先寫事前整理筆記,如何一邊開會行動一邊完成有效筆記的作法



當我們在會議中、學習過程中,總是打開空白筆記頁面從零開始記錄,有時候甚至會覺得當下快速筆記就已經來不及了,更不用說當下還能做有效的整理與思考。但是,這樣一來雖然當下記錄了許多流水帳,可是之後想要整理這些資料時,反而事後變得更難整理,為什麼呢?大概有三個原因:

  • 當下都沒時間整理好,事後怎麼會有時間?尤其現代人工作更繁忙、量多又瑣碎,如果當下無法整理好,事後更難空出時間。
  • 當下都沒有做出整理,事後也就更沒有動力去整理。於是覺得過去就算了,可是面對許多雜亂的筆記,又無法真正有效幫助工作推進。
  • 當下沒有立刻有效的思考與拆解,那麼事後回頭看當下的速記,可能也早就忘記了當時的各種細節,於是變得看不懂當時的紀錄,或是忘掉了速記背後更多更重要的脈絡順序。

我們希望寫筆記的當下,就同時完整有效整理的狀態,但是這真的有時間做得到嗎?

這也是之前在《防彈筆記法》新書討論會中很多朋友問到的問題:「會議的溝通討論、學習的大量資訊、執行任務時的各種狀況,光是這些就已經讓我們應接不暇,能夠寫出一些筆記就很不錯了,怎麼可能還有時間寫出有效整理好的筆記呢?」

對我來說,能夠隨手快速寫出有效筆記,有一個簡單可行的關鍵步驟,就是:「先寫事前整理筆記」。



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先寫事前整理會議筆記

我們就以會議筆記做為案例,當會議當中有許多雜亂的討論,就算有會議流程也可能出現很多臨時動議,當我們打開一則空白筆記的時候,確實會覺得當下要記的事情太多而來不及一一記下,事後看著記下來的雜亂內容更是一個頭兩個大。

這時候我們可以這樣做:不要帶著空白筆記去開會,而是帶著自己拆解過的任務筆記去開會。

或許接下來的會議要討論某一個、某幾個新任務,那麼我會在參與會議之前,這個"之前"或許真的就是開會前 10 分鐘也好,先寫下我對等等開會要討論的那個任務的「假設目標」、「疑問風險」、「我自己想的可能解決辦法」。這就是一個拆解過的任務結構筆記。

但是多了這個拆解過的任務結果筆記,會議時的筆記效率就會有大不同。

例如會議一開始,臨時有一個人提了一個動議,大家不知不覺開始討論,而我發現這個動議其實有關於我之前筆記中寫出來的某個疑問風險,現在我知道可以把這段討論的重點補充在相關疑問風險的部分,而不會因為不知道要記在哪裡、不會因為會議本身混亂而讓筆記變得混亂。

例如會議中開始討論目標設定,大家有很多假設,但其中有些假設和我會議前的整理筆記相似,那麼我就只要做一點點修改補充即可,而不是從空白開始要寫下所有內容,這樣我也更有餘裕的可以筆記處理那些會議中臨時的內容。

所以,並不是要做什麼很花時間的整理研究,而是如果在開會討論各種任務之前,我們先花一點點時間寫下「任務的事前整理」:

  • 自己假設的目標
  • 自己先想到的疑問與風險
  • 自己想到的可能解決辦法

那麼在會議中,我們很多時候就是在修正與補充,而不是每個內容都要從頭開始寫,那麼也就會節省許多時間。而且,這樣的任務結構,也就幫我們先準備好了筆記結構,有什麼雜亂資料都更知道要放入哪一個相關的段落中。

最後,會議當中修改完成的筆記,往往也就是完成版的筆記了,事後也不需要另外的整理。(歡迎延伸參考:工作愈忙愈要會記重點,快速筆記任務的 4 個關鍵字法則




先寫事前整理讀書、上課筆記

同樣的道理,如果我們希望在上課的時候能更快速的寫好筆記、更即時的完成筆記整理,在閱讀學習的時候也能更輕鬆的紀錄書上的重點,並且不耽誤閱讀的速度。那麼,我們也可以在上課前、閱讀前先寫好事前整理筆記。

這就像是學生時代班上如果有同學很會寫上課筆記,往往上課的時候就能立即寫出非常漂亮又整理清楚的筆記,那麼很有可能是他先做好「預習」的工夫。也就是他可能已經先理解過課本上的重點,甚至先整理過課本上的重點,所以他當下只是把老師講的延伸內容補充進去,但基本重點不需要當下抄寫,也更有結構。

不過在工作或日常休閒時,我們的閱讀、上課其實不一定有時間做好預習,這時候還有可能寫出「事前整理」的筆記嗎?

有的!因為相對來說,我們也不是為了考試記憶,所以工作、生活中的學習並不需要那種把所有重點都寫下來的工夫,而是只要寫出對我真正有幫助,能夠讓我解決問題、採取行動的筆記而已。

這時候可以這樣做,不要帶著空白筆記去學習,而是先寫出自己的問題筆記、已知筆記。

問題筆記,就是在讀一本書、上一堂課程之前,先寫出自己為什麼要學的原因?是想要解決什麼任務嗎?或是遇到什麼問題嗎?自己目前的做法是什麼?

已知筆記,不是要我們花很多時間預習,而是如果沒時間,我起碼先看看書的目錄、課程的大綱,並且先把這個重點結構寫進筆記中,最好能標記一下最想學的部分,為了解決什麼問題?想像可能要幫助我採取什麼行動?

上面先寫出來的問題筆記、已知筆記,關鍵就在裡面先寫出了:

  • 我要解決的問題
  • 我想採取的行動

於是在閱讀、學習、上課的過程中,我可以用學到的知識來修改原本寫出來的問題的解決辦法,或是在原有的行動流程上設計新的行動方針。

同樣的,這樣的事前整理筆記,就讓我們在上課、閱讀的時候不會變成只是在抄別人的知識(然後還發現時間不夠、抄不完),而是在調整自己已經知道的知識、行動、問題解決辦法。一來節省很多時間,而來才能寫出真正可以採取行動的學習筆記。

更進一步的,當我們先準備好這樣的「事前整理筆記」,才能在無論看到什麼雜亂資料時,都能對應到自己需要解決的問題、可以調整的行動上,這時候我們就不限於一本書、一堂課,而是各種資訊來到我們眼前,我們都能有效轉化成自己需要的行動。




先寫事前整理的任務筆記

我們常常把筆記當作只是在記錄,偏偏當了真的要記錄當下,因為時間不夠、資訊太雜、事情太多,而記得手忙腳亂、漏東漏西,於是也無法當下就完成有效筆記。

關鍵都是我們少了「事前整理」的筆記。

一個生活中的任務案例,我常常會寫很多生活中的旅遊任務筆記,而且我的旅遊任務筆記中往往紀錄了很詳細的「故事」,例如在某個特殊地點發生的特殊體驗,家人或親子之間的互動過程等等,甚至還寫下某些改進反省。

也有些朋友會問我,怎麼在任務執行當下,還能有時間寫下這些細節呢?

方法就是,我並非在任務執行過程中(例如旅行當中),打開一則空白筆記進行記錄,而是已經有一則「事前整理筆記」,裡面有任務的目標規劃、問題思考、解決問題流程、關鍵行動等等內容。

這時候,我只是在事情發生當下,透過筆記確認我原本的思考、計畫,補充新出現的機會、問題,調整修正原本的行動清單而已。

但是這樣一來,不僅當下有時間寫好筆記,而且寫好的筆記還是最好的會議、任務、學習結構,事後也不用再花時間整理了。

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留言

  1. 記得N年前,站長有分享過一個開會的Evernote範本筆記:)

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  2. 很認同ESOR大的事前筆記概念,之前我也常常覺得很多事情發生當下,真的沒有空寫好筆記。
    也有些事情,像是跟親友出去玩,比起作筆記,好好享受當下的時光反而更重要。
    所以能夠事前規劃,當下掌握重點關鍵。
    降低當下或事後需要做的補充,對於整體來說是更有效率的。
    才不會當下手忙腳亂,又要拆解任務又要做筆記。

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