[高效能職場筆記法-2] 整理任務雜亂資料前，想想我們如何執行任務

前一篇「高效能職場筆記法」系列文章「為什麼要改變一天一頁、隨手記錄的習慣？」中，我提到了兩種筆記邏輯的對比：「（相對無效）筆記是照著發生時間寫 VS （相對有效）筆記是照著任務邏輯寫」、「（相對無效）筆記寫的時候只想要記住資訊 VS （相對有效）筆記寫的時候同時去想未來怎麼行動」。今天這篇文章，讓我們繼續深入探討職場筆記的撰寫邏輯，當我們開始改變分散的會議筆記習慣後，那麼在「一則統整各種碎片資料的任務筆記」中，「這則筆記內」的資料邏輯應該怎麼整理與排序呢？

建立一個自然而然使用資料的整理邏輯

前一陣子，我協助汪士瑋老師完成她的新書《成長型領導》，過程中我們有非常多次的會議討論，針對文稿中的許多方法細節，希望能調整、補充到對讀者最有幫助的狀態。在這樣的過程中，常常會有許多想法、待辦像是這樣「到時候回頭潤稿第一章時，可以考慮在 1-3 後面加上一個圖表」。我在那時候給老師一個建議是：「我們現在應該把這個行動，直接註記到文稿第一章的 1-3 最後，而不是寫在會議記錄中。」

因為這樣一來，可以建立一個「自然而然的流程」，幫助我們注意到某個時候必須採取某個行動、使用某種資料。

仔細想想看：

• 我們現在開會討論出某種行動，這個行動要發生在什麼時候？發生在我們要潤稿1-3的時候。
• 那麼潤稿 1-3 的時候我們會看什麼文件？當然是看目前 1-3 的文稿。
• 那麼要修改的地方是 1-3 的哪裡？是 1-3 的最後。

這樣一來，與其把「到時候回頭潤稿第一章時，可以考慮在 1-3 後面加上一個圖表」記在任何一個獨立的待辦清單上，不如註記在「 1-3 文稿的最後」，因為這是我們潤稿時一定會自然而然看到的流程，到時候就能準確地記住並且不遺漏。（可參考：如何讓筆記本不是散亂流水帳？先專案、改任務、後行動清單）

我們通常的筆記撰寫邏輯

我在上「子彈筆記」、「工作資料整理」相關課程時，也常常問學員一個問題：「當一則筆記中的資料不斷累積疊加時，即使這些資料都是這個任務需要的，但在這一則筆記內，我們應該如何整理排序這些同一個任務的零散資料更好呢？」

這時候我通常會接收到下面三種答案，我後來也把這樣的答案變成一種選擇題，讓學員選選看，他們直覺上（或者自己平常實際使用上）認為哪種方法比較好？

下圖是一個很典型的練習結果（我利用協作白板讓大家選擇，直覺上或通常會這樣使用的選項，就圈起來，最後看看哪個答案最多人打圈）。

我的三個選項，或是我通常看到大家提出的答案，主要是下面三種：

• 答案1：在一則任務筆記中，根據「資料類型」整理
• 例如：會議記錄、客戶資料、相關文件、相關圖檔等等，各自分類。
• 答案2：在一則任務筆記中，根據「獲得資料的時間」排序
• 例如之前給我的資料排在筆記下面，最近給我的資料就一直插入到筆記上面。
• 答案3：在一則任務筆記中，根據「優先權重」排序
• 例如筆記重要的資料排在筆記上面，其他參考輔助資料排在筆記下面。

而在數十次的課程演練後，通常最多人回答或選擇的是答案1、答案2，偶爾（每次課程中都是選擇頻率最低的，甚至有時候沒有人回答這個答案）會有人選擇答案 3。

如果常看電腦玩物的筆記方法的朋友，相信許多人會傾向選擇答案 3 。

我的整理方法，不是「資料是什麼」，

而是「資料要在哪個步驟做」

但這裡其實我故意沒有寫出我真正的答案，我的答案不是答案1與2，但也並非完全是答案 3。

因為上述三個答案的邏輯都是「資料是什麼」，但在任務執行上「資料是什麼」並不是那麼重要，關鍵反而是「資料要在哪一個步驟或流程處理或看到」。

我真正在一則任務筆記中的資料整理排序方法，其實是根據「資料要在哪一個步驟或流程處理」來排序的。下面是我真正的作法：

• 根據下一步行動清單排序
• 在行動步驟後面，插入需要的資料
• 然後才搭配資料類型、資料時間、優先權重的整理

因為職場筆記的目的很簡單，就是要完成某一個任務。

要完成某一個任務的邏輯也很簡單，就是依序採取下一步行動，並在下一步行動看到需要處理的資料、訊息即可。（可延伸參考：為什麼我會避免在郵件、即時通，甚至待辦清單中直接完成工作？）

當然，幾種整理方法是互相搭配的：

• 先以「根據下一步行動清單排序資料」作為主要邏輯。

• 但有時候需要輔助根據資料類型（例如參考資料、草稿）
• 或根據資料給我的時間（例如新舊版本）
• 或根據優先權重（例如任務規格文件、目標文件）來相輔相成。

不過無論如何，「根據下一步行動清單排序資料」通常會是職場任務筆記最優先，也是放在筆記最開頭的選擇。

除非，你的下一步行動就是處理所有會議記錄，那妳看起來就會像是根據會議記錄來排序，但實際上還是根據下一步行動的邏輯。

想想我們平常如何執行任務，

解決整理資料遇到的問題

這樣排序任務雜亂資料，有什麼好處呢？想想我們如何執行任務，其實就能知道箇中答案。

• 為什麼「根據下一步行動清單排序」比資料類型整理好？

• 如果用資料類型整理，同一個行動需要的資料，就會因為分類而分散在不同位置的會議記錄、文件當中，變成是我要用大腦記得行動需要的資料（但是大腦就是會忘記），然後自己去資料分類裡面找出需要使用的資料。這樣的資料分類，只是在幫資料服務，而不是幫自己的行動服務。
• 用資料類型整理，還會遇到資料類型選擇多的情況，導致無法找到感覺最好的一種排序，反而可能愈整理愈複雜，要花更多時間整理。
• 最後往往會導致：
• 筆記中有很多資料，也有很好的分類結構，但不知道如何使用。
• 或是行動時要找到資料依然要花掉很多時間。

• 為什麼「根據下一步行動清單排序」比資料時間排序好？

• 資料給我的時間，往往不是我要執行的時間，今天給我的資料，可能是整個任務流程最後才要執行的，我記在今天的這個位置點，有什麼用呢？
• 最後往往會導致：
• 筆記中資料順序混亂，採取行動時還是會漏掉資料。
• 或是很容易先去處理不重要的資料。

• 為什麼「根據下一步行動清單排序」比優先權重排序好？

• 優先權重其實也是一種不錯的筆記整理方式，但如果能夠加上「根據下一步行動排序」的邏輯會更好。
• 因為任務的執行過程，比重要的事更重要的是，下一步我可以做（需要做）什麼？

總結來看，讓任務筆記中的紀錄、資料，以「根據下一步行動清單排序」為優先的邏輯來整理，會是最簡潔明瞭，也有助於任務真正執行、推動的選擇。

要如何做到讓資料跟著任務行動來排序

那麼，既然「根據下一步行動清單排序」會更好，為什麼實際上我們不容易這樣做，或是在筆記紀錄時沒有想到可以這樣做呢？這也是有原因的，也是我們要突破的最後一層關卡。

簡單來說，寫職場筆記時我們遭遇的最大問題是：「其實我們往往忘記去想想，我們到底要如何執行任務！」

是的！我們太容易陷入只是記錄的思維，卻忘了職場的筆記一定是任務執行的筆記，忘了要從任務如何執行去思考。

這個問題還可以拆解成兩個層次：

• 接收任務與待辦時，沒有繼續拆解下一步行動

• 例如「1-3文稿最後要補上圖表」，這個待辦看似平常，但其實缺少了一些拆解：
• 什麼時候要補上？潤稿時，排版前補上即可。
• 這個圖表是現成的嗎？還是需要重新整理？是老師現成有的，只需要插入並簡單修改。
• 所以我可以「下決定」，在潤稿到1-3最後，記得插入圖表即可。
• 有了上述簡單的行動拆解，自然知道這個資訊要排序在哪裡適合。

• 接收資料、訊息時，沒有主動轉換成行動步驟

• 例如老師給我一張圖表，這是知道要放到書中的資料，但如果沒有拆解行動步驟，很有可能就只能分類一個圖表區來收納，最後這個圖表區會有很多不知道或忘記如何使用的資料。因為我們沒有主動轉換成行動步驟：
• 潤稿第三章的時候要決定插入到哪一個部分
• 要根據書中內容微調圖表資訊
• 要根據書中排版風格調整圖表風格
• 有了上述把資料轉換成行動步驟的流程，你知道這張圖表要插入、註記在哪裡嗎？我會註記在兩個地方：
• 插入在「潤稿第三章」的行動後面，這樣我就自然記得到時候要處理它。
• 然後同一個位置加上一個額外行動清單「修改圖表資訊以符合書中內容」
• 在之後「設計排版第三章」的行動後面加上一個新行動：「請設計師統一調整圖表風格」
• 比起只是把圖表記在筆記中，上述的行動轉換，才是這個資料最後有效執行的關鍵。

寫到這邊，這篇文章要解決的問題「如何排序一個任務的雜亂資料？最好的排序方式是什麼？」已經滿足。

但也揭開了下一個層次的問題：「那麼如何把筆記變成任務？把資料轉換成行動流程？」這需要等待下一篇文章，再來跟大家深入分析。（要不然每篇文章要字數爆量！）

「下一步行動」是職場任務最主要的執行邏輯，也是一種我作為任務執行者的判斷，並且無論如何我下一步就是只能採取一個行動。

因為是任務的執行邏輯，所以資料怎麼排不重要，重要的資料這樣的排序可以幫助我完成任務，那麼職場筆記的目的就達到了。

因為是判斷，筆記的主導權回到我的手上，重要的不是資料，而是我判斷下一步要處理哪一個資料。

因為下一步無論如何就是一個行動，所以不會愈整理愈複雜，資料只會有一種排序方式，而這個方式就是我要使用他們的順序。

改變上面這樣的整理任務筆記資料習慣，可以立刻幫我們寫出更有效、更不容易遺忘，並且不混亂的工作筆記。（事實上，課堂筆記、學習筆記如果以這個邏輯來撰寫，也會大幅提升使用效率喔！）

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系列文章：

• [高效能職場筆記法-1] 為什麼要改變一天一頁、隨手記錄的習慣？
• [高效能職場筆記法-2] 整理任務雜亂資料前，想想我們如何執行任務
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