我如何利用防彈筆記管理日常雜亂的溝通訊息?會不會很花時間?



前幾天的「防彈筆記法課程」中,我們進行了一段這樣的討論:工作流程中常常會有各種雜亂的溝通,或許是討論任務的交辦或下一步行動,或者是交換一些資料文件,也可能是交流一些問題與一起構思解決辦法,可是這樣臨時的、混雜的、分散的溝通內容,往往造成之後工作流程的麻煩,怎麼辦才好呢?

即使是使用最先進的即時溝通工具,可能也不能解決上述的問題,各種不同的討論群組,裡面充滿了大量交換的文件與內容,以及我們各種片段的思考,或許當下快速溝通的問題被解決了,但「接下來」需要的判斷輕重緩急、掌控任務細節的工作流程卻可能變得更混亂

今天這篇文章,來跟大家分享我會如何管理這些日常不可避免的雜亂溝通訊息,以及當每天接到一大堆電話、郵件、即時通的過程中,我是如何寫好接收這些雜亂訊息的防彈筆記。

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當收到零散的訊息內容時?

當接收到電子郵件、即時通、電話傳來的片段訊息時,萬不得已(例如當下真的連30秒的時間都擠不出來),我不會立即的回覆,也不會單獨的記下一張便利貼或一則筆記,因為這兩個步驟或許解決了當下答覆的問題,但對以後的工作流程來說反而會製造更多麻煩。

所以我會:
  • 立刻判斷收到的這個溝通訊息背後,到底是要「解決哪一個任務」的問題?
  • 以任務為導向,我會立即搜尋並打開該則任務筆記。
  • 然後先把收到的溝通訊息重點「更新」到該則任務筆記中。
  • 並且盡量以行動流程的角度,把雜亂的訊息根據任務流程做排序整理。

例如我收到設計師傳來要討論報價的訊息與資料,我會先問這是哪一個任務的溝通?於是發現需要打開「防彈筆記法封面設計任務」的筆記,這時候我在筆記中就看到之前有一些行動關於合約與報價的詢問,於是現在我知道可以把設計師剛剛傳來的報價訊息與資料更新到這個部分中。
  • 有可能我會把設計師傳來的報價資料,直接更新到任務筆記中相關行動後(關於討論合約與報價的行動)的備註文字。
  • 如果要保留原始畫面,我就截圖這部分的畫面,插入任務筆記中相關行動後。
  • 如果設計師傳來的是一個他的報價單文件,我也可以,插入任務筆記中相關行動後。

這樣做的好處是什麼呢?

如果我們的溝通訊息都是散落的便利貼,或是散落在原本的郵件、即時通當中,還是說散落在每一天新增的不同筆記裡,那麼如果關於這個設計案子的報價前後溝通了五、六次,來回三、四份文件,難道我以後要在快 10 個不同的地方去找回需要的溝通資料嗎?如果是這樣,不就造成以後工作流程的時間花費、容易出錯嗎?

所以上述方法的優點,就在於以後我只要聚焦在「防彈筆記法封面設計任務」的筆記中,就能掌握原本分散的溝通訊息。並且這些訊息的邏輯,不是別人什麼時候傳給我的邏輯,而是我如何處理這個任務的邏輯。

或許立刻回訊溝通就離開感覺很快,但我寧願多花 30 秒的時間,把溝通中的重點放進自己的防彈任務筆記中,讓我以後不用再回到電子郵件、即時通當中確認。




當我要傳遞溝通訊息時?

那麼,當我要答覆對方訊息時呢?當我要透過郵件與即時通交辦事情給他人時呢?我會盡量的避免自己「想到什麼就說什麼」,而是「想清楚了再說」。尤其如果是郵件、即時通,這些文字式的溝通其實並不需要像是面對面一樣要馬上反應,與其想一句丟一句,想到後面又要改了前面,想來想去訊息雜亂無序,我會反過來要求我自己想清楚了一次(或每一小段)說清楚

甚至如果是電話溝通,假如我是可以主動打電話的那個人(別人打電話來就是前面的例子,這我們無法掌控),我甚至會先準備好等一下要講的每一段重點,然後才打電話去有條理地說清楚

所以我的作法就是,我會在傳訊息、打電話之前先打開等等要溝通的那個任務的任務筆記,來到要溝通的流程段落,「先在筆記中」把需要討論的重點、需要交辦的流程「寫出來」,然後才完整的貼入郵件中、訊息中給對方,讓對方看到有條裡的架構。

如果對方回訊息要做一些修正,那麼我就會回到前一大段的步驟,把對方要修正之處,直接更新回剛剛那則任務筆記中我原本給對方的段落。這樣就確保任務筆記中是最新溝通完成的執行狀態與資料。


例如同樣是前面的例子,如果我想要在合約報價討論中跟設計師確認三個細節,我會先在「防彈筆記法封面設計任務」的筆記中打出來,並先自己看看有沒有問題?有沒有需要調整?調整好了,我才把這三個細節貼上即時通或郵件給對方確認(頂多前後加上一些溝通緩衝的語句)。

這樣做的好處是什麼呢?

結合別人傳訊息給我、我傳訊息給他人的這兩種做法,其實就是我在自己的每一個任務筆記中都保留了「以任務執行邏輯」為架構的溝通資料,也就是看到任務最新、最正確的執行流程,並且不用再回到溝通管理本身去確認。

確保他人收到的訊息是有結構的、清楚的、完整的,減少太多修正以及太過零碎的問題(雖然一定還是會修正),增加他人處理與合作這件事情的正確性、精準性。

回到任務筆記去整理溝通訊息,甚至在任務筆記中先寫出溝通訊息,還有一個非常大的優點,就是「讓自己保持從任務目標與流程的角度來思考」,先去確認任務筆記,確保自己明確看到任務原本已經確認的內容,從既有的內容基礎上去修正。也就是讓自己不要想到什麼就溝通什麼,因為這樣有可能反而跟任務目標有牴觸,有可能我漏掉了原本在任務中已經確定的某些目標與流程,結果就是讓溝通反而造成了更多任務的混亂。




這樣做會不會很花時間?

有些朋友會問我,可是如果溝通訊息都要先在防彈任務筆記中更新、確認、撰寫,會不會工作流程要花掉更多時間呢?真的有時間去做這樣的動作嗎?關於這樣的問題,我有幾個角度的經驗談。

第一個角度,這是一個花費時間比較的問題,一個是「我事後要在不同地方確認溝通資訊」,一個是「我當下把溝通資訊寫進任務筆記」,你覺得前者會花比較多時間?還是後者會花比較多時間?我認為是前者會浪費更多時間,而且造成每一次任務執行的不確定、混亂與出錯。而後者,可能就是當下多花 30 秒到 1 分鐘,可是之後只要在一則聚焦的任務筆記中確認即可,每一次執行這個任務都可以省下更多時間。

第二個角度,我們傳統整理資料的邏輯常常是先收集很多資料,然後花很多時間去整理資料,最後再花很多時間去規劃任務。但是防彈筆記法的概念正好相反,我們透過當下的更新(把溝通訊息更新回任務筆記),其實就是在溝通的當下不斷累積任務的規劃與流程,一次一次的更新,就是把任務的流程不斷累積出來的過程。後面這樣的邏輯,不只讓我們溝通訊息不再混亂,而且反而在分散破碎的溝通過程,逐步累積建構出任務最好的執行流程,讓自己隨時都能看清楚每一個任務的執行狀態。

第三個角度,這樣的做法會幫助我們留下真正有價值的筆記內容,也就是任務執行流程的邏輯、思考、修正等等的經驗,之後如果要確認之前的變動細節,或是有其他類似任務要參考這次任務,那麼我們的這一則任務筆記中就有所有需要的東西了。

第四個角度,這樣的整理邏輯中最關鍵的就是讓自己練習去判斷「現在是在溝通哪一個任務成果?討論的是關於要採取什麼行動?」這是最重要的練習,也是工作中最好的生產力習慣。我發現很多朋友其實不太會判斷到底任務成果是什麼?更常常抄下一大堆筆記,卻不知道自己要做些什麼行動?而這正是為什麼筆記再多、資料再龐大,都不一定能真正提升生產力的最大原因。

所以不如就從調整管理日常雜亂溝通訊息的習慣開始,從這個小習慣開始練習「現在是在溝通哪一個任務成果?討論的是關於要採取什麼行動?」的判斷,於是你會更容易看出雜亂事情中的輕重緩急,並且相對不會漏掉最重要的下一步行動。




小結:

我實踐上述這樣的方法去管裡日常雜亂的溝通訊息,起碼已經超過 10 年以上的時間。這不只帶來上述的一些生產力提升的優點,也還有一些額外的好處。

例如我其實沒有擔心過所謂即時通訊息怎麼備份這樣的問題,每一次換手機我都很放心的直接清空資料,換到新的手機系統上。因為對我來說,回到即時通去確認之前訊息是沒有效率的工作流程,所以我當然也不要花心力與時間在整理一個沒有效率的工作流程上。

例如我常常可以在一個簡單的電話溝通、會議討論之後,立刻寄給對方一個修正過後的完整任務架構與流程的筆記,而不是給對方一個分散混亂的會議紀錄,但這樣往往在合作任務的過程中,我們雙方更有共識,更不容易彼此出錯。

例如我其實也會減少很多溝通修正的次數,因為當我們的溝通是雜亂且隨意時,後續反而需要更多的溝通討論,但如果讓溝通相對都是以任務為角度、有任務架構、在任務流程上,那麼反而不需要那麼多溝通訊息,就能彼此掌控任務進度。

歡迎參考防彈筆記法系列文章:

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