2016年9月10日 星期六

[時間技客-5] 改變上班打卡心態,開始學 SOHO 一樣精算工時


我兩年前認真「執行減重計畫」時有一個體悟,那就是「具體可計算的數據追蹤」很有幫助,在減肥上就是我的「熱量控制」,到底我每天攝取了多少熱量(卡路里)?超標多少?在還沒有數據追蹤前我沒概念,而開始追蹤後發現原來超標數字比我想像得多,之前「缺乏警覺」難怪體重直線上升。

而一旦有了數據追蹤,我發現原來減肥也不是一件那麼難的事情,因為只要想辦法「把熱量數據控制在每天標準以內」即可,目標忽然變得很明確且可計劃。在沒有數據前,會覺得好像減肥很難達到,或是分散精力去做一些無關緊要甚至正負抵銷的事情,但有了數據控制後,就是規劃好每餐熱量,讓每天熱量控制在標準值,其實不難,只是「要有計畫」(當然,我只是要回到健康體重,而不是真的要去做誇張的瘦身)。

並且那段時間我還覺得這是一個有趣的事情,可能我本來就喜歡這樣精準控制,也可能是數據即時的反饋可以帶來樂趣和成就感,我每天在精算卡路里的過程中明確知道自己的進步,甚至在知道自己還有餘裕(熱量尚未達標)時,還能給自己小小獎勵

同樣的,數據追蹤與控制,以及其帶來的好處,也可以利用在時間管理上。




一,學自由工作者一樣精算工時:


有些專業的自由工作者、 SOHO 族,會在工作時「計算自己的工時」,統計自己執行每個案子「花費的時間」,因為工時就是他們接案計價的標準,一個案子如果要花 100 個小時完成,每個小時的時薪應該是多少?那這個案子應該報價多少?

自由工作者必須準確的掌握自己針對各種不同案子的「工作時間數據」,才能夠提供準確的接案報價,並準確分配自己每天的工作時間,也避免自己超時工作卻回報太少。 
時間管理,不也是要達到類似的目標嗎?

而我們一般的上班族比較不習慣「追蹤、計算自己的工時」,因為「上班打卡」的工時被別人設定好了,似乎只要照著做就好?我需要自己計算嗎?因為這樣的心態,我們上班時的時間管理常常就是混亂的,掉入「時間黑洞」而不自知。

在「時間技客」系列的這第五篇文章,我推薦大家要時間管理前,你應該先學自由工作者那樣,開始精算自己處理每件工作的時間!最簡單的方法,就是拿個鬧鐘,在做每件工作時計時,然後把自己完成某一件工作花費的時間記錄下來,成為一個紀錄表。





二,精算工時的好處:


這樣做有幾個好處:


  • 1. 立即知道自己努力的份量
數據的回饋是很具體且有效的,公司給你的 8 小時工時其實對你來說一點感覺都沒有,但如果你自己記錄今天投入工作的真正時間有 6 個小時,或是有 9 個小時,那麼這個數據會讓自己知道真正努力的份量,讓你更能明確計算時間管理的回報。


  • 2. 不會對時間有健忘症
精算自己的工時,也幫你不會對時間產生健忘症,不會每天結束時覺得好像一天又過去了,而是可以從明確的數據紀錄表中,知道自己今天在每一件事情上面花了多少時間,這可以強化自己管理時間的信心。


  • 3. 未來可以更明確設定「工時」
接著,當你追蹤、精算自己工時一段時間後,你就能像專業自由工作者一樣,懂得規劃自己未來的工時,知道自己要完成一件任務、一個專案需要多少時間。

於是你可以在每天安排工作時,知道自己今天可以做到的真正工作量,不會超量安排,因為我們通常都誤以為自己可以更快完成工作,但常常真正需要的工時比我們想像的多,而且我們還需要幫工作留下緩衝時間。慢慢練習,你也能做到「慢工作」的智慧:「PIANO 慢慢來,義大利口頭禪教我的五個工作哲學」。

並且你也可以在接到下一個專案或任務時,相對準確地跟主管或客戶回報可以完成的時間,或是商量完成的期限,而不會為了符合期待過度自信的壓縮工時。


  • 4. 有具體數據可以反省檢討
有了實際的工時數據可以追蹤,那麼就能每隔一段時間,反省一下自己時間利用的漏洞在哪裡?每天工作安排的次序與時間分配還有沒有可以改進之處?有哪些工作其實比我想的還需要更長的完成時間?

這些反省,都有利於我們下一次更從容的安排工作。(從容很重要,可以參考我最近這篇讀書心得:《少,但是更好》讀書筆記:不是廉價捨棄的專準主義之道


  • 5. 有具體數據可以自我獎勵

而有了具體數據,也可以作為獎勵自己的標準,如果有效的時間利用達到了一個標準值,或許就給自己一些額外的獎品吧!




三,可以用來精算工時的工具:


那我們可以如何開始精算工時呢?有很多工具可以利用,但最簡單的用紙筆紀錄也可以,只需要有個時鐘、有紙筆,你就可以像寫筆記那樣開始記錄自己的工作時間,或許可以搭配在你的「子彈筆記法」中一起紀錄。

你也可以使用一些專門給 SOHO 族使用的精算工時軟體,這些軟體或 App 可以更容易統計每個專案、任務的總工時,並且更容易做出統計分析,我之前在電腦玩物介紹過一些:


這類給自由工作者使用的專案計時工具很多,我後續文章也會繼續介紹更多新出現的服務。

或者你也可以利用「番茄鐘工具」,有些番茄鐘可以記錄任務,一樣也可以用來追蹤自己的工時。

你還可以利用「日曆」來做紀錄,這也是我自己之前利用「 Google 日曆」嘗試過的方法,就是把自己今天每個時段花費在什麼工作上,「事後」記錄到日曆中方便回顧。(你可以參考這篇教學:Google日曆不是日曆,你沒想到的10種活用案例教學





四,上班族精算工時的技巧:


如果我不是自由工作者,而是上班族,那麼當我也想開始精算自己的工時,我應該注意哪些紀錄的重點呢?我的建議是:

  • 1. 以專案、任務為記錄的主題,也就是追蹤某個具體任務的執行時間。
  • 2. 採納類似番茄鐘工作法的概念,一旦開始計時,就應該是投入這項工作的狀態,直到到達某個時間區段才停止。
  • 3. 嘗試排除像是收發郵件、電話溝通、開會等「不是執行具體任務」的時間(當然,要你的工作性質適合),這能幫你更有效追蹤每項工作的真正執行時間。
  • 4. 一定要回顧,並且利用到下次的時間安排,要不然紀錄就沒有意義了。

我自己目前還會一直保持精算工時的習慣嗎?會的,我目前是利用「番茄土豆」這款工具來完成類似目的。

但我覺得也不一定要真的一直精算工時,你可以把「精算工時」當作一種將有點怠惰的工作導回正軌的刺激藥劑,尤其當你還沒有這樣練習過的話,試著練習看看,或許就會發現原來自己的時間利用上有許多漏洞,而能夠開始慢慢地找出問題並導正了。

延伸閱讀相關文章:
轉貼本文時禁止修改,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結與下方整個系列的文章連結。

沒有留言 :

張貼留言

相關文章: