連續寫了 101 則每月待辦清單，為何我仍堅持手動撰寫子彈筆記？

從 2016 年 1 月開始，我在自己的 Evernote 筆記中持續撰寫「每月／週／日待辦清單」，至今沒有間斷，累積了 101 則每月待辦清單筆記，3000多天的每日待辦清單記錄。3年前我寫過一篇：「比較持續 5 年的列每週行動清單習慣，復盤我的待辦清單筆記技巧」，主要針對我如何從流水帳的清單，慢慢變成區分輕重緩急、拆解行動的待辦清單格式。如今，這個習慣默默地累積到了 8 年多的時間長度，能夠這樣持之以恆，就表示這樣的待辦清單方法對我很有幫助。

每天早上，我都會打開這個月的待辦清單筆記，在上面快速確認調整今日的行動，隨時把需要的專案任務行動謄寫過來，或是把無法近期完成的行動再謄寫修正回專案任務筆記。

如果回看這 101 則每月待辦清單，有幾個可能和一般列待辦清單方法不太一樣的地方：

• 既然這麼需要待辦清單，我卻沒有使用更方便的待辦清單專屬工具？
• 為何刻意用自己重新手動打字、改寫的方式，撰寫每月、每週、每日待辦清單？
• 不依靠時間提醒、自動排程等等功能，反而需要每天早上（甚至隨時隨地）去回顧與調整待辦清單？

為什麼故意給自己「這麼大摩擦力」的待辦清單使用方式呢？

其實很多次時間管理課程上，都會有學員問我類似問題：「這樣不是常常要在筆記、待辦清單中重複改寫嗎？」「有沒有更便利的自動提醒、排程功能？」「有沒有什麼方法可以快速彙整待辦清單？」

不是沒有，而是我不想讓自己的待辦清單淪為「自動化」，甚至 AI 決定的結果。

下面就從這 101 則每月待辦清單筆記學到的心得出發，分享屬於我的一些特殊作法。

我的待辦清單為什麼選擇用筆記慢慢寫？

3000 多天過去，我其實已經長達 8 年多的時間沒有使用任何獨立的待辦清單管理軟體（前一個愛用的是 Todoist），轉而是在自己的筆記系統中一頁一頁的撰寫待辦清單。

我每個月會新增一則專門用來規劃、記錄待辦清單的筆記（裡面有這個月 30 天的每日待辦清單），而轉眼間我已經累積了 101 則每月待辦清單筆記了（這 8 年來都沒有間斷過）。

不知道有沒有讀者也採用跟我類似的做法呢？例如：

• 在 Heptabase、 Obsidian、 Logseq 這類工具中透過「日誌」撰寫每日待辦清單？
• 在 Notion、 Evernote、 Onenote、 UpNote 等工具中，就像我一樣手動建立每月（或每週、每日）待辦清單筆記？

如果有，歡迎在電腦玩物留言跟我分享你的心得與想法，為什麼你也會這樣做呢？為什麼不用待辦清單軟體呢？

事實上，就算現在 Evernote 已經有內建很強大的待辦清單功能，完全可以單獨在 Evernote 中管理一個具備自動排程、快速過濾、循環提醒的待辦清單，但是我依然還是用「傳統樸實」的作法，繼續每個月建立一則新筆記，每週、每天在上面改寫、調整我的行動步驟。

（Evernote 最近推出了一個很適合在筆記中管理待辦清單的功能，我也很頻繁的使用，但主要作為分散任務的集中提醒，而不是真正的每日待辦清單：把不同筆記中的待辦清單統一管理！ Evernote 強化原本已經很好用的工作事項功能）

為什麼要在筆記系統中建立待辦清單呢？那些專門的待辦清單工具操作起來不是更加好用嗎？筆記中的待辦清單還可能「沒有」專門的時間提醒、自動排序、快速過濾等等功能？就算是電腦打字而不是手寫，可是在筆記系統中建立待辦清單，不就表示我還要另外複製、改寫這份待辦清單嗎？

確實如此！上述這些限制與缺點我都完全同意。

但是，我更認同子彈筆記創始人瑞德‧ 卡洛（Ryder Carroll）所說的一段話：

「如果你覺得某一個筆記條目不需要重新謄寫，那就表示這則筆記根本不重要，不如直接刪除。」

每個禮拜天晚上，我會空出一小段時間（大約30分鐘），把那些分布在不同任務筆記、專案筆記中真正重要的行動，重新改寫、安排到每一週的待辦清單，這對我來說是非常有幫助的一個思考儀式：

• 我會真正回頭檢視那些任務、專案，重新確認他們的目標，甚至利用這個時機思考更有效的方案。
• 當我要把行動寫入每天的待辦清單時，我會重新思考他們的可行性，改寫出更好的下一步行動。
• 當我逐步改寫每一天的待辦清單時，我會同時思考自己可以負擔的工作量，手動的進行優先順序與數量的調整。

增加摩擦力，給自己思考、設計、改寫待辦清單的時間：

當然，就算使用待辦清單專屬軟體，也可以手動進行上述的判斷跟改寫呀？沒錯，但這樣一來，其實我就用不到待辦清單軟體專屬的排序、提醒、過濾等等功能了，反而這些功能會成為我的阻礙，引誘我沒有好好思考自己的待辦清單。

待辦清單需要的不是自動化的排序、提醒、過濾，

而是需要有一段時間，我可以靜下心來好好思考，然後把重要的事情重新拆解成行動，為未來做出一個主動的判斷與選擇。

所以我在設計待辦清單的時候反而會需要一點「摩擦力」，給自己留下可以反思的空間與機會，才會寫出好的待辦清單。

我也認識許多生產力高手，他們甚至是在紙本筆記上撰寫自己的每日待辦清單！他們平常也都使用各種進階的數位生產力工具，例如利用 Notion 管理專案、利用 Obsidian 建立個人知識管理系統，但是當撰寫每日待辦清單時，他們反而放下那些厲害的 To-Do List 軟體，而是拿起紙本筆記重新撰寫，幫自己增加摩擦力，但卻反而能夠好好思考。

經過了撰寫 101 則每月待辦清單筆記，3000多天改寫待辦清單的實踐，如果說我的待辦清單確實相對能夠成為我的有效時間管理指引，其中最重要的一個關鍵就在於：

我的待辦清單不是自動排序與過濾的結果，而是每天都在重新思考、改寫的結果！

• 平常的想法、資料、交辦記錄在任務、專案筆記中。
• 反思：待辦清單記錄這些內容，反而更容易製作混亂！
• 延伸閱讀：2024 高效工作法：如何用防彈筆記打造提升生產力的支持系統（實戰案例總集）
• 每週進行待辦清單規劃時，重新思考這些任務、專案，利用這個時間設計出下週更好的進度。
• 反思：人不是機器，時間提醒與自動排序不會是最好的選擇，每一階段我們都需要重新思考判斷。
• 每天早上，確認待辦清單時做最後調整，設計今天可行的下一步行動。
• 反思：不是知道要做什麼事情就好，拆解出對自己可行的下一步行動，才是待辦清單的核心。
• 延伸閱讀：5分鐘的晨間待辦清單整理，從混亂到掌控的生產力習慣
• 每天結束時，確認待辦清單上未完成行動，重新調整回任務、專案筆記。
• 反思：未完成行動需要的不是繼續延後，而是回到專案任務重新思考。

這樣的改寫，源自於「子彈筆記法」中的「轉移」（Migration）概念，真正有效的想法會在日誌、目標、未來規劃過程中「不斷改寫」，而非只是複製貼上、自動匯入，改寫後才是有效的轉移。

正是因為我不再只是把待辦清單當作一種提醒、記錄的工具，而是當作「思考如何選擇？如何行動？」的方式，我才能擁有一個真正有效的待辦清單工作流程。

這裡，也宣傳一下我的新書《高效人生工作法圖解》（2024/6/1正式上市，目前預購中），其中就有一篇透過重新解讀子彈筆記法（下面是我畫的其中一張圖解，表達"轉移"對筆記來說為什麼是最重要的行動），我也再次確認了上述這個核心思維，就是就好的待辦清單心法。

改寫待辦清單時，我會結合三種待辦清單技巧

既然待辦清單的本質就是重新思考與改寫，那麼要如何改寫呢？我自己目前實踐中的待辦清單作法，其實是從很多方法論中學習了不同技巧，加以組合應用。

• 子彈筆記：

透過子彈筆記，我學到兩個很重要的心法。

第一是快狠準的待辦清單記錄方式：

1. 待辦清單上要區分：事件、行動、想法。
2. 最重要的是「行動」。例如「有一個專案發生問題需要處理」其實只是一個想法，真正的行動是「我先檢查一遍規格，列出問題清單」，有具體的執行者、執行動作與執行成果，才叫做有效的下一步行動。
3. 如果待辦清單上列的都只是一些想法，就算看了也只是徒增煩惱，無法明確知道要幹嘛。

第二是跟專案筆記標進行連結：

1. 「想法」與暫時無法馬上推進的「行動」，就要放入專案筆記、任務筆記中重新排程，或是慢慢累積。
2. 不一定要把待辦清單全部做完，也不要一直累積在清單上增加壓力，要放入有效的延後位置，那通常就是專案、任務筆記中。

• 間歇式日記：

間歇式日記，顧名思義，他要求每一階段工作結束後，停下來撰寫待辦清單，思考剛剛發生的問題，拆解出下一步可以推進的行動。

我的待辦清單其實會分成兩個層次的改寫：

• 第一次改寫，是每個禮拜日晚上預先規劃下週行動。
• 第二次改寫，是一邊工作一邊記錄、調整，並繼續展開下一步行動。

結合前面的子彈筆記作法，我自己的間歇日記步驟如下：

1. 推進一個行動後，回到待辦清單記錄剛剛執行的時間區段。（間歇日記作法）
2. 思考這個任務是否尚未完成，那下一步還可以推進什麼行動？先快速記錄在待辦清單上。（間歇日記作法）
3. 每天回顧自己的待辦清單時，把未完成的行動，整理到各自的專案、任務筆記中，之後再重新排程。（子彈筆記作法）

下面是新書《高效人生工作法圖解》 中，針對間歇式日記作法的部分圖解。這個方法特別適合幫助我掌控混亂的、意外的工作流程，有效推進，保留記錄，維持系統穩固，但又不用花太多心力規劃。

• Autofocus 自動聚焦：

透過子彈筆記、間歇日記兩種作法，我可以保持一個兼顧預先規劃、當下應變的待辦清單，這個待辦清單需要隨時記錄與調整，最重要的是行動拆解的思考，而不是時間提醒的設定，所以確實在一頁空白的筆記、日誌上最方便。

而在執行待辦清單上的行動時，我會採用「Autofocus」的方法來推進，簡單來說，我不會完全依照待辦清單上的前後次序來行動，而是每次在行動時問自己：「在今天的待辦清單中，我現在最想做哪一個行動？」然後就去執行這個行動。

我覺得這是一個更有彈性的作法，以前我強制要求自己一定要做待辦清單上的第一步行動時，常常會因為各種原因卡關，結果會變成如果不做第一步行動，我也不去做其他行動！一整天下來，很可能什麼都沒做。

但如果採用「Autofocus」的作法，雖然不一定第一時間就去做那件最困難最重要的任務（是的！我知道應該要先吃掉那隻青蛙，但有時候也因為吃不下，結果什麼都沒吃到？），但如果能夠持續有一些有效的行動被一一完成，那麼起碼有幾個效果：

1. 很多時候我們手上同時有好幾個重要任務一起進行，無論推進哪一個，其實都很有效，那何必限制自己一定要先做哪一個？
2. 先完成一個可能不是最困難，但也有價值的任務，帶給自己信心，反而有機會在今天後半段，也能把困難的任務吞下去。
3. 在這樣彈性選擇的過程中，我反而可以在一天內，完成多個有價值、有成果的行動推進。

新書《高效人生工作法圖解》 中，也有針對 Autofocus 方法做實例示範教學。這樣一來，待辦清單上那些優先級標示、時間提醒也沒有太大意義（對我來說），加上要常常調整，改寫回專案任務筆記，不如就在每月待辦清單筆記上持續改寫吧！

目前我執行每天待辦清單的方法，就是結合了「子彈筆記」、「間歇式日記」、「 Autofocus 」三種方法各自的核心技巧，統整出我自己的實踐流程。

也因為這樣，我確實常常在改寫自己的待辦清單，但就像子彈筆記所說的，這是在幫助我更穩固的推進有價值的行動，而且這是任何待辦清單軟體的自動化功能無法完成的，必須自己在待辦清單筆記中真正「動手撰寫與思考」才行。

這篇文章，跟大家分享我寫了101則每月待辦清單，3000多天的每日待辦清單實踐後，目前統整型的待辦清單作法。

也再次跟大家介紹我的新書《高效人生工作法圖解》，裡面會梳理各種生產力方法，用圖解、實例教學、反思與 QA ，幫助大家找到各種方法背後的核心技巧，讓你也可以跟我一樣，重新組合，打造屬於自己的工作流程，歡迎參考新書介紹：《高效人生工作法圖解》 

大家好，我是電腦玩物站長 Esor ，歡迎參考我的系列課程與書籍：

• 2024/6 最新著作上市，歡迎支持：《高效人生工作法圖解》

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• 時間管理、筆記系統、AI 工具相關課程：「課程介紹連結」
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