[時間技客-16] 為何排暑假時間表無效?方法在掌握空檔和習慣


最近有同學寫信來詢問我他遇到的問題,隨信附上了他的行事曆安排,她提到自己很努力的「分配」自己每天的時間,例如早上10點到12點練習英文,下午2點到3點運動,3點到4點閱讀,下午4點到6點準備論文資料。時間安排看起來很完整,但現實中卻「達成率很低」。

她擔心自己在接下來的暑假中,也無法有效地達成這樣的時間安排,導致暑假時間被大量的浪費,於是這位電腦玩物讀者想詢問看看我有什麼建議?

這時候應該怎麼做比較好呢?以我的經驗來說,我會思考用兩個行動來改善這樣的問題:「掌握空檔」、「培養習慣」來取代時間分配式的排程。




  • 這篇文章的前因後果:

「前因」:最近我的人生又多了一個新的責任:「爸爸」,時間安排上也自然的被切割得更瑣碎,但是在這樣客觀情況下,依然還是有辦法執行時間管理(要不然許多其他成功的爸爸怎麼辦?),而我也想起自己多年前邁入家庭,所寫的「時間千萬不要擠!真正幫你保持高生產力的三大法則」一文,裡面提到的時間、精力、專注力分配的精神,依然適用於今天這篇文章。

「後果」:想了解我更多時間管理方法的朋友,除了參考「時間技客」系列文章外,也歡迎參考我的「時間管理課程」。




什麼時候可以照著行事曆上的時間分配執行?


不可否認,在行事曆上「詳細分配我的時間」,也是方法之一,不一定完全無效。

我曾經完全照自己行事曆上的時間規劃執行過,那時候是我準備研究所考試的最後半年衝刺,我安排自己每天早上、下午要各花三個小時完成指定複習進度,也真的幾乎每天都能照著我的「時間分配」來執行。

為什麼那時候我可以做到?仔細回想,有幾個原因:

  • 1. 那時候我有非常明確的目標:要考上研究所。
  • 2. 那時候我沒有其他重要目標,因此目標聚焦。
  • 3. 那時我住宿舍但沒參加太多其他活動或社團。
  • 4. 那時候我沒有其他打工或補習。

總結來說,就是「我心中對這個目標有很具體且聚焦的追求」,這個目標也「具備一定程度的時間緊迫性、壓力與動力」,並且「在我的內心或外務上都沒有其他事情會干擾這個目標」。

這符合我在「克服拖延的技巧」一文中提到的原則,因為這樣,所以那時我可以每天很安穩的照著時間分配去執行。




為什麼大多時候無法照著行事曆上的時間分配執行?


但是更現實的問題是,無論是正準備過暑假的同學,或是在工作上「以為」有時間可以自己安排的朋友,這時候最大的問題是:「很難有像我上面那麼完美的狀態」。

一個「完美的時間分配表」其實有點不符合人性,也不符合現實情況,因為:

  • 1. 時間總有意外,尤其你的外務與責任不只一項,原本安排的時間總會被其他事情打亂。
  • 2. 但是你無法控管意外,例如有朋友打電話來聊天、臨時有家務要處理、老闆客戶給你新任務。
  • 3. 當時間分配被打亂,重新安排反而要花更多時間。
  • 4. 你也無法控管心魔,在想做要做的事情很多時,心也無法專一,於是到了分配時間也無法專心。
  • 5. 而當執著於時間分配表,反而可能浪費大量可以利用的空檔,你會覺得要到分配時間才開始工作,但到了分配時間又無法工作。

我之前也分享過過度時間安排可能導致的低效率,可以參考:「工作排程如何傷害我的工作效率?挑出待辦清單隱藏的壞習慣 」一文。

人生中難得有那種可以完全專注的時光,大多數時候我們身負家庭、工作、個人興趣上的多種責任,這些責任讓我們難以擁有完整的、自由掌控的、以及心可以完全專注的時間區段。(可以延伸閱讀:為什麼隔離干擾也不會讓你專心?關於專注的5個思考

但是這樣的我們也不是完全沒有時間,只是我們的空檔很容易被瑣事切斷,也難以完全掌控空檔出現的時間。

所以不是沒時間,只是現實中我們沒辦法完全掌控排程,那麼就換個可以執行的方式,就是:
1.「學習自由掌握空檔」
2.「用養成習慣取代排時間」




方法一,用「專注清單」取代行事曆時間分配表:


用暑假時間安排來舉例,雖然暑假感覺時間很多,但你的外務、遊樂、親友活動,還有自己難免放空休息的需求,這都難免讓時間分配表無法照著理想執行。

這時候不如先試試看用「專注清單」取代時間分配表。

我這說的專注清單,源自我的「135專注清單」法則,但不一定要執著於數字,而是試試看列出這個暑假(假日、週末或工作空檔),我選擇要「投注時間籌碼」的事情有哪幾件。

然後不是去跟著時間分配表行動,而是在「空檔出現時,從我的「專注清單」選擇一件:

  • 1. 當下最想投注
  • 2. 當下最能投入

符合上述條件的任務,在空檔時間執行。

這個做法的優點是,首先我不求照時間表完成任務,而是先做到「不會浪費空檔時間」,無論完成什麼,只要在空檔能投注更多時間籌碼,那麼自然「有某一件重要的事情被完成」。

而這樣自由且符合人性的選擇,也讓我可以利用「莫法特休息法」,在有空檔時我不會因為排定的事情不想做而什麼都沒做,起碼可以找到一件我想做的事付諸執行,解決強制要求時間反而更焦慮的窘境。(你還可以延伸閱讀:不想做就別做!感性自動聚焦時間管理法




方法二,用「養成習慣」掌握進階空檔:


但我自己實作這樣的流程後,發現還需要補上一個動作,前面的技巧執行起來才會完滿,這個動作就是用「養成習慣」來取代「時間分配排程」。(想要養成習慣,非常推薦你參考:「養成好習慣之前,如何建立真的做得到的習慣養成目標? 」一文。)

例如比起安排自己早上幾點到幾點要做什麼事情,不如養成一個「有空檔時不先看信箱,而是先執行專注清單任務」的習慣,讓任何時間自然成為「優質時間」。

或是養成一個「早睡早起,讓自己早上多一點空檔」的習慣,這樣自然自己可以掌控的「神聖時間」變多。(也推薦你閱讀我養成早起習慣的技巧:我如何養成早起習慣的 7 個方法,真實經驗版

照著時間分配表去做,會面對很多客觀意外的阻礙,讓時間表事實上不可能達成。但如果能夠養成一些固定的「時間使用習慣」,那麼無論客觀情境如何改變,我們都能善用時間。

我不是否定「時間分配表」這個方法,這個方法也有他有用的時候,但如果你也是像文章一開始所說的情況,做了時間分配但很難達成,那麼或許這篇文章換個方法,能夠滿足你善用時間的需求。

  • 如果你是搜尋而來,說不定你想找的,還想學的是:
1.運用零碎時間的方法:這 10 件事情,不如留到「零碎時間」再做更有效率!
2.管理瑣事的技巧:把瑣事管理好?專案做到死也做不好 
3.記住瑣事的技巧:如何記住今天要做的瑣事?給健忘朋友的三個好建議

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@時間技客系列文章:

留言

  1. 一般人的通病 就是 高估了自己短时间能完成的事,低估了长时间能完成的事。
    这位同学的行程想把时间排满满的,但现实 还真的没有办法达成。
    建议
    1 设定目标 和每天能完成的事
    完成论文 (暑假前必须完成 - 每天早上花2小时-四个番茄)
    阅读 (每天X页 半个小时-一个番茄)
    学习英文 (每天背20单字 半个小时)

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    1. 這裡有兩個很棒的思考:
      1. 從長時間去想,讓任務提早開始,並小壓力進行。
      2. 先設定一定做得到的小目標,而當達成時,如果可以繼續超出計畫去完成,就是賺到了

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  2. 站長有沒有機會來香港開課,我是香港讀者,偶爾會去台北旅行,但很難碰上你的開課時間(兩周前才去了台東台北)。

    我很佩服Esor不斷都有新的角度去分享時間管理,更重要是串連過往的經濟、想法,發展一套或適合不同需求的時間管理系統。

    閱讀這一篇文章,裡面提到很多方法,如「1-3-5子彈筆記」、「莫特曼休息法」,以前都有去執行,但不同原因,如忘記了、有其他瑣事令自己分心,就沒有執行。但是每次看站長的文章,特別是串連過往的方法時,就好像再提醒一下,然後整理眼前的情況,確認自己的需求,重新安排時間管理和建立習慣。

    真的很多謝站長不斷的分享和回應,再次恭喜你當爸爸!

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    1. 感謝你的祝福與鼓勵,也期待有一天有機會到不同的地方分享。

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  3. 真心喜歡您的文章!
    我昨天晚上才在反思自己的時間計劃表,跟您說的完全一樣
    空閒時認為要等到時間到來,時間到來時卻不想做或不能做
    而我的結論也跟這篇文章一樣,所以今天早上看到您的分享,非常激勵我!
    題外話,最近想把Evernote轉到Onenote,我想我的分類需求不用到evernote這麼龐大精細,而我比較在乎的筆記排版,似乎onenote做得比較好,我會再研究一下兩者的差異,但若能夠得到esor大大的建議,我一定感激不盡!

    再次感謝您!

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    1. 很高興這篇文章有幫助。

      至於 evernote 和 onenote,我自己的區分其實也和你差不多,如果更需要筆記排版,那麼 onenote 確實是更好的選擇。

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  4. esor你好~
    先恭喜你當爸爸!
    剛剛好看到這篇文章,真的是完完全全地說中我現在的情況。
    我的壞習慣就是想要完美的掌握一切,所以在Google行事曆上詳細的分配,結果當然就是什麼都沒做到,事情一再拖延(就這樣拖了好幾年,哈哈哈~)。

    大大的文章一直都有在關注,也照您的建議方式自己製作一套流程,寫了落落長,但是效果非常不彰,一直覺得很奇怪,所以今天突然想到就來改造一番,碰巧也不謀而合。

    再次恭喜你當爸爸,也謝謝你無私的分享!

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