Google 文件內建請求核准功能,建立多人審查批准的簽核流程教學



Google 雲端硬碟上進行 Google 文件、簡報、試算表的協作,除了一起編輯、校對、統整內容外,真實的辦公室流程裡還常常會出現另外一種工作需求:「公文書簽核、合約審查、統計報表批准」,而現在 Google 的文件、簡報、試算表工具,終於開始正式內建了可以「請求核准」的簽核功能。

這樣的功能,之前在 Google Drive 中只能用「外掛程式」來完成,不過外掛程式相對不穩定。而現在開始, Google Workspace( G Suite、 Google 企業版)中,開始把之前測試中的「核准、簽核」功能,在 Google 文件、簡報、試算表中正式更新了!

試想看看這樣的情境:
  • 有一份會議記錄文件,需要給與會者分別簽核,證明會議記錄正確。
  • 有一份行政公文文件,需要給主管批准,才能繼續進行下一步動作。
  • 有一份合約,需要讓客戶先審查,客戶核准內容後,才進行後續簽約。
  • 有一份簡報,需要讓主管、同事審批內容,批准後,成為正式報告文件。
  • 有一份統計數據試算表,需要給相關單位核准,確認內容沒有錯誤。
現在,這些需求情境,可以在符合資格的  Google Workspace( G Suite、 Google 企業版)帳戶下,利用 Google 文件、簡報、試算表「內建」的「請求核准」功能來完成,並且在文件中明確地留下簽核紀錄。

今天這篇文章,就來仔細分析一下 Google 文件、簡報、試算表「內建」的「請求核准」功能細節與教學。




01. 開啟文件,請求核准

在  Google Workspace( G Suite、 Google 企業版)帳戶中,開啟一份 Google 文件、簡報、試算表檔案,在左上方的「檔案」選單中,就可以開啟「核准」的功能。

開啟後,右方會有一條功能列,可以設定核准的流程,並且在審查簽核過程中進行討論。






02. 指定要核准的人,並授權

在右方的功能列中,選擇「提出新的核准要求」,就能開始授權給不同的人簽核(可以指定公司內部的人,也可以指定公司以外的客戶或合作者)。

在「要求核准」的設定畫面,依序完成下面步驟即可:
  1. 輸入要請求簽核、審查的人員的 Google 帳號。
  2. 留下訊息,提示對方審核的重點或需求。
  3. 設定「到期日」,可以提醒對方在指定日期前完成簽核。
  4. 勾選「允許核准者編輯這個檔案」,如果不勾選,對方只會獲得註解的權限。
  5. 勾選「傳送核准要求前先鎖定檔案」,鎖定檔案後,才不會不小心編輯已經在審核過程中的內容。
最後記得按下「傳送要求」按鈕。





03. 核准過程可以鎖定文件,避免隨意修改

從前面的步驟,可以看到我們能夠讓簽核過程的文件處於「鎖定」狀態。

在鎖定狀態的文件,只能查看,不能直接觸發任何編輯、註解的功能,可以避免審查過程,不會有人不小心修改了文件。

但是,這也不是強制鎖定喔!因為其他有權限的人,還是可以隨時多按幾個按鈕,「解除鎖定」的狀態。

所以它的目的主要是避免不經意地修改,提醒大家文件在審核中,盡量不要修改。





04. 可以建立多位簽核者,但不能預設審批順序

目前 Google 文件內建的核准功能,一次可以建立多位簽核者,但不能預設順序。例如「不能設定」成 A 簽核完成,自動授權給 B 繼續簽核,在 A 簽核完成前, B 不能簽核。

Google 文件的多位簽核者,每個人都可以隨時簽核,全部核准後,這份文件進入批准狀態。

那如果想要建立簽核順序怎麼辦?那就要自己手動在這次都核准後,繼續在這份文件提出新的核准要求。





05. 簽核的時候,可以批准、拒絕,還可留言討論

建立核准流程後,除了單純的簽核,還可以進行討論。

簽核者收到通知,打開這份文件,會在文件上方,浮現一條「核准」、「拒絕」的工具列。

在右方的功能列中,每一位簽核者還可以留言討論,留下對這份文件的討論意見,這些意見也都會永久保存下來。






06. 簽核過程有人修改文件,所有人要重新核准

前面說過,簽核時可以鎖定文件,避免不小心的修改。那如果真的需要修改時會發生什麼事情呢?

如果簽核過程還沒有完成,但中途有人修改了文件,這時候會「重設所有核准流程」,也就是之前已經簽核過的人也需要重新簽核一遍。

例如,這份文件要給 A、 B、 C 簽核,這時候 A 核准了,但 B 和 C 還沒,文件有了修改,那麼 A 就會需要重新簽核。





07. 有人拒絕,可以重新提出核准要求

簽核過程,有人核准,有人拒絕,文件擁有者可以隨時追蹤目前的簽核狀態。所有人都提出自己的審查意見後,文件還可以「再次提出核准要求」。





08. 每一次的核准流程,都會記錄

一份文件、簡報、試算表可能會經過多次的核准流程,或是經過多個層級的簽核,這些都會在這份文件中留下審核紀錄,可以隨時回去查看。





 09. 核准過的文件又被編輯,會怎麼樣?

因為 Google 文件、簡報、試算表的多人協作特性,有可能一份已經全部核准完成,上次簽核流程已經全部結束的資料,之後有被其他人編輯。

這時候,可以在核准記錄中看到一個明顯的提示:「目前的版本,並非之前簽核完成的版本,並提示我們如何去找到有簽核確認的舊版本。



 
以上就是目前  Google Workspace( G Suite、 Google 企業版)帳戶內建的文件核准功能,值得需要在辦公室流程進行簽核、審查、批准文件的朋友試試看。

想要了解更多 Google 系統工作流程的朋友,還可以延伸閱讀:

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