[時間技客-20] 加班不一定壞,但不要因為這 9 種壞習慣加班


我之前常常在電腦玩物中提到,我回家後喜歡規劃自己的「神聖時間」(可延伸參考:10 個真的可以被具體執行的時間管理技巧 ),讓我每天有專注的時間可以寫文章。我老婆總喜歡笑我說:「你又在加班了。」

加班不一定壞,工作、生活、人生目標之間是彼此融合的,很難用準時下班、不加班來清楚區隔工作與生活時間,甚至我覺得在現代職場,如果還在嚴格區分自己的工作與人生時間,可能不是好事,反而會讓你工作不快樂,時間更混亂。

一個創業家為了自己喜愛的事業加班,一個作家為了自己鍾愛的寫作加班,當公司團隊為了某個大家期待的專案加班,這並不一定都是壞事。

但是,如果你的加班不是因為你想把時間花費到對自己真正有產值的事情上,而是因為「你前面把時間浪費掉了」,所以最後不得不加班,那這就不是好事了。

我們真正要思考的,不是自己要不要加班,而是自己有沒有「因為工作壞習慣而加班」。我自己也是上班族,對加不加班的議題更感同身受,下面就是我自己實際經驗裡,可能造成無意義加班的壞習慣。




壞習慣1. 先做瑣事:


當然瑣事也是工作流程裡的一部分,也是需要處理的。但是如果讓瑣事把工作時間填滿,而最後我們一定還是要把重要的事完成,那就只好加班繼續完成重要的事了。(延伸閱讀:把瑣事管理好?專案做到死也做不好

郵件、即時通裡的新交代任務,專案裡的行政流程等瑣碎環節,雖然都是工作裡的一部分,但是他們不一定是那麼的緊急與重要,是「可以稍微延後一下」甚至「有些暫時不做」也沒關係的事情。(延伸閱讀:找到拖延瑣事的四個有效節奏

而每一天的工作時間有限,這些「可以不做」的事情就是最好的「不加班緩衝器」。

我今天先把重要的任務完成,如果不想加班了,那次要郵件留到明天處理也可以。但是反過來說,如果我都先把這些瑣事做完了,剩下那些「不能延後」的重要任務,那不加班也不行




壞習慣2. 先做簡單的事:


類似的道理,當工作任務很多,我們通常喜歡先做簡單的事。但最後留下困難的事情在今天所剩不多的時間裡要完成,假如又有意外,那不加班也不可能了。

而且如果在早上時間最充裕時做簡單的事,很有可能會慢斯條理地做,以為自己做了很多,但最後就發現下午剩下的時間不夠把困難的事完成,剩下的時間也不夠應變困難的意外

這時候,應該是利用零碎空擋、最後時間去做簡單的事(可參考:這 10 件事情,不如留到「零碎時間」再做更有效率!)。 
或是利用困難工作之間的喘一口氣時間去做簡單的事。(可參考:莫法特休息法,面對高壓力工作的積極休息技巧

事情夠簡單,就可以加速完成,而且不容易有意外。所以最好是在最後有時間壓力下去做,做起來輕鬆,而且又能迅速解決,即使下班前所剩時間不多,也能把簡單的事一股腦的處理完。




壞習慣3. 沒有專案進度計畫:


但是為什麼我們會先做不重要的瑣事與簡單的事呢?很有可能是因為你沒有好的工作計畫,所以當每天早上進入辦公室時,其實你「並不知道」今天應該優先完成的重要事情是什麼,這種時候,我們就會不小心把時間先花在沒價值的事情上。(延伸閱讀:計畫愈縝密,生活愈隨興

是不是這樣呢?如果是,那麼就開始養成幫明天、下一個禮拜列出每一天專案進度計畫的習慣吧!(可延伸閱讀:我的子彈筆記法五個年終進化,做好 2017 時間管理準備 )這樣一來,每天一上工,看著計劃就知道今天要執行的重要進度、困難工作有什麼,而不會不自覺得跑去做瑣事和簡單的事。




壞習慣4. 分心與無效時間太多:


可能在我們沒有發現的情況下,我們的工作時間被太多「分心與無效的時間」佔用,而且自己沒有感覺有這些「時間黑洞」。(延伸閱讀:停止殺時間:用「優質時間」取代「虛無時間」

例如看個臉書、回個即時通訊息,可能 30 分鐘不見了。原本只是看一篇需要的文章就好,卻不自覺得多滑了幾頁。原本只是一個簡單的確認訊息,卻不自覺得聊起了職場八卦。

當然,職場上適度的放鬆與交流也不是不對,但要對這樣的「虛無時間」有警覺心,懂得適時把自己拉回需要「優質時間」的工作上。尤其當前面你有幫自己做好工作計畫,知道自己今天要完成困難工作時。




壞習慣5. 任務排程重疊又衝突:


另一個因為壞習慣而加班的原因,是我們常常「很多工作卡在一起」,於是一天做不完,要用加班來完成

但是為什麼會「很多工作卡在一起」呢?當然也有可能是老闆給你的工作量太大,但仔細想想,也很有可能是「我自己把所有工作排在同一天完成」。

如果我沒有先為每一個重要任務做好時間排程,就很有可能不知道如何分配日期把任務循序處理好,於是有些重要任務「沒有先做」,等到專案快要截止時,很多重要任務就會卡在一起,只好加班來完成(加上這時候還會有很多意外發生)。

另外就是我沒有畫好自己的「進攻型行事曆」,導致我在答應任務時過於樂觀,於是把會議、重要任務、關鍵進度卡在同一天完成,這其實歸根究底,都是我自己任務排程重疊又衝突的問題,沒有為自己的任務好好預留時間




壞習慣6. 把加班當作自己可以用的緩衝時間


另外一個「一定會讓你加班」的習慣,就是在根本心態上把加班當成自己可以用的緩衝時間。

當你心中覺得如果今天做不完,晚上還能做,那你就一定會晚上才完成。當你心中覺得還有週末可以做,那你這個週末就一定會加班。

因為這樣的心態,就會造成前面的工作選擇時,先挑簡單次要的做。就會造成前面工作安排時,答應或排入過多任務。於是最後就真的要加班了。




壞習慣7. 想要全部做完:


我在電腦玩物常常提到一個觀念:「你可以做的事情,永遠多於你可以做的時間。所以時間是一個選擇與捨棄的系統,選擇那些有價值的事,捨棄那些不重要的事。」本質上我們的事情是做不完的,也因此人才會不斷保持行動,時間也才有意義,要不然所有事情都做完了,那人要行動什麼呢?

但是我們在工作上很容易有一種「所有事情我都想做完」的想法,但這種想法會導致我們無法區分事情的輕重緩急,於是沒有把時間投注到優質的事情上,而只是想要平均分配時間

一旦想要平均分配時間,那麼最後就會發現你要把所有時間都投注在工作上才能把事情做完了。




壞習慣8. 沒有下班後的目標:


我們在做任務管理時,應該思考一個「完整的人」,而非一個「工作的人」。

意思是,你應該同時思考自己的家庭、興趣、人生目標還完成你的工作規劃,而不是只是思考公司裡的工作規劃而已。(可以延伸參考:用心智圖法畫出一年目標與行動, 2017年從這個視覺技巧開始

如果只有公司裡的工作規劃,你沒有幫自己安排其他的興趣,其他想達成的事情,那麼當然會感覺好像所有時間都可以用來加班。或是沒有一個動力讓你覺得「我要準時下班」,因為我下班後還有更重要的事情要去完成




壞習慣9. 用沒有效率的方法工作:


最後,當我需要加班時,我會思考「是不是自己工作方法、工作流程沒有效率」,所以我在工作時會浪費很多時間在重複的步驟上,或是我解決某個問題時要花上比別人更多時間,還是說這個任務有沒有更快更有效的解決辦法。(可延伸閱讀:用減法工作,每個人都能做到的減輕工作量秘訣

如果只是「習以為常」的工作,那以前要加班,之後也要加班。但是如果可以改變工作的方法,節省執行工作的流程,那時間就會空出來,就可以開始準時下班了

以上,就是我自己實際工作經驗裡,體會到的加班壞習慣,與不加班的可能方法,提供大家參考。

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留言

  1. 有時加班是因為老闆在5:00PM時才來和你討論明天要的東西,討論到5:30PM,老闆就下班了,接著就是你的工作時間了…

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    1. 確實如此,這種不可抗力就不是自己的責任了

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  2. 9個惡習我都包辦了~ 壞習慣6簡直是完全命中,
    感謝板主文章,真的要來改變了!

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