架構愈簡單,整理愈簡單:談專案不斷變動時的工作系統整理方法



那一天在線上視訊課程中,跟許多熱情的學員分享「如何架構專案任務的子彈筆記系統」,討論如何建立工作系統的邏輯與方法,課程獲得很棒的回饋與交流。而課程結束後,我又留下時間,繼續跟大家討論延伸的各種問題,這時候,有一位朋友問了下面這個問題,問題的大意如下:

「就算我們把工作系統整理好了,但是當專案一直變動時,要如何在自己的系統中修改調整呢?」

這個問題,其實帶出了一個更根本與現實的問題:「專案的計畫、任務的整理,不可能是一次性就完成的,甚至永遠不會有真正意義上的完成,我們的工作系統本來就會一直處在一個變動的狀態。」

那麼,什麼樣的工作系統,適合應付這樣不斷變動的狀態,並且在變動的過程當中可以很方便地進行調整,又不會遺漏變動的細節呢?

課程的當下,我給出了一個回饋是:「架構愈簡單,整理愈簡單。」並進一步解釋到,對於個人執行專案、目標的工作系統來說,最需要看到與管理的無非是「優先次序」與「下一步行動清單」而已,如果系統能夠最簡單的排出優先次序與行動清單,那麼我們變動時要管理也更加容易。




如何整理一個工作系統?

首先,讓我快速、簡單說明一下,自己目前架構工作系統的重點方法。

  • 一個任務,一則筆記。一個專案,一則筆記。




  • 任務、專案筆記中最好的排序,就是優先次序與行動清單

    • 當然,這些任務碎片、筆記連結進入專案目錄筆記後,不是隨便亂放,但也不需要很複雜的架構整理,在一則專案目錄筆記中,我只是把握下面兩個整理原則而已:
      • 排出優先次序
      • 排出下一步行動清單
    • 這樣的架構,就只是一個大綱,因為只是一個排序大綱,所以調整起來很方便,但是當使用起來其實也真的就能滿足執行的需求。




整理好的系統什麼時候需要變動?要如何在自己的系統中修改調整?

在這樣簡單的「大綱排序架構」中,遇到事情有各種變動時,可以怎麼調整呢?就讓我舉一些例子。

  • 事情完成了?

    • 把完成的那一段大綱剪下,調整順序貼上到後面的封存大綱即可。
    • 因為只是大綱,不需要什麼複雜的標籤、參數、表格調整,就只是簡單複製貼上,就能保持:「需要做的事情優先在前方,做完的事情放到後方」!



  • 事情取消了、修改了?

    • 在大綱上畫一條刪除線(不是打勾完成),或是移動到下面的大綱備案即可。
    • 在專案、任務的變動過程中,有時候很重要的一點是「要保存變動的版本,要記住原本的方案如何變動到現在方案的過程」,這時候,大綱的方式其實就是畫一條刪除線便能看到變動過程。



  • 增加了新的事情?

    • 無論專案、任務臨時增加再多的待辦事項,其實我們通常都只需要問自己一個簡單關鍵的問題:「這個待辦事項,要在工作流程的哪一個步驟執行?
    • 這時候,只要把這個新的待辦事項,插入在大綱中要執行的那個順序位置即可。
    • 到時候順著大綱順序執行,一定就會看到這個臨時插入的待辦事項。



  • 執行的次序改變了?

    • 一個專案也可能常常在改變優先順序、行動順序,這時候,如果只是簡單的大綱架構,那麼其實只要調整大綱順序即可。
    • 也是因為這樣的好處,無論在我自己使用的 Evernote ,或是團隊使用的 Notion (即使它可以做出複雜有趣的專案架構,後來我發現還是大綱最簡單且方便調整),或是早期我用過一段時間的 Workflowy 等工具中:

我最後還是選擇「一個可以排出優先順序、行動順序的大綱清單」就能搞定一切。




目標管理系統的關鍵架構:

  • 複雜的表格、架構,如果可以不做,我就盡量不做,尤其不要為了看起來美觀或整齊而做,更不要只是為了整理資料而做。
    • 一旦我的專案變成複雜的表格架構,我在調整時勢必就要花更多時間去調整參數,調整位置時會牽連更多改動,於是改動系統的時候往往也要花上很多時間,甚至變得難以隨時調整。

  • 而架構簡單的大綱,根據優先順序、行動順序排序,修改起來很容易。
    • 在筆記大綱中,可以隨時調整,只要複製貼上,插入到大綱需要的位置,或是前後移動即可。
    • 這樣反而可以保持變動的彈性,隨時變動都能立即修改。
    • 而大綱順序是行動順序,也就已經是專案需要的執行順序了。

那一天的線上視訊課程,有一位同學留言寫了一句總結:「一件事情再大,真正要解決的還是優先次序與行動清單的問題而已。

簡單的架構,不需要花很多時間在資料層做管理,也不需要複雜的系統讓資料呈現漂亮的狀態,但只要有行動順序,目標就已經能很好的推進。




結語

我聚焦的是個人工作系統的建立,如果是團隊的、公司層級的專案建立,那麼上面的方法自然還不夠。(例如一個超大型團隊專案,可能還是需要甘特圖。)

不過反過來說,個人的工作系統,用簡單架構,節省自己的整理時間,也讓變動時節省調整時間,執行時還是能確保不遺漏,那麼這樣的系統就是有效的。

當然,在這樣的系統背後我還有搭配像是進攻行事曆的管理方法,也歡迎大家參考。


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