筆記如何變成有效記憶?建立一個任務流程,而非知識庫



要如何寫下一個想法,才算是真正的記住,而且有辦法在以後需要的時候拿出來使用呢?這應該是很多喜歡寫筆記,熱愛研究筆記工具的朋友,常常午夜夢迴時會拿出來自問的問題。



一個資料轉換成任務筆記的思考練習

我最近在生活中也遇到了一次類似的思考練習,今天這篇文章就從這個真實案例出發,跟大家分享我如何把資料變成有用任務的設計邏輯。

這是某一天晚上,我在七點多的時候到基隆的田寮河某一段路上處理事情,平常我很少在這個時間到這個地點,所以那一次開車過去時,發現原來平常日的這個時間點,河邊還有一些停車位,附近停車場也還有空位,並且看起來人不會太多,但有一些不錯的餐廳依然在開門營業。於是我冒出一個想法:「今天晚上的田寮河邊很適合找間餐廳吃飯並散步。」

這只是一個簡單想法,我當下很想要記下來,又很怕隨手寫下來,就算記在數位筆記中,但會不會以後忘記時也根本沒有機會拿出來使用呢?

於是我當下做了一個自己常常在課程中分享的思考練習:「把要收集的資料,轉換成要執行的任務。」

"今天基隆田寮河邊的晚上六七點,還有一些停車位,適合吃飯散步。"這樣的想法只是一種資料,就像我們從各種地方收集來的資料一樣,這種資料要記下來不難,但亂丟在筆記本中,很容易變成淹沒在大量資料中的無用記事。

那麼這一段資料,要如何轉換成任務呢?

我開始進行這樣的想像:如果我期待有一天「實現」這個資訊,那麼會以一種什麼樣的任務面貌來執行呢?於是我把前面那個簡單的資訊,轉化成下面這樣的任務:「我要在沒有下雨的平常日晚上六七點的田寮河邊,帶著下課的孩子與下班的家人,一起來找間餐廳吃飯加上散步。」

  • 資訊:「今天晚上的田寮河邊很適合找間餐廳吃飯並散步。」
  • 任務:「我要在沒有下雨的平常日晚上六七點的田寮河邊,帶著下課的孩子與下班的家人,一起來找間餐廳吃飯加上散步。」

但這樣還不夠,我進一步的設想,目前我的工作與生活流程中,有沒有執行這樣的任務的流程設計呢?

於是我想到自己平常就會利用週間下班、週末休閒的空檔,帶家人在基隆體驗不同的在地美食或有意思的餐廳,所以我的筆記系統中有一個標籤分類是「住家外食」(意思是從家裡出發可以很快到達的美食餐廳),每當遇到上述情境(到了吃飯時間,想要在住家附近找間美食體驗),我就會打開這個分類,選擇其中一個美食任務來執行,並且還會寫下一些體驗筆記。


那麼現在我要做的,就是:

把剛剛那個「任務筆記」,變成會出現在這個流程中可以看到的選擇,這就是一種任務化:
  • 把資訊、想法,轉化成我要執行的具體任務。
  • 把具體任務安排到未來會執行的某個流程設計中。

這就是我當時寫下的筆記,不只是記下資訊與想法,也思考了未來要如何實現這個任務,並且把筆記直接排入未來會執行的某個流程中。

聽起來簡單,但是關鍵是要去思考資訊延伸出什麼我要完成的任務,以及這樣的任務如何在某個真正會被執行的流程中出現,這確實需要一些練習與設計。




讀者提問:筆記如何成為有效的記憶?

前一陣子在「防彈筆記法新書社團」中有讀者提問關於「筆記和記憶」的方法,如何透過筆記有效的學習與自我成長?這位朋友提到這幾年的筆記方法層出不窮,有像是卡片盒筆記法,也有各種建立知識庫的筆記工具,可是在這些數位筆記或方法中整理出的知識庫,真正能夠成為我們的有效記憶嗎?到底我們做筆記可以帶來的最大好處是什麼呢?

  • 是可以建立我們的長期記憶與知識庫嗎?
  • 還是可以當作隨時搜尋檢索的備忘?
  • 抑或是依靠數位工具記憶,讓大腦解放來思考?

不過我自己多年實踐與研究的想法是,上述幾個問題的問法,其實是我們把「筆記」、「數位工具」侷限在「如何記住」這個切入點,但這恰好讓我們不知不覺會花了很多心力去整理資料,最後又無法真正地記住,變成只是在工具中擁有大量無法重複拿出來使用的筆記



我的回答:有效筆記同時包含思考、執行、記憶

我認為最關鍵的部分,就是有效的筆記、有效的學習應該同時包含三部分:「思考、執行、記憶」。

也就是有效的筆記雖然有記住的功能,但那往往不是最重要的功能。並且在記住之前,還需要經過思考、執行的過程。以前面的例子來看:

  • 如果我只是在筆記中寫下「今晚河邊適合吃飯散步」這樣的日記資訊,就只有「記憶」,但這幾乎可以說是永遠無法找到、不知道如何拿出來使用的資訊。
  • 但是經過先「思考」任務的本質,也就是這樣的資料、想法到底要在什麼樣的任務中被實現與執行呢?
  • 接著去設計「執行」的方式,可能是一個簡單的時間提醒(例如直接安排下次某個時間點去做),或者在一個會被打開來使用的執行流程中(例如我的住家外食情境分類),或者連結到一個真正在實踐中的專案筆記(例如某則執行中要吃遍基隆美食的目標筆記)。

這時候,經過了思考與執行,寫下來的筆記內容才是真正的記憶,並且會「創造」未來更多屬於我們真正實踐後發現的新記憶。而且經過了自己的思考與執行,其實我們大腦中就會建構更有效的記憶,而不是只依靠數位工具來記住。

如果我們想要學習、自我成長,或者簡單一點看到有興趣的資料想要收集,但我們最終的目的是什麼呢?應該還是為了要完成某個專案、任務。

可能是人生中某個長期目標、技能的持續產出,可能是生活、工作上的某個問題解決,這時候,我們真正需要的筆記不只是記憶知識,也包含了「我如何執行」、「獲得什麼經驗」、「遇到什麼問題」、「產生什麼解決方案」。

所以,我在《防彈筆記法》(書籍)與「個人數位生產力(線上課程)」中,提出了以任務邏輯,而非資料邏輯來寫筆記的方法。

因為筆記應該同時包含了「思考、執行、記憶」這三種內容,我們在筆記中思考如何執行,因為白紙黑字可以讓規畫更明確。我們在筆記中確認如何執行,因為大腦會遺漏細節,並且我們需要紀錄經驗。我們在筆記中寫下執行後產生的真正知識、方法,這是真正有效的記憶。

一個有效的個人知識系統,不會只是記憶,也不會只是思考,一定不能忽略了筆記中「執行」的份量。

而當一個知識系統其實就是一個「可以被執行的任務系統」時,反而我們不需要刻意協助記憶,因為這樣寫筆記的過程,就是在思考自己的人生與工作,並且把思考付諸執行,而實踐過的、寫下來過的,自然就會有某些重點成為大腦的記憶,並非刻意為之,也並非要在工具中做什麼複雜的設計。

延伸閱讀:


簡單化的執行系統,而非複雜的整理系統

所以當我們準備利用數位筆記工具來建構學習、工作系統時,也可以嘗試「跳脫」協助記憶、建立資料庫這種角度上的思考,我們或許不一定需要在整理資料上花費太多時間,建構太複雜的記憶系統。

因為「系統太複雜」,如果沒有經過我們不斷的思考與執行的「實踐」過程,最終我們反而是「記不住」這個複雜系統本身的機制,所以依然還是找不到需要的資料。

甚至可能在為了建構複雜系統的過程中,發現筆記愈記愈麻煩,工具愈用愈複雜,最後反而沒有把時間花在真正的執行上。

如果我們可以從「執行」上來思考,或許就會發現執行系統可以很簡單,而一旦能夠有效執行,或許就不需要複雜的整理系統

最近又遇到另外一個讀者提問是:

「我會在筆記裡面紀錄別人分享或是自己去過,覺得好吃好玩的地方。紀錄方式是分成兩篇:一篇地點、一篇美食。可是使用上遇到一個問題,如果今天我想去吃某個東西,或是去某個地方玩,我想知道附近有沒有其他好吃好玩的,我得打開 GOOGLE MAP 重新搜尋。沒辦法直接在資料庫中進行兩種資料的連結。 覺得這是有點令人煩躁的一件事。大家會怎麼樣進行這兩種資料的連結? 怎麼樣的連結,使用上比較方便且省時省力?」

在社團中,很多朋友分享了卡片盒筆記的連結方式,或是乾脆直接在 Google 地圖做這類筆記的方式。

而我的回饋則是:

  • 我自己的方法其實沒有那麼複雜,那就是無論美食、景點的筆記,都統一加上最有代表性的「地點關鍵字」即可。例如我收集很多墾丁的美食、景點的筆記,還有可以到墾丁玩的親子行程等等,我這次跨年剛好就是帶家人去墾丁,我就只是搜尋一下「墾丁」,那無論這是美食還是景點,就能找到了。
  • 而且我每次這樣用的經驗告訴我,其實也不一定需要什麼卡片筆記法的互相連結,更不需要做什麼複雜分類,真的搜尋一下地點關鍵字,沒有什麼找不到的。


而我的背後邏輯很簡單,當我在寫下這些筆記時,我會思考未來、下次他會用什麼樣的任務型態來被執行?於是一則美食、景點的筆記,就會變成:

  • 把資料變成任務:這是未來墾丁旅行可以用到的筆記,於是裡面就會出現任務需要的地點關鍵字。
  • 把任務變成流程:這是未來規畫多日旅行可以用到的筆記,於是就會加上「過夜旅行」這個分類。

當我在規劃旅行時,我首先打開「過夜旅行」這個分類,看看有沒有觸動我的地點任務,可能找到了幾個墾丁的景點,於是打算展開一次墾丁之旅。

接著我進一步「搜尋」墾丁、恆春、屏東這樣的地點關鍵字,找到相關的美食、景點筆記,然後快速規劃出一次旅行計畫。(延伸閱讀:如何用 Evernote 制定暑假旅遊計畫?整理到執行一次到位教學

於是在這樣的機制中,我們真正聚焦的不是整理系統本身,而是聚焦在「寫好任務筆記」這個單純、節省時間但卻最重要的焦點上。

只要任務筆記有思考任務目的,自然有我們以後搜尋可以用得到的關鍵字,讓我們可以透過搜尋就建立起有效的連結。而一旦思考到任務,只要把任務筆記放入起碼一個未來執行流程,就不用擔心筆記變成石沉大海,永遠不會拿出來使用的資料了。

延伸閱讀:

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留言

  1. Esor 大大您好~
    剛剛拜讀您的防彈筆記法,讀到 「3 - 4 由下而上建立目標筆記的部分」,裡面的目標筆記撰寫方式讓我現在成功規劃出了一個具有優先排序以及各自的下一步行動清單的目標
    但是我突然感到疑惑,想說防彈筆記法的流程是從暫時筆記開始,經過核心任務筆記階段後,多種核心任務筆記整合成一個專案目標筆記,而我現在卻是從專案目標筆記開始,由上往下規劃行動流程,雖然現在這樣對我來說蠻有效的,但還是懷疑這樣是否有做錯,煩請 Esor 大大指點,感謝~~

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    1. 沒有錯喔

      防彈筆記的概念其實是以任務、專案筆記為中心,所以可以從任務筆記開始由下而上,也可以從專案筆記開始由上而下(拆解出需要的任務筆記)喔!

      刪除
    2. 原來是這樣,感謝 Esor 大大 🙏🙏

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