建立索引筆記,管理好雜亂任務、高效學習知識的簡單關鍵筆記法



常常覺得自己被無數的任務和資訊淹沒,不知從何下手?很多明明記下來的細節,真的要處理的時候卻找不到?於是在處理工作的流程常常漏東漏西?或是知識的學習無法有效聚焦的累積?如果經常在這個訊息爆炸的時代裡感到焦慮,那麼在防彈筆記法中,就希望透過做好兩種筆記,幫我們建立一個有效的管理系統:

  • 任務筆記:是我們要完成、要學習的成果。
  • 索引筆記:是執行這些任務的流程。

任務筆記中,我們收集任務需要的資料、行動與想法,以完成一個有價值的任務成果為目的進行管理。

接下來面對任務與任務之間的前後執行關係,以及勢必會有大量任務要排入未來不會忘記的工作流程中,那麼可以利用連結的功能建立「索引筆記」,就能發揮足夠的管理效果。(我也喜歡稱呼他為專案目錄筆記)



例如這一年來研究 AI 工具的筆記,有許多測試 AI 工具與技巧的任務筆記,也有許多課程講座邀約的任務筆記,而最終,我就有一則「ChatGPT 與 AI 工具研究專案」的筆記,幫我整理好這些研究與應用成果。  (參考:擺脫資訊焦慮強化產出,利用防彈筆記法整理 ChatGPT 學習筆記

這則索引筆記可以發揮很多功效:

  • 根據主題整理每天雜亂的 AI 相關資訊
    • 有效找到相關主題的資訊
  • 排出測試與研究的處理順序
    • 知道下一步可以處理什麼、還須要處理什麼
  • 最後,建立屬於我自己的 AI 工作流程架構

只要一則索引筆記,上述不同需求都可以有條理的掌控,而且不會太複雜,更不會花太多時間去打造系統,這就是索引筆記的好處。


我的經驗中,有四種類型的索引筆記很有幫助,下面用具體案例跟大家一一分享。

歡迎參考這篇包含筆記搜尋、索引連結、標籤分類的教學影片,分享給大家參考:







任務型索引筆記:用索引筆記「彈性管理」任務的不同需求

「索引筆記」雖然不像建立一個專案資料庫、專案時程表那麼嚴謹,但也相對的更有彈性。同一則任務筆記,可以簡單的「連結」到不同專案索引筆記中,於是無論我從哪一種工作流程切入,都可以看到需要的同一個任務,這讓管理更加輕鬆但有效。 

例如,最近 Notion Database 推出了 Automation 功能,我打算研究看看,於是先建立一則研究任務筆記。而我還有一個 Notion 研究專案,和一個部落格寫作專案,以及一個接下來要開設的 Notion 全日練習工作坊,於是,我可以把這則 Notion Database Automation 功能研究的任務筆記,分別「連結」到這三則更大的目標、專案筆記中,建立索引。


這就是「建立索引筆記」,管理的目的是讓我知道未來如何使用它,而「索引(連結)」的方式,幫助我們在不同流程需要的時候,都能想起這個需要執行的任務、這個可以參考的知識點,確保自己不會漏掉需要的任務。 


而這時候,建立這種索引的步驟也沒有那麼複雜,不需要太多的功能設計,只要根據「下一步行動的邏輯」,把新的筆記或需要的筆記,放入索引筆記的下一步行動即可。(延伸閱讀:從混亂資料到有序任務, 5 步驟輕鬆寫好防彈筆記,應對繁瑣變動
  • 連結到 Notion 研究專案:
    • 建立 Notion 歷次更新、研究進度、不同管理方式的索引。於是以後我需要找到某個 Notion 特殊功能或應用,進入這則研究專案的索引去找即可。
  • 連結到部落格寫作專案:
    • 跟其他不同的測試、寫作任務放在一起,這樣當我有空檔研究與寫作時,就會看到有這個題目可以撰寫。
  • 連結到 Notion 全日練習工作坊:
    • 於是接下來要推進課程進度時,就會想起可以納入這個功能到課程中討論。  





資料型索引筆記:用索引筆記,幫助自己更容易搜尋、更精準快速的找到資料

有時候,我們要處理的不一定是專案,但同樣可以用專案的邏輯來思考,並且把散亂的資料、任務筆記,用索引筆記統整起來。

像是我有很多雜亂的行政流程,彼此之間乍看不是專案,但我可以建立一則「行政流程SOP」的索引筆記,用重要性、常用性、相關性等,建立索引的脈絡。

例如我有大量跟孩子有關的任務筆記,可能關於他的成長歷程、可能關於他的生活習慣、可能關於他的課業學習、可能關於我們的休閒娛樂,我把這些孩子相關的任務都統整到一則資料索引筆記。


裡面可能根據最近常用的任務先建立連結、再根據任務類型或發生時間建立索引連結,於是一則索引筆記,就能同時掌控近期任務,也看到任務發生的時間序。

這時候連結索引的好處就在於,可能有一則圍棋學習的任務筆記,我想同時放在索引筆記的兩個位置:一個在時間軸、一個在休閒娛樂區、一個在近期重要任務區(喔,這是三個位置),只要把連結都放進去,到時候無論我索引的是時間、娛樂還是重要任務,都能看到,也就是最好的提醒。

不過,這裡要提醒的是,這並非要我們每個任務筆記都要花很多時間去思考要連結索引到哪裡,其實沒有這個必要,只要能:

想到需求當下,順手連結過去即可。

沒想到,不要硬想,只要任務筆記出現在某些索引筆記中,就已經確保之後在某個流程會用到,這樣就足夠了。

別忘了,我們還可以搜尋找到這些臨時需要的任務筆記啊!





學習型索引筆記:用索引筆記輕鬆管理長期累積的經驗與知識

有效的知識體系與方法需要累積,時間的累積幫助我們慢慢找到自己需要的經驗系統。但這個累積最困難的就是,常常事情做過了,卻不小心忘記他的脈絡。

這時候只要一個簡單的連結索引筆記就能解決。

例如我有幾種課程的索引筆記,一種類型的課程,一開始我先把相關的課程任務筆記都連結過來,慢慢看到這類課程累積的時間軸。


這時候,或許我會歸納出這種課程的某些關鍵邏輯,或是其中出現某些特別好的課程設計,我就在索引筆記中開始整理出未來規劃不同時數但同類課程的脈絡(也是連結索引)。

我可能偶爾從其他地方想到可以改進這類課程的方法,我也知道要先連結該任務筆記或參考資料過來,放入改進步驟的索引就好。

這時候,我們正在逐步幫我們的所有累積,建立真正有效的脈絡,只要在索引筆記中建立自己學習體系的邏輯,不只可以找到自己需要的過去資料,以後這就是我針對這類主題的「目前」最佳執行策略(說是目前,因為索引筆記會持續增減變動)。(延伸閱讀:我如何利用防彈筆記法完成《防彈筆記法》新書?流程實戰篇



專案型索引筆記:用索引筆記聚焦真正的專案目標

很多時候,索引筆記還會幫我們找到真正的目標。

一開始是方便資料的索引,一開始只是要搞清楚任務的處理順序,但慢慢的,可能在這樣的索引脈絡中,真正看到我們應該專注的目標。

我在最近這篇文章中:「被生活瑣事壓垮了嗎?學會三步驟整理法,簡單重新掌控一切!」,就分享了如何從瑣事的索引,變成目標筆記的具體過程,歡迎參考。

比起利用各種「分類功能」來建立管理系統,簡單但有效的索引筆記,反而更有彈性,更能快速完成符合需求的管理。

與其用功能建立太多層次,不如在索引筆記中,我們根據目標,就能找到下一步行動、脈絡中的知識、累積的經驗,那麼筆記的目的,其實也就達到了。



大家好,我是電腦玩物站長 Esor ,歡迎參考我的系列課程與書籍:


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留言

  1. 真的很喜歡 Esor 老師的生產力和筆記術相關的文章,獲益良多~~

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