2016年8月12日 星期五

[時間技客-1] 做得到的每日待辦清單:1-3-5 專注法則


多年來電腦玩物都很關注時間管理的方法,也累積了大量想寫的相關草稿,在之前這篇總論:「如何挑選時間管理工具」獲得不錯迴響後,我想以短篇實用風格開始「時間管理系列文章」寫作。

我先把這個電腦玩物新專欄命名為「時間技客」,技客者,取其「用『特殊技能』解決『具體現實問題』之意。」希望這個系列是以創意實作為特色。

而今天這個短篇,就讓我來分享一個「做得到」的待辦清單列舉技巧,多年前「A Better To-Do List: The 1-3-5 Rule」這篇文章提出的「1-3-5 待辦辦清單法則」,當然經過我實作後,下文介紹加上了我個人的修正。




一,你的待辦清單軟體中打了太多星星,但根本做不到嗎?


「1-3-5 待辦清單法則」很簡單,就是讓每天的待辦清單控制在以下的數量,並依序排列你的清單:

  • 每天 1 件重要任務
  • 每天 3 件中等任務
  • 每天 5 件小型瑣事

原始提出者甚至提供了像下面這樣的清單範本,提供你下載列印,當作自己的每日任務清單:「1-3-5-todo list 下載」。




為什麼要設限?不能自由列出我想做的事嗎?

我們只要回想:自己原本的待辦清單,為什麼常常列了很多「想做」的事,很多任務打上星號提醒自己很重要,最後卻每天留下一大堆未完成任務,甚至因為清單太長而打亂自己做事的節奏,讓自己「猶豫不決無法明快決策」?就知道「設限」很重要。

事實上,每天都時間有限,所以我們可以完成的任務也有限,若不設限,反而讓自己在太多「想做」的事情中,東摸西顧,迷失了「去做吧!」的動力。




二,找回「有重心」的工作方式:


轉換你的觀念,放下「每天想要把所有事情完成」的執念,因為你想做的事情永遠多於你可以做的時間。

拾起新的想法:「每天只要能往前邁出重要的一步就好,雖然不一定能讓你更快到達終點,但一步一步邁進,終究會到,並且腳踏實地才不會中途迷失方向。

因此我對「1-3-5 待辦清單法則」有一個延伸的解釋:「有重心的工作方式」。不是完成很多事情你就會成長,如果完成的都是瑣事也沒用,就像我常說的「瑣事做到好,專案做到死」。

而「1-3-5 待辦清單法則」幫我們聚焦「每天一件的重心」,那麼,什麼事情應該放在第一件任務呢?這時候可以借用史蒂芬柯維的時間管理四個象限來選擇:

  • 重要的事:可能是未來一到數個月之間大目標的大型任務,完成後可以產生高價值,但不是可以立即完成,例如我要寫一本書,會有必須完成六個章節的六個大型任務。
  • 重要緊急的事:最好避免事情變成重要又緊急,例如明天新書要截稿,但我還有一章節沒寫完。
  • 緊急但不重要的事:這幾天必須完成的小型任務,或是完成也不會高度提升工作價值的事,例如主編要我今天交出新書的序。
  • 不緊急又不重要的事:通常是那些想做但做了不一定立即產生高價值的事(但也可能長期累積會產生高價值),例如想要開始每天晚上做運動。

在「1-3-5 待辦清單法則」中,就能對應上面四個象限的任務來安排清單:

  • 每天 1 件重要任務:放入一件最重要的任務,例如今天要花六個番茄鐘寫年底新書第一個章節。
  • 每天 3 件中等任務:如果還有重要並且快要變緊急的事,優先放入中型任務。如果沒有,就放入緊急但不重要的中型任務,例如寫一篇序。
  • 每天 5 件小型瑣事:放入可以30分鐘內很快處理的瑣碎任務,可能是緊急但不重要的小型任務,或是不緊急也不重要但是我想做的事,例如跑步運動30分鐘。




三,「1-3-5 待辦清單法則」要花掉每天多少時間?


我們來算算看,這九件事情的時間花費:

  • 每天 1 件重要任務:花三個小時,共六個番茄鐘(可以分成兩個時段)。
  • 每天 3 件中等任務:各花一個小時,總共也花三小時
  • 每天 5 件小型瑣事:各花20到30分鐘,預估總共會花掉兩個小時

這樣的工作時間是多久?答案是 8 個小時,不就是我們通常上班可以認真工作的時間了嗎?已經佔掉整天的1/3。

而且這8個小時還是指全力工作狀態,如果加上其他意外瑣事、整理郵件雜訊、排程任務清單、閱讀資訊、研究思考、家人相處、生活樂趣等等時間,還有你可能被叫去開會,或是要參加什麼活動的時間,其實可以「認真」處理待辦清單的時間真的所剩不多了,你每天根本沒有 8 小時認真工作的時間。

所以不要覺得「1-3-5 待辦清單法則」好像很少,應該說我們時間本來就有限,做不完那麼多事情,所以才利用「1-3-5 待辦清單法則」找回工作重心。

「1-3-5 待辦清單法則」不僅夠用,而且最好我們還不要把他列滿,每天才有安插臨時要做的任務的餘裕。




四,我的「1-3-5 待辦清單法則」實作成果:


下面我就來舉自己的例子做改造實驗,我的 Evernote 子彈筆記法中,就是列出每天的待辦任務並打上星星,原本看起來可能像下圖這樣,確實「想做」的太多,最後根本沒辦法做好,而且缺少「推進重要工作」的進度。



那麼經過「1-3-5 待辦清單法則」改造呢?我自己做了一些方法上的修正,變成:



  • 1:今天最重要的事:

我從標上[!重要]標籤的 Evernote 專案筆記中,找到一個必須開始準備的進度,就是我最近正在研究幾個月後要開設「時間管理實作課程」(請各位有興趣的讀者好好期待),而為了不要死到臨頭準備不及,現在就應該開始推動進度,而且我給他一天三個小時的時間,可以分段,來推進這個進度。


  • 3:早午晚三件事:

時間允許的話,我會把三件中型任務分配在早午晚,三個時段,讓工作生活有個平衡,不要都只是完成工作任務。例如早上要撰寫一篇部落格文章(就是這篇),中午後要進行《(全新增訂版)Evernote 100 個做筆記的好方法》新書的任務,晚上下班後抽空好好構思下一篇文章的大綱。


  • 5:其他五件瑣事:

剩下的部分,我就放入一些工作上的雜務,或是其他比較次要但想做的事情。

而多出來放不進去的任務,先放入未來一週內其他日期有空的清單,或是放入任務暫存區(我現在會把要做但暫時排不進每日清單的任務,先剪貼到每月子彈筆記的暫存區「其他任務」,每週要排下週任務時再擇要放進來)。

如果對我的每月子彈筆記法有興趣的朋友,可以參考下面圖片。

以上,就是推薦大家可以試試看的「1-3-5 待辦辦清單法則」,希望可以幫助大家設定出「真的做得到」,並且能「專注推進重要進度」的有效待辦清單。

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16 則留言 :

  1. 很精彩的分享,謝謝站長的心得分享。

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  2. 謝謝你的分享,決定來實測一下~
    每天的代辦事項超級多,但是每次都沒有好好完成(覺得沮喪
    決定來1-3-5專注法則一下 ^^

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  3. 我的每日任務就是來看您的文章!這篇真的對我來說很實用,謝謝您的分享!!

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  4. 這個系列很有看頭,是我近期看過最喜歡的文章,請ESOR繼續努力加油^^

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  5. 沒有這麼多瑣事要怎麼調整?

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    1. 那更好啊,就像我文章裡提到的,讓他留白,去等待生活中可能插入的新瑣事

      但無論如何,還有一點是要做的,那就是「每天最重要的那件事」是什麼?這個重要不一定是別人給你的重要,也可以是你自己給自己的,意思就是每一天你想要成長與完成什麼?

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    2. 我的意思是重要的任務很多,但瑣事很少,例如我是個研究生,計畫每天至少花六個小時讀書這樣,偶爾才會有需要完成的瑣事。還是說可以這麼理解,看起來你大致上也是花六個小時處理較重要的任務,並把他依重要性拆成兩部分,所以也可以想成最多花三個小時處理(一或多)重要的事情,再三個小時處理中等任務,大概就是以一個固定且可行的量並根據重要性依次分配是嗎?

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    3. 是的,可以怎麼說,不過文章中的時間分配只是舉例,六小時或三小時其實都是看需求去調配,只是有幾個核心原則:

      1. 每天時間有限,我們的思考是:今天有限的時間裡,我要推進什麼重要任務
      2. 所以雖然重要任務很多,但依然還是會有「最重要的進度」,因為如果不這樣思考,無法善用有限的時間

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  6. 我非常喜歡你在 Evernote 上的排版,是否可以製作出一個 1-3-5 的Evernote 範例供大家下載使用呢?

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  7. 謝謝您的分享,覺得我好像打開了一扇有效完成待辦事項的大門~

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