讓 ChatGPT 教你如何利用 ChatGPT ,快速問對問題解決工作痛點



在這幾個月的工作過程中, ChatGPT 確實已經成為我工作上的一個得力助手,使用的頻率到達每天起碼數十次以上。

這些使用,有些是針對特殊專案,例如我之前利用 ChatGPT 寫出一個自己用的番茄鐘網頁工具。或者最近持續訓練 ChatGPT 幫我設計 midjourney 提示語來更快產出寫文章需要的圖像。

但更多時候,是在各種日常工作情境中,解決那些繁瑣的、花時間的、大腦容易卡關的動作,例如:

  • 刺激關於文章標題、開場的靈感思考。
  • 檢驗或補充各種報告與文件內容上的漏洞、錯誤。
  • 摘要、分析、重整各種資料研究,快速撰寫筆記。
  • 設計一些簡單文案、貼文內容的草稿。
  • 一起協作一個專案企劃,例如課程企劃、活動企劃、產品企劃等等。
  • 快速把我的雜亂筆記,重新整理成需要的報告結構、文章大綱、表格格式等等。
  • 各種零碎的語言翻譯、知識問答、文字檢查等等工作需求。

有些朋友看到我的具體應用,問我說怎麼可以在短時間內,找到這些使用方法呢?

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笨方法

其實,這裡面沒有很厲害的技巧,我一向喜歡先用笨方法,但笨方法往往能一步一步解決問題。

我一開始,並沒有瘋狂的去追逐各種 AI 工具與新聞,我只是先問了自己一個簡單的問題:

「目前我在工作流程中,有哪些問題,或是有哪些繁瑣步驟,我希望用 AI 幫我解決或節省時間?」

然後,我真的先把這些問題與需求列出一份筆記。並且開始試著一個一個用 ChatGPT 來解決看看。(最早的筆記如下圖所示)




過程中,有些問題發現利用 ChatGPT 真的可以加快速度,就把我的使用方式筆記下來,並且下次、下下次繼續試試看,也可能邊嘗試邊修正出更好的做法。(例如我反覆嘗試用什麼方式請 ChatGPT 潤飾文章與修正錯字,直到找到最有效做法。)

也可能有些問題與需求第一時間沒有想到有效解決辦法,也不用著急,就先留在筆記。可能一段時間後,剛好在某次閱讀瀏覽資訊時,看到某個做法,聯想到自己問題的解決辦法,這時候也趕快更新到筆記,並且實際試試看。

就在這樣的過程中,其實並非是一次飛快地就研究出所有的應用方式,但如果每天能夠解決一個小問題就好,一個月過去也能累積 30 個問題的解決辦法。就算是笨方法,也不需要太多時間,就能「累積」出起碼對自己來說足夠有效的「成果」。

例如我當時一開始列出的「想用 ChatGPT 解決的工作瑣事」筆記,已經從原本簡單的清單,變成加起來有上萬字,還有無數應用圖片的筆記。





聰明方法

不過,在更熟悉 ChatGPT 的應用方式後,我開始思考一個可能性:上述我自己的老實笨方法,有沒有可能透過 ChatGPT 來聰明的加速完成呢?

下面就讓我們來試試看,類似的流程,如何讓 ChatGPT 教我們利用 CahtGPT。

第一步:列出我的一日工作任務,請 ChatGPT 拆解步驟與問題

拆解自己的工作流程與步驟,其實並非一件簡單的事情。很多時候我們只是模糊的知道自己要完成什麼任務,但是對於任務實際執行時需要的步驟、要解決的問題,沒有真的實際拆解清楚。

而這是第一個可以請 ChatGPT 協助的地方。

我們先根據大腦的記憶,列出自己一日工作流程中可能遇到的大任務,例如要回應郵件、要撰寫企劃書等等。

接著,我們請 ChatGPT 拆解這些任務的具體步驟與可能問題。

例如我嘗試這樣詢問 ChatGPT :

請你協助我拆解一日工作流程中有哪些具體處理步驟,以下「參考資料」提供我一日通常要處理的各種任務,根據最下方的「拆解範本」拆出每個任務可能需要解決的問題與具體步驟:

參考資料:###
- 回覆任務郵件
- 撰寫邀請合作郵件
- 製作產品報告、企畫書、簡報
- 規劃產品進度
- 設計產品封面、海報
- 規劃產品行銷活動
- 修改與校對書籍內容
- 處理請款等行政流程
- 準備實體、線上課程講座
- 講課
- 撰寫部落格文章
- 研究各種生產力方法、工具
- 閱讀大量書籍、網頁文章
- 規劃與執行家庭親子活動
###

拆解範本:###
- 回覆任務郵件
    - 理解郵件內容與待辦事項
    - 根據問題蒐集相關文件資料
    - 答覆對方提出的問題
###

於是我獲得下圖這樣的答案,我先貼上自己的筆記,以此為基礎,然後改寫、補充成更符合自己真實的工作流程步驟。

這些工作流程的細節步驟,其中某些環節,或許就是 ChatGPT 或 AI 工具可以幫忙的地方。





第二步:請 ChatGPT 提供可以在哪些步驟與問題中提供協助的建議

如果這些改寫後的工作步驟,還是想不到哪些環節可以讓 ChatGPT 幫忙怎麼辦?

不如試試看下面這樣的提問:

根據我們拆解出來的一日工作流程與具體步驟(如下方「流程清單」),請指出其中哪些步驟或問題解決可以透過 ChatGPT 協助,請單獨列出可以協助的步驟,並用清單解說可能可以如何協助。

於是我獲得下圖這樣的建議,那麼,我們就可以開始針對這些步驟或問題,嘗試看看用 ChatGPT 來解決。


透過這樣兩個步驟,甚至不需要先花時間到處去找各種應用資訊(雖然我這篇文章也算是一種應用資訊),也不需要到處嘗試各種工具。

只要 5 分鐘內完成上述兩步驟問答,我們應該就能找到好幾個馬上可以試試看的 ChatGPT 應用,而且是符合自己真正問題的應用。




第三步:請 ChatGPT 教你如何下提示語,完成任務協助

現在知道 ChatGPT 在哪些環節有可能提供協助了,不過知道可以協助是一回事,要怎麼具體讓 ChatGPT 協助又是另外一回事。

如果說我現在期待 ChatGPT 跟我一起合作撰寫企劃書,但是不知道怎麼「開口問他」(提示語技巧)怎麼辦呢?

其實在「ChatGPT 提示語說明書:通用三層結構與 9 個技巧提高 AI 生產力」這篇教學中我有提到,有時候一步一步追問,就是最好的提問方式。

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但如果真的對如何問出好問題沒有概念,那麼或許我們可以這樣詢問 ChatGPT:

假設你是準備要寫一份行銷活動企劃書的工作者,你會如何詢問 ChatGPT,請 AI 幫你一步一步擬出有效的企劃書呢?

讓我們交換角色,請 ChatGPT 假扮成要問問題的我,請他設計詢問 ChatGPT 的提示語。

於是我們會獲得下圖這樣的結果,基本上" "中就是我們可以參考的提示語。我們可以根據這個邏輯,替換成自己需要的實際工作內容,一步一步詢問 ChatGPT ,生成需要的輔助草稿。

只要這樣多進行幾次,慢慢的我們也會自己掌握住詢問提示語的一些關鍵技巧,並找到適合自己的提問方式。




事實上,很多時候讓 ChatGPT 自己設計提示語,往往能得到不錯的建議(例如:我如何訓練 ChatGPT 撰寫 Midjourney 提示語?AI 繪圖四個階段)。

像是下圖這樣的例子,當我們煩惱如何讓 ChatGPT 產出有效摘要時,不如直接問 ChatGPT 以如何設計提示語來詢問 ChatGPT。

在這個例子中, ChatGPT 設計的提示語是很有效的,非常值得我們試試看:

  • 提供我收集到的資料。
  • 明確摘要的目的與需求。
  • 提供摘要報告的特殊結構、格式。




透過上述方法,我們可以更快找到自己利用 ChatGPT 的有效方式。倒也不是說一定要使用得很多,而是如果工作上有一兩個問題可以利用 ChatGPT 節省時間、產出成果,對我們來說就是很好的幫助了

而當我們不知道如何利用他時,不如試試看讓 ChatGPT 教我們如何利用 ChatGPT ,他可以幫我們拆解出一些工作流程的基本問題與步驟,可以建議我們在哪些環節有可能可以提供幫助,甚至可以幫我們設計詢問 ChatGPT 的提示語。

但是我們也要知道的是,並非 ChatGPT 提供的建議就一定是有效的,但我認為這沒有關係,因為我們只要試試看就好,並不會花多少時間,其中有效的留下來、無效的就捨去。過程中,我們就能找到自己更有效的應用方式了。

有興趣的朋友還可以進一步研究



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