2016年10月12日 星期三

[時間技客-6] 用減法工作,每個人都能做到的減輕工作量秘訣


「努力工作」,當然是一種美德,但在努力工作之前,我們可以嘗試先思考「聰明工作」的方法。先懂得聰明工作,接下來努力才會「花在最有意義、最有產值」的事情上,要不然很有可能努力在「不需要做的事情」,結果反而花掉比別人更多的時間,還不一定完成更好的成果。

「聰明工作」然後「努力工作」,兩者相輔相成,缺一不可,但前後順序很重要。

假設我們需要十個步驟去完成一件工作,每個步驟需要六分鐘,那麼完成這件工作需要六十分鐘。如果我們透過努力熟練他,或許可以讓每個步驟只需五分鐘,於是我們可以五十分鐘完成它。但更聰明的方式是,先思考「我可不可以減少其中某些步驟」,假如我可以只用五個步驟完成它,那就算不熟練,不是也只要三十分鐘就完成了嗎?




聰明的高效率工作,其實就是「先從減法開始」的工作模式,減少那些低價值的、低產值的、重複性的、不必要的事情,然後才能專注在高品質的任務上。

例如我之前寫過的:「[簡化工作] 減少郵件量,就能減少工作的雜亂與失誤」。

看到這裡,或許你心中開始產生疑惑了:「減輕工作量真的做得到嗎?」

如果我自己不是老闆,我是受僱於他人的公司職員(我個人也是),每一天老闆、客戶、同事都有很多任務要交給我做,這些也都是我不能拒絕的,在這樣的情況下,「我不是只能被迫一直增加工作量嗎?」

現實職場確實如此,我自己也是公司裡的小職員,對這一點感同身受。

但是,這並不妨礙我們透過「減法工作」來減輕整體的工作量。我有十件工作,總計需要100個步驟。但我可以依然處理十件工作,卻只需要50個步驟。這是每個人都能做到的「減法工作」。

怎麼做?這或許值得來寫一本書,或是開一系列課程才能仔細講清楚,但在這篇文章裡,我可以先分享自己幾個基本的做法。




1. 「減少」重複做的事


十多年的工作經驗,我有一個很深刻的感受:我們常常因為「重複做一樣的準備」、「重複彌補一樣的錯誤」而浪費了許多時間。所以減法工作首先就是要:避免做重複的事。

我們工作上很容易陷入一個問題:

每一次要執行一個新計畫時,都要花很多時間做準備,但是我們之前的工作、學習、思考難道沒有任何可以立即使用的材料嗎?說不定我之前做過類似工作,說不定我之前想過類似問題,說不定我之前收集過相關資料,但我們如果「缺乏一套有效的準備系統」,那麼就很有可能遇到每個新任務都要「從頭開始做」。

所以我們應該要思考「每個任務都能拿之前做過的來用」(參考:當一個有準備的人)、「每個任務不走同樣的錯路」(參考:如何正確且高效率的犯錯?)的方法,這時候你就需要一套可以「把自己的經驗」累積下來並方便以後使用的方法,以及一個「把自己的成果」留下來方便以後套用的方法。

所以我很看重像是 Evernote 或 Onenote 這樣的「第二大腦」準備工具,因為完成工作前,我們一定需要準備時間,但我們不要「浪費時間不斷重新做準備」。(延伸閱讀:跟過去的自己取經:用第二大腦高效率思考的系統方法




2. 「減少」多餘的步驟


我每次接到一個任務時,都會先規劃這個任務的「執行步驟」,想辦法把任務切割一步一步的下一步行動,而且切割得愈詳細愈好,為什麼?其中一個原因就是我可以從裡面去掉「不必要的步驟」,並且合併「相關的步驟」。(參考:計畫愈縝密,生活愈隨興

例如我製作一本書的時候,會需要編排書籍內文與設計封面文案,一開始我就是很單純的把他分成兩個任務來做,但是後來我發現:「如果我一邊編排書籍內容時,可以先摘要書裡最精華的文句,或是把當下自己被觸動的想法寫下來,那以後我設計封面文案時就可以直接套用。」於是這樣我不就減少了設計封面文案時還要不斷回頭去翻書籍內文的步驟?

除了從自己的工作流程上想辦法節省多餘步驟外(這一點比較難),還有更簡單的方法,就是善用雲端數位工具,尤其是那些「智慧型」與「自動化」的工具,真的可以幫我們節省很多步驟。

例如我製作簡報時的步驟是:「打開 Google 雲端簡報開始編輯,從 Google 相簿搜尋插入相關圖檔,用 Google 簡報自動設計功能」,這樣的流程少了哪些步驟呢?減少「確認簡報軟體是否相容」、不需「備份與攜帶檔案」、不用「整理照片(Google相簿會自動整理)」、省下「翻找資料夾(Google 相簿搜尋關鍵字直接找照片)」、避免「繁瑣的調整版面操作( Google 簡報自動設計)」。

這就是把十個步驟變成五個步驟的意思,如果每個任務都能從這樣的角度去執行,那麼自然就可以多出很多時間。




3. 「減少」額外時間成本


除了單一任務的減法外,「任務與任務之間的減法」也很重要,也就是以每一天、每一週為單位的個人工作流程規劃,我們的工作流程規劃,其實也很大程度的影響了工作量的實際數量。

在工作流程上更專注、更統一,可以減少額外時間成本的花費。

例如我很要求自己:早上不處理郵件、不即時回應即時通等工作原則。為什麼呢?因為如果工作中一直分心去處理「其他事情」,那麼來回切換不同工作時,為了慢慢專心投入、為了找回之間接續點,都會需要增加許多額外的時間成本。

或者我也很要求自己要統一工作平台,雖然我在電腦玩物會幫不同讀者設計不同的工作系統(像是 Trello 理財Google GTDEvernote GTDOnenote等等),但我個人的工作系統一直很統一,就是以 Evernote 為準備工作的中心,以 Google 為完成工作的中心,因為如果工作資料、任務很分散,切換與整合之間也要花費很多時間成本。




4. 「減少」不是你選擇的事


而最後一個減法工作,也是最難的一步,就是真的回到根源去「減少不是自己選擇的事」,但是,前面不是說很多任務就是別人交代給我而我一定要完成的嗎?這時候我還真的有選擇嗎?(延伸閱讀:《少,但是更好》讀書筆記:不是廉價捨棄的專準主義之道

我舉一個自己真實的例子:

工作上很多任務是臨時加進來的,像是老闆在十月初,問我十一月最後一週可不可以幫忙去出個差?我於是打開行事曆看,因為我在 Google 日曆上有「安排未來專案進度」的習慣,所以我跟老闆「很明確」的解釋十一月最後一週剛好是我某一本書的截稿進度週,又是另外一本書的設計封面週,老闆一聽,因為我已經「很明確」的說明那段時間的任務規劃,所以老闆只剩兩種選擇:「換人去出差」,或是「主動幫我延後某一本書的進度」。

這個例子要說明的是,我們永遠有自己選擇的空間,但重點是我們能否明確知道自己要選擇什麼?

雖然現實世界不一定可以(通常不能)完全照著我的選擇去發生(例如我很想整天躺在客廳沙發看電影,但這個選擇基本上不可能發生),卻可以在我們「明確提出自己的選擇」後,和「他人的選擇」產生「合理的折衝

不過若是我們「放棄自己的選擇」,或是「沒有明確搞懂自己的選擇」,那麼就會永遠陷入「被他人幫你選擇」的困境,而這時候,我就會變成十一月最後一週要去出差、要截稿、要設計封面,永遠就是「被加法」的工作著,工作量也永遠無法減輕了。

以上,就我的減法工作心得,因為已經寫得很長,或許很多細節無法盡興寫完,所以歡迎大家來留言討論,或是後續我再用系列文章補足。


轉貼本文時禁止修改,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結與下方整個系列的文章連結。

4 則留言 :

  1. 在使用TRELLO後,真的很多重複的步驟可以被省略了,
    因為不管是看版、卡片,甚至是待辦清單,都可以從舊的複製。

    自己常常帶學生辦定期的活動,
    會有工作進度的管制表和一些事項的確認表,
    這個時候TRELLO複製的功能就非常的減少工作步驟:目

    回覆刪除
    回覆
    1. 真的,這就是保留過去的經驗記錄,未來直接複製使用的效率

      刪除
  2. 這在各行各業真的都需要用到
    以我在廚房工作的經驗
    會覺得動線亂,出餐太慢,
    都是太多重覆的動作,多餘的動作造成的…
    人家說料理的工作就只是勞力
    在又看來他是很需要歸劃的工作…

    回覆刪除

相關文章: