[高效能職場筆記法-2] 整理任務雜亂資料前,想想我們如何執行任務



前一篇高效能職場筆記法系列文章為什麼要改變一天一頁、隨手記錄的習慣?中,我提到了兩種筆記邏輯的對比:「(相對無效)筆記是照著發生時間寫 VS (相對有效)筆記是照著任務邏輯寫」、「(相對無效)筆記寫的時候只想要記住資訊 VS (相對有效)筆記寫的時候同時去想未來怎麼行動」。今天這篇文章,讓我們繼續深入探討職場筆記的撰寫邏輯,當我們開始改變分散的會議筆記習慣後,那麼在「一則統整各種碎片資料的任務筆記」中,「這則筆記內」的資料邏輯應該怎麼整理與排序呢?




建立一個自然而然使用資料的整理邏輯

前一陣子,我協助汪士瑋老師完成她的新書《成長型領導》,過程中我們有非常多次的會議討論,針對文稿中的許多方法細節,希望能調整、補充到對讀者最有幫助的狀態。在這樣的過程中,常常會有許多想法、待辦像是這樣「到時候回頭潤稿第一章時,可以考慮在 1-3 後面加上一個圖表」。我在那時候給老師一個建議是:「我們現在應該把這個行動,直接註記到文稿第一章的 1-3 最後,而不是寫在會議記錄中。」

因為這樣一來,可以建立一個「自然而然的流程」,幫助我們注意到某個時候必須採取某個行動、使用某種資料。

仔細想想看:
  • 我們現在開會討論出某種行動,這個行動要發生在什麼時候?發生在我們要潤稿1-3的時候。
  • 那麼潤稿 1-3 的時候我們會看什麼文件?當然是看目前 1-3 的文稿。
  • 那麼要修改的地方是 1-3 的哪裡?是 1-3 的最後。
這樣一來,與其把「到時候回頭潤稿第一章時,可以考慮在 1-3 後面加上一個圖表」記在任何一個獨立的待辦清單上,不如註記在「 1-3 文稿的最後」,因為這是我們潤稿時一定會自然而然看到的流程,到時候就能準確地記住並且不遺漏。(可參考:如何讓筆記本不是散亂流水帳?先專案、改任務、後行動清單




我們通常的筆記撰寫邏輯

我在上「子彈筆記」、「工作資料整理」相關課程時,也常常問學員一個問題:「當一則筆記中的資料不斷累積疊加時,即使這些資料都是這個任務需要的,但在這一則筆記內,我們應該如何整理排序這些同一個任務的零散資料更好呢?」

這時候我通常會接收到下面三種答案,我後來也把這樣的答案變成一種選擇題,讓學員選選看,他們直覺上(或者自己平常實際使用上)認為哪種方法比較好?

下圖是一個很典型的練習結果(我利用協作白板讓大家選擇,直覺上或通常會這樣使用的選項,就圈起來,最後看看哪個答案最多人打圈)。


我的三個選項,或是我通常看到大家提出的答案,主要是下面三種:
  • 答案1:在一則任務筆記中,根據「資料類型」整理
    • 例如:會議記錄、客戶資料、相關文件、相關圖檔等等,各自分類。
  • 答案2:在一則任務筆記中,根據「獲得資料的時間」排序
    • 例如之前給我的資料排在筆記下面,最近給我的資料就一直插入到筆記上面。
  • 答案3:在一則任務筆記中,根據「優先權重」排序
    • 例如筆記重要的資料排在筆記上面,其他參考輔助資料排在筆記下面。
而在數十次的課程演練後,通常最多人回答或選擇的是答案1、答案2,偶爾(每次課程中都是選擇頻率最低的,甚至有時候沒有人回答這個答案)會有人選擇答案 3。

如果常看電腦玩物的筆記方法的朋友,相信許多人會傾向選擇答案 3 。




我的整理方法,不是「資料是什麼」,

而是「資料要在哪個步驟做」

但這裡其實我故意沒有寫出我真正的答案,我的答案不是答案1與2,但也並非完全是答案 3。

因為上述三個答案的邏輯都是「資料是什麼」,但在任務執行上「資料是什麼」並不是那麼重要,關鍵反而是「資料要在哪一個步驟或流程處理或看到」。

我真正在一則任務筆記中的資料整理排序方法,其實是根據「資料要在哪一個步驟或流程處理」來排序的。下面是我真正的作法:
  • 根據下一步行動清單排序
    • 在行動步驟後面,插入需要的資料
  • 然後才搭配資料類型、資料時間、優先權重的整理
因為職場筆記的目的很簡單,就是要完成某一個任務。

要完成某一個任務的邏輯也很簡單,就是依序採取下一步行動,並在下一步行動看到需要處理的資料、訊息即可。(可延伸參考:為什麼我會避免在郵件、即時通,甚至待辦清單中直接完成工作?


當然,幾種整理方法是互相搭配的:

  • 先以「根據下一步行動清單排序資料」作為主要邏輯。

    • 但有時候需要輔助根據資料類型(例如參考資料、草稿)
    • 或根據資料給我的時間(例如新舊版本)
    • 或根據優先權重(例如任務規格文件、目標文件)來相輔相成。

不過無論如何,「根據下一步行動清單排序資料」通常會是職場任務筆記最優先,也是放在筆記最開頭的選擇。

除非,你的下一步行動就是處理所有會議記錄,那妳看起來就會像是根據會議記錄來排序,但實際上還是根據下一步行動的邏輯。




想想我們平常如何執行任務,

解決整理資料遇到的問題

這樣排序任務雜亂資料,有什麼好處呢?想想我們如何執行任務,其實就能知道箇中答案。

  • 為什麼「根據下一步行動清單排序」比資料類型整理好?

    • 如果用資料類型整理,同一個行動需要的資料,就會因為分類而分散在不同位置的會議記錄、文件當中,變成是我要用大腦記得行動需要的資料(但是大腦就是會忘記),然後自己去資料分類裡面找出需要使用的資料。這樣的資料分類,只是在幫資料服務,而不是幫自己的行動服務。
    • 用資料類型整理,還會遇到資料類型選擇多的情況,導致無法找到感覺最好的一種排序,反而可能愈整理愈複雜,要花更多時間整理。
    • 最後往往會導致:
      • 筆記中有很多資料,也有很好的分類結構,但不知道如何使用。
      • 或是行動時要找到資料依然要花掉很多時間。

  • 為什麼「根據下一步行動清單排序」比資料時間排序好?

    • 資料給我的時間,往往不是我要執行的時間,今天給我的資料,可能是整個任務流程最後才要執行的,我記在今天的這個位置點,有什麼用呢?
    • 最後往往會導致:
      • 筆記中資料順序混亂,採取行動時還是會漏掉資料。
      • 或是很容易先去處理不重要的資料。

  • 為什麼「根據下一步行動清單排序」比優先權重排序好?

    • 優先權重其實也是一種不錯的筆記整理方式,但如果能夠加上「根據下一步行動排序」的邏輯會更好。
    • 因為任務的執行過程,比重要的事更重要的是,下一步我可以做(需要做)什麼?
總結來看,讓任務筆記中的紀錄、資料,以「根據下一步行動清單排序」為優先的邏輯來整理,會是最簡潔明瞭,也有助於任務真正執行、推動的選擇。




要如何做到讓資料跟著任務行動來排序

那麼,既然「根據下一步行動清單排序」會更好,為什麼實際上我們不容易這樣做,或是在筆記紀錄時沒有想到可以這樣做呢?這也是有原因的,也是我們要突破的最後一層關卡。

簡單來說,寫職場筆記時我們遭遇的最大問題是:「其實我們往往忘記去想想,我們到底要如何執行任務!」

是的!我們太容易陷入只是記錄的思維,卻忘了職場的筆記一定是任務執行的筆記,忘了要從任務如何執行去思考。

這個問題還可以拆解成兩個層次:

  • 接收任務與待辦時,沒有繼續拆解下一步行動

    • 例如「1-3文稿最後要補上圖表」,這個待辦看似平常,但其實缺少了一些拆解:
      • 什麼時候要補上?潤稿時,排版前補上即可。
      • 這個圖表是現成的嗎?還是需要重新整理?是老師現成有的,只需要插入並簡單修改。
      • 所以我可以「下決定」,在潤稿到1-3最後,記得插入圖表即可。
    • 有了上述簡單的行動拆解,自然知道這個資訊要排序在哪裡適合。

  • 接收資料、訊息時,沒有主動轉換成行動步驟

    • 例如老師給我一張圖表,這是知道要放到書中的資料,但如果沒有拆解行動步驟,很有可能就只能分類一個圖表區來收納,最後這個圖表區會有很多不知道或忘記如何使用的資料。因為我們沒有主動轉換成行動步驟:
      • 潤稿第三章的時候要決定插入到哪一個部分
      • 要根據書中內容微調圖表資訊
      • 要根據書中排版風格調整圖表風格
    • 有了上述把資料轉換成行動步驟的流程,你知道這張圖表要插入、註記在哪裡嗎?我會註記在兩個地方:
      • 插入在「潤稿第三章」的行動後面,這樣我就自然記得到時候要處理它。
        • 然後同一個位置加上一個額外行動清單「修改圖表資訊以符合書中內容」
      • 在之後「設計排版第三章」的行動後面加上一個新行動:「請設計師統一調整圖表風格」
    • 比起只是把圖表記在筆記中,上述的行動轉換,才是這個資料最後有效執行的關鍵。
寫到這邊,這篇文章要解決的問題「如何排序一個任務的雜亂資料?最好的排序方式是什麼?」已經滿足。

但也揭開了下一個層次的問題:「那麼如何把筆記變成任務?把資料轉換成行動流程?」這需要等待下一篇文章,再來跟大家深入分析。(要不然每篇文章要字數爆量!)




「下一步行動」是職場任務最主要的執行邏輯,也是一種我作為任務執行者的判斷,並且無論如何我下一步就是只能採取一個行動。

因為是任務的執行邏輯,所以資料怎麼排不重要,重要的資料這樣的排序可以幫助我完成任務,那麼職場筆記的目的就達到了。

因為是判斷,筆記的主導權回到我的手上,重要的不是資料,而是我判斷下一步要處理哪一個資料。

因為下一步無論如何就是一個行動,所以不會愈整理愈複雜,資料只會有一種排序方式,而這個方式就是我要使用他們的順序。

改變上面這樣的整理任務筆記資料習慣,可以立刻幫我們寫出更有效、更不容易遺忘,並且不混亂的工作筆記。(事實上,課堂筆記、學習筆記如果以這個邏輯來撰寫,也會大幅提升使用效率喔!)

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。最近我也開設了新的 podcast 節目,歡迎追蹤:高效人生商學院」。或是訂閱「電腦玩物電子報」。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

系列文章:

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