任務邏輯的防彈筆記法如何應用在日常休閒、生活情緒、雜務瑣事?



在幾次的《防彈筆記法》新書線上導讀會中都有朋友問到這類問題:「以任務為導向的整理邏輯,在很明確被交付任務的工作環境適用,但是在生活中也能這樣做筆記嗎?」「如果我的工作上都是瑣事怎麼辦?」「如果生活中的興趣與學習怎麼設定任務?」

生活中有許多事情看起來沒有明確的任務,就是大大小小的問題,以及一大堆日常瑣事,分散在每一天的零散行動、瑣碎感想,或是發散的靈感想法,也能用核心任務筆記的邏輯來管理嗎?

也有些朋友覺得自己工作上並非都以專案為主,更多的是行政工作、臨時雜事、生活家務,雜亂不易梳理,看起來沒有什麼具體聚焦的任務,這時候不知是否也適用核心任務筆記的方式?

防彈筆記法想要表達的並非只是如何整理那些原本就是任務的內容,而是如何把看似雜亂的問題、零散的資料、發散的行動,用任務邏輯來重整

因為當我們把事情看成專案,那麼他們自然就不再是雜事,而會產生累積的價值。




雜事只能在待辦清單中分散的處理嗎?

生活只是流水帳嗎?行政工作真的只能是雜事嗎?所以我們只能用簡單的日記記錄每天發生的零散狀況,只能在待辦清單中處理掉瑣碎事務,而沒辦法整理成聚焦的任務或目標嗎?

其實,「任務邏輯」並非來自於事情本身,而是來自於我們的態度,如果我們想要在某些雜事上也能精益求精,那麼我們就會發現零散的行動也可以定義成任務。

例如我在工作上常常需要處理很多跟寄送、快遞、包裹有關的雜事,公司裡也常常會調整一些收發的政策、合作的寄送廠商,而有時候我也會臨時接到需要幫忙寄送某個贈品給客戶、協助快遞一份資料到國外的要求。這些事情,看起來是雜事?還是任務呢?

與其我在待辦清單上處理掉這些雜事,卻沒辦法留下經驗、記錄。當我發現自己有時候(甚至常常)需要處理這類雜事時,我會定義出一則「任務筆記」,或許就取名為「快遞包裹寄送任務」。

接著在這則「快遞包裹寄送任務」中,我可以不斷修改公司最新的政策、更新增減合作的寄送廠商,並且在每一次不同的寄送雜事中,歸納有沒有哪些共通的流程,加入應付特殊情況的步驟,筆記針對某些狀況的處理經驗。(延伸閱讀:如何辨識任務單位?4個案例分析幫時間管理系統不淪為雜事管理


這樣一來,可能乍看是雜事的東西,是不是就在我們「任務邏輯」的防彈筆記中逐步聚焦累積出一則「如何快速、有效處理快遞包裹寄送任務」的筆記了呢?而背後的效益就是:

  • 以後遇到任何寄送任務,我可以先來到這則筆記中尋找方法、經驗、資料。
  • 如果又發生新的經驗,我可以更新回這則任務筆記中。
  • 有其他人需要跟寄送有關的問題解決辦法,我也只要回到這則筆記中分享經驗。

從這樣的邏輯來看,工作上、生活中大多數的雜事:處理合約的流程、和客戶談判的經驗、準備活動場地的經驗、到大賣場採購的經驗、打掃整理家裡的經驗,會不會其實都可以是一種「任務」呢?而透過以任務邏輯來持續累積這些事情的經驗與方法,未來我們也就可以在這類事情上愈做愈好、愈做愈有價值。(延伸閱讀:大掃除結束後,用 Evernote 「標籤」讓生活雜物更有「定位」





生活只能是日記嗎?心情只能存在於每天的日誌嗎?

生活日記中的一些心得、想法、感覺與反省,或是生活中發生的一些故事和情緒,也可以用任務邏輯來整理程筆記嗎?這樣寫成的防彈筆記真的會更有效果嗎?

其實,心得、想法、感覺、反省與情緒的背後,如果仔細想一想,一定是有什麼我想要改進、改變、獲得、調整的成果,而這個成果其實就是「任務」。

但是,因為我們把這些心得與感覺分散在每天的日誌中,結果更導致我們只看到當下的情緒,卻沒有深入一點點探究背後「我想要的成果」,所以導致最後在分散的日記中我們也就只能看到好像常常重複循環的心情,卻更容易忽略了生活中、情感上我可以獲得價值的任務成果。

例如有一段時間,我感覺自己常常感到心情很低潮,並且有一種不想工作只想完全放空的態度,但這時候我不是把這些情緒當作每天零散的想法記錄而已,我讓自己更進一步的去探究背後我想要的、我需要的會是什麼樣的成果呢?我當時給自己設定的想要成果是「在休息中時完成有成果感的活動」。

於是我不再是每天寫心情筆記,而是建立一則「一個人的休息目標」筆記,在這則任務邏輯的筆記中記錄我當時休息時的行為、心情,並在筆記中整理我發現的問題,然後在筆記中設計行動去調整我的休息流程,也繼續把這樣做獲得的經驗寫入筆記,然後持續調整休息時的做法。


這樣累積、改進一段時間後,雖然我沒有每天的心情日記,但在這一則「休息目標」的筆記中卻讓我的心情有真正的改變,也開始調整出目前更適合我的需要的休息作息方式,讓自己有足夠休閒,但也不會過度,然後能在更多時間保持穩定的心情。

這則「休息目標」的任務筆記,我到目前也依然在持續調整、累積記錄。

這時候,我們從生活中看到的就不只是雜感,而是背後一個一個讓自己更好或更舒適的任務。(延伸閱讀:把休息放入你的待辦清單:在累了之前開始休息




興趣也能變成任務嗎?休閒成為任務會不會不再休閒?

那麼,生活中也有很多好玩的事情、有趣的休閒,這些也能用任務筆記來管理嗎?還是就真的只能是一些零散的待辦清單,或是一些瑣碎的資料呢?

這幾年很流行的斜槓,很多朋友會說期待自己的興趣能夠成為自己可以維生的工作。但如果真的要斜槓,那麼興趣就真的不能只是興趣,因為有趣、我會、我想做等等這些是無法成為專業的,只有把興趣加以任務化,讓自己成為這裡面的技術、方法的專家,才有可能變成自己的斜槓。

但就算不是想要發展成斜槓,其實把興趣加以任務化,還是有很多好處的。

例如這幾年我喜歡跟孩子一起玩桌遊,放心,我不是那種非得把遊戲變成某種寓教於樂工具的父母,我覺得那樣太過了,所以我不是說要把遊戲變得有意義,因為「好玩」本身其實就是很有意義的一件事情。那麼,這樣遊戲怎麼任務化呢?

我會建立幾套我覺得最好玩的桌遊的任務筆記,我會在筆記中記錄我跟孩子遊玩過程發生的有趣事情,也會整理這個桌遊快速上手的關鍵玩法(以免有時候太久沒玩忘記),甚至我會在這則桌遊任務筆記中設計「下次要跟孩子挑戰哪一種策略」的行動清單。


有時候要跟孩子玩桌遊,我就會從這些筆記中挑出一則,挑戰看看上次經驗累積後更有意思的遊玩策略。

你說這樣會讓休閒變得不再休閒嗎?我覺得不會,反而會讓休閒變得更充分休閒!

因為當我把這樣小小的興趣任務化後,會帶來幾個好處:

  • 可跟孩子一起聊聊上次有趣的經驗,加深彼此感情。
  • 試試看每次不同的策略,同一個遊戲也會變得更好玩。
  • 挑戰新方法的過程中,我們都感受到進步與成長,滿足感更大。
  • 於是這些休閒時刻,我和孩子都會更專注投入當下,不會分心,更有休閒的心流。

這時候,休閒就不會只是打發時間的休息,而可以是充分享受、投入當下、獲得滿足的任務。(延伸閱讀:工作愈忙愈要懂得深戲,高強度休閒幫助恢復高強度工作動力




把問題變成任務,就會發現無處不是任務

很多時候我們沒有看出那些雜事、情緒、資料背後的任務邏輯,

是因為我們從「現況」的角度去看事情,而不是從「問題」的角度去看事情。

例如連假中容易大吃大喝所以身體變胖,這是現況的角度看事情。但如果看成「如何設計讓自己可以在休息時享受美食,但又能保持健康呢?」這就是從解決問題的角度看同一件事情。

前者最後產生的是又再次這樣的日記紀錄,但後者會幫助我們產生的就是「設計讓自己兼顧美食與健康的習慣養成任務」。

問題的解決不一定只能是心得日記,也可以是聚焦的任務筆記。不只是面對問題,更嘗試去解決問題。

所以,筆記其實代表我們的態度,如果我們看事情都只是發生了什麼,那我們產生的就是日記日誌。

但如果我們看待事情是從我怎麼解決問題來看,產生的就是防彈筆記法的任務筆記。

我自己在 2022 年初建立了一則「自己與家人一起養成健康飲食與運動習慣」的任務筆記,出發點就是那時候遇到農曆春節連假,之前有時假期過後體重上升又好吃懶做,便開始設計一些行動方案來解決問題。沒想到這則任務筆記寫到現在,已經超過 6 個月的時間我都還在持續更新、設計行動、追蹤我們的飲食運動成果,這反而變成一個我跟家人的有趣目標了。(歡迎參考:有效養成健康生活習慣的一則 Evernote Notion 覆盤筆記範本下載





定義自己的目標,設計自己的成果

最後,有些朋友會疑惑到:「如果我是一個很不會設計目標的人怎麼辦?」事實上,沒有人不會設計目標,只是我們誤以為自己要做的是一種完美的、很有意義的目標規劃而已,但其實不需如此。

目標不是他人賦予給我的,我們可以把任何自己的事情變成一種目標或任務,只要我想要他是目標,他就可以是目標。而只要我願意去定義一個自己可以想像得到的成果,那麼我們就開始了任務邏輯的筆記思維。

例如,我之前想要研究各種烘焙,我為自己設計一個成果是「幫小孩做出三歲生日蛋糕」,別人認為烘焙該有什麼目標不重要,重要的是我自己想要什麼成果?什麼成果對我有意義?什麼成果讓我開心?然後我就從這樣任務化的角度,去研究烘焙技巧,先從怎麼做蛋糕開始,但累積多年後,現在我也研究了麵包、糕點、麵條的各種技巧了。(延伸閱讀:不一定要計畫新年度目標,用這五步驟為「現在」找到目標

我們不需要擁有一模一樣的目標規劃,只要能鎖定一個自己現在想要的成果,就是定義目標最好的方式。

有興趣的朋友還可以延伸閱讀:

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。或訂閱「電腦玩物電子報

最近我也開設了新的 podcast 節目,歡迎追蹤:高效人生商學院」(Apple podcast 訂閱、 Google Podcast 訂閱),歡迎訂閱追蹤。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具課程,歡迎報名:「課程介紹連結」。或參考我的最新書籍著作:《防彈筆記法》。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:任務邏輯的防彈筆記法如何應用在日常休閒、生活情緒、雜務瑣事?

留言

  1. 我很喜歡ESOR大分享生活上的管理,
    總是充滿著溫暖和意想不到的思考邏輯。
    我自己現在也嘗試著把生活上有些事情任務化,
    但可能因為生活上的任務比起工作上較不明確,
    有時候都會卡住或不知道怎麼設定目標。
    看過這篇之後,打算再回頭研究是否有更加有效的目標設定方法。

    最近碰到的問題是,自己生氣時容易會口出惡言攻擊其他人。
    在拆解問題、設定步驟時,第一步設定為生氣時先不要說話,先試著深呼吸。
    可是每次在碰到生氣時,都還是會氣到忘記要先深呼吸。
    生氣的當下,也很難會記得要拿出筆記來看看第一步驟是什麼。
    然後就卡著這個問題好一段時間。
    好奇如果是ESOR大碰到這種,
    比較接近於思考反應上的步驟時,有什麼設計有效步驟的技巧嗎?

    回覆刪除

張貼留言

為了避免垃圾廣告留言過多,開始測試「留言管理」機制,讓我可以更容易回應讀者留言,並更簡單過濾掉廣告,但只要不是廣告留言都會通過審核。

這個網誌中的熱門文章

全家沖印、 7-11 列印照片誰好用?立可得與 ibon教學+比較表

內建 Windows 10 螢幕錄影功能:用遊戲列錄製軟體教學影片

Draw.io 中文線上製作流程圖首選!專業水準完全免費

我如何利用防彈筆記管理日常雜亂的溝通訊息?會不會很花時間?

pyTranscriber 影片自動上字幕免費軟體!10分鐘搞定1小時影片

Google Maps 我的地圖完全教學!規劃自助旅行攻略

Outlook 職場必備郵件整理圖解教學,網頁版 11 個排程管理技巧

為 2023 的自己準備好一套個人數位生產力系統,線上課問題募集中