依賴你的簡單工作流程，而不是複雜整理系統，我的實戰案例分享
我也曾經著迷在許多整理或排程的功能細節，最後卻發現往往對實際執行沒有什麼太大的影響，甚至很可能根本不會去使用，只是看起來厲害。例如刻意設計很多厲害的儀表板，或是架構看似很厲害的分類邏輯。於是我自己開始慢慢地去蕪存菁，把這些不會用到的整理去掉。
最後就發現，真正的關鍵其實在工作流程本身，最好的整理在工作流程當下就能完成，當這個工作流程不斷循環，就是一個有效的工作系統。（延伸閱讀：執行優先於整理，不要憑空設計系統：以我的防彈筆記法實踐為例）
多年的時間調整後，我的工作流程需要哪幾個關鍵步驟呢？在哪幾個步驟之間循環呢？下面為大家展開一個實際案例。
- 捕捉
- 連結
- 規劃
- 輸出
- 覆盤
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如何捕捉？
我的工作流程從捕捉各種當下出現的想法、交辦、資料開始。
但有一個關鍵的捕捉原則，就是捕捉到背後要處理的那一則任務筆記中。
例如我在製作《高效人生工作法圖解》新書的過程中，因為某些原因觸發了一個想法，想要在新書 QA 活動中邀請特別來賓，製作一些對談的效果，激發更多不同的內容分享。
我需要把這個想法捕捉下來，捕捉時我會問自己：
- 是為了完成哪一個任務？（完成《高效人生工作法圖解》新書）
- 在這個任務的哪一個執行步驟需要？（在製作 QA 活動時可以當作宣傳點，或是設計延伸活動）
這時候想法其實還很簡單，也不成熟，但需要捕捉下來，之後才有機會醞釀出更完整的任務。
於是，我打開《高效人生工作法圖解》新書的任務筆記，在原本製作 QA 活動的想法後，加上這個新想法。（延伸閱讀：別怕失去什麼，看到好像不錯、好像有用的資料，最好不要收集）
比起花時間規劃架構，我更在意當下記錄（捕捉）。
只要我把握上述的捕捉流程，這些想法、資料、交辦就會進入有用的任務筆記中，之後當我要執行任務時，打開這個任務筆記，就會想起之前需要的這個想法，或是在上面繼續補充更完整的細節。（延伸閱讀：我如何利用防彈筆記管理日常雜亂的溝通訊息？會不會很花時間？）
如何連結？
我在捕捉的第一時間，往往不會煩惱連結、分類等問題，工作流程上先把碎片捕捉到需要的任務筆記中，就算看起來有點醜，也已經是有用的第一步。
不過有時候，一個點子慢慢長大，變成可以是一個獨立的子任務，我才在需要時，把任務筆記中需要另外拆分出去獨立執行的部分，複製到一則新的子任務筆記，然後把子任務筆記連結回母任務筆記。
開始拆分出連結，就代表開始拆分出要獨立執行的任務，這時候我會做兩個步驟：
- 把母任務（專案）筆記中要拆分出的部分，複製貼上到新的子任務筆記。
- 如果之前有做過類似任務，把之前任務的結構、資料、行動複製到新的子任務筆記。
把原本邀請特別來賓的相關想法，複製到新的「重量級來賓直播」活動任務筆記中，然後把該任務筆記連結回原本的專案筆記。（延伸案例可參考：好筆記是修改而非規劃出來的，以如何區隔專案任務筆記為例）
如何規劃？
當原本的點子成為獨立任務，這時候也不只是拆分出子任務筆記連結。
我還會立刻去搜尋相關的舊任務經驗，把之前任務的結構複製到新任務筆記中，確保第一時間資料與行動相對完備，也確保我不用重新規劃，而是可以先借用之前類似任務完成的行動結構與資料。（延伸案例：收集資料與轉換任務的差別，建立一個學習工作流程，而非知識）
複製過去任務筆記結構後，我才一邊執行，一邊順手改成新的任務需要的新細節。
如何輸出？
有了獨立的任務筆記，接著就是專注執行，但一邊執行一邊繼續捕捉任務的碎片，有三種訊息值得捕捉到任務筆記中：
- 記錄行動流程
- 捕捉碎片資料
- 捕捉下一步行動
一邊執行任務， 一邊把執行的行動過程記錄下來。如果行動過程有產生一些資料，根據行動順序補充到任務筆記中。
如果想到接下來可以做些什麼會更好？或是被交辦需要做些什麼？都繼續捕捉到這則任務筆記中。
這樣一來，這則任務筆記就會變成這個任務最好的追蹤進度工具，可以隨時確認做到什麼步驟，回顧之前過程，確認下一步要做的行動，以及找到需要的資料。（延伸案例：解決規劃任務還是停滯不前的防彈筆記新策略：記錄驅動目標法則）
如何覆盤？
在上述的流程最後，任務完成了，這時候偷懶一點，就是單純留下這則任務筆記即可，因為之後要做類似任務，只要搜尋找到這則筆記，上面已經有很完整的行動流程、資料細節。（延伸閱讀：如何為筆記命名，建立搜尋規則？我的標題、分類、標籤命名法）
但如果我可以花幾分鐘的時間，對這則任務筆記進行覆盤，那麼往往之後會讓工作系統變得更順利。
我在工作流程的覆盤，大概只要幾個步驟，通常5分鐘內可以完成：
- 保留這個任務筆記原本的行動流程與資料（意思是什麼都不用做，只要不刪掉即可）。
- 加上幾個可以解決問題的改善行動（例如下次可以做什麼宣傳更好？活動可以如何安排更有效？）。
- 如果這個任務跟某個自己常常要做的目標，或是未來專案相關，確保這個任務筆記有繼續連結到該專案筆記。
最後這個步驟很重要，只要這個任務筆記有連結到以後需要的專案筆記中，就確保了這個工作流程進入了正向循環（延伸閱讀：建立索引筆記，管理好雜亂任務、高效學習知識的簡單關鍵筆記法），因為：
- 當我記得某個明確做過的任務，可以搜尋找回任務筆記。
- 當我不記得某個明確做過的任務，但知道自己要完成的專案目標，來到專案筆記，也會在連結中看到任務筆記。
這裡所謂的專案，不一定是排程的明確專案，也可以是某種類型的工作或長期目標，例如製作線上活動的目標，底下有所有線上活動任務筆記的連結，甚至做一些簡單的優先排序，就可以幫助自己以後快速參考這些好的任務經驗。
上述的工作流程不複雜，就融合在我日常執行工作的過程中，但只要我能掌握這個工作流程，其實一個有效的工作系統就建立起來了，而這對我來說是更好的整理系統，不浪費整理的時間，卻能確保我掌握下一步行動與資料。（延伸閱讀：寫筆記的時機：什麼時候要收集、記錄、規劃或覆盤？我的經驗談）
- 捕捉
- 每一個出現行動、資料、想法的當下，捕捉到任務筆記。
- 連結
- 任務與資料變大，需要拆分時，拆成獨立任務筆記，連結回母任務筆記（專案筆記）。
- 規劃
- 把之前類似的任務結構，複製到新任務筆記中，減少重新規劃行動與整理資料的時間，確保之前的工作經驗流程不會重複出錯。
- 輸出
- 執行新任務過程，繼續捕捉新的行動、資料、想法。
- 覆盤
- 最後留下新任務筆記，連結回相關的專案筆記，建立一個之後反覆利用的正向循環。
如果在這個系統中，想要解決提醒的問題，則可以參考我的最近這篇文章：「防彈筆記法中如何做好任務筆記的行動提醒？我的主動式提醒方法」。
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