防彈筆記法中如何做好任務筆記的行動提醒？我的主動式提醒方法

在「防彈筆記法」中，我特別強調「一個任務一則筆記」的邏輯，把資料、想法、行動等等碎片集中在任務筆記，依照任務的執行邏輯來排序，因為在大原則上，無論時間管理、知識管理，最後的目的都是要完成「任務、專案的成果」，成果最重要，執行過程要以成果為中心來管理，而不是根據零散的資料或待辦來管理，才能更簡單的建立聚焦目標、掌控過程、保留經驗的系統。

所以我在最近一篇文章分享到：「為什麼我不寫 Journal 日誌？以及我如何快速記錄臨時想法」，雖然日誌型的待辦清單看似可以處理每一天要執行的行動，但行動、經驗、想法分散在每一天的日誌，並不是我想要達到的結果，反而會增加我之後管理、統整、回顧的麻煩。

時間管理真正要管理的是「完成成果」，而非每一天的時間表。知識管理要管理的同樣是「完成成果」，而非每一天零散的想法。

雖然如此，不過確實每次課程、講座，或是上述那篇文章中，都有讀者詢問我一個問題：「那怎麼提醒自己在不同任務、專案成果筆記中那些需要執行的行動呢？」

今天這篇文章，就來完整分享我的實際做法，以及背後的想法。

2024/10/5 更新：設定提醒還是遺漏、混亂？建立不過度依賴提醒的第二大腦工作流

提醒沒有那麼重要

我們都希望有鉅細靡遺的「提醒」功能，可以確保自己不要漏掉、不要忘掉各種行動。但其實仔細想想，很多時候就算是提醒彈出通知了，我們就一定會「馬上」去做這個行動嗎？如果不會，這個彈出通知的提醒會不會反而是多餘的？甚至，這些彈出提醒，可能造成我們的干擾，讓我們無法專心在當下的工作，開始擔心那些現在也做不了的行動。

很瑣碎的時間提醒（尤其刻意安排幾點幾分做什麼行動），常常是多餘的、干擾的提醒。除非是那種很明確的會議時間、行程交通時間才有意義，但這些提醒我們通常也就會安排在行事曆上，不是我們這篇文章需要討論的任務行動提醒的範圍。

所以從專案、任務、行動的角度來看，我們其實可以在每一天的任何空檔時間，去推進任何行動，最好是當下想做的、可以做的、需要做的行動，往往可以有不同選擇，如果刻意安排，看到提醒反而通常更不想去做。

這時候需要的，其實是「選擇方向」的提醒，而不是死板的時間行動提醒。

例如我想要知道的可能只是這週、這天要持續推進的三個任務，但不一定需要知道早上 10:00 要做哪一個任務的哪一步行動。

因為後者就算安排了，到時候還是可能有許許多多的變動，結果變成什麼都沒做。

而若是前者，或許到了早上 10:00 有個臨時電話，但 10:30 後討論完成，這時候我有一個空檔，我在今天要推進的三個任務中選出一個當下相對有動力去做的 A 任務，在 A 任務的筆記中挑出一個當下時間足夠完成的行動，就先推進這個行動吧！這樣反而可以幫助我更有效的往前推進任務成果。

所以比起鉅細靡遺，要花很多時間安排調整的行動時間提醒。我更想要獲得的是：

告訴我這個禮拜、這一天到底要先推進哪幾個任務，然後需要某個任務時可以快速找到或直接呈現，擁有這樣的提醒即可。

一，搜尋與排序，人的主動式提醒

各種工具的彈出通知，我稱之為「被動式提醒」，也就是人處於被動的狀態，接收工具軟體在不了解我們當下狀況時的各種強制通知，而前面討論過，這種通知常常無效，甚至變成干擾。

那麼什麼是「主動式提醒」呢？不是來自工具，而是來自於我們自己決定做什麼事情，這時候工具系統只要「恰如其分」的讓我們能夠找到那個任務、確認下一步行動即可。人是主導者，而非工具主導人。

首先，不要低估我們自己判斷什麼是重要事情的能力，當心中煩惱著某個目標，當某件事情開始緊迫，當我們想要做某個任務，我們心中就會浮現這個任務。我覺得最好的提醒就是：

「當我心中浮現要做某個任務」時，我只要到防彈筆記法的系統中搜尋這個任務的關鍵字，然後就能找到這則任務筆記，而這則任務筆記中就會讓我們看到可以做的下一步行動與資料。

例如我常常在看到一些文章時，心中浮現自己關心的親子溝通目標。也可能在收到某些訊息或郵件時，心中想到某個課程專案要逐步推進。也常常在某些空檔，心中想到某個重要的文章寫作任務應該寫點什麼。或者就是在查看行事曆時，發現需要為接下來某個活動開始做準備。這些時刻，就是我想到要做什麼任務的時刻，這是最好的提醒。

我需要的只是，當心中這個最好的主動式通知出現時，搜尋一下任務關鍵字，找到那則準備好任務行動與資料的筆記即可。至於怎麼在想到某個任務，就能搜尋到某個任務筆記，請參考這篇文章的教學：「如何為筆記命名，建立搜尋規則？我的標題、分類、標籤命名法」。

另外一種我覺得很棒的主動式提醒，就是「任務筆記依照更新時間排序」。

無論在 Notion、 Evernote 還是 Onenote ，都可以選擇讓一則一則的任務筆記，依照「更新時間」排序，最近更新的筆記排在最前面。

為什麼這是主動式提醒？讓我們思考一下，什麼樣筆記我們最近會更新？

一定是因為這則筆記有一些新的交辦，想到一些新的想法，獲得一些有用的新資料。那麼，這代表什麼？我認為這代表「我最近想要、需要處理這個任務」。

所以我自己的防彈筆記法系統中，有兩種主動式提醒：

• 前段所說的，我心中因為各種原因想到某個任務，這就是最好的提醒，立刻搜尋他、處理他。
• 這段所說的，在筆記自然的更新時間排序中，排在前面的，代表我可能需要優先處理的任務。

如果把握防彈筆記法：「一個任務一則筆記，把行動與資料隨時更新到任務筆記」的原則（延伸閱讀：好筆記是修改而非規劃出來的，以如何區隔專案任務筆記為例），那麼更新時間在前面的二十幾則筆記中，通常就是在「提醒我去選擇」最需要優先處理的任務。

二，標籤分類，提醒需要累積的長期目標進度

「心證」是很重要的方式，有時候讓我更有動力去推進這些任務筆記。不過，完全依照「心證」當然也是不行的，我也需要另外一種方法，在我完全不願想起，也沒有外部提醒的情況下，能夠告訴我長期目標、有價值任務的判斷選擇。

長期目標、有價值任務往往是同一件事情，有價值通常需要時間的累積，而累積通常很難設計時間提醒，因為他們不一定是很明確短期要交付什麼成果的任務，但確實需要我們每個禮拜、每一天都推進一點點。

這類長期目標設定時間提醒也可能是白費工夫，例如有一位讀者說他曾經想要開始寫作目標，設定每個禮拜二、禮拜四晚上提醒自己要專注寫作，但結果從來沒有實現過。

事實上，空檔時間什麼時候出現，我從來無法預估，在職場上有時候就連刻意安排的空檔，也往往被新的會議或任務佔領，所以設定太多這樣的時間提醒或安排，最終也是徒勞無功。

而我的方法剛好反過來，我並不刻意去做這種長期目標的時間提醒，但每一天的空檔有動力時，就推進一點寫作進度即可。

所以在「防彈筆記法」中我們需要的只是，在隨機的空檔出現時，可以提醒自己哪些是值得利用時間推進的專案、任務筆記。這時候，我建議使用「分類」，建立一個「優先事項的分類」即可。

是的，你沒看錯，就是最簡單的「分類」。

不過，這裡也可能跟一般人想像的分類方法不同，因為通常我們的分類可能是資料主題的分類、專案任務的分類，但我這裡說的是「優先事項的分類」，而筆記會根據變得重要或不重要，在這個分類中進進出出。

例如，我在系統中有一個「每日推進」的標籤（ Tag ），我會把目前想要推進的長期目標、重要專案的筆記加上這個標籤，於是當我打開這個標籤分類，自然就會看到這些任務（專案）筆記。（延伸教學：如何用標籤管理上萬則筆記？Evernote, Notion, obsidian 都適用）

像是下圖中，我看到自己每週待辦清單、長期的健康運動計畫、 AI 工具研究專案、影片拍攝製作專案等等，這對我來說就是最好的「提醒」，提醒我自己這些最有意義的目標，就是我有空檔時的優先選擇，每一天、每幾天有空檔時就應該推進一點點。

三，一週索引，掌控任務優先次序的提醒

前面的範例圖中，你會看到一則「2024/8 子彈筆記」，這是我的每月每週待辦清單的統整筆記，我在電腦玩物提過很多次，我會在每個禮拜天晚上，用 30 分鐘的時間，查看行事曆與專案進度，快速確認下一週每天需要利用空檔處理的任務，然後先預排出一週的行動清單。（延伸閱讀：連續寫了 101 則每月待辦清單，為何我仍堅持手動撰寫子彈筆記？）

這有點像是結合了前面一跟二的步驟，但為了避免進入真正工作流程後無法靜下心來做判斷，所以我在禮拜天晚上提前做判斷。最好的提醒，就是自己做的判斷與選擇。

這時候，我利用自己心證的主動式提醒，結合標籤分類過濾出來的長期專案目標筆記。在禮拜天晚上我相對可以靜下心來的時間（也可能是禮拜天下午、禮拜一早上，這種時間我也是給自己彈性的），挑出防彈筆記系統中那些這一週需要推進的任務筆記，先把「連結」放入下週每一天的待辦清單筆記中。

這時候，我就建立了「一週行動索引的筆記」，讓我在進入一週忙碌的工作流程時，都有一個索引，引導我需要關注或是快速回到更重要的任務上。

我覺得這樣的一週索引筆記，就是很穩固的提醒了，不是那種工具跳出來的通知，而是我選擇判斷後的主要方向。（延伸閱讀：建立索引筆記，管理好雜亂任務、高效學習知識的簡單關鍵筆記法）

四、提醒明確的交付或執行時間

如果能夠在「防彈筆記法」系統中，運行前面一、二的方法，基本上已經不會漏掉或找不到那些需要執行的任務、專案筆記。

如果加上三的方法，則可以在更直接的每日行動中，知道要使用、處理哪些任務筆記。

不過我們可能還是會擔心，怕一些有明確交付時間的任務我會忘記？

其實，最簡單的作法，就是我們用傳統的行事曆，記住這些有明確交付時間、完成時間的任務即可，無論如何我們不可能捨棄行事曆，所以行程安排最好的做法就是回歸行事曆（或者像是 Evernote、 Notion 直接把行事曆整合到系統中，但是該使用行事曆的時候，還是使用行事曆）。（延伸教學：Notion Calendar、 Evernote Calendar、 Google 日曆，打造時間管理入口的工具教學！）

這時候，行事曆會告訴我們要做哪個任務，而我們就利用方法一，搜尋該任務筆記，開始在任務筆記中處裡即可。

當然，像是 Notion、 Evernote 還內建了筆記內待辦事項的提醒，這時候確實增加了一些彈性或保險。

例如我自己確實會在 Evernote 的專案、任務筆記中，針對特定的、有明確交付日期的工作事項，加上提醒。（延伸教學：把不同筆記中的待辦清單統一管理！ Evernote 強化原本已經很好用的工作事項功能）像是某一堂課程在開課前某一天要交付講義、某一場活動要在某一天完成海報，或者像是某一個長期運動習慣要每一天循環提醒自己找空檔記錄與推進。

當我設定好這些任務筆記內部的時間提醒（或循環提醒）後，Evernote 會有一個統整的「工作事項」頁面，可以讓我統一看到來自不同任務筆記中，今日、明日等即將到期的工作事項，於是我可以快速打開這些任務筆記去處理。

有了這個「輔助」，就基本上不可能遺漏在不同任務筆記的要事，可以更準確的掌控需要的任務筆記了。

但我要再次強調，這是「輔助」，意思是他像是最後一道防線，預防我真的漏掉的被動式提醒。

無論是行事曆，還是筆記內工作事項，我通常都關掉他們的通知，不需要通知來干擾我，而是「我自己需要時，主動打開行事曆、工作事項頁面」，幫助我在這些統一集中的頁面中，確認要處理哪一則任務筆記。

而且，其實我自己也真的就是一天工作最後才會打開，目的就真的只是「確認一下」還有沒有不能漏掉的任務而已，所以大多時候都是行禮如儀的打勾，代表今日任務都順利完成。

大多數時候，真正有效的提醒，都是在本文方法一、二的過程中：

我們會主動提醒自己要做什麼任務，就快速搜尋找到，或是在排序、分類中關注到那些重要任務，這是防彈筆記法最有效、更有動力的提醒邏輯。

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