個人知識管理的時間平衡心法,忙碌中我如何維持高效率輸入輸出



前幾天參加了瓦基「卡片盒筆記法實戰課」線上課程的直播活動,被問到這樣的問題:「 esor 在你有正職工作的情況下,是如何兼顧部落格文章的持續撰寫呢?平時是如何處理資訊的輸入與輸出流程?」這個問題,讓我重新仔細檢討了一下自己平時如何在資訊的輸入與輸出之間達到平衡。

我自己也曾經有過這樣的困境:很容易陷入每天無止盡地追逐新資訊,然後發現資訊永遠追不完,就算輸入筆記的資料也沒有時間去做整理。最後,這些資料因為沒有被實際使用、沒有轉化為輸出,開始慢慢遺忘:

沒有轉化為輸出的輸入,就算保留在自己的知識管理工具中,也不會成為自己真正知識管理有效的一部分。

為什麼會這樣?當覺得自己沒有充分的時間整理資料、閱讀資訊,最終導致更沒有時間進行有效產出時,最關鍵的問題往往在於:「一開始沒有把輸出設定為目的。

那該怎麼辦呢?我自己確實有幾個反覆嘗試與修正後的心得和技巧,去平衡資訊的輸入與輸出,達到更有效的產出。就在這篇文章裡與大家分享。

延伸閱讀:



從限定時段獲取資訊開始:每天兩個輸入時段,兼顧新知與深讀

獲得新資訊是一件讓人很興奮的事情,而且在這個時代又特別容易。但正因為如此,我會提醒自己千萬不要隨時隨地都想隨手接收資訊,因為這很有可能讓自己無止盡的消耗掉所有時間(延伸閱讀,我最近才對隨時拿起手機就想獲得新資訊做了一篇反思文章:「5 條「這時候,不要做」清單打破無意識行動模式的低效率循環」。

再加上你如果跟我一樣,還有正職工作、有家庭親子生活,沒有很多自主時間時,更要注意無限制接收新資訊可能適得其反。

所以,我的第一個方法是:有意識地限制自己資訊輸入的時間。而這反而會帶來許多優點,且聽我慢慢道來。

以前在還沒有家庭、沒有小孩的階段,雖然我有正職工作,但是不論是早上、中午還是晚上,生活中還是有許多時間是可以由我來掌控的。那個時期,我常常把這些時間花在閱讀大量網路新資訊,或是當下熱門書籍上。雖然我還是有持續的寫作與產出,但可能有90%的時間都花在了輸入上,最後才會用剩下的10%時間來進行寫作輸出。那時電腦玩物文章也大多是介紹一些工具的新功能,可以很快寫完,但如果由現在的我來看,可能會覺得那時的文章對於工具的方法與應用沒有進行太深入的探索與分析。

而隨著我的空閒時間變得更少,我開始意識到如果繼續保持過去那種輸入的邏輯,我將完全沒有時間來進行產出,甚至只能變成簡單新資訊的搬運工而已。久而久之,我可能也就失去了寫作的動力。

因此,我開始非常明確地限制自己輸入的時段,以現階段來說,每天我會有兩個主要的輸入時段:

  • 每天早上通勤上班的20~30分鐘,以輸出為目的來完成新資訊的輸入。(以新聞、新訊、電子報為主)
  • 每天中午休息的30分鐘,完成重點資訊的深讀,結合輸入與輸出。(以電子書、稍後閱讀為主)


我現在設定自己每天早上的輸入時間是搭乘捷運到辦公室的 30 分鐘。我會利用這 30 分鐘,透過我自己慣用的 Feedly 以及電子報工具,快速掌握那些我想一讀、與我有連結的文章。(延伸閱讀:Omnivore 免費稍後閱讀,支援中文朗讀、PDF標註、訂閱電子報

接著,我會安排第二個資訊輸入的時段,通常是在中午休息用餐的 30 分鐘空檔,這次輸入更接近於深度閱讀,並且要同時兼顧輸出。可能是我在早上通勤時先摘要了一篇非常值得深入閱讀的文章,但由於時間限制,還無法立即進行詳細分析。因此,我會利用中午的空檔,再來對這篇文章進行深入閱讀,並且同時撰寫有效的輸出筆記。也可能利用這段時間針對最近正在閱讀的某本電子書進行有效的深度閱讀和筆記。


我會讓自己每天只在這兩個設定的時段進行資訊輸入,而且這兩個時段都有明確的「截止」限制,透過這樣明確的時間限制,反而可以讓我有意識的停下無止盡的輸入,更主動地去選擇要讀的文章。

像是在早上的輸入時段,一打開訂閱閱讀器,往往都是數十篇以上的文章,這時候我會更刻意地告訴自己:

不是每一篇文章都需要閱讀,那些與現在的自己毫無關聯的資訊,更不應該花時間去瀏覽。

時間有限,只有先針對與自己的目標、任務、問題明確相關的內容,才是我應該擷取和摘要的焦點。

當然,在週末、在假期中,我們可以有更多的時間來進行閱讀和學習,但我所談論的是在日常忙碌的工作流程中如何進行持續且有效的輸入與輸出。而透過上述這樣刻意地給自己設定限制,反而能夠達到更有效的資訊輸入。




第一階段輸入、第二階段深讀時,可以善用工具進行摘要與筆記

因為每天限定自己只有30分鐘做新資訊輸入,所以這時候我會搭配一下數位工具,提升輸入(與有時候同步輸出)的效率:






從「如何跟自己有關?」的角度吸收資訊,獲取對自己有用的資訊,而非獲取全部資訊

每天有用的、有趣的新資訊很多,但我真的可以拿來使用的,或真的跟我產生關聯的資訊其實是有限的,所以,我們要整理的是所有有用的資訊?還是整理我真的可以拿來使用的資訊呢?

如果從輸出為目的來看,後者更好。

這也不是說很功利主義的看待資訊,而是:

  • 有限時間下先輸入跟自己有關的資訊。
  • 在輸入時思考與自己的關連。
  • 如果能獲得一則跟自己有關的資訊,比看到無數則資訊更好。

但是這樣限縮輸入,需不需要擔心自己獲取的新資訊不夠?想法視野無法拓展呢?

讓我來舉一個例子。早上,我打開了電子報接收工具,收到了十幾篇最新文章。快速瀏覽標題後,發現其中有這些題目:「介紹全新的知識管理工具」、「探討如何轉換心理壓力」、「談論如何有效地激發自己的好奇心」。

雖然每一篇文章看起來都非常吸引人,似乎都有用,但我今天早上特別對那篇談論「如何激發好奇心」的文章感興趣,而且感覺到最近自己有些專案企劃上的問題,希望透過這篇文章來獲得啟發。

於是,我點開該文章進行快速瀏覽,發現內容介紹了許多技巧來幫助讀者在好奇心和產出之間找到平衡。一些技巧能刺激好奇心,而另一些則能避免好奇心過度膨脹,最終讓注意力集中於真正需要的產出上。這篇文章,讓我想到了我最近正進行的一項產品專案規劃,目前卡在腦中有許多想法,但正式的企劃報告卻遲遲無法完成的尷尬狀態。

(是的!或許你也意會到這是個真實例子,而今天這篇文章,也獲得那篇文章的某些啟發!)


我決定將該篇文章中關於如何在好奇心和產出之間找到平衡的觀點和方法,應用於我自己的企劃報告上。這樣一來,我便可以今天就將企劃報告做到一個階段性的完成,並提供給同事參考。

在這個過程中,有幾個細節與前面提到的技巧呼應:

  • 首先,儘管今天的新資訊中可能包含許多看起來很棒、很有用的內容,但如果我實際上無法處理這些資訊,只是閱讀而無法應用,那麼這些資訊就算讀過也依然我無關
  • 更重要的是,一篇原本看似與我無關但引起我興趣的資訊,透過自己的觀點和需求去理解它,就可以和真正的專案任務產生緊密連結。建立與自己關聯的決定權永遠在自己手中,不在那篇文章的作者或是文章的具體領域。
  • 最後,我可能選擇放棄閱讀那篇關於生產力工具的文章、克服心理壓力的文章,只專注於案例中這篇文章。但我實際上沒有任何損失,反而因為這次有效的輸入過程,有真正的「獲得(輸出)」

我特別想要強調上面的第二點,篩選資訊時真正的關鍵,不一定是怎麼從自己的興趣與需要去選擇文章,而是:

把任何感興趣的文章,用自己的觀點、需要、問題去解析,就會變成自己有關聯、有用途、有輸出的文章。

再強調一次,不是去篩選,而是用「如何跟自己有關?」的角度,任何文章都可以變成對我來說最有用的內容。




與其繼續新增資訊,不如把新筆記跟已經處理到一半的想法、任務筆記進行整合

我有一篇獲得很多迴響的筆記方法文章,可以跟這裡的心法進行連結:「每天新增30則筆記?還是更新30則筆記?兩步驟建立穩定筆記系統」。

當把獲得的新資訊、新知識跟自己進行連結時,我有一個關鍵技巧:

盡量以如何讓這些新知跟「原本筆記」融合為前提,來撰寫摘要或學習筆記。

這樣,每天的輸入不僅是去蕪存菁的筆記,更是有助於我們在既有任務上繼續累積內容的筆記。

例如,當我在閱讀某本電子書,看到一個「如何拆解問題的模型」時,我會立刻思考這個模型如何適用於我當前進行中的任務?例如,我可能正在研究一篇 ChatGPT 如何幫助企劃專案報告的文章,我想到或許可以運用這個拆解問題的模型,來設計提示語,讓 AI 產出更好的專案報告。

於是,我不會只是摘要這本書中的「如何拆解問題的模型」,而是會直接轉入那篇 ChatGPT 寫專案報告的筆記中,甚至停下閱讀進度,立刻思考如何將這個問題拆解模型轉化為實際的操作步驟,把想法直接寫入我自己的 ChatGPT 研究筆記中。


這種做法讓我在日常的輸入過程中,可以更勇敢地讓自己停下來。

一旦我腦中浮現了某些跟自己有明確連結的想法時,比起繼續輸入,我會立刻轉換成輸出行動。

我覺得這時的靈感,比起繼續閱讀更多內容還要寶貴。這樣的操作可能會讓我當天的閱讀時間結束,我可能無法再閱讀很多頁面,但這反而是更好的結果。我寧願閱讀少量內容,卻能產出一個可能在未來幾天就能推進的草稿或解決方案。




翻轉輸入、輸出邏輯,你會發現每天可以用更多時間進行輸出

輸入與輸出之間的時間需要有一定的平衡,甚至更好的情況是輸出的時間多於輸入。

有時我們可能會認為,如果沒有足夠的輸入,我們怎能進行輸出呢?但這樣的想法有一個「盲點」,那就是我們將輸出「只視為」是對輸入的整理。

如果輸出僅被視為對輸入的整理,那麼當然需要大量輸入才能整理出重點,例如要輸入1000條資訊才能整理出50個重點。然而:

真正的輸出不僅僅是對輸入的整理,它也可以是對輸入內容的實驗、實踐、延伸想法,以及如何解決我們自己真實問題的經驗。

如果我們將這些過程視為輸出,就會發現輸入一項資料可能就會產出十項輸出,只要將這條輸入與多個不同的任務進行碰撞和實驗,產出了多種行動方案,從中獲得不同的實踐結果和心得。那麼,即便只有一項輸入,我們仍然可以產出多項有價值的輸出

這種輸出對我們自己而言更有幫助,更有成就感,且更能持續有效累積成長。因此,前面分享的流程中,其實從輸入的第一步開始,就在思考這個輸入如何解決我的問題,並立即開始進行輸出。

這樣的做法可能會讓輸入的速度看似變慢,輸入的份量看似變少,但這不僅不會阻礙我們的輸出,反而能讓我們產出更多對自己真正有效,對他人也更加有益的內容。

有些朋友可能會想到一個反例,當我們看到某些大師級的著作時,這些經典著作似乎都是在大量輸入資料之後,最終才凝結成一本精華的書籍?

然而,我認為這也是對輸入與輸出關係的一種誤解,在這類著作的創作過程中,「輸出的」真的只有那本書嗎?我不這麼認為。

如果仔細分析這些大師背後的工作流程,會發現在整個過程中,專家每年進行的研究計畫、各種實驗、筆記,以及各類調查和統計分析的結果,這些都是他的「輸出」。這些研究、實驗、筆記和分析延伸出了許多豐富的輸出,這些輸出反過來支持了那本最終被精簡並出版的精華著作。

所以,如果你仔細去思考,會發現真正讓這本書成功的:

其實是作者背後龐大而看不見的輸出,而不是他的大量輸入。

這些輸出足夠多之後,作者才能夠將它們精簡成一本展現精華的著作。這背後龐大的輸出量,而非單純的輸入量,才是這些著作成功的關鍵。





4個步驟建立一個平衡輸入與輸出的筆記系統

最後,讓我們整理一下前面討論過的輸入與輸出策略,並將之總結成我日常實踐的高效輸入輸出流程,以及如何搭配筆記系統工具來支持這一流程:
  • 01. 每天限制輸入時段,並主動把資訊轉化成跟自己有關的內容:
  • 02. 把有關的資訊,收入筆記系統中的「暫時」收件夾:
  • 03. 不是整理知識,而是整理到自己的專案任務系統:
    • 依據防彈筆記法,筆記系統不需複雜的資料整理結構,而是根據自己的專案任務結構進行整理。
    • 利用有限的輸出時間,將收件夾中的資訊與自己的專案任務筆記連結,並將外部資訊改寫成專案需要的內容。
    • 真正需要的是專案任務的結構,其中包含從不同資訊來源獲取並改寫的專案任務所需片段,成為專案任務推進的關鍵養分。
    • 延伸教學:任務邏輯的防彈筆記法如何應用在日常休閒、生活情緒、雜務瑣事?
  • 04. 專注於專案任務的持續產出:
    • 將剩餘時間投入到系統中真正的專案任務產出(輸出)上,而不是資訊的輸入整理上。
    • 如果某些片段的資訊無法與專案任務連結,則在一段時間後考慮刪除它。
結合防彈筆記法(2024 高效工作法:如何用防彈筆記打造提升生產力的支持系統(實戰案例總集))和上述的處理流程,我為自己建立了一套更有效的輸入與輸出方法,分享給有需要的朋友參考。



大家好,我是電腦玩物站長 Esor ,歡迎參考我的系列課程與書籍:


我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:個人知識管理的時間平衡心法,忙碌中我如何維持高效率輸入輸出

留言

  1. 我之前也會想啥都看完,但後來才發現勉強自己全部看完,其實才是真正的浪費,因為不感興趣的是真的跟自己沒啥關係,輸出的部分是我正在努力的,謝謝分享

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