做計畫反而更拖延?練習「未計畫時間表」,自製範本範例下載



我之前提出過克服拖延三步驟:「克服拖延不靠意志力,你需要這三個簡單可行技巧」,這不僅是分享給大家的技巧,事實上也是我自己生活工作中常常實踐的方法,因為我也是個愛拖延的人。有讀者讀完該篇文章後,推薦我可以延伸閱讀「拖延心理學」這本書,因為裡面有許多方法應證了我所說的三步驟。

而在讀完「拖延心理學」這本書後,我也從裡面學走一個技巧,實際驗證幾次,發現頗有幫助,這個方法就是「做一張未計畫時間表」。

未計畫時間表」就是在一週時間裡明確找出有多少「未計畫」的空檔。先根據現實把一定會被佔用的時間填好,剩下的就是還不知道怎麼辦的時間空檔,這時候不用先計畫,而是在未來一週實際記錄看看,追蹤自己在這些空檔裡,用了多少時間來完成想做的新專案。




為什麼需要練習看看「未計畫時間表」?主要可解決三個問題。

第一個問題:「總是感覺沒時間」。尤其有一個工作、生活常規之外可以提升自己的任務,但怎麼總是沒時間去執行呢?是真的沒有空檔?還是我找不到、不會利用空檔?

第二個問題:「一事無成只想拖延」。不知道怎麼安排自己的時間,除了工作、生活上別人會推動我去完成任務的時間外,其他時間我幾乎都是東摸西摸。我可能設定了很多要做的任務,但過度理想化,列了太多,最後沒一個做到。我也可能過度負面思考,覺得我就是忙,就是什麼都做不到,於是乾脆不計劃。

第三個問題:「做了計劃,壓力更大」。我可能一開始開心的列出很多要做的計畫,但發現時間都沒辦法照著我設想的掌控,看著計劃我更有壓力,這樣循環幾次,我就變成只要看到計劃表就很有壓力,只要看到計劃好的時間表,就會想要逃避它。

面對這三個類似的問題,或許我們需要的不是再做一次做不到的計畫表,而是來試試看練習這張「未計畫」的時間表。




下圖就是我自己用 Evernote 畫出來的「未計畫時間表」,以及實際執行的某一週成果。文字部分是我預先填寫的已經被佔用時間,而藍色格子是一週紀錄後,我實際拿來完成新專案的空檔。

對應上面提到的三個問題,「未計畫時間表」可以幫助我看到空檔的存在,或許是半個小時、一個小時,但加總後也有每週 20 個小時以上的空檔。

「未計畫時間表」也能幫我正視時間不夠的焦慮,時間是沒那麼多,時間不足以完成所有事,但可以被我運用的時間也實際存在,在這明確數量的總時間空檔中,可以完成的事情是什麼?

「未計畫時間表」關注的不是事先計劃,而是客觀的完成度,特別適合容易拖延的人。透過被填滿的空檔,一格一格累積,當下就能感受到利用時間的成就感。而不需事先計劃,但事後可以結算,於是你能明確看到自己確實有用來完成事情的時間。





我自製了不同版本的「未計畫時間表範本與範例」,也分享給想要試試看的朋友下載:「未計畫時間表範本與範例( Evernote 版)」、「未計畫時間表範本與範例( Google 試算表版)」、「未計畫時間表範本與範例( Excel 版)」。

下面我就用實際範例來示範一下填寫流程。

首先,先製作出一週的時間表,可以用一個小時當作間隔,也可以試試看半個小時,看你的工作需求。




第一階段:列出被佔用的時間


首先考慮自己所有工作與生活的行程安排,把「一定會被佔用的時間」都填寫上去。要注意這裡不是填寫不確定的計畫,而是把已經確定會被佔用的時段填上,例如通勤、照顧孩子、會議行程、娛樂時間等等

但如果是自己可以彈性利用的時段,例如中午休息時、快下班前等等,我會當成自己可以利用的空檔先空下來。

第一階段可以帶來兩個好處,一個是知道自己有哪些可以自主運用的空檔。另一個是原本的時間佔用有沒有不合理處,是不是少了娛樂?會不會不健康?是不是行程排太滿?這時候也會知道如何回頭調整行事曆。



第二階段:鎖定目標


接著根據剩下的時間空檔數量,我在表格的「每週主要目標」欄位,鎖定這週空檔時間適合完成的主要目標。

這幫助我們「現實的」考量空檔,不要感覺自己有空檔或沒空檔,而是實際計算、具體看到,然後從現實空檔數量,來決定自己要完成什麼目標

如果我明確看到自己有 20 個小時空檔,我就知道自己不可能理想化的排上 10 件事情,但我也知道專注來完成一件最有價值事情是有可能的。

但不需要排完成目標的時間,只要先確認現實合理的目標即可。




第三階段:紀錄空檔利用


接著開始一週的行程,每次遇到空檔時,如果我有利用來完成目標,就把這格填滿,最好一做就記錄,這樣可以隨時看到自己累積的成果。

這週紀錄的過程中不用想太多,但一週結束後,就能結算一下,這週我利用了多少空檔來完成目標。

我們常常對時間缺乏現實感,不僅不知道自己有多少空檔可以利用,也不知道自己其實有利用了多少時間。但這樣一張紀錄表,可以幫我們找回對時間的現實感,我可以結算這一週到底有多少時間投注在目標上。

或許我算了一下,只利用了 7 小時,對比之下,我就知道自己還可以多利用空檔時間。

或許我結算時,發現我利用了 18 小時,那我就很明確知道這一週的自己值得獎勵。




這個方法,有點類似我之前在電腦玩物介紹過的「新年拯救沒時間的第一個推薦練習:時間數據化 」。這樣的時間表很像「「時間塊」輕鬆追蹤與養成優質時間習慣 App」這樣的工具。

不過或許你不需要去記錄「每件事情的時間」,你需要的只是「克服一事無成的拖延」、「改變沒時間的感覺」,那麼更值得試試看這份「未計畫時間表」,幫助你重新找回時間的現實感,找回完成重要目標的動力。

歡迎下載我製作好的範本再修改:「未計畫時間表範本與範例( Evernote 版)」、「未計畫時間表範本與範例( Google 試算表版)」、「未計畫時間表範本與範例( Excel 版)」。

對這個主題有興趣的朋友,可以參考:「人生就是不斷的拖延,我如何用拖延對付拖延? 」、「不完美,效率大加倍:雜亂拖延少做點讓你更有生產力 」、「SMART 原則,克服拖延要這樣設計下一步行動 」。


歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:做計畫反而更拖延?練習「未計畫時間表」,自製範本範例下載

留言

  1. 這範本太棒了,分享一下我的做法:
    1.我把這表單放入「每週spa」架構的時間確認上
    2.再來,我只填子彈筆記中的!和不得不做之事,也即畫好「時間盒」
    3.用google試算表countblank,可以直接算出我每天、每週還剩下多少小時
    4.最後,回到子彈筆記,我就知道我還可以排多少的@和#的次要任務了,比135法則更實用!

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    1. 這個分享太棒了,把我寫過的各種方法串聯起來,很有啟發性

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