[時間技客-24] 用情境而非時間排任務,我的情境排程技巧分享


有時候當我們排出像是這樣的時間表:「明天早上10點要寫文章,早上11點寫企劃,下午2點跑報表,下午4點製作簡報」,但是常常發現計畫趕不上變化,永遠無法照著計畫執行,這是出了什麼問題呢?

時間,本來就是充滿了變動。原本以為早上10點可以寫文章,但是如果客戶一通電話過來,寫文章的想法與心情就全部泡湯。而當一個時間點有了變動,後面的時間計畫就要跟著變動。於是就變成永遠無法按照時間表執行,甚至最後因為一團混亂,什麼計畫都沒執行。

老實說,除了那些約好了不會變動,一定要在某個時間與地點執行的「會議」、「約會」,例如早上 11 點要去會議室開會,或是買了下午 4 點的電影票,要不然其他任務,都不適合用時間表來安排。




歸結原因,排了計畫變成只是打擊自己,排了計畫只是製造混亂,是因為時間背後的情境變來變去,本來排好的時間到了,可能情境不是我們所預想的,於是在不適合的情況下就不想做事、無法做事,或是做了事也是效率低。

那要怎麼解決呢?解決辦法就是:

不要讓自己根據「時間」來做事,而是根據「情境」來做事。

讓自己在適合的情境,優先去做適合的事情,這樣動力最高,效率也最高。

下面分享我的具體做法。




我在安排每日的行動清單時(可參考:只要週末一小時的計畫,完全改變你的未來一週 ),除了固定時間的會議外,不會安排其他行動要執行的時間,只把今日一定要做的重要行動列出來。

那麼,我要知道什麼時候做什麼好呢?我就利用「情境符號」。

我把「子彈筆記術」的子彈符號改造成情境符號,像是下圖這樣。


我有兩個基本符號,「#」代表適合認真工作的情境,「@」代表適合認真思考的情境。

「#」像是要寫一封商務郵件、要跑一份報表、要打電話討論,需要我在辦公桌、電腦或特定工作環境中才能執行的任務。

「@」像是想一個文章題目、思考一個問題解答、企劃一個專案方向,不需要特定時空,走路時、會議無聊時、有任何空檔時,都可以隨時動腦執行的任務。

於是,當執行每日行動清單時,我不是依照時間來執行,而是看看當下我進入什麼情境?是適合處理特殊工作的情境?還是適合思考的情境?然後優先執行清單中的那一種任務。

這樣一來,我就能善用適合的情境,更有效率完成適合的任務。




從上述的方法出發,我為自己更多的任務都「先安排好情境」,而非安排好時間。

因為我們不知道適合那個任務的時間什麼時候發生,但我們可以先確認任務適合什麼情境做。當情境對了,就去做適合的事。

例如下圖中,我利用 Evernote 的標籤功能,建立我對任務的「情境」判斷。我介紹其中幾個。

「個人空閑」情境,把我想在一個人空檔出現時做的任務放入,可能是玩一個遊戲。這樣當這種情境出現時,立刻打開這個情境分類下的任務,就知道可以優先執行甚麼。

「兩人時間」情境,把我想和老婆一起看的電影、一起討論的話題放入,當出現這樣的情境時,就優先執行這樣的任務。

「想和孩子一起做」情境,把想要帶孩子一起去的餐廳、遊樂園,或是想跟孩子一起讀的書,或是想跟孩子一起練習的事情,放入這個任務情境,當出現適合情境時,就優先執行這樣的事情。

我們很難為上述任務安排好明確的時間,但或許可以安排好情境,這樣時候對了,就可以去做他。





用「情境」而非「時間」安排任務,可以總結為下面的步驟和優點:

  • 把任務分配到適合的情境
  • 情境到了,做適合的任務
  • 善用每一刻隨時變動的時間

時間會變,適合那個情境該做的事則不會變。

這也是「 GTD 時間管理方法」的關鍵技巧之一,有興趣的朋友,還可參考:「Evernote GTD 方法教學:我的「搞定」時間管理實踐 2016 版 」、「Google GTD 方法教學:用 Inbox、 Keep、日曆搞定時間管理 」、「如何判斷重要的事?比重要緊急更有效的4步技巧 」等文章。

或是參考我的「時間管理課程、Evernote子彈筆記課程」。


@時間技客系列文章:

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留言

  1. 请问站长的新书会不会在亚马逊出电子版,我已经买了实体书,但还是习惯晚上用kindle看

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  2. 不好意思 想請問這個方法會不會跟您的135行動清單方法衝突呢,就是說乾脆在情境內把重要的任務排好就好,不用額外花時間規劃當日待辦清單
    還是說135行動清單的方法單純是為了讓頭腦聚焦呢

    回覆刪除

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