寫筆記的時機:什麼時候要收集、記錄、規劃或覆盤?我的經驗談



比起筆記「整理」,「寫」筆記,也就是完成筆記的血肉內容是更重要的事情。但是,「寫」筆記也可能花掉我們許多的時間,甚至導致筆記寫得很漂亮,執行卻因為沒時間而零零落落。也有可能寫出架構完整的筆記,但執行時根本無法依照架構執行,於是最後筆記依然只是擺飾,筆記寫筆記的,我做我的,等於筆記根本沒有在真正行動中派上用場。

所以,雖然寫筆記很重要,但「在什麼時機」寫「什麼內容」,也非常重要。(延伸閱讀:寫筆記,是擴展思考的引擎,而非只是記憶的系統

在最近《高效人生工作法圖解》的新書QA活動,以及防彈筆記法課程中,類似問題的出現頻率也很高:「什麼東西應該要收集?」「什麼時候要做記錄?」「花掉很多時間規劃怎麼辦?」「什麼時候要做覆盤(AAR)?」

今天這篇文章,我想聚焦寫筆記的「時機」,一起來解答上述的問題。




什麼東西應該要收集?

當我們在寫筆記的過程中,可能產生這樣的疑問:「這個東西應該收集到筆記嗎?」「應該什麼時候收集什麼東西呢?」如果我們試圖收集所有看到、聽到、讀到的材料,不只會花費掉大量時間,最後可能也只會造成一個龐大、混亂且分散的資料庫。

即便使用了許多自動化流程,但自動把所有資料收集到資料庫,反而有可能增加以後真正整理與使用的難度。(延伸閱讀:別怕失去什麼,看到好像不錯、好像有用的資料,最好不要收集

因此,我給自己設定了一個簡單但有效的原則:

只收集與我現有任務筆記相關的資訊,並盡可能直接將其加入到相關的任務筆記中。

在社群網路上,我每天都會遇到許多流動的資訊,大部分資訊其實可以忽略,而我的收集標準就在於「這個資訊能不能放入、連結到我的某則任務筆記中」,例如,看到一個我可以在課程中加入的 AI 工具應用案例,那麼這個訊息就值得被收集,這種情況下,我會將這個案例直接加入到 AI 課程的準備與研究任務筆記中。(延伸閱讀:擺脫資訊焦慮強化產出,利用防彈筆記法整理 ChatGPT 學習筆記


相對的,很多看似有用、很棒的資訊,如果無法與我正在推進的、已存在的或未來計劃執行的任務筆記結合,我會告訴自己不必急於收集,甚至最好不要收集。

這種平衡,是我認為最好的收集策略。

我們總希望自己能百分之百地收集所有資訊,但這樣做實際上會消耗大量時間來整理這些筆記,這些時間本可以用於真正的執行。很多時候,我們甚至無法顧及自己正在推進的專案任務目標,如果還要花大量時間去收集與目標無關的資訊,反而會失去有效執行任務的機會。

但如果我們看到與任務相關的資訊而沒有當下收集,那麼我們也會錯過最佳的收集時機。所以:

在看到當下將相關資料即時加入或連結到任務筆記中。

可以確保這些資料在任務執行過程中得以使用,無需再花時間回頭尋找。這就是有效收集的原則與時機。

如果我們能針對實際要執行的任務進行有效的收集,那麼任務就可以足夠好地推進,有效完成的任務才是做筆記的真正目的。




什麼時候要做記錄?

撰寫任務筆記的最佳時機通常是在執行任務的「當下」。

許多人可能會疑惑,在忙碌的執行任務時怎麼還會有空間進行筆記。當然,這有時候要看你的工作型態而定。有時候我們就是在電腦上工作。那麼這時候,其實在電腦上同時打開筆記軟體的頁面是可行的。我自己在電腦上執行工作的時候,就是採用這樣的模式。有一個畫面是我執行工作需要的軟體與視窗,但一定會同時打開另外一個畫面,就是我執行這個工作任務的筆記。


因為我的筆記當中,通常有執行這個任務所有需要的資料,以及執行任務的流程。我在上面可以確認這個任務做到什麼進度,可以在上面確認這個任務的下一步行動,並且找到下一步行動需要的資料。所以執行這個工作的時候,打開這個任務筆記來對照、來確認,是很自然的一件事情。(延伸閱讀:我的 PARA 改造:用 PAA 簡化筆記與知識管理系統,解放生產力

而這時候,我就會把筆記當作執行這個工作任務過程中,一個轉換處理的工具。

例如說,我可能要發某一個工作的郵件,我會先打開這個工作任務的筆記,在上面確認這封郵件需要提到哪些資料與細節,接著我要先寫出一個郵件的草稿,我就習慣直接把郵件草稿先寫在任務筆記當中,因為任務筆記當中已經有這個任務的一些細節資料,我只要複製改寫即可。在任務筆記中修改確認完成之後,再把這個草稿複製到郵件軟體中送出。

這就是我所謂的「任務筆記」其實是我在執行任務時的一個「內容轉換中心」的意思。而這樣一來,就等於任務執行過程當中很多草稿、想法、行動規劃,「自然就會記在」我的任務筆記裡面,所以任務執行當下,我就可以完成記錄。

如果不在任務執行當下記錄,而是任務事後才記錄,那會是一個增加很多麻煩的事情。例如一天的任務都完成了,才準備記錄今天的任務細節,這時候很有可能已經忘記了前面任務執行的很多重要想法,可能也很疲累了,這時候還要回頭寫任務筆記,對大多數人來說其實是很不想做、很難做到的。所以看來看去都還是任務執行當下立刻完成記錄,才是最有效的流程。

可是有時候我們不是在電腦上工作,這時候要怎麼在任務執行當下就完成記錄呢?這時候我就會採取一些變通的做法。例如在講課的時候,不可能一邊講課一邊把想法快速記在我的任務筆記當中,所以我會利用每節下課的五分鐘時間,快速打開任務筆記,把前一節課當中發現的一些小問題、下次可以修改的小細節,或者下一節課要推進的某些新想法,快速地打在任務筆記當中。

也就是你可以為自己的工作做一個間歇性的記錄(延伸閱讀:間歇日記結合每週清單,要事完成率大提升)。你不用當下就記錄,但讓自己每三十分鐘、每一個小時完成一個工作任務階段的時候,回頭把剛才的過程做一個簡單的筆記。這時候你需要的回想時間還是很少,你也只需要記錄前一個階段的一點點細節就好。

這也一定會比你把所有任務都做完,一整天完成之後才做記錄,要正確、精準、輕鬆得多。




花掉很多時間規劃怎麼辦?

在考慮什麼時候應該進行筆記內容的規劃時,有人可能會問是否應該每天找一段時間來好好寫筆記?比如說給自己一個早上的時間,好好把一個目標專案的筆記拆解得清楚明白。但我認為,如果需要花超過30分鐘來將一個空白的目標筆記拆解得非常清楚,設計得非常漂亮,甚至要憑空設計出整個專案的架構、表格,那很有可能最終這會是浪費時間的一件事情。(延伸閱讀:執行優先於整理,不要憑空設計系統:以我的防彈筆記法實踐為例

這是因為專案任務還沒開始,它真正會獲得的資料、在執行時真正需要的細節都還不確定,實際上一個專案任務的執行過程中綁來也會充滿很多變動性。

因此,花時間去憑空為一個專案任務做出一個空的架構,對我來說絕大多數時候都是不必要的。(要注意,這裡說的是個人筆記,而非專案管理。)所以如果你問我什麼時候?應該花多久?來做專案任務筆記的規劃,我的回答會比較極端:

那就是沒有這種時機,也不需要花這樣的時間去坐下來好好設計自己的筆記。

我們前面已經提到,在一邊執行專案任務的過程當中,就可以一邊執行,一邊留下各種想法、草稿、轉換的紀錄,當然也包含留下我執行過程的行動、推展可能下一步行動的紀錄。

這時候,其實一邊執行一邊記錄,就能累積出有效的規劃筆記了。

筆記能想到多少就寫多少,重點在於它真正發生,它真正在我當下被我聯想到。如果沒有,我們都不太需要刻意地去規劃。(延伸閱讀:好筆記是修改而非規劃出來的,以如何區隔專案任務筆記為例

就像是前面提到的收集時機,當我看到一些資料的時候,如果啟發我跟某個專案有關,我就把它記錄下來。但很多時候也不一定要刻意去找資料,因為「找資料』這種行動很有可能就是我們逃避拖延這個專案任務最好的藉口。蒐集資料、規劃專案任務的架構、為筆記設計一個漂亮的空殼,不是說一定不好,但都是值得我們警惕,可能會消耗許多無謂時間的危險動作。




如何才有時間做到覆盤?

對於筆記的覆盤,最好的時機與記錄任務的時機應當是一致的,那就是「當下」。

在我們執行任務的過程中,如果突然有任何反省,為什麼不把它直接寫在任務筆記裡呢?如果這些反省能夠引導我們調整未來的行動步驟,就應當立刻記錄到任務筆記中。

覆盤無需等到每天晚上或每週末才去努力回想,那時候已經忘記了大半的專案任務細節,反而效率低下,且容易遺漏重點。

我個人最喜歡在執行任務時即時進行筆記的覆盤,當任務執行到一半,只要腦中會突然浮現一些改進的想法,我會隨手將下次的行動記錄在任務筆記上,這就形成了一個簡單的 KPT 覆盤結構。這樣一來,我們總是能在筆記中清楚看到之前做了什麼行動、遇到什麼問題、接下來還能採取哪些行動,覆盤的效果也就自然實現了。

實際上,筆記的收集和記錄本身就是一種覆盤。

我們不僅僅是在收集和記錄,而是因為這些資訊與任務相關,我們才會進行收集。當這些資訊在未來的任務中可能被用到時,這不就是一種覆盤嗎?當我們發現任務中缺少某些材料,並在意外發現這些材料時進行了反省和思考,然後將其納入未來的工作流程中,這不就是一種 KPT 嗎?

我們在記錄的過程中不斷修正任務筆記中原有的想法和草稿,在完成當前行動的同時,記錄下一次的行動,這也是覆盤的一部分。

因此,收集、記錄、覆盤這三個行動對於筆記來說實際上是同一件事情,在同一個時機——執行任務的當下進行。在這個過程中,我們不斷思考任何訊息與任務的關聯,任何想法與任務的關聯,然後立即記下最新鮮的修正。

因此,我們不需要花時間去規劃,使用前面提到的收集、記錄、覆盤的邏輯來寫筆記時,筆記自然會逐漸成為一個更有效的專案目標規劃工具。我們在實踐中不斷補充更好的資料,推進下一步行動,調整和優化工作流程,這就是更佳的規劃方式。這樣一來,你就不會再覺得寫筆記是一件耗時的事情,反而會覺得它輕鬆、高效、省力且精準,能夠真正有效推進專案和任務。



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