活用 7 個 Google 日曆企業版的進階時間管理功能，讓工作更專注

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這一年多來，國外因為疫情而展開的遠距工作，讓辦公室裡的時間安排增加了更多需求，例如需要更簡單的告知同事自己目前是居家、辦公室或在什麼特殊地點工作，當在家上班後也更需要能有一些隔絕干擾的專注時間，避免隨時都在線上討論而妨礙了工作效率。

所以今年以來， Google 日曆的企業版（ Google Workspace ）也做了許多改進，因應遠距工作的需要，並讓工作者可以有更多管理好工作時間管理的功能。

因為平常我也有在使用 Google Workspace 帳戶，所以今天這篇文章，跟大家統整一下，看看 Google 日曆的企業版當中，有哪些個人版沒有的功能，是職場工作者（如果貴公司也有使用 Google 企業帳戶）可以好好利用的。




01. 時間深入分析功能：

首先， Google 日曆企業帳戶現在擁有一個「時間深入分析」功能。可以主動統計平常的會議時間、專注時間，以及剩下的可安排工作時間。




甚至這樣的分析，還會提供一些簡單的自動建議，例如下圖中建議我在會議比較少的禮拜四，主動安排一個「專注時間」，讓自己先隔絕其他邀約，專注把重要任務完成。




這些統計數據，包含了下面這樣的資料：
  • 這一週、這兩週或這個月（根據我目前展開的行事曆區間統計），花了多少時間開會？有多少小會議？有多少大會議？以及目前在這段時間內我剩下的工作時間。
  • 統計最近幾週的平均每日會議時間。
  • 統計最常與其開會的對象與時間，並快速安排下一次會議。







02. 設定專注時間：

透過時間深入分析功能，如果看到自己安排（被安排）了太多會議時間，或許可以試試看利用下面的「專注時間」功能，提早「保護」自己的某些時間。（這樣的時間塊方法，可延伸參考：做計畫反而更拖延？練習「未計畫時間表」，自製範本範例下載）

方法很簡單，在添加活動行程的對話框中，選擇「專注時間」，就可以指定一段「自動拒絕鎖有會議邀請」的時間。

並且你可以留下訊息（例如需要處理某某任務），自動回應給想要在那段時間邀請你開會的人。




這時候，對方要邀請你開會，會自動收到你的拒絕通知。





03. 設定不在辦公室時間

除了遠距工作、居家上班之外，現在的工作也常常會有許多移動需求、異地辦公需求，當我們不在辦公室，不方便處理某些會議、行程時，可以如何更快速的通知對方呢？

其實還是一樣的功能，可以預先新增一段未來的行程，但切換成預設的「不在辦公室」，那麼就能自動拒絕會議邀請，並自動留下訊息通知對方。

你也會發現，其實「專注時間」、「不在辦公室」都可以修改名稱、訊息，也就是你可以自己去定義像是「這是我固定的主管匯報時間」、「拜訪客戶中」等等不同的提示：

方便用各種原因，自動拒絕臨時會議邀請，也能自動通知對方原因。





04. 建立別人可以自動預約會議的時段

有時候，我們需要常常跟某些客戶進行對談，說不定這些對談時段，你希望限制在某些範圍內讓對方選擇。這樣一來，自己更能掌控會議時間，也方便他人預約。

那麼就可以利用 Google 日曆企業版中的「預約時段」功能。

例如我希望固定開放每個禮拜四下午兩點到五點，是可以預約進行面談的時間，每一段面談30分鐘，那麼就可以設定這樣的固定預約時段，開放需要的人來預約。

需要這個功能的朋友，可以參考我之前詳細的圖文步驟教學：「利用 Google 日曆製作預約行事曆網站，完整步驟圖解教學」。





05.設定工作時間與地點

為了讓公司夥伴更明確的知道我的工作時段，以及我每一天固定的工作地點，可以在 Google 日曆的設定中進行調整。

在 Google 日曆設定中開啟「啟用工作時間」、「設定工作地點」，會帶來幾個好處：
  • 前面的時間深入分析，可以更有效的統計剩餘工作時間。
  • 其他人要跟我約定會議時間時，可以更容易限制在工作時間範圍。
  • 讓他人更快知道我什麼時候在辦公室，什麼時候居家工作。





06. 快速建立會議記錄文件

如果真的需要開會時，我們開始要建立會議紀錄文件，這時候 Google 日曆內建了一個「製作會議記錄」功能，點擊後，可以立即新增一份「包含今天會議資料」的 Google 文件，方便我開始編輯或協作。

這個功能在 Google 文件上也可以操作，方法請參考：「Google 文件一鍵插入「會議記錄」快速筆記新功能如何開啟教學」。





07. 快速選擇公司會議室

如果使用 Google 日曆的企業版，可以設定快速預約公司會議室，甚至快速預約公司設備的功能，也可以讓團隊在使用時，節省許多時間，並方便管理企業內的各種會議室、設備需求。





如果你的公司、學校使用 Google Workspace 帳號（當然，還要看企業版的等級，不一定上述所有功能都有），那麼在工作上使用時，不妨試試看這些特殊功能，幫自己做好辦公室的時間管理。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ，如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題，或是有上課、開課需求，歡迎寫信跟我討論。或是訂閱「電腦玩物電子報」。

也歡迎參考我的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程、相關書籍。

有興趣的朋友還可以延伸閱讀：
（歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者，及附上原文連結：活用 7 個 Google 日曆企業版的進階時間管理功能，讓工作更專注）
文章分類：
電腦玩物站長 Esor （異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

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