[時間技客-23] 理清 4 種下一步行動,替換不會行動的拖延清單



GTD 時間管理方法中最棒的洞見之一叫做:「下一步行動」。看似簡單的幾個字,卻啟發了我們為什麼時間管理總是失敗,又如何有效的關鍵。

什麼是下一步行動?以我的理解來說,就是「針對某個任務我能立即採取的具體行動。」如果能夠理清這個「立即可採取的行動」,就表示我能更快開始推動專案進度,以及能夠在各種時間情境採取行動而創造產值。




從不會行動的假性清單,轉換到會行動的下一步清單


例如「帶孩子到宜蘭旅行」這個任務中,「訂一間宜蘭的旅館」是行動之一,可是如果我想訂旅館,首先我要先知道哪一天要去旅行,於是「和老婆討論一個旅行日期」才是我可以立即採取的行動,這就是「下一步行動」。

為什麼這個理清下一步行動的步驟很重要?你想想看,如果你的任務清單上寫的是「帶孩子到宜蘭旅行」、「訂一間宜蘭的旅館」,你會覺得這個任務好像還有距離,根本沒辦法開始做,於是這個願望也會持續被拖延。但是如果你的任務清單上寫的是「和老婆討論一個旅行日期」,今天晚上回家的空檔就可以立刻跟老婆一起執行,完成之後,於是接下來的「訂一間宜蘭的旅館」也就可以在明天空檔立刻完成。

我們常常列了很多任務在清單上,但問題是這些任務常常是「不能立刻行動」的,於是最後這份待辦清單,反而變成讓我不會行動的痛苦清單。

例如像是下面這樣的清單:
  • 設計一張《電腦玩物站長的筆記思考術》新書海報
  • 寫一篇「如何理清下一步行動」部落格文章
  • 養成每天閱讀的習慣
  • 用運動增進身體健康

每個任務看起來都很好,但問題是,看著這份任務清單,我真的不知道該怎麼做。設計海報看起來好難,我應該還要再想清楚才能開始做?寫一篇文章好像很花時間,我應該要等有長時間空檔才能去做?養成閱讀習慣很好,但具體來說是做什麼呢?

可是我們常常不小心列出像上面這樣的「假性任務清單」,上面有很多任務,但是結果卻是:
  • 因為任務很難、不確定、怕失敗,於是拖延不做。
  • 因為怕做到一半被打斷,於是一直等真的有時間才要做。
  • 沒辦法預估完成時間、沒辦法確定目標,什麼都列出來,但大多數都沒法完成。

有效的「理清下一步行動」,就是要解決這樣的問題,把不會行動的假性任務清單,替換成「可以立刻行動的真正行動清單」。而能達到下面的效果轉換:
  • 任何任務都能更快開始,更輕鬆踏出第一步。
  • 可以隨時暫停,隨時接續,任何長短時間都能做出有效利用。
  • 知道自己什麼時候會完成,知道自己真正想要完成什麼,於是才能真正完成。

那麼,要怎麼把假性任務清單,變成真正下一步行動清單呢?下面就讓我用上面的例子,來分享我自己實際做時間管理時,使用的四種理清下一步行動技巧。




一,回推到不能回推的第一步行動


一個最簡單找出下一步行動的技巧,就是回推法。

例如「設計一張《電腦玩物站長的筆記思考術》新書海報」,我就問自己,設計好一張海報的「前一步行動會是什麼呢?」然後不斷回頭追問,直到再也沒有更之前的答案為止。

或許一開始想到的前一步行動是「寫出海報文案」,然後再追問要做這個行動之前有沒有需要做什麼?於是想到「確定海報主標語」,那還有沒有更之前可以做的呢?於是想到「從書中最好的幾句話裡挑選與修正」,那還有沒有更之前應該做的呢?於是又想到「重看PDF抓出大字標語的句子,將其全部列出」。

可能回推到這一步,暫時沒想到了,而且「重看PDF抓出大字標語的句子,將其全部列出」,看起來確實是一個我可以立即採取的行動,只要打開書籍的 PDF 檔案就能開始做,也不需要動腦思考,也不一定要花很長時間。

如果我列在自己待辦清單上的任務是「設計一張《電腦玩物站長的筆記思考術》新書海報」或「寫出海報文案」,這個任務可能會被我拖著一直沒開始做。但如果是「重看PDF抓出大字標語的句子,將其全部列出」,說不定我在工作之餘的幾個 10 分鐘空檔,就能陸續處理。

而一旦我做好了這個下一步行動時,接下來挑出最好的那一句、修正成主標語、補上其他補充文案,反而變成一個「水到渠成」的動作,我可能花上很少時間就把海報文案完成。

這就是「回推法」的效果,找到真正的第一步行動,會讓一件困難的事情,瞬間變得簡單很多,而且真正更有效率的完成它。




二,切割行動到可以分段執行


第二個找出下一步行動的技巧,就是切割法。

例如「寫一篇「如何理清下一步行動」部落格文章」這個任務,如果我有完整的三個小時時間,我或許可以一口氣把這個任務完成,但問題是,現實中通常沒有這樣的時間。於是這個需要三小時的任務就會被我拖著一直沒做。

這時候我就問自己:「怎麼把這個任務分成多個獨立的小行動呢?」有時候行動之間不一定會有前後邏輯關係,不一定能用回推法,這時就可以切割他,把任務分成多個部分,各自完成再組合。

寫一篇文章可以分成哪些部分呢?我可能就分成「思考大綱結構」、「想出一個好的文章題目」、「寫出文章裡需要的案例故事」。

其中「思考大綱結構」還可以分解成「理清下一步要解決什麼問題?」、「理清下一步有哪些方法?(每個方法還都可以在分解)」、「要怎麼寫文章開場?」、「要歸結到什麼結論?」。

這樣一來,我就不需要完整的三小時來寫一篇文章。我可以在 20 分鐘的空檔先寫文章開場。我可以在另一個 30 分鐘空檔完成要解決什麼問題的論述。

同樣的,如果我列在待辦清單上的任務叫做「寫一篇「如何理清下一步行動」部落格文章」,我可能永遠不會開始,但如果我的行動是「想一個好標題」:

那麼或許給我 10 分鐘我就能操作,而這篇文章就推進了 10 分鐘的進度。

這就是「切割法」的效果,我們的時間確實不多,但我們也常常浪費了空檔而什麼都沒有完成,切割法可以幫助我們更有效的利用大大小小的時間空檔




三,不知道怎麼行動時,就測試可能性行動


第三個理清下一步行動的技巧,就是實驗法。這對我來說是一個補充技巧,在不知道怎麼行動最好時,就不要執著於要先列出最佳行動,而是就去試試看各種可以做的行動。

例如「養成每天閱讀的習慣」,這是個看起來很棒的任務,但也很空泛,而且用回推法、切割法,好像都沒辦法找出最佳行動是什麼?這時候怎麼辦呢?

這時候我就問自己:「我可以立即試試看的行動有哪些?」於是我列出了「中午午休時看書」、「晚上睡覺前看書」、「早上時床時看書」。這些都是可能行動,於是我就每一個都試試看,今天試試帶本書去上班,中午時閱讀。明天試試在客廳擺本書,晚上睡覺前閱讀。

也有可能試過後都做不到,但是沒關係,因為起碼我「行動」了。而且透過這幾個實際行動,我發現我沒辦法有完整的看書時段,中午會被工作干擾,晚上需要照顧孩子。

那接下來怎麼辦?就繼續問自己:「在前面行動發現的現實限制下,我可以立即做的行動還有哪些?」於是我可能想到只有利用零碎時間隨時閱讀,但這時候需要可以隨時接續進度,而且任何情境,就算沒帶書的空擋也能讀,這就引導出我找到「透過閱讀電子書養成閱讀習慣的方法」。

同樣的,如果我在待辦清單上一直列的都是「養成每天閱讀的習慣」,就算想破頭我也找不出最佳行動是什麼,於是這件事情也永遠無法完成。

但如果我就是試試看,不是去做最佳行動,因為還不知道,但去做立即可以做的行動,那麼我一定會有所收穫。

這就是「實驗法」的效果,計劃很重要,但不行動無法找出最好的計畫,而實驗法幫助我們去試試看可以做的行動,實際行動後,更多更好的行動就會出現




四,有價值行動太大,就先進行最小產值行動


第四個理清下一步行動的技巧,就是最小產值法。

例如「用運動增進身體健康」,同樣是一個很棒的目標,我也很嚮往那些每天會去跑步,或是上健身房的人,看起來有朝氣又有活力。只是這些行動,對剛剛要開始的我來說,只會在腦中冒出「以後再做」的想法。

這時候我會問自己:「我可以立即創造的最小價值行動會是什麼?」我想要用運動來幫助身體健康,我可以每天上健身房並且控制飲食、我可以養成騎車習慣、我可以開始跑馬拉松,但是,有沒有我能夠立刻創造的最小價值行動?

於是我可能想到,或許是「每天晚上做 15 分鐘地板運動」,或許是「每天中午外出走路 30 分鐘」。我先從最簡單但是能夠創造價值的做起,於是地板運動做了幾週後,發現好像身體有變靈活,感受到運動的好處,就開始開始進階到每天外出走路 30 分鐘。

這就是「最小產值法」的效果,一個大目標很重要,但一個可以立即讓我感受到有價值的下一步行動更重要,只有感受到這件事情讓我快樂、有成果,我才會有辦法繼續推進更難的行動

不過要注意這個方法有個關鍵,就是「一定要有產值」。

以上面這個例子來說,「每天晚上做 15 分鐘地板運動」跟「買一台跑步機」相較起來,前者對我來說可以更立即創造產值,那麼他應該就會是更好的下一步行動,等到我真的愛上簡單的運動,再買跑步機也不遲。




結論:


所以,你也可以試試看,如果你發現自己的待辦清單常常是不會行動的拖延清單,待辦清單上的任務常常只是帶給你壓力,而沒有執行的快樂,這時候,或許就是因為那是假性任務清單。

那麼,就讓我們一起來試試看本文提供的那四個方法:

  • 回推法:「前一步行動會是什麼呢?」
  • 切割法:「怎麼把這個任務分成多個獨立的小行動呢?」
  • 實驗法:「我可以立即試試看的行動有哪些?」
  • 最小產值法:「我可以立即創造的最小價值行動會是什麼?」

或許一開始我列出來的任務是:
  • 設計一張《電腦玩物站長的筆記思考術》新書海報
  • 寫一篇「如何理清下一步行動」部落格文章
  • 養成每天閱讀的習慣
  • 用運動增進身體健康

但是經過「理清下一步行動」的轉換,這份清單變成更容易執行的:
  • 重看PDF抓出大字標語的句子,將其全部列出
  • 想出文章的一個好標題
  • 試試看中午午休時看書
  • 每天晚上做 15 分鐘地板運動

找出真正的下一步行動,轉換成下一步行動清單,幫助我們更快開始做、創造累積的價值、並且相對輕鬆快樂的執行。

對於這樣的時間管理方法有興趣的朋友,還可以參考:「為什麼隔離干擾也不會讓你專心?關於專注的5個思考 」、「Evernote 子彈筆記術-1:關鍵是先放下我的清單」、「設定未來目標的真正價值:「改變當下現實感」的最佳手段 」。

或是參考我的「時間管理課程」,以及我的新書《電腦玩物站長的筆記思考術》。


@時間技客系列文章:

全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:[時間技客-23] 理清 4 種下一步行動,替換不會行動的拖延清單

留言

  1. 謝謝站長提供的方法,的確在年初一開始列出好多待辦清單,現在一季快過完,擱著的事項還很多,看到這個文章重新鼓舞了起來,重新調整方法去實踐,也要謝謝站長常常分享很多很棒的想法及做法,對我們很有幫助^^

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  2. 裡面提到的方法三和四對我很有幫助。

    想學習速讀很久了,但是心裡想做,可以下意識都不會去做,就是因為不曉得怎麼找出下一步。
    上面的方法三和四是個解決的好方法。

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  3. 您好,
    看到這篇提醒我想起一個一直很想問的問題,還記得站長在以前的作品中和一陣子前的部落格文章中在帶到標籤系統時,記得有看到您有設一個#下一步行動的標籤,可以詢問站長一般的使用方式是如何嗎?當然這是假設您還有在使用這樣的標籤的情況。
    我當時有仿照站長的作法設了一系列GTD的標籤,重要和專案的標籤如何使用和何時使用我都能理解,但當時一直沒機會詢問#下一步行動的標籤不知道可以如何運用?剛好這一篇也是在講下一步行動的分解過程 (很棒的一篇文章,釐清了我又一些自己不知不覺中在做但還沒有辦法寫得這麼詳細的嘗試方式) 希望有機會獲得您解開這一個困擾多時的疑惑,謝謝。

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    1. 哈哈,我那個「下一步」的標籤,跟這裡的下一步行動不一樣喔

      我那個標籤其實是定義那些「現在沒空做,但以後有時間想做」的事情。

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  4. 謝謝站長分享。這篇文章對我來說也有產生一些『下一步』。
    我將你提到的四種方法串成一個簡易的流程,讓自己方便清理行動清單。

    分享在這裡:

    1. 用 _回推法_ 找到第一步,也把回推過程的第二步第三步等,『有順序地』列出來
    2. 用 _切割法_ 將第一步切成時間更短的多個行動,同時用滿分十分來評價各行動預期的『產值』
    3. 根據 _最小產值法_ 將上述多個行動以『所需時間』和『產值』排序,找出前幾名
    4. 如果前幾名行動都還是不易執行,就用 _實驗法_ 列出『時間短』且『預期產值較高』的實驗行動,再排序一次

    接著會發現清單裡的前幾個小行動通常都很容易執行。大腦感覺舒暢。

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    1. 這個網友分享串接的方法很不錯,可以解決我的一些問題。

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    2. 這真的是很棒的組合,我也要學起來了^^

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  5. 很棒的推導流程,也分享我在別本書看到的確認下一步行動幾個秘訣,某方面來說可以與此處步驟結合,透過這些秘訣將下一步行動形塑得更具體 :
    1. 動詞開頭 : 寄email給某某某,比單記email更有行動效果
    2. 內容清晰 : 單動詞開頭不夠明確,應該連「寄信內容、對象、目的」等寫出來,給大腦清晰的目標,不要讓大腦擅自加工。
    3. 描述結果 : 預計獲得的產出是甚麼? e.g. 希望這封信件能收到ooo的確認回應
    4. 設定開始時間、週期、結束時間 : 讓自己、他人都能更妥善地安排時間、確認行動進度

    目前想法是利用「回推、切割、實驗、產值」來列出下一步清單,然後用「動詞、內容清晰、預計結果、設定時間」確認列出的每一項下一步動作足夠具體可執行、及預期的效果。

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    1. 感謝分享。對我來說『給大腦清晰的目標,不要讓大腦擅自加工』很重要。第三點作法也能提供重要的情境和線索,降低記憶負擔。

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