一張紙計畫表在考試、專案截止日前專注衝刺,心得範本下載



我相信我們都遇過下面這樣的情況:在專案截止日前,在快要考試的前幾週,知道自己應該全力進攻主力任務了,但是每天還是有會議、雜事與分心誘惑來佔用自己的時間,於是覺得時間混亂、感到緊繃壓力,不知道如何將時間最大化利用,如何有效安排任務讓重要事情優先完成

但是,回想你之前類似的情況,說不定你也有過下面這樣的真實感受:某一次,我不知道哪裡來的專注力,在專案或考試截止前的最後幾週,我出現最大的決心,結果在最後衝刺中,我順利過關了。

那種專注衝刺的感覺應該是很棒的,只是如何保持這種專注的態度呢?

今天,要跟大家來介紹一張特殊的每日計畫表格式:「 The Emergent Task Planner (緊急任務計畫表)」,就是特別適合用在做專注衝刺的計畫。

這張計畫表由 David seah 所設計,你可以到其網站下載單獨一日的「 The Emergent Task Planner 」,列印出來,你就能在其上進行自己的每日計畫。或者,你也可以嘗試利用其精髓,回頭調整自己每日計畫的方式。





David seah 在其網站上設計了許多用在時間管理上的表格格式,有興趣的朋友還可以自行探究一番。

這個網站是電腦玩物的讀者跟我推薦的,因為我前陣子也介紹了許多跟時間管理有關的紙計畫表範本,例如「解析一張結合番茄鐘的每日任務計劃表,紙本範本免費下載列印」,有需要的朋友可以後續再找時間延伸嘗試看看。

回到「 The Emergent Task Planner (緊急任務計畫表)」的用途是什麼呢?其實她就是一張特殊的每日待辦清單格式,一年 365 天都可以使用,但是我個人的使用心得則是,她又特別適合在專案、考試的截止日前使用,或是你的時間混亂破碎時使用。

「 The Emergent Task Planner (緊急任務計畫表)」設計的格式,幫助我們獲得三個優點:

  • 專注在關鍵任務,在關鍵任務上投注你可以投注的最多時間。
  • 有效分配你每日的剩餘時間。
  • 了解現實時間的數量、節奏,真正安排出有效的時間。




下面是我實際嘗試一段時間後,遇到的兩種時間管理情況,在「 The Emergent Task Planner (緊急任務計畫表)」都能有效解決。(當然,範例實際內容有重新虛擬過,以免看到隱私資料。)

第一種情況是可以有許多完整專注時段的一天。這時候我已經空出最多空檔來完成重要專案或考試準備,但還是很容易分心,所以利用「 The Emergent Task Planner (緊急任務計畫表)」,把需要專注完成重要任務的時段「先佔用」下來,並且一開始就安排好適時休息時間,最後還可追蹤成果。


第二種情況是雖然有重要任務但有很多其他事情佔用的一天或是會被很多其他事情打斷的一天。這時候利用「 The Emergent Task Planner (緊急任務計畫表)」,我還是可以先找出專注要做的少數任務,估算所需時間,然後有效的累積空檔來完成他們。


「 The Emergent Task Planner (緊急任務計畫表)」很適合在緊急日子需要特別專注重要任務時使用,接著,就讓我來解析一下上面那些特殊的格式是什麼意思?以及如何利用?利用後又能有什麼效果?

當然,我是從我的心得的角度來解釋,可能不是百分之百跟 David seah 原本想的一樣,所以你也可以對照一下原本的方法。




「 The Emergent Task Planner (緊急任務計畫表)」一開始的空白表格長得像是下面這樣,左方其實就是今天的時間表,每一小格是 15 分鐘,每四次 60 分鐘的衝刺後會有一次一個小時的「橘色」休息。

右方則是任務待辦清單,待辦任務右方的格式則是這個任務今天所需要的時數,也是一小格 15 分鐘為單位。




填寫的第一步,先在左方時間表,寫上計畫的日期。

接著,從這一天自己打算開始工作的時間點開始,例如下圖是早上 8 點,把每個小時的時間填寫上去。這樣一天大約 15 個小時的工作時數,就可以在這張計畫表上安排。( 15 個小時是扣掉頭尾睡覺、家庭活動等時間後,一個人大概一天專注工作的預設時數。)




接著,來到右方的待辦清單,把今天最重要的三件任務填寫上去。

如果你是為了專案截止、考試截止日前的衝刺來寫這張表,那麼這三個任務或許都會跟前面這件事有關。

當然,你也可以把日常需要做的其他重要任務寫上去,預設是希望妳只寫三個就好,但你也可以繼續在下面清單寫上更多任務,反正最後會有時間的預估計算來告訴你是不是做得到。




接著,在任務右方的時間格,可以有兩種利用方式,一種是預估,一種是追蹤。

預估就是:我們先設想每個任務需要、想要花掉多少時間,就以 15 分鐘一格為計算,把這個任務今天要花的時間做個記號,例如要做 90 分鐘,就在第六格做個計畫。

追蹤則是:今天實際在這個任務上花了多少時間,每投注 15 分鐘,就填滿一格,看看跟自己預估的一不一樣,或是自己後來又找到更多時間投入到這件重要任務。(之前我介紹的「解析一張結合番茄鐘的每日任務計劃表,紙本範本免費下載列印」也有類似設計。)




然後,回到左方的時間表,先把自己今天已經被佔用的時間畫出來,例如 9 點有一個小時會議,中午可能有 30 分鐘午餐等等。




最後,左方的時間表也會有兩種填寫方式,一種是預估,一種是追蹤。

預估就是:根據右方待辦清單裡,每個任務的預估時間,把這些任務安排到左方時間表,例如有個任務需要 90 分鐘,我可以用每 15 分鐘一格的方式,在今天找到幾個不同空檔,來累積這 90 分鐘所需時間。

追蹤就是:我也可以實際在執行時,把利用來做某個重要任務的空檔時間畫上去,最後統計看看我有沒有累積到這個任務需要的今日時數。(這一點則類似我之前介紹的「做計畫反而更拖延?練習「未計畫時間表」,自製範本範例下載」。)




無論你用這張「 The Emergent Task Planner (緊急任務計畫表)」來預估任務時間,或是追蹤任務時間,最後你都會有一些「看見」

  • 你會看見自己可以如何利用空檔。
  • 你會看見重要任務實際上需要多少時間。
  • 你會看見自己實際上每天可以承受多少任務量。
  • 你會看見可以且需要專注投入的時間。




最後做個總結整理,她的操作步驟是:

  1. 在左方填寫日期,填上你開始工作時間
  2. 在右方列出每日任務
  3. 在任務後,預估任務所需時間
  4. 在左方時間表,去掉早午晚被佔用時間
  5. 把任務安排到左方時間表

「 The Emergent Task Planner (緊急任務計畫表)」對我來說,最大的優點就是前面所說的看見,把時間切割成每 15 分鐘可利用的空檔,實際計算被佔用時間,實際列出一定需要衝刺的任務,而這時候,就可以有一份真正值得你衝刺的計畫了。

如果你下次面臨專案或考試截止日,或許也可以試試看利用這張「 The Emergent Task Planner (緊急任務計畫表)」。


而對列印紙本計畫表有興趣的朋友,還可試試看:「2018 免費列印行事曆的5個方法:在筆記本準備漂亮年度計畫」。

對這樣的時間計畫方法有興趣的朋友,還可以參考:「新年拯救沒時間的第一個推薦練習:時間數據化」、「為何排暑假時間表無效?方法在掌握空檔和習慣」、「如果現在才要規劃一個寒假計畫?還不遲!我會用這六步驟設計」。

或者也歡迎報名我的時間管理相關課程


歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:一張紙計畫表在考試、專案截止日前專注衝刺,心得範本下載

留言

  1. 下载地址有误哈,.com后少了一个/
    http://davidseah.com/node/the-emergent-task-planner/

    回覆刪除
  2. 请问一下Esor,文章第二个图片中的句子(“The Emergent Task Planner (ETP) is a paper-based daily planning sheet designed to keep you focused in the face of chaos.”)后面紧跟了中文翻译,是使用了什么插件吗? 看起来挺有意思。

    回覆刪除
    回覆
    1. 利用這個方法:https://www.playpcesor.com/2017/12/evernote-english-to-chinese.html

      刪除
  3. Thank for your writting! It is very easy to understand and detailed. I hope you continue to have good posts like this to share.

    回覆刪除

張貼留言

相關文章:

這個網誌中的熱門文章

2萬多個兒童紙上習作免費下載列印,從著色、迷宮到摺紙練習

OpenShot 免費中文版影片剪輯軟體,何必用精簡版的威力導演

自動化圖片去背教學!只需 Word 或 PowerPoint 搞定

Google Maps 我的地圖完全教學!規劃自助旅行攻略

Passion Planner 準備夢想計畫筆記本,免費下載一整年份範本

Google 語音助理中文版 20 種應用教學,台灣版工作旅行實測

Android 手機開啟 YouTube 子母畫面教學,邊看影片邊做筆記

一鍵截圖長網頁、討論串,這個 Google 雲端硬碟工具很好用

替代 goo.gl 的 8 種短網址服務,各有特色的讀者推薦整理