好筆記是修改而非規劃出來的,以如何區隔專案任務筆記為例



對於筆記,我們有一個根深蒂固,但其實不太有效果的習慣,也可以說是迷思:花了許多力氣設計、規劃、撰寫出筆記後,就把筆記當作只能看、不能改的東西,如果不能照著做而要改動,就是我的問題而非筆記問題,於是總是在思考如何花更多力氣在「一開始」就能寫出完美筆記

這或許是紙本筆記留下的某種習慣,因為寫在紙上的東西需要力求完美,而修改是一件麻煩的事情。但這卻是最不需要、最適得其反的筆記習慣。

很多時候,我們第二大腦的整理困境、筆記無法有效使用,以及覺得沒有時間寫筆記,這些問題其實都來自於:我們忘記筆記是可以修改的!





不要忘了筆記可以修改,打破完美、嚴謹整理的迷思:

最近在我的新書《高效人生工作法圖解》的讀者社團中(別忘了打開新書附的延伸附錄,參加讀者社團、報名限時限量免費QA活動)、一場防彈筆記法活動講座裡,以及一封讀者來信,意外地遇到了三位讀者不約而同地提出了一個相同的問題:
「如何整理好專案目錄筆記來管理任務筆記?怎麼區隔什麼時候要寫在專案筆記,什麼時候要寫到任務筆記?」

許多朋友感到困惑的是,不知如何明確區分什麼是專案?什麼是任務?好像很難一開始就完美地建立專案目錄筆記與任務筆記之間的層次連結?所以整理就卡關了?

然而,面對這樣的困惑,解決方法其實不在於嚴謹的區分什麼是專案與什麼是任務,更重要的是要記住一個根本的道理:

筆記是可以修改的、筆記是可以修改的、筆記是可以修改的!

這是一個非常重要的原則,值得反覆強調三次。只要把握這個原則,上述的整理難題自然就能迎刃而解。我們不應陷入無止盡的整理迴圈,而應該讓自己儘快開始行動,適時調整和更新筆記,以進行更有效的任務管理。




那麼,到底怎麼區隔專案筆記、任務筆記?

下面是我的一則專案筆記,裡面像是目錄索引,一方面規劃出《高效人生工作法圖解》新書的進度流程,另一方面也連結了這個專案每個進度要推進的寫作任務筆記、行銷任務筆記、行政任務筆記。

專案目錄筆記,幫我掌控一個長期目標、複雜工作流程的每一個進度。




而點開某一個進度的任務筆記連結,則是看到這個任務的規劃流程、行動清單、相關任務資料。

專案目錄筆記掌控每一個階段性的進度,以及做為目標規劃的中心,從專案目錄筆記一定可以進入每一個需要完成的任務,跟確認下一個要完成的任務。

任務筆記則專注在這個任務成果要完成的細節與確認做完哪些行動、還有哪些行動沒做。

這也是我的「防彈筆記法」的基本整理原則之一。




看起來好像 Esor 對於專案、任務筆記有嚴謹的區分?所以可以跟我們說說要怎麼分類、分辨嗎?

不!其實我一直都沒有嚴謹的區分,但這不是不負責任,而是真實世界就是如此,這樣反而可以更簡單整理。

讓我透過讀者的問題來回答大家:

問題:我似乎無法明確的區分任務與專案的差別,我以為任務筆記是專指沒有任何問題,立即可執行的筆記,專案筆記則是指具有一個相對無法快速抵達,需要克服問題的筆記,不知道我的理解有無錯誤?

大方向上,我會用下面的方式來區分:

  • 1. 要完成的「一個具體成果」是一則任務筆記區分的標準。(例如要辦一場實體新書分享會,這個分享會是一個具體成果。)
  • 2. 很多個具體成果如果都關於一個「最終目標」,那就是專案目錄的依據。(例如有新書活動、寫作任務、線上直播,這些任務連結到最終的新書專案)

例如要完成碩士學位完成是最終目標,先建立一個專案目錄。

這裡面可以切分出許多個任務成果:每個要修完的課程、要完成的實習、要完成的一個特定實驗、要完成提報的論文計畫、要實際撰寫完成的論文,這些都可以切割出一則一則獨立的任務筆記。

但是這只是大方向,你一定會問我什麼是「具體成果」,多大或多小可以算是一個具體成果?事實上,有時候一個成果太大,我也會再切割一些更小但更具體的成果。例如撰寫完成整份論文的成果太大,我也會再切割出每一個章節是一個小任務成果。

而每一個任務成果,我會用一則任務筆記來管理他,跟這個任務成果有關的想法、問題、細節、行動與提醒,就在這個任務筆記中處理,讓我可以一次專注去完成一個特定的任務成果(這裡的一次,指得是當下工作的這幾個小時,可以專注在一則任務筆記上,不會因為分散而分心)。

然後我會把每一個任務成果連結回專案目錄筆記,作為一個索引,專案目錄筆記上通常不會有太複雜的提醒,主要就是「排序」, 讓我知道現階段應該優先處理的任務成果是哪幾則筆記。




這樣看來,好像 Esor 也沒有嚴謹的標準,甚至說有時候還可以隨時把具體成果再切小,這樣任務筆記不是會變來變去嗎?

是的,就是如此,而如此就好!因為筆記是可以修改的。

當我慢慢在實踐中釐清出更好使用的任務成果後,就把這些問題、想法、行動一起複製到新建立的任務成果筆記就好囉。

如果不滿意,就再複製回來!

筆記,是可以修改的,不需要設定明確的標準或規格,隨時修改成自己當下最好用的狀態即可

這真的不是不負責任,而是這樣調整,才能讓自己不要被不需要的標準所局限,反而讓筆記隨時修改成自己當下最順手的狀態。




一個專案、任務筆記隨手修改的實際案例:

在新書《高效人生工作法圖解》的讀者社團中,有讀者問了一個更進階的問題:

一個大專案通常會有很多的子任務,每個任務底下也都會有行動或是思考歷程紀錄。Esor是會把每個行動或是計畫,紀錄在專案目錄的頁面,還是紀錄在任務的頁面呢?

我自己使用上覺得兩種方式似乎都可以,但各有優缺點:
1. 「記錄在專案」整個專案目錄落落長。
2. 「記錄在任務」有時候任務太多,會需要點時間找到任務筆記,才能推進或增減行動

不曉得您們使用上的習慣或是偏好的方式為何呢?

我的習慣是,當我打開專案目錄的時候,它主要是用來指導我確定哪一個任務成果應該優先完成,進而引導我打開相關的任務筆記。

在這個過程中,如果感到專案、任務有些時候相對難以判斷,我有兩個建議。

第一個建議,調整心態:筆記是可以修改的。在實際操作中,我可能會先將所有事情記錄在專案目錄中,比如這本書的各式行銷規劃,其實我第一時間都是直接寫在專案目錄中。但如果其中的某個行銷規劃變得越來越大,比如需要邀請重要嘉賓來座談,這時它就變成一個大任務了。這種情況下,我會從專案目錄中將這個活動的資料剪下,並創建一個獨立的任務筆記來管理它。

是的,就是這樣複製貼上即可。

重要的是,筆記是可以修改的,這點非常重要,所以要多說幾次。既然我們都使用數位筆記了,我們就應該意識到隨時調整是很簡單的事情。




第二個關鍵的思維是,理解任務成果的概念。我會用非常具體獨立的任務成果來區分我的任務筆記。例如:

  • 如果是一些還未具體化的行銷想法,我會將其記錄在專案目錄中。
  • 但當這些想法變成了明確的任務成果,如安排四位專家來進行新書座談,並且已經有了具體的規劃,這個時候,我就會將其轉移到任務筆記中管理。

這樣的分類方法讓專案執行過程中的每一個獨立任務成果都可以專注和有效地推進,減少在專案與任務筆記之間來回查找的困擾,使得整體的專案管理更為高效率。




修改原本的筆記,累積成更好的規劃:

我之前在「每天新增30則筆記?還是更新30則筆記?兩步驟建立穩定筆記系統」這文章中提到過,我在寫筆記的時候,每天新增的筆記數量其實並不多,頂多只有兩三則,但我每天會更新至少三十則以上的筆記。這是什麼意思呢?意思就是我一直不斷地在回頭修改和修正我自己原本的筆記內容。正是因為這樣的持續改進,我最後才能累積出那些看起來像是經過非常仔細規劃的專案目標筆記。

所以,如果你看到我的筆記,覺得它們怎麼可以如此詳盡無遺?那麼最關鍵的原因就是我幾乎每天都在對它們進行修改。

每天我會為筆記增加一些新的想法,每天會補充一些新出現的資料,每天在上面調整新的想法。這個持續的記錄和修改過程,使得這些筆記逐漸完善,最終形成了今天你所看到的內容。(延伸閱讀:解決規劃任務還是停滯不前的防彈筆記新策略:記錄驅動目標法則

有些學員會問我,Esor,你每天留多少時間來規劃筆記?我的回答是,其實我並不特別留時間來進行規劃,反而更多的時間是留給實際執行的。執行始終優先於筆記整理,我們不需要憑空設計出一套系統。(延伸閱讀:執行優先於整理,不要憑空設計系統:以我的防彈筆記法實踐為例

實際上,每當我有新的想法、看到有用的資料、或是有任何新的變動時,我就會立即更新我的任務和目標筆記,而不是特別安排時間來做規劃。我也不會在腦中沒有想法時,硬逼自己坐在電腦前面一個小時,試圖規劃出看似完美的目標結構。

我只是記錄下當下對這件事情的想法,然後立即去嘗試執行看看。在執行的過程中如果產生新的想法,我再把它們補充進筆記。這樣日積月累,反而能形成一則更有效的專案目標規劃筆記。

因此,我在今年年初的時候呼籲大家一起來挑戰,撰寫以十年累積修正為目標的筆記。如果一則筆記我可以持續更新十年,那麼我相信它最終會成為我們最好的目標規劃筆記。這可以包括你的個人學習成長紀錄、職涯成長計畫,或是你的家庭親子生活問題解決的有效筆記。(延伸閱讀:筆記,累積的效應,2024 開始撰寫我們的第一則 10 年筆記



大家好,我是電腦玩物站長 Esor ,歡迎參考我的系列課程與書籍:


我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:好筆記是修改而非規劃出來的,以如何區隔專案任務筆記為例

留言

這個網誌中的熱門文章

全家沖印、 7-11 列印照片誰好用?立可得與 ibon教學+比較表

Google Maps 我的地圖完全教學!規劃自助旅行攻略

Dropbox 雲端資料同步軟體能用來幹嘛?10個我最常被滿足需求

AI 如何與寫筆記結合?我最常利用的 6 種提升筆記效率功能與案例

Facebook login out 遠端登出臉書帳號,安全清除遠端電腦密碼

Slack 完整教學與上手心得:找到正確的團隊溝通之道

Google NotebookLM 免費中文 AI 筆記實例教學,老師、學生、創作者利器

為什麼大家愛用 Trello ?最佳整理教學讓事情井然有序

Luma AI 免費生成逼真影片實測,用中文指令或圖片創造短片教學

Draw.io 中文線上製作流程圖首選!專業水準完全免費