被生活瑣事壓垮了嗎?學會三步驟整理法,簡單重新掌控一切!



瑣事,零碎但也不能忘記,沒那麼重要但也確實要做,不是很大但反而更難處理。瑣事一多,我們可能沒有那麼多精力去管理,然而一旦不管理,開始漏東漏西,變得茫無頭緒,只能隨波逐流,結果這些看似無關緊要的瑣事卻往往最後佔據了我們大部分的時間和精力,成了我們效率的障礙,變成讓人感到窒息的壓力。

從另外一個角度來看,管理好這些不大不小的事情,也不只是為了高效率,更可能是一種提升生活的樂趣與學習的關鍵技巧!

如果說工作、生活中的一些小事情,我們因為忙碌而做過就算了,無法有效的記住裡面的經驗與想法,那麼執行花費的許多時間變成真的只是花費,而沒有累積的價值、沒有成長的意義,結果,慢慢的工作、生活中許多的事情成為只想趕快結束的任務,卻無法成為讓人感覺愉快的體驗。

那麼,我們可以如何有效、有趣、有意義的管理好這些瑣事呢?

之前我在電腦玩物中,曾經用案例的方式,分享過自己管理瑣事的許多個實際例子:「讓生活有效管理的 11 則真實筆記案例,簡單筆記系統整理生活雜事」,在這些實戰經驗中,我體悟到有三個步驟,可以幫助我管理好原本雜亂的生活瑣事:

  • 任務化:把生活中具有任務意義的瑣事有效地整理。
  • 隨手記:紀錄這些瑣事,並試圖找出它們之間的關聯。
  • 從瑣事到目標:找出瑣事之間的連結,然後以此為基礎設定更大的生活目標。

接下來用實際案例搭配方法,分享我的心得。




任務化:有意義的目的、更簡單的整合

想想這個瑣事是為了什麼任務而做?要獲得什麼成果?下一次想要怎麼做?這樣,往往能找到更好的瑣事管理方式。(延伸閱讀:任務邏輯的防彈筆記法如何應用在日常休閒、生活情緒、雜務瑣事?

舉一個生活瑣事小例子,多年前,我開始研究家裡的濾水器設備,在網路上找了一些濾水器相關的介紹和產品比較。如果從任務的角度來思考,這些瑣事背後想要完成的任務成果,其實是改進家裡的飲水機設備。下一步行動則是確保家裡有小孩的我們可以有更乾淨的飲用水。

出自這個角度,我簡單地將這些研究和收集過程中的濾水器相關資料整理到「改善家裡飲水設備的任務筆記」當中。接下來要安裝濾水器或定期更換濾芯的流程,也都在這個任務筆記中進行規劃。

一兩年後,我們開始覺得家裡應該安裝一個隨時可供應熱水、直接飲用的加熱型飲水機。這時,我並沒有新增一則任務筆記,因為這與前幾年的濾水設備改善是同一個任務目標:「改善家裡的飲水設備」。所以,我在同一則任務筆記上繼續更新。後來,我更換了加熱型的濾水飲水設備。同樣地,定期更換濾芯和操作流程也都在這同一則任務筆記上持續更新。




這實際上是一個簡單的「任務化筆記」思維。在這個過程中,一開始有很多零散的想法,但不是片段地收集資料,而是以一個「改善家裡飲水設備的任務化角度」來思考。

這樣,資料就有一個可以統整和聚焦的中心。接著,從購買流程、安裝流程到日後的定期更換和維修流程,也都可以在這同一則任務筆記中進行管理。因此,我們就不會覺得是在處理許多零散的瑣事,而是有一個聚焦的「改善家裡飲水設備」的大任務。

任務化的管理瑣事,可以帶來三個關鍵好處:

  • 更好的搜尋性:
    • 任務化的筆記因為有明確的關鍵字(如「飲水設備」、「濾水器」、「飲水機」),使得不需過度整理,就能容易地找到相關的資料。
  • 高效整合:
    • 任務化的筆記可以將零散的片段(包括資料、行動、想法)有效地集中在一個任務筆記中,方便統整和查詢。
  • 增加任務意義:
    • 任務化的筆記讓人不只是在片段地研究資料,而是會讓整個瑣事或任務(如讓家裡的飲用水更健康更方便)變得更有意義。

無論使用什麼筆記或工具,這都是我開始管理瑣事的第一步。當我打開生活瑣事的記事本,看到的都是一個一個長期追蹤、管理、有明確目的的任務筆記,而非散亂的瑣事資料。(這是防彈筆記法的核心觀念)





隨手記:寫下下一步細節,大腦減壓,放下擔心

以任務為單位,開始把大腦中煩惱的瑣事細節寫下來,讓大腦減壓,而寫下來時,多思考「下一次行動」,會幫助我們更容易放下擔心,也會讓整理變得更簡單(不做過多的整理)。

例如:要建立一個很複雜的個人物品管理系統?還是一個簡單的購物備忘錄就好?(延伸閱讀:實踐簡單但符合需要的生活物品整理系統,不需庫存目錄的方法

以任務成果來思考是:「下次採買時知道需要添購什麼?」,能夠達到這個成果就好。下一次想要怎麼做:「有一個清單可以簡單讓我知道可以採買什麼」,只要能管理出這個結果,對我來說已經滿足需求。

這時候如果是建立一個物品管理系統,我還要花很多精力去設計欄位、常常清點物品數量。繞了一圈,還需要做好自動過濾功能,才能在下次採買獲得我需要的採購清單。這就不是任務化的設計,而是「讓整理資料反客為主」了!瑣事往往變成更繁瑣的瑣事。

這時候如果就只是建立一個未來採購清單,隨時發現家裡即將用完一罐橄欖油、蛋要吃完了、下次想做個雞湯,就隨手把下次要買的東西列上這個待辦清單。下次來到超市,打開這個清單即可!

這樣一來,就算沒有建立複雜倉儲系統,但任務的目的就達到了,而我們只要隨手記下即可。(但要以任務為單位,以下一步行動為依歸)





聚焦目標:由下而上,從瑣事的統整看到目標

管理目標不一定總是由上而下進行,反而常常是由下而上,從生活中的瑣事累積,逐漸找到更大的目標,這種管理邏輯在日常生活中尤其適用。

通過使用像「任務化」和「隨手記」這樣的整理技巧,我們可以把具有任務意義的生活瑣事有效地整合在一起。一旦這樣做,我們往往能夠發現這些瑣事之間的某種連結,而這些連接就是我們開始聚焦生活目標的起點。(延伸閱讀:2023 用這三種思維開始寫目標筆記,不怕訂錯計畫也不怕沒動力

舉一個我自己經歷過的真實案例:隨著孩子漸漸長大,他們需要有自己的房間,這是要準備一間兒童房的生活瑣事。同時,生活中也有很多其他家事需要管理,比如孩子放學回家後的碗筷需要自己清洗。或者他們開始有零用錢和旅行計劃,也需要學習如何儲蓄和花費。


原本這些看似是三個不相關的瑣事,但當它們被記錄和整理後,我們可能會發現它們背後有一個共同的目標:「跟孩子一起練習如何自我管理」。

於是,我們可以從這個更大的目標出發,重新聚焦我們的行動,從一個更有意義的具體目標:「讓孩子養成獨立和時間管理的習慣」,來統整上述的瑣事。

我們可以從簡單的自我管理任務開始,如讓孩子參與家事,自行清洗碗筷。在這個過程中,也許可以給他們一些零用錢作為獎勵,進而鼓勵他們儲蓄和計劃支出。這樣,練習儲蓄和花錢的瑣事也自然與這個更大的目標連結在一起。當孩子已經養成了一些基本的生活自理習慣後,他們可能會更願意且能夠規劃自己的房間,於是孩子自己睡覺的任務也被滿足。

在這個過程中,我們甚至還可能發現,許多其他看似不相關的生活瑣事也能被納入這個更大的目標管理框架中。

例如,過程中可以讓他同時練習寫下生活日記、做一些目標規劃(延伸閱讀:點亮心中動力,我和五歲孩子一起練習寫目標與覆盤日記)。或者,在這過程中也能與孩子的某些才藝學習連結起來。讓他了解如何規劃自己的學習過程。


這時,你可能會發現生活中的目標不一定是由上而下規劃的,當我們以任務化的角度記錄這些生活瑣事和問題時,會慢慢發現其中有一個循序漸進的專案流程,於是,我們便從更聚焦、目標化的角度為這些雜亂的瑣事釐清一些順序。

  • 一方面,我們會看到這些瑣事背後更有價值的意義,會更有動力去推動它們,做的時候也會感到更有成就感。
  • 另一方面,透過這種角度我們也能看出這些事情之間的優先順序,就不必急著把所有事情擠在同一時間去完成。能夠循序漸進地推進,也能幫助我們減少許多瑣碎事務的負擔。




小結:

或者,我們也可以試試看從根本處減少瑣事的技巧:「瑣事不一定是干擾工作效率元兇,是我們自己讓瑣事變麻煩」。

管理日常生活的瑣事不是一件容易的事情,但也不需要花費太多時間,重點是要將它們簡單化。首先,我們可以建立一個搜尋就能找得到的任務筆記系統,這不僅能幫助我們迅速記錄事情,也能幫助我們快速找到它們。接下來,可以將日常的瑣事聚焦化和目標化,幫助我們更有效地處理這些事情,還能長期記錄某一個主題的瑣事。

把瑣事列出來可以幫助我們的大腦減壓,放下擔心。這也讓我們可以一目了然地看到所有需要處理的事情,然後可以根據任務化的原則,統一處理某一類的事情。

而且當某些瑣事長期累積,也可以看到一些意想不到的意義。

例如我有一則很簡單的和孩子一起練習摺紙的筆記,一開始就只是紀錄和孩子開始玩摺紙的瑣事,但經過兩三年的累積,這則瑣事筆記現在有每一年我們用摺紙做紅包、用摺紙做寶可夢、用摺紙做侏儸紀公園的回憶,而且變成我和孩子一個特殊的回憶與遊戲,這時候,瑣事也就有了意義。


通過適當的管理和組織,我們可以輕鬆地處理瑣事,並且可以更加專注於我們真正想要做的事情。讓生活的瑣事累積成有自己的價值,而不是累積成更大的煩惱。



大家好,我是電腦玩物站長 Esor ,歡迎參考我的系列課程與書籍:


我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:被生活瑣事壓垮了嗎?學會三步驟整理法,簡單重新掌控一切!


留言

  1. 喜歡這篇文章,謝謝 Esor!!
    但是我有幾個問題想向您請教:
    請問 Esor 老師規劃了許多任務筆記,您是怎麼判斷他們的優先次序、該在什麼時候從事哪個任務呢?
    比如如果有兩件事需要在同一天做,但是他們卻分散在不同的任務筆記當中,該怎麼處理呢?
    雖然可以設立時間提醒或每日行動清單,但這樣會不會讓系統變得太複雜,等到情況開始出現變化的時候,千一髮而動全身,許多任務的優先次序都要更改呢?
    任務筆記是以任務為單位,但是任務本身似乎無法相比較其中的優先次序,反而以「天」、「早上」、「重要」、「緊急」等關鍵字設立行動清單更容易判斷優先次序,那麼以任務為單位跟以上述關鍵字為單位做筆記有什麼優勢呢?
    請不令賜教,感謝🙏🙏

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    1. 我會用兩種方式判斷這些任務筆記的優先順序:
      1. 把任務筆記連結到我的每日行動清單
      2. 用標籤分類,判斷任務筆記的輕重緩急或執行情境

      但其實還有第三種方式,那就是想到需要處理的任務,只要搜尋任務關鍵字,找出任務筆記來處理即可

      以任務為單位跟以天、早上、重要為單位做筆記有什麼優勢呢?
      我的想法是,「天、早上、重要為單位」不是不好,而是他們屬於當下執行的判斷,但是卻很難保留任務的「完整性」、「連續性」以及「未來覆盤與重新使用行」。
      所以反而先以任務筆記為單位,輔助以每天、重要的判斷,我認為是更適當的邏輯。

      因為最終目的,我們並非只是想要處理完今天的事情而已,我們應該更希望能夠累積未來的目標,覆盤過去的經驗,所以比起今日事今日畢,保留任務完整的過去未來經驗,我認為更有價值。

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  2. 原來是這樣,謝謝 Esor 老師我會試試看的!!!

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  3. 任務化的筆記 任務化的管理瑣事讓人生變得更有意義,
    之前一直糾結在探尋人生的意義到底是什麼
    就這樣處理瑣事 平平凡凡的過一生嗎
    這篇文章給了我答案

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  4. 我認為其實從 Esor 老師的這篇文章就能看出為何以任務為單位撰寫筆記是最好的

    如果你每天只是專注在處理一堆瑣事上,你就沒有計畫,就不能復盤修正,沒有更大的視角,從而無法有更好的行動和方法,而撰寫任務反而能夠刺激你的思考,使你做出更好的決定

    舉例來說,如果我希望戒掉壞習慣,以瑣事的思維,就會設置「不玩遊戲、不吃零食」然後每天追蹤,但戒掉壞習慣不是那麼簡單的事情,如果沒有針對上癮的原因提出解決方案,僅僅只是追蹤不會讓你從此戒掉,除非你依靠強大的意志力,否則也不會有什麼改變

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