用「 135 行動清單」取代待辦清單,我的一年半實踐心得


在 2016 年我撰寫了一篇介紹時間管理方法的文章:「做得到的每日待辦清單:1-3-5 專注法則」,文章中用「 1-3-5 」的規則去規劃每日任務清單。一開始,我也只是想介紹一種方法而已,但實踐過程中,我發現這規則真的對「改善待辦清單」非常有幫助,於是寫完文章後,我繼續利用這樣的規則來規劃每日清單,一轉眼,居然也維持這個習慣有一年半的時間了!

  • 1:每天選擇一件最有價值的事情完成。
  • 3:每天選擇三件必要的任務執行。
  • 5:每天選擇五件緊急的雜事處理。

一開始的時候,我是想要解決「列待辦清單」時很容易遇到的兩個問題。第一個問題是,待辦清單常常變成拖延清單,愈列愈長,結果不僅做不到,還會累積壓力,成為痛苦清單。第二個問題是,待辦清單容易成為雜事清單,做了也沒成就感,重要的事情沒有被推進,只是覺得更混亂,只是覺得在瞎忙。

於是,我警覺到任務不是列到待辦清單上就好,如果可以「更有技巧」的列出任務,或許會比只是列舉任務清單要有效得多。這是我開始練習「 135 行動清單」的緣由。




「 135 行動清單」長期實踐的心得:


我當然有很多要做、想做的待辦任務,但比起一份單純列舉的任務清單,其實我更需要的是可以幫助我:

在今天可用時間裡,選擇出能夠真正創造價值的行動清單。

這裡有三個關鍵字:「選擇」、「可用時間」、「創造價值」。

所謂「選擇」,不是在待辦清單裡填入任務就好,而是要在許多自己或別人要我做的任務中,做出我想要優先完成什麼的選擇。

所謂「可用時間」,不是理想化的待辦清單,而應該是考量現實可用時間後,選擇出今天真正可以完成的行動。

所謂「創造價值」,待辦清單不是雜事清單,比起處理事情,更應該優先選擇創造價值、累積價值。

而在這樣的前提下,透過實踐「 135 行動清單」,幫助我更積極去思考上面這三個關鍵字,於是就能達成時間管理所想要的目的:「完成事情,並且完成得有價值。」




  • 每天一件最有價值的任務:

無論今天有再多別人賦予我的任務,我也還是要去思考有沒有辦法完成一件對我來說最有價值的任務。

在「 135 行動清單」中會督促我去找出這個 1 ,去選擇出這個 1 ,怎麼選擇呢?我會詢問自己:「有沒有什麼事情是我今天完成後,甚至是今天如果只完成這件事情,我就會覺得自己真的很滿足,真的覺得今天很有成就感的?」

在我的實踐經驗裡,這會帶來許多好處。透過每天都去思考「 135 行動清單」裡的這個「 1 」,就能提醒我每一天都應該要去累積自己的價值,為了未來某個更大的自我價值來推動進度、創造成果。這樣一來,每一天都會是一個更快樂去自我實現的過程,而未來屬於我自己的大目標也不會總是停滯不前。

並且,這個「 1 」提醒我,每天都要為自己保留時間,去創造自己的價值。

另外,如果當我在選擇「 1 」而發現找不到這樣的事情時,更是很好的提醒:我的人生怎麼會缺少讓我興奮感動的目標呢?於是就會督促我去思考、去創造這樣的事情。



  • 每天三件必要的任務:

但是在工作或生活中,我們一定都要跟別人合作,會有那些對大家有價值,而我有責任的大專案。這些大專案會創造群體的價值,當然也有我的價值,而且這些大專案的任務都有時限。所以我每天都要選擇出這些必要的大任務,給予他們足夠的時間去處理,這些大專案才能在時限前推進進度。

另外,工作與生活中還會有某些一定要被佔用的時間,可能是行程、會議,我可能也要花費幾個小時在這些必要的時間上。

在我的實踐經驗裡,「 135 行動清單」選擇出這個 3 ,數字其實可以多、可以少,關鍵是這讓我清楚確認今天要被佔用多少時間?還剩下多少空檔?因為只有確切的考量可用時間,這樣的任務清單才有被完成的可能。

而透過思考每天的必要任務,可以幫助我優先專注那些有時限的大專案,提前去推動進度,才不會被其他雜事阻礙了專案的時間。



  • 每天五件緊急的雜事:

當然,我們還是會有很多小事、瑣事必須處理,但其中有些其實不處理也沒關係,而另外一些則必須保握住。

一種必須把握住的瑣事,是那些專案與目標必須先處理好的小行動,要先處理好這些小行動,後面更大的任務才能推動,例如完成計劃大綱、聯繫某個客戶、準備某份資料。

另一種必須把握住的瑣事,則是有時間限制的小事,例如兩個禮拜後要出去旅行,今天一定要訂好火車票。

這些瑣事、小事也重要,但有個共同特徵,就是做起來相對簡單,而且不用太專注,還能利用零散的時間來做。那麼就可以分配到「 135 行動清單」的 5 ,趁著每天剩餘的彈性時間來做。

在我的實踐經驗裡,「 135 行動清單」去選擇 5 件緊急的瑣事,其實也是在幫我區隔出不一定要做的瑣事、不緊急的瑣事,和緊急的瑣事之間的不同,然後提醒我優先來處理這些不可捨棄的瑣事,因為他們對未來的某個專案有必要性。




「 135 行動清單」我目前的實際作法:


而經過一年多的實踐,我目前規劃與實踐每日 135 行動清單的流程是這樣的。

我會先把「 135 」的「 3 」安排好,也就是每天一定要被佔用的時間,或許是某個長時間會議,或許是某個時限專案的必要大任務。這樣一來,我就知道今天有多少時間已經被佔用,而我還有多少可用時間。

接著,我會選擇「 135 」的「 1 」,我剩下的可用時間,可以用來完成哪一件對我有價值的任務呢?如果可用時間多,可以利用今天去處理較複雜的任務。如果可用時間少,可利用今天去推進較簡單的任務。

但是無論可用時間多少,每天都要推進起碼一件對我有價值的任務,完成一個對我有價值的成果,可能是寫一篇文章,可能是看某部很想看的電影。

今天我可以掌控的時間,一定要有一件對自己有價值的事情被執行。

最後,因為我會搭配「 只要週末一小時的計畫,完全改變你的未來一週」的習慣,在禮拜天預排未來一週每天的 135 行動清單。於是當我確認好每天的一件有價值任務、三件必要任務後,我就可以回推前一天、前幾天的「五件瑣事」應該先完成哪些簡單行動,先執行這些小行動,才會對接下來的大任務有幫助。




結論:


透過這樣用「 135 行動清單」取代待辦清單,我就建立起一套流程,這個行動流程不是處理很多事情的流程,而是持續推進有價值的目標、專案的流程。

  • 如果待辦清單只是列出要做的事情,那麼「 135 行動清單」就是幫我在第一步就開始選擇對我有價值的事情。
  • 如果待辦清單只是勾選完成,那麼「 135 行動清單」就是在推動更長遠的目標。
  • 如果待辦清單缺乏優先次序,那麼「 135 行動清單」就是給予我一個有輕重緩急的每日計畫。

當然,數字只是一個參考值,有時候可以列得更少(說不定某個任務就需要花很多時間),有時候可以列得更多(只要重要的先完成了)。

但是在這樣的「 135 行動清單」概念的選擇下,我發現自己的待辦清單,可以是一個相對不拖延、相對快樂、相對有成就感,並且相對可以實現更大價值的清單。

如果你對這個方法有興趣,也推薦你延伸閱讀:「如何判斷重要的事?比重要緊急更有效的4步技巧 」、「做計畫反而更拖延?練習「未計畫時間表」,自製範本範例下載 」、「更容易養成新習慣的規則設計表,我的特製範本下載 」。


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留言

  1. 覺得超讚!!明天就直接來實行!!感謝版主大大的分享!!!

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  2. 請問如果任務A要先完成,才能進行任務B時,要怎麼每週的預排?

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