2016年11月9日 星期三

[時間技客-7] 重要緊急時間管理四象限在 Trello 活用與範本下載


「時間管理的四個象限」,最早據稱由美國總統艾森豪所提出,後來又被管理大師史蒂芬柯維發揚光大,也被稱為十字法則、要事第一法則,而他的精髓正是從四個象限裡,找出你真正應該花最多時間投入的「要事」。

時間管理的四個象限由緊急與重要的座標構成,分成「重要且緊急」、「重要不緊急」、「緊急不重要」、「不緊急不重要」四部分:(我之前在「六種表格式思考法,讓筆記效果立即加分」一文中也有簡單提過)


不重要很重要
很緊急今天要申請印刷費用新書今天開始在書店鋪貨
不緊急把辦公桌整理整齊構思未來電腦玩物的時間管理、筆記術課程設計

要畫出這四個象限很簡單,甚至我們常常在腦中就會運作這樣的重要與緊急判斷,所以關鍵不是分出四個象限,而是分出來後,有什麼樣的行動原則?

以史蒂芬柯維的說法來看:要事第一,就是每天應該花最多時間執行的是「重要但不緊急」的事情,這些事情通常是我們的目標、使命,是需要長時間累積,但能夠對我們的人生反饋最大價值的任務。

有時候有些事情會變成「重要又緊急」,是因為我們之前在這些事情還是「重要但不緊急」時沒有優先處理他們,導致這些事情拖延久了,就變得緊急,也造成更大焦慮壓力。要改變這個惡性循環,我們就要回頭花最多時間去處理「重要但不緊急」的任務,這樣「重要又緊急」的任務自然會減少(還是一定會有,畢竟人都愛拖延,但起碼造成你焦慮的機率降低了)。

然後剩餘的時間與精力,才是去處理「緊急但不重要」的瑣事,並且忽略「不緊急不重要」的事情也不用有罪惡感。

這個「由重要與緊急構成的時間管理四象限」方法,很基本,但很實用,並且可以套用在各式各樣的時間管理工具上。

今天這篇文章,我就要來分享自己在 Trello 中套用「時間管理四象限」的心得,並提供範本給大家下載。




1. 以月或週為單位建立看板


首先,你可以建立一個看板來開始試試看「時間管理四象限」的管理方法,我建議每一次規劃時,可以用週或月的角度去思考,例如:下一週我的重要與緊急任務有哪些?這個月我的任務與目標是什麼?當然你的任務真的很複雜的話,也可以以天來規劃。

然後在實際工作時,可以透過這個看板優先去執行重要的任務。

如果你不想重新建立,也可以複製我的看板來使用:「電腦玩物的時間管理四象限看板」下載

如果你需要 Trello 基本教學,請參考:為什麼大家愛用 Trello ?最佳整理教學讓事情井然有序




2. 建立六個列表


雖然柯維的時間管理象限是四個象限,但我們需要建立六個看板,分別是:

  • 收件匣:作為先收集任務的暫存區。
  • 重要且緊急
  • 重要不緊急
  • 緊急不重要
  • 不緊急不重要
  • 完成區:作為任務完成後的暫存區。





3. 把這個月或週「要做」與「想做」的事情都列入收件匣


這個步驟我結合了「 GTD 」的方法,第一步要先清空大腦,把大腦裡想做的任務、要做的任務都收集起來,變成 Trello 收件匣列表裡的一張一張卡片。





4. 先根據重要與緊急的「直覺」,把事情放入四個象限列表


收件匣列表裡收集了很多任務後,就開始把任務一一排入後面四個列表中,也就是放入重要與緊急的四個象限。

至於要怎麼放?我建議第一階段先「根據直覺」來放,什麼是重要?什麼是緊急?我相信字面意思大家都懂,所以就根據這個直覺的判準,來把任務放進去。

當然,這樣擺放後,通常還沒有抓住「時間管理四象限」真正的精髓:「要事第一」,所以還需要下一個步驟來調整。





5. 根據「專準主義」原則,調整每個象限列表的適當比例:


我會根據來自《少,但是更好》這本書裡提到的「專準主義」標準來決定如何調整四個象限裡的任務卡片,這一步非常非常重要!如果沒有做這一步,那你的時間四象限常常都會是無效的:

  • 1. 重要又緊急:任務量最少
  • 2. 重要不緊急:任務量第二少
  • 3. 緊急不重要:任務量第二多
  • 4. 不緊急不重要:任務量最多

你可能會說:但我覺得重要的事情明明很多啊?我覺得緊急的事情真的很多啊?為什麼一定要限制每個象限列表裡的任務數量?

讓我們從兩個角度來看:第一,當別人交代給你任務時,一定會跟你說任務很重要,但如果你也真的都把他們當成很重要,那就是讓別人來決定你的時間,一旦你讓別人來決定你的時間,你就永遠都有忙不完的重要事情。

第二,現實是我們一個人每天的時間是有限的,我就算想做十件重要的事情,但我根本做不完,所以應該從一開始,就先挑出真的有時間做也真的必須做的一兩件事情,然後好好完成。

這是「專準主義」的心法,但也是安排「時間管理四象限」的心法,如果不調整成下圖這樣,就永遠無法:

鼓起勇氣,在自己有限的時間裡拋棄不重要的事情,並選擇真的可以完成的重要的事情。

在 Trello 的直覺看板中,嘗試讓四個象限的列表構成一個階梯,幫助我們精準踏上必要的第一階(重要且緊急),然後穩定的踩上打好地基的第二第三階(重要不緊急),最後才順勢繼續往上前進。

而這樣的數量比例原則,也可以幫助我更準確知道:我還可以安排多少重要的任務?或是多少緊急的任務?才不會排了過多任務最後根本做不完,甚至工作大亂。





6. 專注執行:


時間管理沒辦法幫你完成所有的事情,因為你的時間、精力就只有那麼多,怎麼可能什麼事情都做完?

但時間管理可以幫助你:就算很多事情做不完,但最重要的事情完成了,於是你自己或你的工作每一天都有「更有價值」的成長。

因為接下來透過這個 Trello 時間看板,我們可以這樣分配時間來工作:

  • 1. 重要又緊急:花早上時間處理
  • 2. 重要不緊急:花最多工作時間
  • 3. 緊急不重要:花下班前剩餘時間
  • 4. 不緊急不重要:只花零碎時間




7. 完成後:


於是慢慢開始有些任務卡片被完成了,這時候就把他們移動到 Trello 時間管理看板的最後一個列表:「已經完成」中。



當「已經完成」的列表裡累積了很多任務,而有些任務不太需要再追蹤查看時,可以打開這個任務的卡片,將其「封存」,這樣以後還能查看,但就不會干擾不斷增加新任務中的看板。

或者,你可以在 Trello 的不同看板之間移動或複製卡片,這樣一來你就可以:

  • 從另一個專案看板,把重要任務卡片移動到時間管理看板。
  • 從時間管理看板,把已經完成的任務卡片,移動回原專案看板。





8. 在不同專案看板移動卡片的技巧


要怎麼在不同專案看板之間移動卡片呢?

點進卡片,選擇右方的[移動]。



然後選擇要移動到的看板與列表即可。



我可以利用這個技巧,把其他專案看板裡的任務卡片,快速移動到「時間管理四象限看板」的收件匣,我便能做四象限的區分。



或者當某個任務在「時間管理四象限」看板中完成後,可以快速移動回原本的專案看板,這樣時間管理四象限看板就不會混亂。





9. 如何獲得我的看板範本與複製看板


以上,就是我自己實作一段時間後,針對 Trello 進行重要、緊急時間管理四象限的方法,也歡迎有興趣研究的朋友,下載我提供的「電腦玩物的時間管理四象限看板」範本。打開範本後,只要在右方選單選擇「複製看板」,即可複製到你自己的 Trello 中。

最後,也歡迎大家一起留言討論對這個方法的任何想法與意見。

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轉貼本文時禁止修改,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結與下方整個系列的文章連結。

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7 則留言 :

  1. 想請問Esor,Trello的這些使用上其實也可以在Evernote上面完成(畫個表格然後用複製記事連結等等
    為甚麼還要使用額外的軟體(在這裡為Trello)去做輔助呢?
    比較大的問題是既然一個平台已經可以完成所有事情,雖然可能功能不夠專業指向,是甚麼原因讓你還要大費周章使用Trello?(可能也不大費周章,但想知道理由)

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    1. 哈哈,我其實接下來也有打算寫 Evernote 上怎麼實作時間管理四象限,可以做為子彈筆記法的修正

      我之所以測試 Trello 可以怎麼做時間管理,單純就是覺得會有一部分讀者有需要,所以我就試試看,但這不代表我個人就是全部都使用喔!

      我只是有興趣研究不同方法在不同工具上的活用而已,這可以給我很多啟發

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    2. 哈哈,謝謝回覆

      因為我也是看了Esor大大的使用介紹後開始使用evernote, 基本上所有自己有關的事物都用同一個平台累積,對我自己的整合效率較高

      而在團隊工作上面,則使用trello或是slack等等主攻團隊合作的工具。

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    3. 講到 evernote,最近也正式把稍後閱讀交給它處理,目前只有海芋的文章沒辦法完整擷取,其實挺不錯的

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  2. 我有在用 trello ,覺得這個方法真的有意思,決定用看看。

    先猜測一下,他的精神應該是,「把又緊急又重要的事情拉出來當下處理,讓重要(卻不急)的事情有一定的進度,讓緊急但不要的事情有機會做完(或者直接delay反正不重要),不緊急又不重要就放著孵啦」

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    1. 我覺得這麼理解也是沒有問題的

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  3. 四象限比例和时间安排非常有指导意义,学习了

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