活用 7 個 Google 日曆企業版的進階時間管理功能,讓工作更專注



這一年多來,國外因為疫情而展開的遠距工作,讓辦公室裡的時間安排增加了更多需求,例如需要更簡單的告知同事自己目前是居家、辦公室或在什麼特殊地點工作,當在家上班後也更需要能有一些隔絕干擾的專注時間,避免隨時都在線上討論而妨礙了工作效率。

所以今年以來, Google 日曆的企業版( Google Workspace )也做了許多改進,因應遠距工作的需要,並讓工作者可以有更多管理好工作時間管理的功能。

因為平常我也有在使用 Google Workspace 帳戶,所以今天這篇文章,跟大家統整一下,看看 Google 日曆的企業版當中,有哪些個人版沒有的功能,是職場工作者(如果貴公司也有使用 Google 企業帳戶)可以好好利用的。




01. 時間深入分析功能:

首先, Google 日曆企業帳戶現在擁有一個「時間深入分析」功能。可以主動統計平常的會議時間、專注時間,以及剩下的可安排工作時間。




甚至這樣的分析,還會提供一些簡單的自動建議,例如下圖中建議我在會議比較少的禮拜四,主動安排一個「專注時間」,讓自己先隔絕其他邀約,專注把重要任務完成。




這些統計數據,包含了下面這樣的資料:
  • 這一週、這兩週或這個月(根據我目前展開的行事曆區間統計),花了多少時間開會?有多少小會議?有多少大會議?以及目前在這段時間內我剩下的工作時間。
  • 統計最近幾週的平均每日會議時間。
  • 統計最常與其開會的對象與時間,並快速安排下一次會議。







02. 設定專注時間:

透過時間深入分析功能,如果看到自己安排(被安排)了太多會議時間,或許可以試試看利用下面的「專注時間」功能,提早「保護」自己的某些時間。(這樣的時間塊方法,可延伸參考:做計畫反而更拖延?練習「未計畫時間表」,自製範本範例下載

方法很簡單,在添加活動行程的對話框中,選擇「專注時間」,就可以指定一段「自動拒絕鎖有會議邀請」的時間。

並且你可以留下訊息(例如需要處理某某任務),自動回應給想要在那段時間邀請你開會的人。




這時候,對方要邀請你開會,會自動收到你的拒絕通知。





03. 設定不在辦公室時間

除了遠距工作、居家上班之外,現在的工作也常常會有許多移動需求、異地辦公需求,當我們不在辦公室,不方便處理某些會議、行程時,可以如何更快速的通知對方呢?

其實還是一樣的功能,可以預先新增一段未來的行程,但切換成預設的「不在辦公室」,那麼就能自動拒絕會議邀請,並自動留下訊息通知對方。

你也會發現,其實「專注時間」、「不在辦公室」都可以修改名稱、訊息,也就是你可以自己去定義像是「這是我固定的主管匯報時間」、「拜訪客戶中」等等不同的提示:

方便用各種原因,自動拒絕臨時會議邀請,也能自動通知對方原因。





04. 建立別人可以自動預約會議的時段

有時候,我們需要常常跟某些客戶進行對談,說不定這些對談時段,你希望限制在某些範圍內讓對方選擇。這樣一來,自己更能掌控會議時間,也方便他人預約。

那麼就可以利用 Google 日曆企業版中的「預約時段」功能。

例如我希望固定開放每個禮拜四下午兩點到五點,是可以預約進行面談的時間,每一段面談30分鐘,那麼就可以設定這樣的固定預約時段,開放需要的人來預約。

需要這個功能的朋友,可以參考我之前詳細的圖文步驟教學:「利用 Google 日曆製作預約行事曆網站,完整步驟圖解教學」。





05.設定工作時間與地點

為了讓公司夥伴更明確的知道我的工作時段,以及我每一天固定的工作地點,可以在 Google 日曆的設定中進行調整。

在 Google 日曆設定中開啟「啟用工作時間」、「設定工作地點」,會帶來幾個好處:
  • 前面的時間深入分析,可以更有效的統計剩餘工作時間。
  • 其他人要跟我約定會議時間時,可以更容易限制在工作時間範圍。
  • 讓他人更快知道我什麼時候在辦公室,什麼時候居家工作。





06. 快速建立會議記錄文件

如果真的需要開會時,我們開始要建立會議紀錄文件,這時候 Google 日曆內建了一個「製作會議記錄」功能,點擊後,可以立即新增一份「包含今天會議資料」的 Google 文件,方便我開始編輯或協作。

這個功能在 Google 文件上也可以操作,方法請參考:「Google 文件一鍵插入「會議記錄」快速筆記新功能如何開啟教學」。





07. 快速選擇公司會議室

如果使用 Google 日曆的企業版,可以設定快速預約公司會議室,甚至快速預約公司設備的功能,也可以讓團隊在使用時,節省許多時間,並方便管理企業內的各種會議室、設備需求。





如果你的公司、學校使用 Google Workspace 帳號(當然,還要看企業版的等級,不一定上述所有功能都有),那麼在工作上使用時,不妨試試看這些特殊功能,幫自己做好辦公室的時間管理。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,或是有上課、開課需求,歡迎寫信跟我討論。或是訂閱「電腦玩物電子報」。

也歡迎參考我的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍

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