞,做不快也做不好。




2. 早上進入辦公室,或是開工,你的第一個動作是?


除非你的工作真的就只是接收郵件或處理臨時任務,那另當別論。如果不是,那早上一開工就先處理郵件、即時通、新訊息這些別人給你的任務,就是把自己的時間交給別人主導,讓別人決定你去做什麼

當別人決定你要做什麼時,你自己的時間黑洞就會不斷擴大,因為「別人(老闆、同事、客戶)」不會知道你的時間剩多少,也不覺得你的時間很寶貴,更不知道你的任務權重是什麼。這時候你就掉入別人幫你攪和好的時間黑洞中,不可自拔,而自己真心要做的重要任務毫無進展。

所以如果可以的話,每天一開工,先「隔絕」他人給你設下的時間黑洞,先從自己安排好的任務做起,就像有了地圖,才能避開黑洞陷阱。

而且這份地圖最好能在昨天晚上就先繪製好,要不然早上那些「新訊息」的黑洞誘惑力就會讓你難以抗拒。(可以參考閱讀:今天晚上就該做,明天早上不要做的 5 個數位工作習慣




3. 當你忽然接收到老闆、同事、客戶插入,或自己想到的一件瑣事時,你會?


工作與生活中一定免不了「臨時出現」的任務,這些臨時任務通常都很緊急,但大多都不是非常重要(有另外一種重要的臨時任務,我們稱為:意外),因為真正重要的任務應該會在專案計畫時就知道並排程處理。

這些臨時出現的任務都可以稱為瑣事,而如何處理「瑣事」也決定了你每天都時間黑洞大小。(可等等閱讀:把瑣事管理好?專案做到死也做不好

時間黑洞大的朋友,通常喜歡馬上去處理瑣事,因為他們常常沒有計畫,對自己今天真正重要的任務是什麼很模糊甚至不知道,於是遇到瑣事時很開心,馬上去做!但事後回想,就覺得不知道自己一天忙了什麼,並且忽然發現重要事情快截止了自己卻什麼都還沒開始做。

而時間黑洞小的人,通常不會馬上處理瑣事,相反的他們會:


他們的時間黑洞很小,所以每天都有很多時間去做重要的事情,而當他們完成最重要的事情並且完成得還不錯時,老闆會計較他少做或晚做幾件瑣事嗎?大多數是不會的。

但這不是這些人瑣事少,是他們懂得「選擇」不去做、晚點做、有空再做,於是就避開了時間黑洞。




4. 你如何處理來自 App、郵件、即時通的新通知?


你要意識到一件事情,每個人都覺得他交代給你的那件事情「最重要」,每個 App 或服務都覺得你應該「先看他」,在他身上花最多時間。這時候如果你都「照他人的意思」來做,你就是把自己的時間交給他人做主,這是前面也有提到的一種時間黑洞。

而且這種時間黑洞在這個數位時代有日益加大的趨勢,如果我們沒有自覺去避開他,就會每天都掉在這個泥沼中,因為這種時間黑洞最可怕之處是「遍佈在我們24小時」的生活中,到處都是

Facebook 彈出一個客戶訊息要問你問題,但時間是晚上九點? Line 上面忽然同事開始討論一件事情,但正是你工作最有動力的早上11點?郵件在你準備下班的6點忽然彈出新通知?如果你全部習慣打開新通知,並且即時回應,會怎麼樣?

會變成你犧牲了自己跟家人相處的時間。你離開了正在告訴工作的狀態,導致下次回來時還需要一些熱機時間。你延誤了自己原本安排好的活動。

而且每一次打開新郵件、新訊息、切換工作狀態都會產生「切換的時間成本」,這些成本次數一多,累計一下,也是你那些消失的時間。

所以我們要學會批次處理,例如我會集中在每天中午、下班前,總共兩次,集中處理所有新的郵件、即時通訊,這樣我就節省了切換的時間成本、也避免被干擾。(我從 2012 年就開始這個習慣:今天開始關閉、移除、視而不見那些新訊息提示誘惑




5. 對於下班與周末時間,你會?


我們每天都擁有下班時間,也擁有周末時間,你是把他們看作自己工作可用的延伸時間?還是看做自己必須利用到自己人生其他想做的事情上的時間?

如果是前者,那麼下班與周末時間就變成我們人生時間裡的黑洞。而且這還會影響到我們工作時無法全心投入,誤以為「我還有時間」,這樣無法激發最高鬥志的狀態,也會形成工作效率的另外一種黑洞。

所以更好的方式是,預先安排自己擁有的時間,也不一定是非得排入什麼具體任務,例如我設定每天早上要寫兩小時文章,那這段時間就不會被排入任何其他事情。或是我真的有具體的生活任務計畫,那就更有動力把時間留給自己,而這時候也會帶動工作上的效率黑洞降低,因為時間意識更強烈。

你可以參考我之前兩篇文章都在討論這個問題:「每天三小時神聖時間幫我完成更多事」、「簡單把生活變成任務,就能贏得意想不到的成就感!」。




6. 當你遇到通勤、開會前、移動中等生活中各種空檔的零碎時間時,你會?


當我們說自己沒有時間時,或許還可以回頭看看平常的零碎時間我們都在做什麼?

我不是說零碎時間都應該拿來工作(那也很可怕),我要用零碎時間來玩玩最近很紅的寶可夢可不可以?當然可以,但最重要的是「我有沒有關於零碎時間的計畫

這些時間如果沒計畫,就會無所事事上上臉書、玩玩遊戲,不自覺就過去了,但是加總一下,就是每天有兩到三個小時的時間被無所事事的浪費了。

所以要玩遊戲也可以,但最重要的就是要把零碎時間也看成是你可以運用的時間,制定零碎時間的計畫,把這個時間黑洞補起來。(你可以參考我的方法:這 10 件事情,不如留到「零碎時間」再做更有效率!




7. 當你做不完一個工作時,你會?


我們應該要學會一個很重要的觀念:「在有限的時間裡,做充裕的事情,無論如何我們的時間都是有限的,就像一個人只能活不到百年,這難道不就是時間有限嗎?那我們又怎麼可能在有限時間裡完成所有想做的事情?

這時候如果沒有給自己設立任何工作的「截止線」(我在之前的文章裡也有提到類似觀念:10 個真的可以被具體執行的時間管理技巧),那麼當工作做不完時,我還是想什麼都做,就很有可能做到那些次要的事情,而這時候「真正重要的事情」剩下的時間反而更少了!所以當時間有限,愈拚命,有時候你的時間黑洞愈大

反而應該是在時間愈緊迫時,我們要學會愈從容,不是要我們慢下來或放棄,而是要懂得「取捨」,因為你會看到所謂的極限,你就知道必須精選真正重要的部分來完成,才不會在時間更緊迫時,陷入更大的時間黑洞。

以上,就是我對我自製的「找出時間黑洞」小測驗的解答,提供大家參考!

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4 則留言 :

  1. 我覺還是要看什麼工作性質而定吧,而且領老闆一份薪水,如果可以不馬上處理,那除非是'心腹'來的,否則一般是無法說no,wait a minutes,因為績效掌握在老闆的手上,上班第一個動作看mail,這也是很平常,因為我們不知道何時會遇到客戶的需求何時會遇到問題,而這些問題、需求到底急或不急~

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    1. 確實,所以我這邊在解釋時,第一句就有說明如果是真的需要即時答覆客戶他人郵件任務的工作就另當別論喔

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    2. 不過我建議大家還可以思考一個問題:
      「大量郵件來的新任務」
      「手邊接下來要結案的專案進度」
      哪個是更重要的呢?而在一天有限的工作時間裡,是否應該優先處理重要的任務,以免後續因為各種意外沒有時間呢?

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  2. 想要請問~~
    1.如果說在定時回覆line的時候,被朋友發現在線上,就沒辦法停下來只好一直聊,怎麼辦?還是說其實不要已讀就好,可是作為朋友總是會有這種兩難的時候...往往一聊就30分鐘過去了(因為打字總是比說話慢)...難道這就是通訊軟體的無解弊病嗎?
    2.有些事情希望能夠盡快知道結果,所以就會一直想打開line看回復狀況,但是往往打開之後又不小心掉進黑洞裡面...

    怎麼越問越像是line本身的問題...XD

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