為何用標籤分類整理 PARA 專案? Notion、 Evernote 筆記系統範例



你有沒有想過如何更有彈性、更輕鬆有效的管理自己的個人知識與資料筆記?

之前我寫過一篇文章:「PARA 筆記整理法實作示範:簡單可行個人第二大腦知識管理系統,分享《打造第二大腦》作者 Tiago Forte 提倡的 PARA 筆記、資料分類「流程」,並連結我自己的實踐案例。我這邊特別框出「流程」兩個字,是因為這四個分類不是靜態的,而是一個動態的過程:

  • P 專案( Project ):正在進行的短期任務
    • 任何資料、筆記,都應該先問:跟真正要進行的哪個專案有關?並放入專案分類中。
  • A 領域( Area of responsibility ):想要逐步掌握的長期責任
    • 如果無法跟要進行的專案有關,就問和自己長期關注的哪個領域有關?確保之後這個領域要誕生專案時,可以找回這些筆記資料。
  • R 資源( Resource ):未來可能有用的題材
    • 如果還是跟領域無關,但又覺得可能有用,就放入資源區,確保以後可搜尋,但不要跟正要進行的資料混在一起。
  • A 檔案庫( Archives ):已經完成、備而不用事項
    • 在專案中完成的筆記、資料,在領域中確認不再關注的內容,就放入檔案庫,也不一定刪掉,說不定有一天新的專案就需要他們。

我們的筆記、資料,會在第二大腦的這四種分類中不斷「流動」,就算是在檔案庫中的內容,也可能有一天重新拿出來使用。

而今天,我想跟你分享一個有助於實踐 PARA 專案分類的關鍵技巧,

那就是我會習慣利用「標籤」(或類似功能)進行專案分類,而比較不會使用類似傳統資料夾的方式,並且這樣做可以帶來許多提升效率的好處

就讓我先從實際的案例談起。





「標籤(Tag)」為什麼有效?為什麼無效?

「標籤(Tag)」可能對很多朋友來說又愛又恨,好像很好用,但實際用起來卻很容易變得愈來愈亂,最後這些「標籤(Tag)」根本不會拿出來使用,還有很多「標籤(Tag)」是重複的。

這裡面最關鍵的原因在於,習慣中我們會把「標籤(Tag)」用在資料本身的分類上,例如這篇文章如果收集到你的筆記系統,說不定你會加上 Notion、 Evernote、 PARA 這些「標籤(Tag)」。但是,千萬、千萬、千萬不要這樣做!

為什麼?一個顯而易見的理由是,這些關鍵字其實搜尋就能找到,何必我們自己去下「標籤(Tag)」?

而另外一個隱而不顯的理由是,我們的分類常常「事倍功半」,就是我們是看著資料來分類,結果我們的分類跟用途脫離,愈分愈亂,且無法使用。最有效的方法,是「看著我們真正要執行的專案」來分類,為什麼?

這是 PARA 的大原則,也是我在去年自己的著作《防彈筆記法》中的根本原則:

資料是什麼不重要,重要的是他要完成我們的什麼專案、任務。




標籤在 Evernote 、Notion 中的利用

所以,我會覺得 Evernote 的「標籤(Tag)」很好用的原因,就在於我的「標籤(Tag)」從來不是資料屬性的分類。

其實,我針對「標籤(Tag)」還有一個非常獨特的用法,就是用來做為行動情境的提醒,這在我的這篇文章有詳細的解說:「如何用標籤管理上萬則筆記?Evernote, Notion, obsidian 都適用」。

但是今天這篇文章,讓我們討論一個相對簡單一點的用法,也就是利用「標籤(Tag)」來分類專案中需要的筆記,以及可以帶來的好處



在 Evernote 中,我自己會為每一個重要、大型,或長期的專案,加上一個「專案標籤」,需要的話通常會加上年份,但年份有時候會跟著專案進入到新的一年而修改。

所以當我打開「2022個人數位生產力線上課程」這個標籤時(因為錄製與製作時間都在2022年),我會看到這個專案下的所有任務筆記,包含他的專案目錄主要筆記,也包含像是一對一訪談任務、線上論壇任務、課程大綱企劃任務、課程影片拍攝任務等筆記。

這樣一來,無論我要回顧哪一個專案到底做了哪些任務、有哪些相關資料,我都能利用專案的「標籤(Tag)」快速過濾出來

又或者像是最近我打算在個人數位生產力的線上課程中加入如何利用 ChatGPT 提升效率的影片教學,我建立了一則新的任務筆記與相關資料,這時我就可以加入到「2022個人數位生產力線上課程」這個專案標籤中,當我處理這個專案時就能看到


甚至當我展開每個年份的專案標籤清單時,其實也就可以快速回顧這 10 多年來我在這個工具上管理過的所有重要專案。


另外我不像原本 PARA 方法中那麼強調專案、領域的分別,對我來說生活、工作中如果有要關注的領域,而現在沒有專案在推進,最好也為他主動設計簡單可行的明確專案來試試看。(要不然我幹嘛花時間關注他們?)

所以我有一些屬於生活、工作中長期專案(或領域)的「標籤(Tag)」,例如「沖泡咖啡」裡面有我研究過的各種咖啡器材、咖啡豆與咖啡沖泡方法的學習筆記。

「遊戲心得」有我認真玩過的不同遊戲的心得筆記,只是現在很少有時間能玩了。

「專訪與演講」中則有我講過的所有課程、講座的任務筆記。

這樣一來,偶爾想要沖泡咖啡時,我會打開「沖泡咖啡」專案標籤,看看手邊有什麼器材,最近在玩哪些沖泡方法,選出一個來放鬆身心。

如果又接到一個新的課程邀約時,我就會把新的課程筆記加上「專訪與演講」的專案標籤,跟其他相關任務一起處理,我能在這個分類快速找到之前的類似課程資料,複製到這次課程中,不同課程也能彼此參考來進行調整。




Notion 中也可以實踐這樣的流程,例如我會建立一個工作資料庫,把所有工作上的專案任務都放進這個資料庫中。在這個資料庫裡面,用 Property 設計「標籤(Tag)」,根據專案來分類不同的工作筆記。(功能教學:Notion 資料庫管理圖解教學,活用連結分頁節省時間掌控大量專案

這樣做的好處是,當我先進入「工作資料庫」,我會看到所有正在進行中的任務(就像我在 Evernote 中也有一個工作記事本,都是同樣的邏輯),很多時候,這些任務都是我要做的,如果因為分層太細而放在不同的地方,我反而沒辦法一眼看清楚所有應該要做的任務。

(圖中 Notion 是模擬資料,所以年份等比較舊)


但是,有時候我們需要聚焦在某個專案中去執行,這時候「專案標籤(Property)」就發揮作用了,可以幫我在這個資料庫中,過濾出某一個專案的所有任務。




於是,無論是 Evernote 還是 Notion ,其實都可以透過「標籤、Property」,用最簡單的方式,實踐 PARA 的整理邏輯,並且幫助我們達到以下的效果:

  • 隨時過濾出某個特定專案的任務、資料筆記
  • 方便回顧已完成專案的所有任務、資料筆記
  • 出現新筆記時,幫助他們可以放入真正要處理的專案、領域路徑

但是,為什麼一定要用「標籤(Tag)」、 Property 來設計呢?為什麼我不用記事本、資料夾、資料庫來分類不同專案呢?以下是幾個最關鍵的理由。




標籤,可以讓一個任務、資料筆記,同時出現在不同專案

資料庫、資料夾、記事本等分類方式,相對來說是一個蘿蔔一個坑的分類,但真正的專案任務、資料管理流程,其實需要更多的彈性

而「標籤(Tag)」、 Property 則可以在一則筆記頁面中,同時加上多個專案分類。

於是當我檢視不同專案的「標籤(Tag)」,都能看到同一個任務,這不就代表這個任務超級重要,做一個可以同時推進很多專案目標。於是這提醒我更應該優先處理這個任務,並且無論從哪個專案來看都不會漏掉他。

例如有時候企業邀請我去授課,會同時想要學時間管理技巧,但同時又想要學數位筆記工具如何搭建生產力系統,於是這一堂課程同時跟我的「時間管理課程專案」相關,也跟我的「數位筆記術課程」相關,那他要放在哪個分類中好呢?用「標籤(Tag)」就不用煩惱,兩個都放進去就好!




又例如,我有一則「孩子養成自己睡覺習慣,並規劃自己房間」的任務筆記,跟我想陪伴孩子成長的長期專案有關,但也跟我們實際裝潢佈置房屋的專案有關,那這個任務筆記應該放到哪個專案呢?用「標籤(Tag)」就不用煩惱,兩個都放進去就好!

這時候,無論我從房屋佈置的專案進去看,還是從陪伴孩子的專案角度去做過濾,我都可以看到這個「孩子養成自己睡覺習慣,並規劃自己房間」任務,也就是無論我做哪個專案都記得要處理這個任務,並且意識到這個任務是可以同時滿足多個專案成果的好任務





標籤,讓我們減少新增筆記,更專注更新筆記

有了上述的彈性,同一個任務筆記,就可以同時放進不同專案中同步修改,不用為了不同專案再去拆分,更不要為了不同專案去複製筆記。

例如,我不用為了房屋佈置專案拆分出「孩子規劃房間」筆記,然後再為了陪伴孩子專案拆分出「幫助孩子自己睡覺」的筆記。因為,這兩個任務本質上要一起做最有效果,當孩子期待規劃自己房間時,他就會更期待自己睡覺;當他可以自己睡覺時,就更懂得怎麼規劃自己的房間。

於是我就聚焦在一個共同的成果上(同一則任務筆記),在推進不同專案時持續更新、修改這則任務筆記。

這樣除了有做一件事情,就完成多個專案推進的效果外。

我們的筆記也不會為了要根據專案分類,而不小心愈拆愈細,或是複製出太多版本,導致整個筆記系統愈來愈混亂,也導致感覺自己的管理系統好像充滿許多有點像又不太像的雜事。(延伸閱讀:每天新增30則筆記?還是更新30則筆記?兩步驟建立穩定筆記系統




標籤,可以在搜尋某個專案需要的任務、資料時更有彈性

Evernote 的「標籤(Tag)」,或是 Notion 的 Property 屬性,用標籤概念設計,然後用專案分類,還可以幫助我們在搜尋時更有彈性。

人的手動整理很難完美,有時候不完美,是因為我們的需求與想法本來就會變來變去,所以現在的整理,不一定 100% 是未來的使用。因此我們的整理就需要常常調整(就像前述 PARA 的四個流程)。

但這裡還有一個問題,就是我們不一定有辦法真的記得把所有 A 專案要用的任務、資料筆記,都放入 A 專案的分類中。(我覺得這一點是人類很難做得到的)

但如果利用標籤來分類專案,這時候除了直接打開那個專案標籤看看裡面有什麼內容外,我們還多了一個「搜尋」的彈性。因為「標籤(Tag)」、Property都是可以搜尋過濾出來的。

於是我可以優先在整個第二大腦資料庫中搜尋,而不是進入特定分類。這時候當我搜尋專案關鍵字,我會找到專案標籤中的資料(因為標籤上有專案的關鍵字),也會找到不在標籤中但是有同樣關鍵字的筆記(因為筆記中有專案關鍵字,但我之前漏掉加上標籤分類),這樣就是彈性。





所以經過了這麼多年,我在自己的 Evernote 中依然維持著很好用的「標籤(Tag)」分類系統,並且幫助我快速過濾出各種專案的筆記,或是快速把筆記放入他們需要的專案(加個標籤就好)。

當我使用 Notion 來協作時,我也會用類似概念跟同一個工作團隊先共用一個資料庫,然後用 Property 來分類我們需要一起完成的不同專案,同時看到所有需要做的事情,也能快速根據不同目標過濾特定任務。



大家好,我是電腦玩物站長 Esor ,我在 2023 年推出的「個人數位生產力」線上課程中,從如何寫出有效的防彈筆記出發,觸及工作、生活與自我管理問題,解析如何打造一套執行起來更有效率,也更有成就感的生產力系統,歡迎參考(可使用電腦玩物老讀者折扣碼 ESOR500 ,獲得 500 元折價喔!)。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。或訂閱「電腦玩物電子報

我也開設了 podcast 節目,歡迎訂閱追蹤:高效人生商學院」(Apple podcast 訂閱、 Google Podcast 訂閱)。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具課程,歡迎報名:「課程介紹連結」。或參考我的最新書籍著作:《防彈筆記法》。

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