2024 我和 ChatGPT AI 工具如何一起工作,提示語、常用案例指南



過去這一年來, ChatGPT 以及與其搭配的 AI 工具已經正式融入在我日常的工作流程中,或許還說不上翻天覆地的改變,但成為工作必備且有效的一部份則是確定的。那麼,是在哪些環節上,我用 AI 替代了原本的工作方法呢?主要在兩種面向,一是思考上的對話,二是瑣事上的助手

第一,在思考上獲得一個隨時隨地在身邊的對話者。每當我陷入思緒迷宮,AI不會是答案,但會是那把引導我找到出口的鑰匙。企劃到一半卡關,當我理不清千頭萬緒,當我腦袋一片空白時,請 AI 假扮成專家、使用者、聽眾等不同角色,從不同角度跟我來回對話,往往會幫我找到一個可以切入的新角度,可以嘗試的新行動,於是事情不再卡在那邊無止盡的拖延。

第二,在繁瑣事務上獲得一個無時無刻伸出援手的協作者。每當我陷入怠惰時,AI不會幫我完成最終完美成品,但可以幫我處理一半的雜事,於是我會有動力專注在另一半的要事上。例如要整理表格、要改寫文案、要修正雜亂筆記,請 AI 幫助我處理瑣事,我可以找回重要事情的時間掌控權,我們可以在有價值的事情上投注更多心力。

只要我們站穩人機協作的角度:

我很少讓 AI 憑空生成內容,而是會提供我的資料,建議我的處理邏輯,這時候, AI 就成為我工作上最有效的得力助手之一。

所以在 2024 年一開始,我想整理過去這一年來我的研究、測試中,目前依然保留在我工作流程上的那些應用方法或工具,提供給大家參考。





我慣用的提示語三層結構與提問心法:

可以用 AI 解決的任務千變萬化,不過無論面對什麼任務,我的「提示語(Prompt)」卻往往有一個固定結構,也跟大家分享:

  • 指出特定處理角度後,先明確定義最終要完成的成果。
  • 要求 AI 進行一步一步的深入分析與生成。
  • 提供 AI 如何一步一步處理的邏輯、步驟,或是範例。

我對 ChatGPT 這類 AI 內容生成工具有一個現階段的認知是,他確實更接近一種文字接龍的處理,所以有時候會感覺跟我們想要的內容、好的內容之間,有很大的距離。但是,造成這種偏差結果的最大原因是我們「讓 AI 用 AI 的邏輯去憑空生成內容」。

我們只要做一個調整,就可以讓這種現象降到最低,那就是:

「讓 AI 用我的邏輯、我的資料去生成內容」。

例如我在「一般人最好上手且有效的 ChatGPT 提問法,以生成英文練習題為例」一文中提出的,對一般人來說最容易掌控 AI 的作法,就是「先給 ChatGPT 一個成功範例」,然後請 ChatGPT 分析出這個成功範例的邏輯後,用這個邏輯去生成我想要的另外一個新內容。這就是「讓 AI 用我的邏輯、我的資料去生成內容」。


回到我上面提供的三層結構提示語:

  • 明確指派任務成果。(讓 AI 知道最重要的是生成什麼樣的東西)
  • 要求一步一步分析。(讓 AI 用我需要的邏輯去生成我需要的內容)
  • 提供處理步驟、範例。(讓 AI 用我的方式去完成我需要的文字接龍)


我在 2022 年底開始使用 ChatGPT 後,這個三層次的核心邏輯就只有微調,沒有太大的改變,而確實幫助我在不同的案例上,更有效地獲得 AI 的協助,也相對不會遇到 AI 幻覺或瞎掰的現象。

歡迎參考將近一年前的這篇文章:「ChatGPT 提示語說明書:通用三層結構與 9 個技巧提高 AI 生產力」,裡面除了我對提示語結構的分析與理解外,還提供了很多現在我依然覺得很實用的提示小技巧。


下面,就讓我展開除了基本提示語結構、心法外,我的許多依然常常操作的應用案例。




01.會議記錄、報告與文章的「梳理」

用 AI 來「梳理」雜亂資料,最終變成有用的內容,是我在工作流程最常做的實踐。要注意,我這裡說的不是「生成」,而是「梳理」。

憑空生成難免有幻覺,所以如果讓 ChatGPT 等 AI 直接去生成一份報告、文章,往往很難盡如人意(就算前面用了再厲害的提示語),而且,這還有使用倫理上的疑慮。

但是,如果不要憑空生成呢?

如果我先有雜亂的想法筆記、會議紀錄,甚至是用語音轉文字的工具先產生的逐字稿。然後請 AI 利用他的能力,幫我「梳理」這些雜亂資料,變成我需要的報告格式、文章草稿、專案企劃,那麼,不僅可以大幅度減少幻覺,資料來自於我,而且會獲得一個兼顧快速與品質的輸出結果。

我在這篇文章中:「用 ChatGPT 快速將會議語音逐字稿轉成完美文章表格的 5 個技巧」,就實際分享了怎麼把雜亂的會議討論,變成通順逐字稿,乃至於會議報告的方法。

後來 ChatGPT App 中內建了「語音輸入」功能(免費版就可使用),而且結合 AI 可以理順輸入內容,變成更好的輸出,我就常常透過下面的提示語來詢問 AI :

  • 幫我把接下來的逐字稿轉換成通順的內容,但是要盡量保留原始的語氣、原始的用語、原始的內容,只要修正錯誤之處以及非常不通順之處就可以了,有問題嗎?

然後嘗試把很多腦中的想法,先用「說」的說出來,讓 ChatGPT 先做一遍的梳理,先變成基本通順的草稿,接著我再重新潤飾一遍。

我很喜歡這個流程,會讓輸出內容變得比較沒有壓力,有時候讓思考更自由,快速推進基本的草稿,反而留給我更多時間去修正與補充。你可以在這篇文章看到我的實際應用案例:「利用 ChatGPT App 寫語音筆記,提升輸出效率的秘密武器」。





02.語音轉文字的 AI 工具

有時候, ChatGPT App 本身的語音輸入就足以完成上述需求,但如果會議的資訊量很大,那麼我還是會另外錄音,等到會議結束,再用 AI 軟體把錄音檔案直接轉成逐字稿,成效也比早期的語音轉文字工具進步非常多。






03.簡報大綱的草稿,精美、簡單的簡報設計

我確實很常利用 ChatGPT 來構思簡報大綱,方法是先把雜亂的筆記資料提供給 ChatGPT ,然後告訴他這份簡報的需求與規格,請 AI 把我的雜亂筆記,轉化成有邏輯、有結構、有關鍵字的簡報大綱。


同樣的,這也是上述的邏輯,內容、想法都是我自己的,只是讓 AI 先幫我做一次「結構梳理」,我就可以在這個結構的基礎上,改成我自己更好的簡報版本。

而大多數時候製作簡報,我還是會自己慢慢把簡報大綱放入 Google 簡報中,一頁一頁調整,因為每一頁簡報都有意圖,這個意圖需要我去設計他,大多數時候很難直接沿用 AI 的版本,這樣還不如自己直接手動一頁一頁製作。(可以參考教學:如何用 ChatGPT 加速生成一份有圖有文的簡報,實戰案例教學


不過,過去一年來,我確實也有好幾次使用了 AI 直接生成的簡報,情境通常是:

  • 這是一個相對次要的簡報場合(例如是宣傳型的分享會、讀書會報告等等),而非重要專案、重要課程的簡報。
  • 這次簡報有很強烈的美觀需求(例如公司各部門的結案報告會議)。

那麼,這時候我會先在 ChatGPT 中用前述方法,先讓 AI 梳理我的資料,生成一個有效的、獨特的簡報大綱。然後我會把簡報大綱貼到「Gamma 用 AI 幫你設計簡報、網頁,瞬間完成戲劇化版面內容」這個 AI 生成簡報工具中,請他用 AI 幫我直接生成漂亮版面的簡報,而我就可以直接使用。

這裡的關鍵在於,我還是沒有讓 AI 工具憑空生成內容,而是先讓 ChatGPT 梳理我的資料後,再把大綱轉換成 AI 簡報。





04.把資料「改寫」成社群貼文、特殊文案格式

我的工作上常常需要撰寫文案,我的部落格經營上也常常需要撰寫類似文案的社群貼文,這對我來說,其實是一個我自己沒那麼喜愛與擅長的工作,我喜歡去研究各種想法、嚴肅地去追究背後的原理邏輯,但我在寫貼文、文案時,也很容易陷入同樣的思考模式。

而這一年來, ChatGPT 在這一件事情上,確實給了我不少幫助,但這個幫助不是在直接幫我寫出文案上,而是在可以跟我「對話」來刺激靈感與想法上

我早期也嘗試過讓 ChatGPT 憑空幫我寫文案,有時確實也寫得不錯,但就算寫得不錯的時候,也非常不像是我寫的內容,那這樣還可以算是好文案嗎?

於是我改變作法,我現在比較常用下面這個「改寫」的方法,也是使用前面提到的三層提示語結構,我會提供原始資料,然後請 ChatGPT 在符合專業語氣的風格下,幫我改寫成文案


這樣「改寫」出來的內容,很大程度符合我的風格,不過我其實也很少直接使用,主要是擷取其中某些我沒想到的關鍵句、有意思的用語、表情符號等等,但大多數內容我依然會改成自己打字的內容。

也就是透過 ChatGPT AI 的幫助,一方面幫助我更有效率的「改寫」,像是文章改成貼文、改成回信、改成宣傳用語。另一方面,這樣的改寫主要是提供給我「另一種角度」的寫法,讓我可以稍微嘗試跳脫自己原本慣用的筆法和用語,這反而是讓寫作變成更有趣。


如果說你要寫的文案、報告有特殊的格式,例如我常常要製作的報名網頁文案,我會利用下面這個方法:「讓 ChatGPT 學會專業邏輯,成為自動完成報告文案草稿的真正助手」。

  • 也就是提供給 ChatGPT 一個成品的範例,讓 ChatGPT 先分析如何寫出這樣的成品。
  • 接著,提供給 ChatGPT 新的資料與主題,請他改造成跟成品範例一樣格式、風格的新內容。

這也是一個撰寫文案、報告的好方法,尤其面對那些可能相對制式的重複任務時。





05.「餵給」大量資料,「訓練」專屬助手

前面提到的應用,都需要先提供 ChatGPT 資料去分析,這個邏輯就像是,一開始 ChatGPT 是 Open AI 訓練的助理,他不一定懂我。但如果我在一個對話頻道中提供大量資料,讓 ChatGPT 先去讀懂、先去分析,這就像是我訓練一個小型的、懂我的助理

我也在很早之前就寫過一篇文章:「活用你的第二大腦筆記範本,協作 ChatGPT 生成好內容的 6 個案例」結合多年來我推廣的防彈筆記法、第二大腦的系統,當我們的第二大腦建構得愈好,有愈多可以隨時拿出來讓 AI 分析的資料、經驗、範例,那麼我們就有機會把 ChatGPT 訓練成我專屬的虛擬助理

只是這時候,就要面對「可輸入字數」的問題,如果是使用付費版的 ChatGPT ,現在一個對話中可以輸入的文字量已經大幅提高,基本上大多數文章、筆記,我都可以在一個對話中一次貼上,讓 ChatGPT 去分析整理。

但如果使用的是免費版本,那麼一個對話只能貼上兩千多字的內容,這時候就可以試試看:「利用 ChatGPT 提示語突破字數限制教學,深入分析摘要2萬字資料」,分段提供內容後,再請 ChatGPT 進行統整分析,也可以達到訓練自己的小型 AI 助理的效果

我自己針對一些長期專案(要執行超過一個月以上),往往就會開一個新的 ChatGPT 對話頻道,在這個對話中,陸陸續續餵給 ChatGPT 這個專案的相關資料,逐步進行討論,這時候,這個對話頻道慢慢就變成「懂我這個專案、有專案資料」的虛擬助手,之後專案需要生成新內容,我可以跟他說:「根據前面的討論,幫我用下面邏輯生成某種新內容。」即可,往往會有不錯的成果。





06.製作社群分享、文章封面圖片

常看電腦玩物的朋友,應該也有看到這一年來,我的文章、社群貼文中多多少少有穿插一些 AI 生成的圖片,取代了我原本去圖庫找圖的流程。

直接在免費圖庫搜尋圖片可能比較快,只是不一定能找到真的符合文章特殊需要、主題的圖片。而 AI 生成圖片則很大程度解決了這個問題。

另外一個大家不一定看到的改變,就是我在課程簡報中,也大量的搭配了 AI 生成的圖片,讓簡報某些需要示意圖的地方更生動。

我目前通常使用的是「ChatGPT DALL-E 3 的7個特殊 AI 繪圖應用教學,勝過 Midjourney」,他對提示語的語意理解更精準,能夠生成更貼近提示語內容的圖片。如果沒有付費版 ChatGPT 的朋友,使用「Bing AI 大升級,免費支援 GPT-4 與 DALL-E 3 AI 繪圖,實測比較」也能有相近效果。


不過如果你要生成的是很漂亮的圖片,或是接近照片品質的圖片,那麼「Midjourney」依然是更好的選擇。或者可以試試看有免費版本的:「Visual Electric 」、「Playground 」。

除了大圖之外,有時候我們需要一些特殊的圖像素材,那麼可以搭配下面的幾個工具一起使用:「Recraft 免費 AI 繪圖工具快速生成獨特 ICON 圖示與向量插圖教學」。





07.圖像解析度放大

我在工作上還有一個利用,就是透過 AI 把一些低解析度的圖片放大,變成更清晰的版本。下面兩種工具是我常用的。

如果是單純要放大圖片、提升解析度,無論是照片、文字、抽象圖,都可以試試看:「Upscayl 免費 AI 圖像放大軟體,多種演算法適用照片、文字到圖畫」,一開始需要多嘗試幾種運算模式,找到最適合目前圖片的算法,但接下來就可以「批量」處理,例如一次放大數十張圖片,相對起來是非常節省時間的放大圖像工具。

如果是需要轉成向量圖,可以用:「Vectorizer.AI 將 Midjourney 生成 ICON、著色畫變無限放大向量圖」。





08.透過「對話」企劃一個更完整、更深入的專案

和 ChatGPT 「對話」也是我在工作任務上常常使用的一種模式,尤其當我腦袋卡關的時候,我就會請 ChatGPT 假裝成某一種角色(例如專案的廠商、產品的使用者、讀者、某種專家等等),然後嘗試進行一種「模擬會議」,跟他對話來激盪出專案可能的思考角度、研究結構、下一步行動。

我不是要讓 AI 直接給我答案,而是在對話中刺激我的思考,這也是一種很有幫助的 AI 運用方式。

AI 目前無法直接做出一個獨特的專案企劃,但我自己構思的專案企劃也可能有一些缺漏,但是當我與 AI 一起進行對話,就有更大機會發展自己的專案想法,提供更多可能性,在廣度、深度上繼續挖掘。

我在「ChatGPT 五種助理教練提示語分享:目標規劃、寫作、學習到教學」一文中,就有分享這樣的提示語,我稱之為「助理教練」類型的提示語。

在這樣的提示語設計下, ChatGPT 會主動用問答的方式,引導我把想法倒出來,跟我進行關鍵環節的深入討論,從而幫助我在討論過程之後,完成一個更有效的目標規劃、課程計畫。


雖然 AI 工具的特色是「生成內容」,但從上面的案例看下來,你會知道我很少讓 ChatGPT 或 AI 「憑空生成內容」,例如我不會請 AI 直接設計一套課程演練大綱給我。

相對的,我會用對話的方式,先跟 AI 討論課程學員是誰?可能有什麼痛點?然後分享我預想的不完美課程大綱,請 AI 分析並提供給我不同角度的建議。接著我在對話中詢問 AI 提供可能的演練方式建議,然後我回饋腦中出現的演練案例,再請 AI 改寫成不同方式的模擬案例,最後我繼續討論,挑出、改出適合的最終演練版本。

在這樣的過程中,我會擁有一個依然屬於我的獨特課程演練架構,但會比原本我自己想的多了一些意想不到的新鮮內容。(如果你想要設計課程更專業的工具,我推薦可以試試看:Eduaide.AI

你還可以試試看下面兩種功能,把 ChatGPT 設計成一個特別的對話者:




09.數據分析、檔案文件處理與生成

在付費版的 ChatGPT 中,除了可以使用內容更好的 GPT-4 外,我目前最常用的付費功能主要是:
  • 生成圖片
  • 分析與生成檔案文件。

分析與生成檔案文件,就像「ChatGPT 自動串聯多功能案例:上網、圖像、文件組合生成技巧」與「ChatGPT 圖文混合提問 9 種超能力:程式、教育、學習到行銷應用」這兩篇文章所分享的案例。我會上傳各種圖片、文件內容,讓 ChatGPT 去做分析,目的是生成由此延伸的新內容。

例如我會上傳部分書籍文件讓 ChatGPT 分析,然後用分析的結果撰寫適合的文案、設計適合的宣傳圖片。我會提供一張圖片讓 ChatGPT 分析其繪圖風格,然後設計出一張相應的新圖片。


我還會上傳一些數據 Excel 檔案,請 ChatGPT 自動幫我跑數據分析,提供給我決策建議,或是畫出需要的統計圖。(延伸教學:ChatGPT Code Interpreter 八種應用:分析 Excel、製作圖表與動畫

這中間很明確的節省了大量我需要動手做的瑣碎動作時間。





10.進行資料、文章、影片摘要

在知識學習、寫作輸出流程中, ChatGPT 當然也提供給我很大的幫助。

例如在閱讀大量的資訊、資料時,我確實會利用 ChatGPT 進行快速翻譯、重點摘要。但我有一個基本的預設,就是真正要學習的文章,我會從頭讀到尾,絕對不會只讀 AI 給我的摘要

可是,在決定哪篇文章要深入閱讀前,我會利用 ChatGPT 幫我篩選,如果找到對我來說值得研究的內容,我才啟動深入的閱讀。

我在:「用 ChatGPT 升級學習筆記整理技巧教學,如何有效輔助摘要文章?」這篇文章中,有分享過自己的操作流程。

我在摘要時,有一個基本的提示語邏輯:

  • 「請幫我用繁體中文摘要這篇文章,針對某個我想解決的問題或知道的事,幫我拆解出某種我想要的結構。」

閱讀前,我們針對每一篇文章應該都有不同的問題意識、想知道的事,也有不同想獲得的結果,要把這樣的「特殊性」放入我們的提示語中,這樣一來, AI 就不會摘要出一些無關緊要的內容,而會摘要出真正屬於我需要的重點。

當我找到有值得一讀的重點時,再來深入拆解這篇文章。


現在還有許多知識來自於 YouTube 等影片,這時候我很愛利用「ChatGPT 影片摘要外掛與提示語:自動生成一小時影片重點時間戳」這個 ChatGPT 外掛,幫我進行影片的摘要,讓我確認是否要深入觀看這則影片。


如果是新的付費版 ChatGPT ,可以一次貼上大量字數的文章,或是上傳 PDF 等進行分析。但如果想要免費試試看這樣的文件摘要分析工具,可以試試看:




11.一般人也能上手的文獻研究與知識學習

有了 AI 後,許多論文文獻的搜尋、索引、摘要工具也紛紛應運而生,對我來說,目前沒有寫論文的需求,但我還是愛用這類工具。

因為對一般人來說,這類工具其實幫助我們可以更輕鬆、親切地獲得科學研究的證據知識,可能是我寫文章過程中可以引用的論據,可能是我規劃課程時可以參考的案例,可能是我撰寫一本書籍時可以刺激想法的素材。

以前對一般人來說要進行這類文獻研究,可能是有距離的。但是善用現在眾多的文獻 AI 摘要搜尋工具,只要用簡單的關鍵字、主題問題,就能找到可能相關的論文,並快速獲得一些重點摘要。

例如目前我最愛用的工具是最近有介紹過的「SciSpace 論文研究 AI 助手,中文文獻問答、摘要引用與報告改寫」。

而其他像是「elicit、Consensus 」與「Perplexity AI: Ask Anything」等具備資料搜尋功能的 AI 問答工具,也很適合一般人進行知識研究時使用。





12.生成英文相關練習、學習單

ChatGPT 也是一個很好用的語言學習工具,例如我會利用 ChatGPT App 的「擬真對話」功能(目前免費版也可使用),設計一個英文會話 App ,透過我需要學習的例句輸入,就可以設計出一個免費的虛擬教練,跟我們一起練習英文對話。(教學可參考: 用 ChatGPT 語音對話,設計擬真英文會話練習 App,提示語分享


在親子學習的過程中,我也嘗試利用 ChatGPT 來設計各種英文練習考卷、學習單,成效還不錯,可以控制難度、可以控制範圍,也可以設計更有趣的題型。(教學可參考:父母如何用 ChatGPT 設計孩子的英文單字考卷、會話測驗學習單?一般人最好上手且有效的 ChatGPT 提問法,以生成英文練習題為例





13.生成程式碼相關練習與工具

我不是一個程式碼工程師,甚至並不懂程式碼技術。不過我喜歡使用數位工具,所以在 ChatGPT 剛剛推出時,我就利用它來寫出一個「番茄鐘」網頁工具(相關教學可看:ChatGPT 幫我不懂程式碼也能寫出番茄鐘待辦清單工具,實測心得)。

那時候最讓我驚訝的是,就算我一開始對程式碼完全不了解,但照著 ChatGPT 教我的一步一步做,還真的做出了一個可用的番茄鐘工具,甚至我現在還在使用。

而且這樣做中學的過程,讓我完成後,對程式碼也有了更基本的了解

後來我也更有信心,做出了自己需要的翻譯小工具、抽籤小工具等等,很有意思。




ChatGPT 和 AI 工具已成為我工作流程中不可或缺的一部分。從對話式的思考激發,到繁瑣工作的有效協助,這些工具不僅提高了我的工作效率,也開闊了我的思考廣度、深度。我利用 ChatGPT 的提示語三層結構,將雜亂的想法和資料轉化成有條理的輸出,從會議記錄到簡報設計,從文案撰寫到專案報告,AI在許多環節中都扮演著有效的協助角色。

這一年的實踐證明了,當我以正確的方式使用 AI ,它可以成為一個好助手,讓我們專注於更重要的事務,並在工作與生活中創造更多價值。



大家好,我是電腦玩物站長 Esor ,歡迎參考我的系列課程與書籍:


我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:2024 我和 ChatGPT AI 工具如何一起工作,提示語、常用案例指南

留言

  1. 感謝分享,這對我很有用。過去也有以自我對話寫職場工作反省日記的習慣,但主要依靠手機的語音輸入及Google Note,效果不太好,整理又曠日廢時;之後會拿Buzz來試試。
    另外,想請問站長,有沒有什麼樣的反省框架或結構(例如:PDCA、OODA等等)您比較推薦的?

    回覆刪除
    回覆
    1. PDCA 我覺得是一個基本,大多數方法都不會脫離這個框架

      但我在防彈筆記法當中也有建議,反省不一定要這麼儀式感,隨時針對目標做小修正,隨時發現問題就去調整行動,只要留下記錄,都是最好的反省「習慣、流程」。

      刪除

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