2024 高效工作法:如何用防彈筆記打造提升生產力的支持系統(實戰案例總集)



防彈筆記法推出後一年多來增加了許多企業、學校邀約,分享這一套以任務為導向的筆記、第二大腦、工作管理系統。許多朋友回饋,這套方法給予他們很大的工作流程啟發,並且確實可行。如果想要透過影音學習這套系統如何操作的完整細節,推薦可以參考有 10 個小時以上的線上課程:「個人數位生產力,因為他跟防彈筆記法同時間推出,正是我的一套數位工作系統集大成版本,並且可以適用在不同工具的搭配組合上。

而過去一年多來,我也持續透過回答讀者問題、深化方法論細節、處理不同問題情境,撰寫了一系列的防彈筆記法的延伸應用、解決問題文章。

今天這篇文章,我想做一個階段性的總結,看看防彈筆記法可以如何解決各式各樣的生產力問題。我會整理《防彈筆記法》書籍推出後,陸續在電腦玩物撰寫的延伸文章,但從一個更有邏輯的系統,列出不同主題的學習目錄,提供大家參考。




2024/3/24 更新,如何把自己的筆記用 AI 轉換成文章報告3個 ChatGPT 輸入到輸出實驗,第二大腦筆記用 AI 煉成文章報告


2024/2/5 更新,拍攝了一段影片,介紹 PAA 結合防彈筆記方法,歡迎參考:



2024/3/8 新增「如何開始撰寫 10 年累積型筆記」的影片解說版本






為什麼需要防彈筆記法

防彈筆記法,是幫助我們打造一個實現目標、推動計畫的「支持系統」。

多年來我自己輔導許多團隊、個人去強化時間管理方法,加上我自己的實踐經驗,我發現很多時候「單純的時間管理概念」無法奏效(例如先做重要的事、排出輕重緩急、提升專注力等等),不是我們不知道,而是我們缺乏一個「支持系統」



先做重要的事?

沒錯,但重要的事通常是複雜的事,背後有盤根錯節的資料、想法,有同時並進的行動進度,怎麼簡單、明確、快速的找到下一步行動與需要的文件,這就需要一個「支持系統」。反過來說,沒有支持系統時,重要的事看起來很可能只是「讓人煩躁的混亂難題」



排出輕重緩急?

沒錯,但需要排優先順序時,就代表事情已經處在一個多頭馬車、雜亂無章的狀態,這時候如果只是在支離破碎的工作中去判斷,往往結果是漏東漏西,找到的也只是當下簡單緊急的事情,並非真正的要事,這也同樣需要先有一個「支持系統」



提升專注力?

當然也沒錯,但是當支持系統還沒有建立,就像我們處在一個亂流之中,工作環境充斥著無法預測的意外和不斷的通知,我們的心情也變得迷茫紛亂,這樣一來,單純依靠定力只會事倍功半,關鍵就在於背後沒有一個有序的「支持系統」,再大的專注力也無法著力

所以「防彈筆記法」,就是要幫助我們打造這樣一個「支持系統」,可以說是提高生產力的前提,更多時候當擁有這樣的生產力系統,那些「我知道,但做不到」的時間管理、目標規劃概念就會迎刃而解。





建立時間管理、第二大腦系統的方法原則

  • 為什麼已經有那麼多生產力方法,我還要自己創造一個「防彈筆記法」呢?因為我想要破解幾個習以為常的整理原則,提供新的思維,讓一般工作者更容易管理好自己的工作流程。而這篇文章,正是揭露防彈筆記法與一般方法之間最重要的對比:
    • 從「破碎工作流程」,變成「聚焦工作流程」
    • 從「瑣事清單」,變成「任務筆記」
    • 從「追著事情跑」,變成「累積經驗值」
    • 從「思考如何整理?」,變成「思考如何執行?」
    • 從流水帳日記,變成累積故事性、主題性與任務性



  • 防彈筆記法的結果看起來好像是擁有完整規劃筆記,但其實他的開始是以「記錄」來驅動目標,用筆記的記錄功能,取代不切實際的待辦清單規劃。
  • 防彈筆記方法不是用「想像」來規劃或確定目標,而是強調在實際活動中記錄和反思。鼓勵記錄所有相關的思考、情感、問題和可能的解決方案,並視它們為能夠推動未來目標真正實現的資源。
  • 如何開始:
    • 準備適合自己「隨時記錄」的筆記工具,例如我希望在通勤路上、辦公室、家裡都能隨時記錄,所以優先選擇雲端、跨平台的數位筆記工具(但如果你可以隨時拿著紙本筆記記錄,也無不可)。
    • 以「專案」、「任務」設定筆記單位,不是要規劃專案、任務,而是記錄時,根據是在解決哪個專案、任務的問題來記錄,最後記錄的結果才會是解決專案、任務的結果。
  • 撰寫技巧:
    • 記錄過程:在進行任何活動或任務時,及時記下關鍵訊息。
    • 動態修正:分析與思考發生在每一次記下新內容,看到舊內容的過程中,產生的微調,每一次微調的累積,就在動態的把筆記變成更有效的專案、任務。



  • 為什麼用寫筆記來推進時間管理?而不是待辦清單呢?因為筆記管理目標、任務,會有下面這些好處:
    • 寫筆記,建立連結,進行延續思考
    • 寫筆記,釋放大腦,推進複雜思考
    • 寫筆記,留下印記,刺激思考
    • 寫筆記,創造解釋,重新思考



  • Project:一個專案、任務,一則筆記
    • 專案、任務、目標,總之就是你要完成的那件事情。
    • 資料、想法、靈感、知識、經驗等等所有內容,都放入專案筆記,或連結到專案筆記即可。
  • Action:一則專案、任務筆記中,則根據行動流程來排序內容
    • 資料、想法、經驗是什麼不重要,要在哪個專案任務的哪個步驟使用,才是關鍵。
    • 所以放入某則專案、任務筆記的內容,則根據該專案的行動流程來排序。
  • Archive:根據還需要執行、不需要執行來區分。
    • 正在執行的專案放在一個特別分類。
    • 不需要執行的專案,不用特別理會,或頂多放入一個封存分類中,需要時搜尋找到即可。




數位工具系統的管理技巧

  • 步驟一:建立任務資料庫,一個任務一則筆記
  • 步驟二:如何在資料庫中掌控重要任務?
    • 專案目錄
    • 更新時間
    • 搜尋
    • 標籤
  • 步驟三:設定任務資料庫的檢視模式
  • 步驟四:設計一頁管理中心
  • 步驟五:補上有效的提醒



  • 我建議:「用任務單位的筆記,來記錄這些所做、所想、所感」,而非以日期為單位。但是這時候可能會遇到一些問題:如果沒有日誌,我要怎麼回看自己每天的行動紀錄?
  • 如果先寫專案任務筆記,然後才把來自專案任務筆記中今天處理的部分,利用「區塊引用」這樣的功能連結到今天的日誌呢?這樣我們可以優先顧及一個專案、任務筆記中真正的結構、流程,然後才是在日誌中看到需要今天處理、某天回顧的內容。
  • 日誌只是索引,專案筆記中才是我們真正去規劃、安排、思考的流程。前者是客,後者是主。如果先處理日誌,就會變成我們最後獲得的只是一個過去每天處理了什麼的流水帳(雖然有時候也有參考價值)。但是如果先處理專案筆記,我們就能顧及真正要完成的目標成果,設計真正的專案流程,而日誌只是輔助。



  • 專案任務型索引筆記:用索引筆記「彈性管理」任務的不同需求
    • 管理的目的是的是未來如何使用它,而「索引(連結)」的方式,幫助我們在不同流程需要的時候,都能想起這個需要執行的任務、這個可以參考的知識點,確保自己不會漏掉需要的任務。
  • 資料型索引筆記:用索引筆記,幫助自己更容易搜尋、更精準快速的找到資料
    • 想到需求當下,順手連結過去即可。沒想到,不要硬想,只要任務筆記出現在某些索引筆記中,就已經確保之後在某個流程會用到,這樣就足夠了。
  • 學習型索引筆記:用索引筆記輕鬆管理長期累積的經驗與知識
    • 幫我們的所有累積,建立真正有效的脈絡,只要在索引筆記中建立自己學習體系的邏輯,不只可以找到自己需要的過去資料,以後這就是我針對這類主題的「目前」最佳執行策略。



  • 我針對「標籤(Tag)」還有一個非常獨特的用法,就是用來做為行動情境的提醒,這在我的這篇文章有詳細的解說:「如何用標籤管理上萬則筆記?Evernote, Notion, obsidian 都適用」。
  • 無論是 Evernote 還是 Notion ,其實都可以透過「標籤、Property」,用最簡單的方式,實踐簡單有效的整理邏輯,並且幫助我們達到以下的效果:
    • 隨時過濾出某個特定專案的任務、資料筆記
    • 方便回顧已完成專案的所有任務、資料筆記
    • 出現新筆記時,幫助他們可以放入真正要處理的專案、領域路徑
  • 標籤,還可以讓我們減少新增筆記,更專注更新筆記。有了上述的彈性,同一個任務筆記,就可以同時放進不同專案中同步修改,不用為了不同專案再去拆分,更不要為了不同專案去複製筆記。
我也將這篇文章的教學,拍成影片,分享給大家參考:





  • 透過防彈筆記法,我的學習筆記裡往往包含了這些東西,其中有些可以透過 AI 提供協助:
    • 我的下一步行動(我的決策)
    • 文章中「我需要」的問題解決結構(ChatGPT 完成)
    • 其中某些關鍵技巧的剪貼摘要(我的進一步閱讀)
    • 其中某幾個重要觀念的解釋(ChatGPT 完成)
    • 原始文章全部圖文(Evernote 剪貼,方便之後參考)
  • 我沒有要求快,事實上閱讀學習不一定要求快。
  • 但上述有一定深入程度的閱讀學習筆記,也確實在搭配 ChatGPT 之後,可以比之前要做到同樣結果的時候節省不少時間。(要不然我的閱讀速度可能比大家想像得都慢,常常一篇長文我會讀上20分鐘,都還不一定開始筆記的整理)





任務管理的實戰案例

  • 1. 建立任務筆記,收集資料碎片
  • 2. 用執行邏輯,作為整理邏輯
  • 3. 用修正來整理,而非憑空建立整理
  • 4. 讓複雜任務安心執行的防彈筆記
  • 5. 讓繁瑣任務可以下次利用的防彈筆記



  • 工作流程中常常會有各種雜亂的溝通,或許是討論任務的交辦或下一步行動,或者是交換一些資料文件,也可能是交流一些問題與一起構思解決辦法,可是這樣臨時的、混雜的、分散的溝通內容,往往造成之後工作流程的麻煩,怎麼辦才好呢?
  • 我會立刻判斷收到的這個溝通訊息背後,到底是要「解決哪一個任務」的問題?以任務為導向,我會立即搜尋並打開該則任務筆記,然後先把收到的溝通訊息重點「更新」到該則任務筆記中。
  • 並且盡量以行動流程的角度,把雜亂的訊息根據任務流程做排序整理。
  • 上述方法的優點,就在於以後我只要聚焦在自己的任務筆記中,就能掌握原本分散的溝通訊息。
  • 並且這些訊息的邏輯,不是別人什麼時候傳給我的邏輯,而是我如何處理這個任務的邏輯。



  • 防彈筆記法想要表達的並非只是如何整理那些原本就是任務的內容,而是如何把看似雜亂的問題、零散的資料、發散的行動,用任務邏輯來重整,因為當我們把事情看成專案,那麼他們自然就不再是雜事,而會產生累積的價值。
  • 很多時候我們沒有看出那些雜事、情緒、資料背後的任務邏輯,是因為我們從「現況」的角度去看事情,而不是從「問題」的角度去看事情。
  • 例如連假中容易大吃大喝所以身體變胖,這是現況的角度看事情。但如果看成「如何設計讓自己可以在休息時享受美食,但又能保持健康呢?」這就是從解決問題的角度看同一件事情。
  • 前者最後產生的是又再次這樣的日記紀錄,但後者會幫助我們產生的就是「設計讓自己兼顧美食與健康的習慣養成任務」。
  • 如果我們看待事情是從我怎麼解決問題來看,產生的就是防彈筆記法的任務筆記。



  • 大多數時候資料整理通常不是我們的目的,即使為了學習,也是為了學會並創造某種產品或成果。而為了寫論文,也是為了完成某個研究計畫、發現某個實驗結果,或順利畢業。所以,背後真實的目的本來就是以任務、專案為導向。
  • 我們不是要抄下資料的重點,而是要轉化成我需要的執行、使用結構,一旦轉化成這樣的結構,就不需要太多事後的整理。所謂找到需要的內容,更好的說法是看到我需要執行的下一步行動與其所需資料,而非真的需要自己去找。
  • 再雜亂的電話、郵件、臨時交辦,也是為了完成某個專案、任務的目的,所以筆記只要照著專案、任務的結構寫,而非只是雜亂的記下這些雜事,事情自然就會清楚。




生活管理的實戰案例

  • 瑣事,零碎但也不能忘記,沒那麼重要但也確實要做,不是很大但反而更難處理。瑣事一多,我們可能沒那麼多精力去管理,然而一旦不管理,卻往往最後佔據了我們大部分的時間和精力,成了我們效率的障礙,變成讓人感到窒息的壓力。
  • 在這些實戰經驗中,我體悟到有「三個步驟」,可以幫助我管理好原本雜亂的生活瑣事:
    • 任務化:有意義的目的、更簡單的整合
    • 隨手記:寫下下一步細節,大腦減壓,放下擔心
    • 聚焦目標:由下而上,從瑣事的統整看到目標



  • 當出現負面情緒時,我會問自己這是發生在那一個任務上的問題?
  • 把負面情緒寫進相關的任務筆記中,而非零散的日記日誌中。
  • 負面情緒代表有需要解決的問題、有需要重新設計的行動,把發現的問題與調整的行動也寫進任務筆記。
  • 於是,在防彈筆記法的一則任務筆記中,不只有任務的規劃,更有任務執行過程中屬於我自己的心情與感覺,更有我如何照顧自己需求(或照顧對方需求)來解決問題的過程。
  • 這時候,一則包含負面情緒的任務筆記,往往才是一則最有效的任務筆記。



  • 無法安排的時間,往往是自己的零碎空檔,以及自己想要做的那些休閒、興趣、學習,但也因為難以安排時間,就發現零碎空檔反而都是在滑手機等打發時間的行動中浪費掉了。
  • 類似的例子有我跟孩子之間休閒互動的筆記,我會把孩子進行的不同遊戲、不同活動都變成一則一則的任務筆記,也包含一些還沒做但想要試試看的新活動任務。這時候,我會把一些想要利用親子空檔時間做做看的任務筆記,加上一個「想和孩子一起做」的標籤,跟「我自己想做」、「跟家人一起做」的任務區隔開來。
  • 當晚上或周末假日,孩子來問爸爸可以玩什麼的時候,我就會打開這個「想和孩子一起做」的分類,快速過濾出最近我們正在嘗試、想要嘗試的各種大大小小的任務,跟孩子挑出一個休閒任務一起來挑戰。
  • 這樣一來,我不一定要刻意安排親子時間與活動,反而是在彈性的親子空檔出現時,我也可以快速挑選出好的休閒任務,做出充滿樂趣的選擇,留下彼此有意義的回憶。





知識管理的實戰案例

  • 要如何寫下一個想法,才算是真正的記住,而且有辦法在以後需要的時候拿出來使用呢?這應該是很多喜歡寫筆記,熱愛研究筆記工具的朋友,常常午夜夢迴時會拿出來自問的問題。
  • 我認為最關鍵的部分,就是有效的筆記、有效的學習應該同時包含三部分:「思考、執行、記憶」。
    • 如果我只是在筆記中寫下「今晚河邊適合吃飯散步」這樣的日記資訊,只有「記憶」,但這幾乎可以說是永遠無法找到、不知道如何拿出來使用的資訊。
    • 但是經過先「思考」任務的本質,也就是這樣的資料、想法到底要在什麼樣的任務中被實現與執行呢?
    • 接著去設計「執行」的方式,可能是一個簡單的時間提醒(例如直接安排下次某個時間點去做),或者在一個會被打開來使用的執行流程中(例如我的住家外食情境分類),或者連結到一個真正在實踐中的專案筆記(例如某則執行中要吃遍基隆美食的目標筆記)。
  • 這時候,經過了思考與執行,寫下來的筆記內容才是真正的記憶,並且會「創造」未來更多屬於我們真正實踐後發現的新記憶。而且經過了自己的思考與執行,其實我們大腦中就會建構更有效的記憶,而不是只依靠數位工具來記住。



  • 面對這麼多龐雜的資訊,如果想要拚命的追,可能永遠都追不完。如果只是努力先收集,也可能愈收集愈亂。
  • 所謂知識學習,最終的目的還是要完成自己有效的產出成果。這時候以任務為導向的「防彈筆記」整理法,就能派上用場。
    • 建立專案研究筆記,並設定目標
    • 收集資料放入第二大腦
    • 連接到任務筆記
    • 確認在哪一個行動使用學到的資訊
    • 專注在專案任務產出即可
  • 我們就只要專注在專案、任務要做什麼,產出下一步行動,完成任務成果,這就是學習最好的產出了。
  • 最後,我們也就不用擔心漏掉或少了什麼資料,我們也就相對不會擔心資訊到底夠不夠,更不需要在意資料到底有沒有整理好,因為專案、任務的持續「產出」,會給我們信心,讓我們知道自己正在累積、完成有價值的成果。



  • 我不是要分享速成、簡單、爆紅的寫作方法,這篇文章想跟大家分享的是:如何持之以恆、如何保持動力、如何有時間的去輸出自己認同且有價值的內容。
    • 第一階段:開始期,收集問題筆記
    • 第二階段:醞釀期,以問題筆記為核心,記錄測試、實驗與思考
    • 第三階段:草稿期,新舊想法、不同問題的連結
    • 第四階段:寫作期,最後運用寫作技巧輸出
  • 透過這四階段,我的寫作動力不再只是來自於對某些知識的熱情,而是來自於我是否認真對待我的工作和生活。這種自我驅動的動力不依賴於任何外在條件或環境,只要我還活著,就會有問題需要解決,這種動力是持續寫作的強大支持。




第二大腦覆盤與習慣養成的實戰案例

  • 你的筆記系統 中,有多少筆記已經累積、修改超過 10 年的時間?並且有些最近還會拿出來使用?我的系統中,有很多這樣的筆記。
  • 我們太過看重新工具、新功能帶來的效益,總以為要找到最厲害的工具、最厲害的方法,才能開始提升自己的生產力,但卻輕忽了微小改變、長期累積可以創造的成果。這篇文章中,我想要分享:
    • 累積的微小改變,比追求新工具的短期效益更為重要。
    • 不要過於重視設計和結構,而忽略了內容、行動和修正。
    • 通過長期累積可以產生出驚人的系統和引發行動。
    • 提供一個建議實踐流程,幫助我們開始撰寫要累積 10 年的筆記。
  • 一則以持續累積、更新 10 年為目標的筆記,會是最有力量的筆記,他是我們過去如何做好一件事情的經驗紀錄,也是我們犯過錯誤的覆盤提醒,更是我們當下繼續做好任務的指導手冊,也會是未來如何設計新目標最有保障的成長基礎。



💡快速筆記:先寫事前整理筆記,如何一邊開會行動一邊完成有效筆記的作法
  • 當我們在會議中、學習過程中,總是打開空白筆記頁面從零開始記錄,有時候甚至會覺得當下快速筆記就已經來不及了,更不用說當下還能做有效的整理與思考。但是,這樣一來雖然當下記錄了許多流水帳,可是之後想要整理這些資料時,反而事後變得更難整理。
  • 我們希望寫筆記的當下,就同時完整有效整理的狀態,但是這真的有時間做得到嗎?
  • 對我來說,能夠隨手快速寫出有效筆記,有一個簡單可行的關鍵步驟,就是:「先寫事前整理筆記」。



  • 我們覺得建立系統似乎需要花很多時間和力氣,想讓系統完美往往反而更無法長久堅持。甚至常常在建構系統的過程中,花了很多時間,卻沒有真正推進任務的效益,還拖慢了任務進度。
  • 但是「防彈筆記法」的邏輯卻認為:
    • 要把最多時間花在任務執行,整理只要簡單且可行就好。
    • 不要額外花時間整理,執行的當下就可以是整理。
    • 讓步驟簡單可行,就能有執行力,而且可以長久維持。
  • 我實際上沒有安排時間單獨整理筆記的習慣。我不會每天晚上刻意騰出一小時來整理當日筆記,也不會每個週末計劃兩小時回顧一周筆記。因為對於多數人來說,這樣的整理習慣實際上難以做到。
  • 因此,我的習慣是在執行任務的同時進行筆記整理。



  • 寫筆記,就像運動,運動鍛鍊的是肌耐力與心肺能力,而寫筆記鍛鍊的是我們的思考與心智應變能力。
    • 寫「問題解決筆記」練習「成長心態」
    • 寫「學習實驗筆記」練習「創造力」
    • 寫「情緒觀察筆記」練習「正向思考」
    • 寫「興趣休息筆記」練習「好好休息」
  • 這些方法簡單易行,簡單的寫筆記,在日常生活中為我們帶來實質的心智成長和個人發展。逐步塑造一個更加有韌性、有創造力、情緒平衡、且能有效休息的自己。



在這篇文章中,我深入整理了如何利用防彈筆記法來提升個人的生產力和時間管理能力。從打造高效的數位工作系統到精進個人知識管理,防彈筆記法不僅幫助我們梳理工作的混亂,更是成為日常生活中不可或缺的支持系統。

透過一系列的實戰案例和實用技巧,幫助我自己,也希望幫助到大家,無論是在處理日常瑣事、管理情緒,還是進行知識學習和創意寫作,防彈筆記法都能有效地提升工作效率和創造力。這不僅是一套筆記方法,更是一種思考方式,幫助我們以更清晰、有條不紊的方式面對生活和工作中的挑戰。



大家好,我是電腦玩物站長 Esor ,歡迎參考我的系列課程與書籍:


我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:2024 高效工作法:如何用防彈筆記打造提升生產力的支持系統(實戰案例總集)

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