20 種待辦清單 App 軟體推薦：評論不同需求時間管理利器

前些天在我所開設的「時間管理實作課程」課中，討論了適合用在我歸納的「時間管理系統」上的工具，其實基本上我的方法應該是可以套用在所有工具上的，所以課後有朋友來問我：如果 Esor 來全面列舉可用的待辦清單工具，可以有哪些選擇呢？

今天這篇文章，我便打算來幫這位朋友解答問題，列舉出 20 種值得當作時間管理系統中的收集箱、行動清單的待辦清單軟體，這些工具應該要能肩負幾個重要任務：

• 清空大腦的壓力
• 收集統整所有的雜事
• 排出具有輕重緩急的任務清單
• 建立有效的工作流程

當然，工具必須搭配方法，這篇文章只談工具，而方法可以參考我之前在電腦玩物撰寫的一系列「時間技客」文章。

另外跟之前這篇文章：「從時間管理情境推薦 8 款 Android 行事曆 App 比一比」一樣，下面我會依據各種需求情境和工具特色做分析，寫下我的推薦原因與評論。

2017/4/20 新增：簡評微軟 To-Do 智慧型待辦清單工具，準備取代 Wunderlist
2017/8/25 新增：KanbanFlow 番茄鐘專案看板， Trello 沒有的5個時間管理功能

一，正統的待辦清單軟體：

以下先從正統的待辦清單軟體說起，除了我的推薦分析外，想更深入了解該工具或下載該工具的朋友，可點擊每個標題的超連結進一步查看。

1. Wunderlist：最好上手整理邏輯的待辦清單（下載與教學）

（附註：未來微軟收購的 Wunderlist ，有可能被取代為：簡評微軟 To-Do 智慧型待辦清單工具，準備取代 Wunderlist）

Wunderlist 擁有漂亮的介面，以及層次分明的任務清單管理，在操作上是非常順手的，他區分成「專案分類」、「任務清單」、「執行步驟」三個層次，井然有序，幫助你在細節上規劃一個完整專案的執行流程。



而且每個任務底下可以添加詳細的說明，插入檔案與圖片，甚至在協同合作時討論，讓「任務」本身更具體完整。

當任務愈來愈多時， Wunderlist 還提供了聚焦在重要與今日任務的過濾清單。

當然完整的跨平台與雲端同步是不可或缺的，整體來說 Wunderlist 是非常好上手，而且任務管理功能完整的一個待辦清單服務，尤其如果你沒有自己特殊的時間管理方法，那麼單純依靠 Wunderlist 內建的整理邏輯就能做好整理。

2. Todoist：最簡潔但更有力的待辦清單（下載與教學）

相較於 Wunderlist 的外觀風格， Todoist 走的則是簡潔有力的路線，他的清單呈現非常清爽，就好像是在一張白紙上列出你的任務，我相信一定有很多朋友喜愛這樣的風格。

但 Todoist 外觀簡潔，功能卻不簡單，甚至比起 Wunderlist 在時間管理技巧上更有彈性。首先是 Todoist 更多層次的任務分層系統，像大綱一樣，在一張清單上就可以把母子專案、母子任務做好各種分層管理，並且收合展開都很便捷。再者是 Todoist 有強大的過濾系統，可以幫我們快速聚焦在某類型任務。



當然協同合作、跨平台雲端同步這些基本功能都有，另外 Todoist 還有好用的收集外掛，可以快速把郵件、網頁收集到待辦任務清單。

Todoist 還有獨創的 Karma ，用「時間管理遊戲化」的概念，幫你一邊完成待辦清單一邊升級！

3. Any. do：學習專注的時間管理工具（下載與教學）

在「管理」上 Any.do 沒有前面的工具那麼強大，但是在「聚焦」上 Any.do 則提供了許多獨特設計，像是早上的聚焦今日事件提醒，手機上聚焦下一步行動的設計，還有利用類似 Trello 看板的方式，讓你分配今日、明日與之後的任務，從而專注在當下的行動。

我的使用經驗是 Any.do 如果漸漸要整理龐大的專案任務時，可能能力不足，但對於個人日常的管理，卻提供了很舒服的介面與很聚焦的方式。

而且如果以「少，但是更好」的觀念來看， Any.do 或許會是專準主義者不錯的選擇。

4. Remember the Milk：隨時記住與專注下一步行動（下載與教學）

在還沒全面轉換到 Evernote 做時間管理之前，我是「 Remember the Milk 」的愛用者、付費使用者，我維持著用 RTM 管理待辦清單大概有五年的時間，

「 Remember the Milk 」是一個非常貫徹「 GTD 時間管理方法」的服務，他用快速的語法進行任務的「捕捉」和「理清」，有強大的標籤、地點系統做好任務的「整理」，強大的過濾器讓你隨時「檢視」需要的任務，而簡潔的介面幫助你聚焦在「執行」上。

尤其 RTM 的標籤與地點系統，幫你快速整理什麼情況？什麼場合？什麼時候？應該去做什麼事情，而這正是 GTD 任務排程系統的精髓之一。

「 Remember the Milk 」還是一個很棒的跨平台雲端服務，並且是最早期的專業待辦清單工具之一，但直到今日，他依然繼續與時俱進。

5. 滴答清單（TickTick）：大陸最多人使用的待辦清單工具（下載）

我自己沒有長期使用滴答清單的經驗，但之所以也拿出來推薦，是因為我身邊有許多善於時間管理的朋友，尤其是大陸朋友，大多喜歡使用滴答清單。

而朋友喜愛滴答清單的理由，以大陸習慣用語來說，就是「高效」！如果用前面推薦過的待辦清單工具來對比，滴答清單有著 Todoist 的簡潔有力，也像 Any.do 一樣很適合在手機使用（當然他本身是跨平台的），並且也像 Remember The Milk 那樣有著標籤管理等彈性的特性。

另外付費版的滴答清單還具備跟日曆介面一起管理等功能，有興趣的朋友也可試試看。

6. OmniFocus（for Mac, iPhone, iPad）：最專業的時間管理工具（下載）

最後，在正統待辦清單工具中，一定要提到的就是「 OmniFocus 」，我之所以沒將OmniFocus 當作自己正式時間管理工具，只是因為他沒有正式的 Windows 與 Android 版本，是更偏向 Apple 系統的時間管理工具。但這不能抹滅「 OmniFocus 」是許多人心目中最專業時間管理工具的地位。

相較 Remember The Milk ，「 OmniFocus 」更深入的融合了 GTD 的時間管理技巧，相較之前的待辦清單工具，「 OmniFocus 」全面的考慮到時間管理的各種需求：如何更快收集？如何聚焦工作？如何追蹤任務？如何劃分工作情境？如何切換不同的工作視野？如何和行事曆一起管理？如何區分專案與雜事？

所有時間管理要面對的問題，以及解決問題需要的功能，「 OmniFocus 」基本上都幫我們想到了，並且建立起一套非常專業且迅速的運作流程（當然，這個迅速，需要你先花時間摸熟整個「 OmniFocus 」的功能系統）。

二，筆記本當待辦清單：

除了正統的待辦清單軟體外，其實要滿足：收集任務、整理任務、排程任務的需求，還有很多其他工具可以做到待辦清單要做的事，不一定只能使用 To-Do List 工具。

首先第一個要介紹的，就是「筆記類」工具，在沒有數位工具的時代，我們本來就是在用筆記做時間管理，所以理所當然，筆記類工具也可以當作待辦清單來使用。

而且筆記類工具通常在「收集與整理任務資料」上，會擁有比一般待辦清單工具更強大的彈性。如果你的時間管理是需要「管理很多資料、想法、企畫」的朋友，或是你想「完全自由」的設計自己待辦清單的朋友，那麼「筆記類工具」會是你的好選擇。

7. Evernote：筆記上的 GTD 時間管理方法（教學）

第一推薦，當然是我自己愛用的 Evernote，相信電腦玩物讀者都很熟悉了，我就不多做介紹。

除了上面文章中關於我如何把 GTD 方法套用在 Evernote 的教學外，下面直接把我寫過的好幾篇跟時間管理有關的 Evernote 延伸技巧，列舉提供大家參考：

清單：子彈筆記術(下) 最簡明的 Evernote 每日任務清單實作
專案：瑣碎任務的工作流重整：我如何用 Evernote 專案管理
提醒：Evernote 活用「提醒事項」教學，解決七大時間管理問題

8. Onenote：建立層次分明的專案任務清單（下載與教學）

很多朋友在整理專案時，更喜歡使用 OneNote ，尤其是你真的在做一個複雜且「需要有序」的專案排程時。因為 OneNote 有非常嚴謹且多層次的筆記分類排序功能，可以像是一本大綱嚴謹的書籍一樣去整理你的專案、報告。

加上 OneNote 在筆記內強大的排版能力，可以把任務清單會輕鬆快速，但又井然有秩序的方式做好分層整理。

在整理複雜專案，需要做好清晰排序時， OneNote 會是很適合的待辦清單工具。（你可以在這裡學會更多 OneNote 技巧：超深入剖析 OneNote 教學！筆記術專家必備17個功能）

9. Google Keep：輕鬆管理任務的便利貼技巧（下載與教學）

用 Evernot、OneNote，還是用 Google Keep 當做筆記待辦清單？這就好像想要用「 OmniFocus 」還是「 Any.do 」？是重量級與輕量級之間的選擇。

但輕量級不一定就是不好，完全是看每個用戶自己適合的需求為何，如果你的公司本身已經有嚴謹且龐大的工作任務管理系統，而你需要的是一個「個人隨身管理生活」的待辦清單工具，那麼 Google Keep 說不定就很適合。

10. Apple 備忘錄

而愈來愈強大的 Apple 體系下的內建備忘錄，本身已經是一個完善的筆記工具，同時也就是一個好用的收集任務、管理任務的系統，如果你的工作都是在 Mac 與 iPhone 系統內，那麼使用 Apple 備忘錄作為待辦清單（也可搭配內建的提醒事項功能），也是不錯的選擇。

11. 紙本筆記本：快狠準清單的子彈筆記法（教學）

當然，既然要把筆記本當作待辦清單，怎麼可以遺漏最重要的「紙本筆記本」呢！如果你決定使用紙筆記本當作待辦清單，那麼我也不會覺得不好，只要運用技巧，任何工具都可以是好工具。

而我最推薦在紙本筆記本上做清單的技巧就是「子彈筆記法」，他原生地為了紙本而設計，方便我們在有時難以修改、有時難以搜尋的紙本中，也能建立有系統、有目錄、好聚焦的待辦清單，如何做到？我上面這篇文章就有詳細的教學。

另外你還能搭配「感性自動聚焦時間管理法」，這也是一個非常適合在紙本筆記上執行的任務排列方式，讓你有效的延後任務、清理任務。

三，專案工具當團隊待辦清單：

如果你的待辦清單不是為了自己而做，而是為了團隊專案而做，那麼這時候你需要的就是團隊的待辦清單工具。

我認為團隊專案管理，和個人時間管理，是兩種有區別的時間管理方式，所以他們會適合不同的管理工具。

12. Asana：知名的專業團隊任務控管服務（下載與教學）

我認識不少團隊使用 Asana 當作他們的專案控管工具， Asana 除了可以列舉清單外，更重要的是在任務收集、任務分配、協同合作、任務資料管理上，有其更適合團隊工作的強項，並且讓每一個成員可以找到自己負責的工作，並追蹤進度。

更進一步的， Asana 有非常好的搜尋、過濾、排程機制，讓任務量很多時，也可以不雜亂的排序，像是有一個類似 Trello 的看板可以控管多個專案的目前進度等等。

13. Trello：最直覺的團隊專案管理看板（下載與教學）

另外一個在團隊待辦清單上的推薦工具，是看起來不像待辦清單，但其實是更直覺的任務管理服務： Trello ，他用看板列表的方式，讓任務可以清楚地排列在流程上，還讓個人或團隊可以清楚的鳥瞰整個專案進度。

你還可以學學看：「Trello 團隊如何使用 Trello？ 8個專案排程協作重點技巧」，從這篇文章你可以更進一步了解， Trello 確實是團隊非常適合的待辦清單、任務排程工具。

四，大綱工具當待辦清單：

接下來讓我們慢慢進入其他特殊待辦清單的類型。

有的朋友不喜歡前面那些待辦清單工具裡那麼繁複的管理功能，對這些朋友來說「一張清爽但有彈性的清單」就能管理好大小事情，這才是最高的時間管理境界。

另外你可能不喜歡或困擾於任務雜亂的現象，很多散落任務不知如何管理，那麼大綱工具可以幫你練習「任何事情都必須有組織」的習慣。

如果你想試試看這樣的技法，那麼下面的「大綱工具」會很適合你。

14. Workflowy：簡單但專業專案任務清單（下載與教學）

Workflowy 代表的是一種與眾不同的時間管理境界，他同樣可以收集雜事、排程任務、處理待辦，但他認為所有事情都應該是一個「有序」且「關聯」的整體，所以你只需要一張清單，所有事情都可以在這張清單上處理和完成。

如此一來，你不用再管前面各種工具裡的那些分類與功能，就在 Workflowy 的一張清單中把所有「和你有關」的任務列出層層組織的大綱吧！

15. Dynalist：強烈邏輯組織的待辦清單（下載與教學）

這樣的大綱形式待辦清單，能夠有效的幫助任何事情都「進入一個有組織的狀態」，因為不會有單獨存在的任務，任何任務一定是某一個層級某一個節點之下的關聯。

如果你常常覺得自己收集任務都很散落，找不到組織，那麼或許回頭試試看這類大綱形式的組織工具，會幫你解決問題也說不定。

五，郵件信箱當待辦清單：

就我所知，也有不少朋友會直接把電子信箱當成待辦清單，一來信箱本身就是收集任務的來源，二來許多信箱軟體具備強大的整理排程功能。

所以乾脆把所有任務都統整到你的郵件系統中，不失為一個待辦清單的使用方法。

16. Outlook 中進行 GTD 時間管理（教學）

如果你習慣使用 Outlook 軟體，那麼一直以來 Outlook 就不只是收發郵件的工具，他也可以結合行事曆、任務排程、任務提醒，再結合他的強大自動過濾功能，直接把 Outlook 打造成你工作上的待辦清單系統，其實很簡單。

17. Google Inbox 中進行 GTD 時間管理（教學）

同樣的，結合 Google Inbox郵件服務、 Google Keep 筆記系統、 Google 行事曆，其實也就是一套 Google 的 Outlook ，而這時候我們一樣可以利用這個系統，當作任務待辦清單工具。

18. Gmail 中進行 GTD 時間管理（教學）

如果你不習慣使用最新的 Google Inbox，還是喜歡傳統的 Gmail ，那麼當然也可以直接把 Gmail 當作任務排程系統，上面這篇文章就有詳細教學。

六，特殊待辦清單：

19. Google 日曆：在行事曆上管理待辦清單（教學）

最後介紹兩種特殊的待辦清單，第一種是有的朋友喜歡什麼事情都在行事曆上管理，把待辦清單也寫在行事曆上，那麼這時候 Google 日曆就有內建「任務清單」的功能，你可以開啟他，就能在日曆上排程清單。

20. XMind：用心智圖劃出專案規劃（下載與教學）

或者，你的任務清單不只需要排程，還需要更鳥瞰的關聯整理，要讓你看出整個專案有沒有缺口？有沒有關聯？還可以延伸哪些任務？這時候有的朋友就會用「心智圖」來當作待辦清單，像是 XMind 與許多心智圖軟體本身就內建待辦任務管理功能。

只要善用「心智圖法」的技巧，其實心智圖也可以當成專案任務規劃清單來使用。

以上，就是我認為適合當作待辦清單的工具，你會發現有很多選擇，而且滿足不同類型的需求，挑一款適合自己的，搭配方法，幫助自己做好時間管理吧！

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