2021覆盤:圖解我的 Evernote 任務提醒系統,不遺漏下一步行動



當 Evernote 中的筆記整理邏輯,以一則一則專案任務筆記的方式建立起來了,那麼接下來如何做時間管理、時間提醒呢?在每一則任務筆記中規劃該任務的行動清單,但是如何統整在不同筆記中的待辦清單呢?如何看出當下應該優先推進的任務呢?如何提醒自己這個時間點最關鍵的下一步行動在哪裡?

關於如何建立一則專案、任務筆記,可參考我近期的兩篇文章:

但是有時候我們確實需要在一份清單中,看到來自不同專案任務的關鍵時間提醒,看到未來幾天需要完成的不同專案的不同進度成果,幫助我們做好規劃。

這時候,Evernote的任務筆記就可以用筆記時間提醒功能(免費版),搭配工作事項提醒功能(付費版)來完成。

這樣的搭配,在Evernote推出「工作事項」新功能後,我已經使用了將近半年,於是也有了一套基本確定的規劃邏輯。今天這篇 2021 年的覆盤,就來分享這套我目前持續使用的工作任務提醒系統,確保我明確掌握,不遺漏大小要事。




從建立任務統整筆記開始

  • 我在 Evernote 中的基本邏輯是:一個任務一則筆記
    • 規劃任務的行動清單
    • 根據行動清單的邏輯,整理下一步需要的資料
    • 在一則筆記中,封存或連結任務所有資料,方便查找
  • 什麼不是一則任務一則筆記?
    • 每次開會都新增一則筆記(這樣不行)
    • 每個資料單獨新增一則筆記(這樣不行)
    • 一個任務的待辦與想法,散落在不同筆記中(這樣不行)
  • 一則任務一則筆記的邏輯,基本上可以幫助我快速找到任務,快速整理任務。只要找到任務筆記、專案筆記,就能準確且快速確認這個任務的下一步行動與需要的資料。




任務與專案的開始啟動時間

  • 在早期使用 Evernote 的過程中,我甚至覺得不需要特別的時間提醒也沒關係,只要利用標籤鎖定當下重要任務,自然可以確認每個任務的下一步行動。
  • 而且我一直認為,彈出式的特定時間提醒通知,大多時候是無效的:
    • 在任務與行動中,透過一種理想性的規劃安排,提醒自己哪一天幾點幾分要去做哪一個行動,但是如果到了那一天臨時要開會、臨時沒動力怎麼辦?
    • 而那些確定的會議行程的時間提醒,則應該是行事曆的工作。
    • 關於通知的設定技巧,可參考:適當安靜與專注的手機整理術,回歸 Android 後的設定經驗談

  • 所以,後來Evernote推出「一則任務筆記的時間提醒功能」,我便如下這樣利用:
    • 針對任務、專案要「準備開始執行」的日期,設定一個開始日提醒。
    • 例如這是一個五個月後才要開始執行的課程,就設定一個四個月後的開始提醒(有一個月時間準備)。
    • 例如這是一個現在要開始的書籍專案,就設定今天做為開始日提醒。
用一個比較有趣的例子舉例,我最近每年中秋節都會做蛋黃酥,於是我將[蛋黃酥食譜筆記]設定了一個「2022/9/4」的提醒,那是一個中秋節之前,我需要開始準備蛋黃酥食材的日期。這就是「準備開始執行」的日期。



  • 這樣的「開始日提醒」,我不是要提醒自己哪一天要做哪一個行動,而是利用 Evernote 獨有的「提醒事項」清單,把那些開始日已經到達的筆記,列在清單中。
    • 這樣我就可以知道「目前應該開始推進的任務與專案」,而每一則任務、專案的下一步行動都在他們各自的筆記中規劃好了。而我的提醒目的也達到的了。
利用下圖所示,我常常會打開 Evernote 的「提醒事項」清單,這裡會根據提醒時間排序(提醒時間愈早的在愈前面),看到我現在應該推進的專案與任務。

因為我前面有說到,我的整理原則是「一個任務一則筆記,一個專案一則筆記」:

所以我在提醒清單看到的也不是凌亂的待辦事項,而是聚焦「現在要推進的專案要事」。





一個專案、任務中的階段性進度、交付小成果日期


  • 所以在前面「設定一則專案、任務筆記的開始準備時間」的提醒邏輯下,我會如下這樣利用「工作事項與提醒」,讓提醒更細緻:
    • 針對一個專案、任務內,某些階段性成果的預設完成日期,或是需要在特定時間交付的小成果,設定工作事項提醒。
    • 例如這個書籍專案筆記中,10/1 要完成第一章的潤稿並交付給作者,10/8 要完成第二章的潤稿並交付給作者,就在這個書籍專案的筆記中,分別插入 10/1 、 10/8 這兩個工作進度的工作事項提醒。
      • 至於這整個書籍專案的筆記提醒時間,可能是 9/1 ,那時候是這個專案的啟動日。
    • 例如一則課程任務筆記中,雖然課程是 10/9 上課,但是 10/2 要交付企業一份課程簡報,那麼我就針對 10/2 要交付簡報這件事設定一個工作事項提醒。


  • 設定這樣的「工作事項提醒」,我的目的也不是要彈出通知(前面有說,大多彈出通知的提醒是無效的),而是希望能有一份統整清單,可以更細緻地看到「來自不同專案、任務」中,「這個階段要優先推進的階段進度」
  • 這時候,打開 Evernote 左方「工作事項」的清單,選取「到期日」排序,就能看到這些來自不同專案筆記之中,即將到期(或已經到期)的工作事項提醒清單。




某個專案任務中有明確執行時段的事情

  • 還有一種特殊情況,跟行事曆的功能有點像,但有時候又有點不一樣,那就是一個專案、任務中,有時候有些事情是明確要在某一天執行的,這時候我也會利用「工作事項」在筆記內插入明確時間提醒。
    • 例如跟某個企業約好一系列課程,10/1 要上第一次課,10/11 要上第二次課,10/21 要上第三次課,這時候,我目前也是會特別設定工作事項的提醒。
  • 但是,這個時候你就會發現,其實這種「有明確執行時段」的事情,大多跟行事曆上的會議、行程功能重複,所以像上面的例子,我也一定同時在 Google 日曆上有安排好行程。
  • 這一個地方確實有點重複管理,但我目前也尚未修正出更好的做法,而目前這樣的做法,其實可以雙重確認這麼重要的執行時間不會被遺漏




工作事項跟核取清單的搭配利用

  • 一個要交付的進度成果之前,一定有要完成的一系列行動清單,這樣成果才能交付。
  • 這時候, Evernote 的工作事項與核取清單,我會做如下的利用搭配:
    • 例如在一個要交付排版的第一章編輯完成日期的工作事項之前,列出需要完成的一系列行動清單。
    • 這樣我就知道在完成這個工作事項之前,必須先完成哪些行動。




工作事項清單與到期日排序

  • 到了最後這個階段,打開「提醒事項」的清單,可以看到到達開始準備日期的任務、專案筆記,點進去可以隨時做修改,因為這些筆記就是當下隨時在推進與執行的筆記。


  • 打開「工作事項」清單,通常我只看「到期日」這個排序,這時候我就可以更聚焦在「即將要交付某個進度成果」的任務上


就像我前面提到的,我「大多數時候」不是利用提醒來看當天該做什麼事情,這種提醒很干擾,而且當天提醒才做就來不及了!

所以透過工作事項清單,我不只關注當天要交付的工作事項,更關注未來七天或近期要交付的工作事項,並安排要做的行動到我的每週子彈行動清單中。

是的,上述筆記提醒、工作事項提醒的目的,其實是幫助我在每個周日晚上,要規劃下個禮拜的一整週行動清單時,可以更準確、不遺漏、更專注的安排下個禮拜要推進的關鍵進度與成果。(關於如何規劃每週的行動清單,可以參考:比較持續 5 年的列每週行動清單習慣,復盤我的待辦清單筆記技巧

這樣的 Evernote 筆記提醒、工作事項提醒,幫助我建立了不會遺漏下一步行動的系統,並且在實際工作中發揮效用,利用這篇文章,做為 2021 的總結之一,跟大家分享。


我是 Esor ,我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,或是有上課、開課需求,歡迎寫信跟我討論。或是訂閱「電腦玩物電子報」。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

有興趣的朋友還可以延伸閱讀:

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留言

  1. Esor 老師:
    請問截圖是用甚麼軟件加箭咀符號?
    封面圖是如何把截圖嵌到筆記本圖像上?

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    1. 截圖我就是用 Evernote 付費版本內建的圖片註解功能完成的

      封面預覽圖這個是自動決定的,我們無法自行決定

      刪除
  2. 看了老師的文章很想照做,但若是專案筆記已經分散了,老師會回頭整理過去的筆記嗎?還是從當下開始重新累積?因為數量很多不知如何下手><

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    1. 我會建議從當下要做的專案開始就好

      過去的,就保留過去的痕跡,要用的時候再隨手整理就好

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  3. 本來還在思考「工作事項」的使用方法,Esor老師這樣示範,我就懂了,真是個好方法。

    Evernote的功能真的都很棒很實用,但,前提是運作正常,最近我在重整Evernote,根據最近的變動做一些調整,可是標籤部分的同步,一直出問題,在Mac和win10上都會出現刪除標籤,可是標籤沒消失,也不能再有任何動作,新增的標籤還能不見,可是筆記上的標籤還在,就是在左邊資訊欄找不到,這些問題在web和ios上又是正常的,搞得我很抓狂。12月就要續費了,很掙扎要不要繼續用,我的時間都浪費在處理這些問題了

    真的寧願他們不用推出新功能,把原本的功能維持穩定就可以了

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    1. 我也是希望他們能維持穩定與順暢更重要

      標籤的部分,我會建議在 Web 上操作,會相對順暢與正常

      另外如果電腦軟體端一直有問題,或許重新安裝是一個好方法

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    2. 重新安裝三四次了,登出帳戶、刪除本機資料也三四次了,不管在win10還是mac,結果都一樣,看來只能在web上使用了,但web要另開視窗同時編輯兩則筆記就比較麻煩,效能也比較差

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    3. 其實 Evernote 最近每更新一次版本,我都有寫客服信去提出電腦端、手機端標籤的問題,雖然都有回覆,但通常也都是說明他們知道有這類問題在修正中等等

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    4. 問題解決回報
      登出帳戶時選擇刪除本機資料,然後立即重新開機,重新登入Evernote,就正常同步了! (Win10、Mac都相同)
      希望他們盡快修正,不然每次標籤錯誤都得再搞一次這個流程。辛苦你了,每次更新都寫一次信,也挺累的

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