設計「停戰領域」與「行動邊界」,我建立健康時間管理的小秘訣



在安排時間的時候,我們通常聚焦在如何設定提醒時間,提醒自己什麼時候要開始推進某些任務或者專案。不過我們也可能常常發現就算設定了提醒,也不代表一定會去做,反而往往過度安排,最後時間安排還是一團混亂。即使如此,如果不設定任何時間管理的界線,我們更有可能處在一直工作,永遠停不下來的狀態。或是反過來處於一直不工作,缺乏明確開始的動力,永遠都在拖延的狀態。

所以不是不需要安排時間(因為安排了似乎也沒用?),而是有兩種時間更需要安排:

  • 停戰領域:
    • 主動設計讓自己偃旗息鼓的時段,作為不接收外界新訊息、隔絕那些會讓自己不斷多出新事情的領域,讓自己專注於自己的休息,或是與身邊人溝通的時間。
  • 行動邊界:
    • 主動設定讓自己停止繼續行動的時間,不是要放棄努力,而是讓自己知道到此為止的界線是什麼,更健康、更平衡的處理那些困難、難以完美、又讓人焦慮的重要事情。

在時間管理當中,設定停戰領域、行動邊界是很重要的,甚至比設計任務的提醒時間更有效,他可以幫助我們的時間管理劃出範圍、設定領域,提升執行的動力,或者讓自己適度從壓力當中解放。我們可以試試看每一天、每個禮拜都為自己刻意設計這樣的停戰領域、行動邊界,讓時間真正屬於自己

今天這篇文章,想跟大家分享我自己實踐這兩種技巧的經驗與心得。

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停戰領域:

例如,我會習慣設定晚上 10 點到 11 點這段時間是我和老婆一起追劇、一起聊天,或者完全做自己想做的事情的時間。在這段時間當中,我會讓工作暫停。甚至會在手機上設定一個專注模式,讓這段時間所有的訊息、電話、郵件、通知都不會出現。所以我不用處理即時的回應,也先放下那些可能的擔心,就先專注做一件自己想做的事情。

利用這樣的停戰領域,讓自己每天有一些固定的時段,處在一個完全不會有新的干擾、新的壓力的時段。

當然,這裡不是說要達到一種完全放空的狀態,因為這可能非常困難,沒有解決的工作壓力或生活壓力也依然還是會環繞在我們心中。

但有時候,更可怕的是壓力「持續的累積」,舊的事情還沒有完成,新的煩惱又再度出現。

所以,每天給自己一段時間,完全不要去管那些新的煩惱,放下那些還沒完成的焦慮,就去做自己想做的事情。這有時候對於我們來說是一個非常有效的休息。(延伸閱讀:當時間不夠用,如何不放棄我的目標?兼職、課業與生活平衡之道




行動邊界:

例如,我很喜歡在週末早上要出門去旅行之前,把一篇部落格文章完成。你問為什麼要擠在這麼緊迫的時間當中呢?因為這對我來說是一種行動邊界。在一個半小時之後,我必須帶家人出門,假設這時候行李跟行程都已經準備好,或許我只剩下一個小時的時間,我就會告訴自己必須利用這一個小時的時間,把這篇文章完成並且發佈。

其實一篇文章可以無限制的一直寫下去,但是當我設定出這樣一個小時的行動邊界,我反而會更專心在論述這篇文章的核心重點,專注把這篇文章的核心部分寫完,放下那些覺得還想要補充、擔心自己寫得不夠好、不知道是不是該寫的過度擔心,相對不會在這段時間裡分心去做其他的事情。就聚焦在把自己真正的想法先寫出來就好。

當然,很多事情也不是說只要做到一半就好,

但更多時候是過度的擔心與分心,讓我們反而沒辦法好好完成自己當下其實有能力完成的部分

所以,我喜歡在推進一個任務時,不是設定提醒時間,而是設定一個停止線,知道這篇文章可以寫到這裡就好,反而有助於我更高度專注在關鍵部分,更容易有效地把這件事情完成(或是完成一部份,這樣下次還可以繼續改進與推進下一個部分)。(延伸閱讀:[下班後時間管理] 休息時間內心還是有焦慮感或罪惡感怎麼辦?





如何設計停戰領域?

我自己設計停戰領域的步驟是:

  • 每天選擇一個時段,放下所有外在任務,專注做自己想做的事情。
    • 這個時段不用太長,但即使只有一個小時,也會有很大的幫助。所以也不會擔心會妨礙到真正的工作。
  • 這個時段要隔絕來自「我本身」之外的所有外在干擾、訊息,包含即時通、郵件,也包含社群、網頁消息。
  • 這個時段可以休息、休閒、運動、閱讀,或是跟身邊的人相處溝通。
  • 無論做什麼,但只專注做當下、眼前的這件事情,而且只做一件事情。
    • 例如追劇的時候不滑手機,跟家人對話時不看郵件,對自己放空時就專心放空。

這樣的停戰領域,有時候可以從每日,擴大到連續好幾天,尤其在我經歷一段長時期的高壓工作階段後,我會給自己幾天的時間進入停戰領域。

但就算在高壓工作階段,每一天起碼一個小時的停戰領域,都會對紓緩壓力有很大的幫助。

我的經驗是,日常的工作生活往往處在一種腦袋充滿紛亂思考、外界充滿意外刺激的狀態,加上那些難解的重要困難目標,很容易精神狀態處在持續緊繃、焦慮中,就像一直在「交戰」。這時候,一小段「停戰領域」,是幫助自己腦袋回到一個正常的鬆弛度,情緒回到相對健康平靜中,刻意不進入戰鬥,反而讓自己稍後更有活力回到衝刺節奏。

而且,「停戰領域」會讓我自己覺得對每一天還有一點掌控權,會享受到一點自由,會得到更深沉的冷靜,這會讓我覺得自己的時間管理不是忙忙忙,而是有更健康的平衡。(延伸閱讀:把休息放入你的待辦清單:在累了之前開始休息




如何設計行動邊界?

我自己設計行動邊界的步驟是:

  • 先給自己一個什麼時候要停止工作的時間,然後決定自己的工作成果。
  • 在停止工作時間前,去蕪存菁,先完成工作成果中最關鍵的部分。
  • 在停止工作時間前,相信自己,先完成當下我有能力完成的部分。
  • 在停止工作時間前,做能做的,先放下暫時無解難題,解決可解決問題。
  • 愈接近停止工作時間,愈努力去除那些額外的、多餘的、次要的部分,要求自己一定要在停止工作前完成核心。

這樣的行動邊界,可能是要在出門前寫完一篇文章,也可能是要在這個禮拜結束前交出一個專案報告。也就是他可大可小,但都是某種階段性成果的概念。

尤其當如果你也跟我一樣,很愛拖延、很會猶豫,那麼設計「行動邊界」的方法,對我們就很有效。避免我們陷入那種一直在想,反而更容易分心,結果時間不斷流逝,事情卻完全沒有進度的尷尬情況

我的經驗是,當我為某個任務設定行動邊界後,這個任務透過上述步驟,在一個時間界線內完成了關鍵部分(一定是無法全部完成,而是只能完成關鍵部分),但之後,我會發現這將很大幅度的幫我卸下了長期累積在心中的拖延壓力。

甚至有時候,完成關鍵部分後,我會發現其實這件事情已經可以算是完成了,這時候,這樣的行動邊界,反而幫助我更有效地推進專案任務。(延伸閱讀:目標 Deadline 怎麼訂才不會累死自己?面對死線還有動力完成?




更健康的時間管理

多年來的時間管理心得告訴我,「更健康」比「更有生產力」重要。

更健康,我們才能持之以恆,更能應付各種變動。保持心靈的滿足與愉快,避免走到不可挽回的臨界點,避免因為高壓力造成的傷害,也避免犯下更大的錯誤。

所以,試試看為自己設計「停戰領域」與「行動邊界」吧!看似好像與生產力相反,但更健康的心態與心靈,才可以為我們帶來長久的生產力。

在安排時間時,人們往往過度依賴提醒和計畫,卻忽略了設置工作和休息的界限,導致工作與生活的界限模糊,增加了壓力和拖延的問題。

  • 停戰領域:設定專門的休息時間和空間,減少外界干擾和信息過載,有意識地放下工作壓力。
  • 行動邊界:通過限定工作的時間和範圍,強迫自己在有限的時間內集中精力完成任務的關鍵部分,緩解因完美主義導致的拖延,促進任務的及時完成。

人的精力和注意力是有限的,尊重自己工作與休息之間的平衡,通過明確劃分工作與非工作時間,有助於減少心理壓力,提高生活滿意度,從而真正增加工作效率和動力。



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(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:設計「停戰領域」與「行動邊界」,我建立健康時間管理的小秘訣

留言

  1. 老師的文章裡有提到:
    在一個半小時之後,我必須帶家人出門,假設這時候行李跟行程都已經準備好,或許我只剩下一個小時的時間,我就會告訴自己必須利用這一個小時的時間,把這篇文章完成並且發佈。
    很多家庭家人在互相等待時,多半會不耐煩,口出惡言,還沒旅行就已吵翻天
    我也是看了老師的文章,利用零碎時間,等待家人時間,不限制看幾頁,看兩頁也好,累積下來也可以看完一本書,家庭也和樂。

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