為什麼我的生產力工具或系統執行起來總是缺乏動力?也容易放棄?



感謝大家對於《防彈筆記法》新書的支持,已經持續一個月都在博客來等各大通路的排行榜上,甚至也保持在商業新書的前 10 名。而這一個月來到目前為止連續舉辦了 4 場以上的線上導讀會,每次都有百人報名(還有 6 場,尚未買書報名的朋友,不要錯過這個難得機會)。這四次的導讀會都和讀者們討論得很愉快,也很深入,我也不惜加碼多講一點時間。

如果還想要聽到更系統化分享,並且讓我手把手帶大家一起練習建立系統的朋友,歡迎參考我即將開設的「防彈筆記法」實體課程,這門實體課程會聚焦兩大重點:如何拆解與寫出有價值的任務筆記、如何利用數位工具建立一套簡單、精準、好整理、能做時間提醒的筆記管理系統。歡迎大家帶著你慣用的數位筆記工具(Evernote、Notion、Onenote、Obsidian 等工具皆可),一起來課堂中動手練習。

今天這篇文章,則是想要聊聊這幾次晚上的導讀會活動中每一次都會遇到有朋友問到的類似問題:「雖然我知道寫筆記、時間管理很好,但常常實踐一個方法很快就放棄,換過一個工具很快就缺乏樂趣,為什麼我的生產力系統執行起來缺乏動力?容易放棄?

讓我提供五個思考角度,給大家參考。




「破碎工作流程」與「聚焦工作流程」的差別

有很多好用的數位工具,也有很多有幫助的生產力系統,但能不能持之以恆的用下去,最終真正累積出很多有效的成果呢?

這其中有一個關鍵在於,我們建構的是一個破碎的工作流程,還是一個聚焦的工作流程。

我在前一本書《大腦減壓的子彈筆記術》中提到, GTD 的清空大腦是很重要也很實用的方法,但為什麼很多人在實踐 GTD 的過程中還是會卡關呢?很有可能是我們的清空大腦往往只做一半,例如把一些重要的事情寫到清單上,但還有一些臨時的、相關的想法留在大腦裡,這樣一來真正在執行任務時就發現只有清單也沒用,還是要花很多時間重新在大腦思考與整理。

這裡的問題是,我們的工作流程常常是很破碎的,同一個任務需要的資料與待辦東一個、西一個,而無論使用什麼工具與方法,我們都要翻轉的是這個破碎的工作流程本身,讓他變成聚焦的工作流程

可是,我們很有可能沒有意識到這一點,於是我們利用很多厲害的郵件整理工具、用各種不同筆記工具整理不同資料、嘗試各種排程的待辦清單或行事曆工具,手機上五花八門的生產力 App ,有構思的工具、行動的工具、規劃的工具、學習的工具等等,但這時候就像「很多個只做了一部分的清空大腦」,在任何工具、方法上我們都只能處理任務的一點點內容,最後我們的工作流程依然是破碎的,甚至變得更加破碎!

當我們的工作流程、工具利用、資料整理變得更加破碎時,很多問題都會導致我們無法有動力、有持續力的實踐一種工具或方法:
  • 總覺得資料永遠整理不完,要找到一個任務的資料需要東翻西找,於是發現使用更多工具或方法,反而花掉更多時間。
  • 沒辦法一眼看清楚一個任務的完整流程,這樣混亂的系統,無法持續下去也是正常的。
  • 每一種工具都有侷限,於是想要換更厲害工具,或是用更多工具,但流程反而變得更混亂,或是總是在研究流程而沒有真正工作,於是最佳化工作流程的熱情也漸漸消失。
如果當你打開自己的生產力系統,看到的是很多工具、很多資料,我還要花很多時間整理、管理,每一次執行任務時還要到很多分散的工作管道去找尋資料,那麼就算有再好的工具、方法,我們也依然會因為混亂而放棄。

那麼怎麼辦呢?不如用好一種工具、用好一套有系統的方法,在這個工具或這套系統中調整出適合自己的流程,但是確保自己的工具流程不是分散破碎的,我能清晰地看到每一個任務的行動流程、進度推進、所需資料,這樣才能讓自己有動力的持續下去




「瑣事清單」與「任務筆記」的差別

從破碎還是聚焦的流程更進一步分析,我們也可以仔細的思考看看:

自己利用工具與方法在管理的是「行動、資料」,還是「有價值的任務」?

如果說我們在厲害的工具與方法中處理的還是一些零散的行動與資料,例如在很棒的雙向連結工具 ObsidianLogseq  中依然只是破碎的收集很多網路上看到的好文章,又例如在很全面的待辦清單工具 Todoist 中依然只是把每天從郵件、即時通收到的零碎交辦丟進去。那麼就算工具或方法本身其實是很有用的,但是我們管理的卻還是許多斷簡殘篇的資料,或者臨時與分散的交辦,這樣的系統就算管理得很好,但有一天我們發現自己都是在整理資料、追著行動跑,最後一樣會失去動力

所以如果要建立讓自己有動力的工作系統,除了要避免破碎的工作流程外,還有一點很重要,那就是要聚焦在有成果的任務之上,讓自己的系統變成是可以看到有價值目標的系統

所以我在《防彈筆記法》新書中很強調一個工作流程的翻轉是,一開始先不要列待辦清單或工作日誌,因為那會讓行動變得很分散。試試看一開始就從統整任務筆記開始,讓自己打開系統看到的就是一個一個具體要完成的有價值任務,打開某一則任務筆記則可以看到目前的進度、下一步行動、需要的資料。

我們總要能第一眼就看到有價值的目標(任務筆記、專案筆記),才會有動力繼續使用這個系統,而分散的待辦清單是無法滿足這個需求的。




「追著事情跑」與「累積經驗值」的差別

更進一步的,單純的待辦清單之所以很容易愈規劃愈沒有動力,除了前面說的破碎分散外還有一個重要原因,就是無法有效的累積

當很多行動分散在不同日期的待辦清單,這個任務完成後往往很難回顧自己實際上做了什麼?做對什麼?做錯什麼?

而當無法有效回顧自己完成一個任務、專案的過程,就會變成每一次開始任務與專案時都是重新開始,即使之前曾經做過類似的事情也無法有效、快速的拿出來套用或參考。

可是當一個系統每次要做一個事情都像是重新開始,都只能管理短期的事情、最近的事情、當下的事情時,我們就會開始覺得這個系統怎麼只是讓自己變得更忙碌,變成只能追著新事情跑的人?而這樣當然就無法有動力繼續管理下去了

所以,我們在利用工具與方法時不要只看到短期處理完成的效益,更要注重長期累積的效益,當我們的系統可以讓自己持續看到累積,例如一個專案目前完成的進度與資料,例如一個之前任務的 SOP ,我們發現可以快速在這個系統中呼叫經驗來重複利用,產生最近很流行的一個術語:「複利」,那麼我們也會更有動力去使用這個系統。(延伸閱讀:單純的筆記,累積的效力,分析四則案例的筆記法




「思考如何整理?」與「思考如何執行?」的差別

整理、管理當然很重要,但過度整理本身也是一種生產力的耗損。而一旦一個工具或系統的使用過程產生了過度整理:

最後我們發現自己反而花了更多時間與心思在「使用工具」上,而非「完成任務」上,這個工具或系統一定就會漸漸被我們放棄。

但是,這不一定是工具、方法本身的問題,而是我們放入其中的內容的問題,以及我們管理心態上的問題

如果我們在使用一個新工具、新方法時,總是想著怎麼把工具的功能都用上,建立起漂亮完整的管理系統。或者總是想著怎麼把新方法拿去整理之前所有的資料,每一次都希望重新改變自己的整套系統。那麼,我們就很容易在這個過程產生過度整理的生產力耗損。

這時候,在聚焦工作流程、任務筆記、累積經驗值等前題下,我們應該意識到「對執行沒有實際幫助的整理,或許就不需要整理。」

例如我們不一定要在 Evernote 加上很多五花八門的標籤分類,我們不一定要在 Notion 用上所有資料庫特殊功能來建立版面,我們不用在 Obsidian 用上所有連結技巧或太過焦慮完美的連結。如果這個管理或方法,對我直接完成任務沒有具體幫助,我們或許可以暫緩使用他,先聚焦在「怎麼執行?怎麼執行?怎麼執行?」這個問題上就好(很重要,所以說三次)。

之前看過一個有趣的分享,他說到真正完成許多任務的高手的 Notion ,通常就是利用最簡單的待辦清單功能而已。這樣說當然是有點誇張,但是無論什麼工具或方法,最關鍵的就是幫助我們拆解出一個任務應該怎麼執行到完成,如此而已。




累積故事性、主題性與任務性

我記得在《防彈筆記法》的第三場線上導讀會中有朋友跟我分享他讀完後,覺得防彈筆記可以幫助我們找到筆記中的下面三個要素(下面三項是讀者的理解,跟我的原意有點不同,但這樣的詮釋也很好):
  • 「故事性」:生命連結了過去面對的問題挑戰,是過去導向的。
  • 「任務性」:像是更進一步建立一個目標,是一個向未來推進的導向。
  • 「主題性」:找出事件背後共通主題,像是把過去和現在相連結,是當下現在導向。
無論是子彈筆記法、GTD、PARA、 PDCA、 卡片盒筆記術等等不同筆記整理、任務管理方法,還是《防彈筆記法》,其實我認為都會是對不同需求的朋友有不同幫助的方法。

但是,如果我們利用這些方法時,或是利用工具時(例如 Notion、 Evernote、 Obsidian、 Todoist 等等):

如果管理的還是那些破碎的資料、零散的行動、短期的交辦,用過即丟,缺乏累積,那麼無論什麼方法或工具,我們都很難長期的持續並發展出真正對自己有幫助的穩定系統

所以我們要以任務、專案為導向,聚焦的統整某一個任務執行過程的碎片,讓自己有一個「統一的工作流程入口」,讓我們優先看到自己「要完成的有價值任務」,並且在執行的過程可以輕鬆的「持續累積經驗並容易找到」,這樣的系統我們才會有動力去執行,並且不容易放棄。

對這個主題有興趣的朋友,歡迎延伸閱讀:

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(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:為什麼我的生產力工具或系統執行起來總是缺乏動力?也容易放棄?

留言

  1. 你好,我是大陸的讀者,很喜歡這套書和裡面講授的筆記法。請問《防彈筆記法》有可能出線上課程嗎?實體課程沒辦法參加,感覺很可惜⋯⋯如果有線上影片課程,很想參加。

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    1. 下半年我有規畫整個數位生產力系統打造的線上影片課程喔,敬請期待

      刪除

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