連續寫了 101 則每月待辦清單,為何我仍堅持手動撰寫子彈筆記?



從 2016 年 1 月開始,我在自己的 Evernote 筆記中持續撰寫「每月/週/日待辦清單」,至今沒有間斷,累積了 101 則每月待辦清單筆記,3000多天的每日待辦清單記錄。3年前我寫過一篇:「比較持續 5 年的列每週行動清單習慣,復盤我的待辦清單筆記技巧」,主要針對我如何從流水帳的清單,慢慢變成區分輕重緩急、拆解行動的待辦清單格式。如今,這個習慣默默地累積到了 8 年多的時間長度,能夠這樣持之以恆,就表示這樣的待辦清單方法對我很有幫助。

每天早上,我都會打開這個月的待辦清單筆記,在上面快速確認調整今日的行動,隨時把需要的專案任務行動謄寫過來,或是把無法近期完成的行動再謄寫修正回專案任務筆記。

如果回看這 101 則每月待辦清單,有幾個可能和一般列待辦清單方法不太一樣的地方:

  • 既然這麼需要待辦清單,我卻沒有使用更方便的待辦清單專屬工具?
  • 為何刻意用自己重新手動打字、改寫的方式,撰寫每月、每週、每日待辦清單?
  • 不依靠時間提醒、自動排程等等功能,反而需要每天早上(甚至隨時隨地)去回顧與調整待辦清單?

為什麼故意給自己「這麼大摩擦力」的待辦清單使用方式呢?

其實很多次時間管理課程上,都會有學員問我類似問題:「這樣不是常常要在筆記、待辦清單中重複改寫嗎?」「有沒有更便利的自動提醒、排程功能?」「有沒有什麼方法可以快速彙整待辦清單?」

不是沒有,而是我不想讓自己的待辦清單淪為「自動化」,甚至 AI 決定的結果。

下面就從這 101 則每月待辦清單筆記學到的心得出發,分享屬於我的一些特殊作法。





我的待辦清單為什麼選擇用筆記慢慢寫?

3000 多天過去,我其實已經長達 8 年多的時間沒有使用任何獨立的待辦清單管理軟體(前一個愛用的是 Todoist),轉而是在自己的筆記系統中一頁一頁的撰寫待辦清單。

我每個月會新增一則專門用來規劃、記錄待辦清單的筆記(裡面有這個月 30 天的每日待辦清單),而轉眼間我已經累積了 101 則每月待辦清單筆記了(這 8 年來都沒有間斷過)。

不知道有沒有讀者也採用跟我類似的做法呢?例如:

  • HeptabaseObsidianLogseq 這類工具中透過「日誌」撰寫每日待辦清單?
  • Notion、 Evernote、 OnenoteUpNote 等工具中,就像我一樣手動建立每月(或每週、每日)待辦清單筆記?

如果有,歡迎在電腦玩物留言跟我分享你的心得與想法,為什麼你也會這樣做呢?為什麼不用待辦清單軟體呢?




事實上,就算現在 Evernote 已經有內建很強大的待辦清單功能,完全可以單獨在 Evernote 中管理一個具備自動排程、快速過濾、循環提醒的待辦清單,但是我依然還是用「傳統樸實」的作法,繼續每個月建立一則新筆記,每週、每天在上面改寫、調整我的行動步驟。

(Evernote 最近推出了一個很適合在筆記中管理待辦清單的功能,我也很頻繁的使用,但主要作為分散任務的集中提醒,而不是真正的每日待辦清單:把不同筆記中的待辦清單統一管理! Evernote 強化原本已經很好用的工作事項功能




為什麼要在筆記系統中建立待辦清單呢?那些專門的待辦清單工具操作起來不是更加好用嗎?筆記中的待辦清單還可能「沒有」專門的時間提醒、自動排序、快速過濾等等功能?就算是電腦打字而不是手寫,可是在筆記系統中建立待辦清單,不就表示我還要另外複製、改寫這份待辦清單嗎?

確實如此!上述這些限制與缺點我都完全同意。

但是,我更認同子彈筆記創始人瑞德‧ 卡洛(Ryder Carroll)所說的一段話:

「如果你覺得某一個筆記條目不需要重新謄寫,那就表示這則筆記根本不重要,不如直接刪除。」

每個禮拜天晚上,我會空出一小段時間(大約30分鐘),把那些分布在不同任務筆記、專案筆記中真正重要的行動,重新改寫、安排到每一週的待辦清單,這對我來說是非常有幫助的一個思考儀式:

  • 我會真正回頭檢視那些任務、專案,重新確認他們的目標,甚至利用這個時機思考更有效的方案。
  • 當我要把行動寫入每天的待辦清單時,我會重新思考他們的可行性,改寫出更好的下一步行動
  • 當我逐步改寫每一天的待辦清單時,我會同時思考自己可以負擔的工作量,手動的進行優先順序與數量的調整。





增加摩擦力,給自己思考、設計、改寫待辦清單的時間:

當然,就算使用待辦清單專屬軟體,也可以手動進行上述的判斷跟改寫呀?沒錯,但這樣一來,其實我就用不到待辦清單軟體專屬的排序、提醒、過濾等等功能了,反而這些功能會成為我的阻礙,引誘我沒有好好思考自己的待辦清單。

待辦清單需要的不是自動化的排序、提醒、過濾,

而是需要有一段時間,我可以靜下心來好好思考,然後把重要的事情重新拆解成行動,為未來做出一個主動的判斷與選擇。

所以我在設計待辦清單的時候反而會需要一點「摩擦力」,給自己留下可以反思的空間與機會,才會寫出好的待辦清單。

我也認識許多生產力高手,他們甚至是在紙本筆記上撰寫自己的每日待辦清單!他們平常也都使用各種進階的數位生產力工具,例如利用 Notion 管理專案、利用 Obsidian 建立個人知識管理系統,但是當撰寫每日待辦清單時,他們反而放下那些厲害的 To-Do List 軟體,而是拿起紙本筆記重新撰寫,幫自己增加摩擦力,但卻反而能夠好好思考。

經過了撰寫 101 則每月待辦清單筆記,3000多天改寫待辦清單的實踐,如果說我的待辦清單確實相對能夠成為我的有效時間管理指引,其中最重要的一個關鍵就在於:

我的待辦清單不是自動排序與過濾的結果,而是每天都在重新思考、改寫的結果!

  • 平常的想法、資料、交辦記錄在任務、專案筆記中。
  • 每週進行待辦清單規劃時,重新思考這些任務、專案,利用這個時間設計出下週更好的進度。
    • 反思:人不是機器,時間提醒與自動排序不會是最好的選擇,每一階段我們都需要重新思考判斷。
  • 每天早上,確認待辦清單時做最後調整,設計今天可行的下一步行動。
  • 每天結束時,確認待辦清單上未完成行動,重新調整回任務、專案筆記。
    • 反思:未完成行動需要的不是繼續延後,而是回到專案任務重新思考。

這樣的改寫,源自於「子彈筆記法」中的「轉移」(Migration)概念,真正有效的想法會在日誌、目標、未來規劃過程中「不斷改寫」,而非只是複製貼上、自動匯入,改寫後才是有效的轉移。

正是因為我不再只是把待辦清單當作一種提醒、記錄的工具,而是當作「思考如何選擇?如何行動?」的方式,我才能擁有一個真正有效的待辦清單工作流程。

這裡,也宣傳一下我的新書《高效人生工作法圖解》(2024/6/1正式上市,目前預購中),其中就有一篇透過重新解讀子彈筆記法(下面是我畫的其中一張圖解,表達"轉移"對筆記來說為什麼是最重要的行動),我也再次確認了上述這個核心思維,就是就好的待辦清單心法。





改寫待辦清單時,我會結合三種待辦清單技巧

既然待辦清單的本質就是重新思考與改寫,那麼要如何改寫呢?我自己目前實踐中的待辦清單作法,其實是從很多方法論中學習了不同技巧,加以組合應用。



  • 子彈筆記:
透過子彈筆記,我學到兩個很重要的心法。

第一是快狠準的待辦清單記錄方式:
  1. 待辦清單上要區分:事件、行動、想法。
  2. 最重要的是「行動」。例如「有一個專案發生問題需要處理」其實只是一個想法,真正的行動是「我先檢查一遍規格,列出問題清單」,有具體的執行者、執行動作與執行成果,才叫做有效的下一步行動。
  3. 如果待辦清單上列的都只是一些想法,就算看了也只是徒增煩惱,無法明確知道要幹嘛。

第二是跟專案筆記標進行連結:
  1. 「想法」與暫時無法馬上推進的「行動」,就要放入專案筆記、任務筆記中重新排程,或是慢慢累積。
  2. 不一定要把待辦清單全部做完,也不要一直累積在清單上增加壓力,要放入有效的延後位置,那通常就是專案、任務筆記中。



  • 間歇式日記:
間歇式日記,顧名思義,他要求每一階段工作結束後,停下來撰寫待辦清單,思考剛剛發生的問題,拆解出下一步可以推進的行動。

我的待辦清單其實會分成兩個層次的改寫:

  • 第一次改寫,是每個禮拜日晚上預先規劃下週行動。
  • 第二次改寫,是一邊工作一邊記錄、調整,並繼續展開下一步行動。

結合前面的子彈筆記作法,我自己的間歇日記步驟如下:

  1. 推進一個行動後,回到待辦清單記錄剛剛執行的時間區段。(間歇日記作法)
  2. 思考這個任務是否尚未完成,那下一步還可以推進什麼行動?先快速記錄在待辦清單上。(間歇日記作法)
  3. 每天回顧自己的待辦清單時,把未完成的行動,整理到各自的專案、任務筆記中,之後再重新排程。(子彈筆記作法)

下面是新書高效人生工作法圖解》 中,針對間歇式日記作法的部分圖解。這個方法特別適合幫助我掌控混亂的、意外的工作流程,有效推進,保留記錄,維持系統穩固,但又不用花太多心力規劃。




  • Autofocus 自動聚焦:
透過子彈筆記、間歇日記兩種作法,我可以保持一個兼顧預先規劃、當下應變的待辦清單,這個待辦清單需要隨時記錄與調整,最重要的是行動拆解的思考,而不是時間提醒的設定,所以確實在一頁空白的筆記、日誌上最方便。

而在執行待辦清單上的行動時,我會採用「Autofocus」的方法來推進,簡單來說,我不會完全依照待辦清單上的前後次序來行動,而是每次在行動時問自己:「在今天的待辦清單中,我現在最想做哪一個行動?」然後就去執行這個行動。

我覺得這是一個更有彈性的作法,以前我強制要求自己一定要做待辦清單上的第一步行動時,常常會因為各種原因卡關,結果會變成如果不做第一步行動,我也不去做其他行動!一整天下來,很可能什麼都沒做。

但如果採用「Autofocus」的作法,雖然不一定第一時間就去做那件最困難最重要的任務(是的!我知道應該要先吃掉那隻青蛙,但有時候也因為吃不下,結果什麼都沒吃到?),但如果能夠持續有一些有效的行動被一一完成,那麼起碼有幾個效果:

  1. 很多時候我們手上同時有好幾個重要任務一起進行,無論推進哪一個,其實都很有效,那何必限制自己一定要先做哪一個?
  2. 先完成一個可能不是最困難,但也有價值的任務,帶給自己信心,反而有機會在今天後半段,也能把困難的任務吞下去。
  3. 在這樣彈性選擇的過程中,我反而可以在一天內,完成多個有價值、有成果的行動推進。

新書高效人生工作法圖解》 中,也有針對 Autofocus 方法做實例示範教學。這樣一來,待辦清單上那些優先級標示、時間提醒也沒有太大意義(對我來說),加上要常常調整,改寫回專案任務筆記,不如就在每月待辦清單筆記上持續改寫吧!




目前我執行每天待辦清單的方法,就是結合了「子彈筆記」、「間歇式日記」、「 Autofocus 」三種方法各自的核心技巧,統整出我自己的實踐流程。

也因為這樣,我確實常常在改寫自己的待辦清單,但就像子彈筆記所說的,這是在幫助我更穩固的推進有價值的行動,而且這是任何待辦清單軟體的自動化功能無法完成的,必須自己在待辦清單筆記中真正「動手撰寫與思考」才行。

這篇文章,跟大家分享我寫了101則每月待辦清單,3000多天的每日待辦清單實踐後,目前統整型的待辦清單作法。

也再次跟大家介紹我的新書《高效人生工作法圖解》,裡面會梳理各種生產力方法,用圖解、實例教學、反思與 QA ,幫助大家找到各種方法背後的核心技巧,讓你也可以跟我一樣,重新組合,打造屬於自己的工作流程,歡迎參考新書介紹:《高效人生工作法圖解》 




大家好,我是電腦玩物站長 Esor ,歡迎參考我的系列課程與書籍:


我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:連續寫了 101 則每月待辦清單,為何我仍堅持手動撰寫子彈筆記?)


留言

  1. 謝謝大大,開始體驗有摩擦力的待辦手寫筆記中~

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