Cisco Webex 免費視訊會議教學：圖解主持人權限、共用畫面

最近不僅在家工作的需求，也包含許多企業內訓的邀約，紛紛改為希望用「遠距教學」的方式。比起視訊會議，遠距教學對視訊軟體的功能要求又更多，像是主持人的權限設定、共用畫面時的延伸功能等等。

而每個企業無論使用什麼視訊會議軟體，總之我也都要跟著上手。研究的過程中，就陸陸續續把這些經驗筆記下來，也分享給大家。

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來到今天這篇，要分享的則是許多大企業會使用的「思科（  Cisco ） Webex Meetings 」這個視訊會議軟體解決方案。



雖然「思科（  Cisco ） Webex Meetings 」是企業級的軟體，但他也同樣有免費版，個人也都可以申請使用。並且在這段疫情期間，把免費版的使用上限，提升到：

• 可容納 100 人視訊會議（原本是 50 人）
• 無限會議時間長度（原本是 40 分鐘）
• 可參考其免費、付費方案網頁

我自己實際測試「思科（  Cisco ） Webex Meetings 」的過程中，如果我的角色是「會議發起人、主持人、主講人」，其實上手需要一小段學習時間，他的功能很豐富（即使是在免費版中），但很多功能的介面邏輯，需要一些時間去摸索。

但是「 Webex 」確實讓主持人有非常豐富的權限控管彈性，並且在共用電腦畫面、文件檔案時也提供豐富的選擇。

如果能學習上手，也能好好運用一番。（不過很多老師需要的分組討論功能，在免費版中似乎沒有，其他版本則尚未進一步研究）

而且不用擔心，如果針對的是「會議參與者」，其實也可以完全不需要學習時間，甚至也不用帳號，不需軟體，參與者就能加入我開啟的視訊會議、遠距教學。

• 針對會議主持人、講者，需要時間摸索一下功能細節。
• 針對參與者、聆聽者，可以無痛直接加入視訊會議。

也因此，既然我覺得需要一些摸索時間，就把自己摸索後的心得，也分享給大家。

一，如何註冊 Webex 視訊會議帳號？

首先，誰需要 Cisco Webex 的帳號呢？

• 會議發起者：需要註冊帳號。
• 會議參與者：不一定需要帳號。

如果是個人使用者，要自己註冊一個「 Webex 」帳號，可以到「 Webex 網站」註冊。或者後面這是「 Webex 直接註冊的頁面」（有中文版）。

註冊過程只有一個步驟，就是輸入「自己的電子郵件信箱」。

接著到郵件信箱中，收取「 Webex 」的註冊認證信，在這封信中有幾個重點：

• 獲得你的使用者名稱。
• 獲得「 Webex 網站網址」，以後妳可以用這個網址打開線上版的 Webex ，直接開啟視訊，或是做後台管理。
• 點擊［建立密碼］按鈕，這時候才進入你的 Webex 網站，設定密碼。

二，要安裝 Webex 軟體？還是直接使用網頁版？

有了免費的「 Webex 」帳號後，需要安裝軟體嗎？

首先，「 Webex 」有網頁版可以使用，就是打開前述郵件中的「 Webex 網站網址」，你就會獲得線上版的工具，在這裡可以做：

• 後台帳號設定。
• 立即開啟視訊會議。（不需安裝軟體，在 Chrome 瀏覽器中也不用外掛）
• 排定視訊會議。（安排一個特殊會議時間）
• 加入別人的會議。

會議參加者，甚至不需帳號，只要打開會議發起人提供的網址，就能線上用網頁版參加會議。

但是，如果想要「獲得更完整的功能」，那麼無論是會議發起者，還是參加者，安裝軟體後，才能擁有全面的功能。

可以到「 Webex Meetings 軟體下載」頁面，直接下載軟體安裝即可。

如果是會議參與者，安裝軟體後，不一定要登入帳號，可以在無帳號的情況下，用軟體開啟視訊會議，也能獲得更多功能。

但如果要在手機上參加視訊會議，那麼就一定要安裝手機版的「 Webex 」 App 了。

三，如何開始一個會議？如何加入會議？

「 Webex 」可以發起兩種類型的會議。

• 個人會議室：
• 有固定的網址。（你會在網站、軟體中很明顯地看到它）
• 有固定的會議代碼。
• 任何人只要知道我的網址或代碼，就能隨時要求加入我的個人會議室。
• 「排定」特殊會議：
• 在特定時間安排一次特殊會議。
• 每次會議的網址、代碼不同。
• 可以設定會議密碼。

「 Webex 」的「個人會議室」，可以非常快速的隨時發起，其他知道我的會議室代碼的人也能隨時加入（當然，我可以做一些限制，例如把所有要加入的人都先鎖在「大廳」）。

「個人會議室」比較像是一個緊密合作的團隊內，大家可以隨時快速上線開會。或是身為客服人員、維修工程師，可以隨時在線讓客戶呼叫，解決客戶的問題。

一般我們需要的討論會議、遠距教學會議，建議都是使用［排定］的功能，來發起視訊會議。

這邊我用網頁版操作給大家看。

先選擇［排定］。

接著可以設定：

• 會議名稱：可自由決定。
• 會議密碼：會自動產生一個，也可以替換。
• 會議時間：如果會議時間未到，知道會議網址的人也無法加入會議。
• 出席者：可以輸入對方電子郵件，發送通知，裡面會有會議相關資訊，邀請對方到時候加入會議。

在排定會議時，有一個［進階選項］是［需要帳戶］。

• 預設情況，排定的會議，只要知道網址的人都可加入，也不需要 Webex 帳號，加入者可自訂自己的名稱。
• 但如果想要更嚴格限制，就可勾選［需要帳戶］，這樣要登入 Webex 後才能加入會議。 

當我排定會議後，可以如何邀請他人加入視訊會議呢？

我們可以在網頁版的［會議］頁面，打開安排好的會議資訊，這時候會看到：

• 會議鏈結：這裡是一段很長的網址，將其分享給與會者，對方直接打開網址，就能加入視訊會議。
• 並且，這時候不需要密碼（即使我有設定）。也就是這段網址就等於密碼。
• 會議號：這是一個像是電話的代碼，對方可以輸入在 Webex 網頁或軟體中，來加入會議。
• 密碼：使用會議號登入的人，就必須輸入設定好的密碼，才能加入會議。
• 主持人金鑰：不可提供他人，這個金鑰可以讓會議主持人權限不小心被轉移時，主動奪回主持人權限。

要參與會議的人，最快的加入會議方法就是：

• 獲得主辦會議者提供的［會議鏈結］。
• 直接用 Chrome 瀏覽起打開。
• 不用安裝軟體，打開畫面後，選擇最下方有一個「用瀏覽器加入」。
• （他會主動提示你下載安裝軟體，但其實都可以跳過。）
• 就能直接免帳號、免軟體進入視訊會議。

當然，如果參與者願意安裝軟體，就能獲得更完整功能。

四，主持人的權限控管詳細圖解

Cisco Webex 的會議主持人權限，設計得很細緻，有很多可以因應需求變化進行管理的功能。

讓我們以會議發起人（也預設就是會議主持人）的角度來看看。

• 鎖定會議的功能

首先，我會建議當大多數與會者都加入了，會議準備正式開始「之前」，會議主持人先打開下方的［...］，選擇［鎖定會議］。

一旦鎖定會議後，後續要加入的人會先被留在「大廳」，要經過允許，才能真正加入這場視訊會議。這可以避免閒雜人等忽然加入而干擾會議。

• 靜音、關掉視訊、踢出會議

身為主持人，在Cisco Webex 中可以對參加者進行非常多的「控管」。

打開上方［參加者］的選擇，可以看到很多可操控功能，例如讓全部的人靜音。避免有人發聲干擾。

也可以打開參加者選單，針對特定參加者靜音。

如果有參加者想要發言，可以按下［舉手］按鈕，讓主持人看到，提醒主持人可以邀請他回答。

不過這個功能沒有什麼強制性，只是一個提示作用。

發言者講完話後，自己要去按掉舉手按鈕。

進一步的，主持人可以在右方的參加者選擇中，在某一位參加者上點擊右鍵，選單裡可以：

• 停止視訊：主持人可以關掉某個人的視訊鏡頭。
• 移至大廳：讓這個人離開視訊，但還留在大廳，主持人可以隨時加入他。
• 驅逐：直接把這個人完全踢出會議。

• 主持人可以讓大家都看到同一個視訊畫面

這也是一個重要的需求，如果希望大家專心，例如都看到某個人正在發言的畫面。這時候主持人可以這樣做：

• 點擊視訊視窗上方的［圖釘］。
• 選擇要為［所有人］鎖定畫面。
• 勾選要鎖定在［哪一個人的視訊畫面］。

這樣一來，所有與會者的畫面，都會立刻切換到我指定的視訊畫面上。

• 主講人與主持人不同，如何轉移主講人？

Cisco Webex 有一個［主講人］的層級，顧名思義，就是現在由那個人來發表內容。被設定為［主講人］的人，預設情況下，才能［共享桌面、文件、檔案等內容］。

那麼身為主持人，就有權限可以隨時［轉移主講人］。

最快的操作步驟如下：

• 打開右方參加者選單。
• 參加者頭向上有一個 Webex 圓圈標誌的人，就是［主講人］。
• 主持人按住這個［ Webex 圓圈］，拖曳到另外一個人頭像上，就轉移主講人權限了！

主持人轉移主講人權限時，會立刻生效。假如 A 正在共享內容，但主持人忽然把主講人權限轉移給 B ，這時候 A 的共享內容畫面會立刻停止喔！

Webex 會議中，一般的參與者，不會看到［共用內容］的按鈕，無法隨時分享自己的桌面或文件。

但是一旦被交付［主講人］的權限，那麼這個［共用內容］的按鈕就會自動出現。

而一次也只能有一位主講人。

• 指定特權，讓參加者可以做更多事

主持人打開［參加者］選單中的［指定特權］，這裡有更多的權限可以賦予或收回，常用的可能是以下兩點：

• 可以允許或不允許，參加者之間彼此用文字聊天。
• 可以允許或不允許，參加者可以共享自己的文件畫面。

另外，主持人如果覺得這場視訊會議，不需要任何文字聊天功能。

還可以到［會議］選單的［選項］，直接關閉［聊天］，那麼這場會議就不會有任何文字傳訊了。

你也可以在這裡設定，讓所有參加者都不能打開視訊，或是關閉其他不需要的功能。

• 結束會議

主持人如果要離開時，有兩種結束會議的方式：

• 結束會議：整個視訊會議直接關閉，所有人都會被登出。
• 離開會議：只有主持人離開，會自動交棒給下一位當主持人。

五，共用電腦畫面、檔案內容的詳細圖解

了解主持人的權限，主講人的設定後，Cisco Webex 中的主講人就是那個報告的人，通常也是需要［共用內容］的人。

被交付主講人權限後，點擊［共用內容］按鈕，可以：

• 共用目前打開的任何軟體視窗的畫面。
• 共用特定檔案的畫面：
• 簡報檔案
• 影片檔案
• 報告文件檔案
• 新增白板：在一個白板上繪圖說明。

要注意的是，如果現在想要［共用影片］，或是要播放有聲音的多媒體內容。

那麼在［共用內容］的上方選單要切換到［針對動態和視訊進行優化］，勾選［共用您的電腦音訊］，這樣多媒體內容才能正常在視訊會議播放給大家看。

使用手機的人，以我測試的 Webex Android App 來說，也可以［共用內容］，直接共享手機操作畫面，跟所有與會者報告。

共用軟體、文件畫面時，或是共用白板時，都可以打開［註解］功能。

主講者可以在目前的共用畫面上，直接畫線作註解。

而其他［參加者］如果想要一起在畫面上註解討論，可以按下［請求註解］，主講者允許後，也可以參與註解合作。

除此之外， Webex 也有遠端控制他人電腦的選項。

在共用畫面時，按下上方工具列的［指定］，可以看到［傳遞鍵盤滑鼠控制權］給特定人的功能。

不過，這個功能我實際測試了幾台不同電腦後，都無法成功，暫時找不到正確開啟他的方式。如果有知道的朋友，也歡迎提供解答。（讀者回饋：要在共享整個螢幕畫面時，才能提供他人遠端控制）

六，文字聊天功能

Cisco Webex 除了視訊會議、共用畫面外，也具備文字聊天功能。可以在公開頻道跟所有人傳訊息。

也可以針對特定參加者，進行私密的訊息對話。

七，會議錄影功能

Cisco Webex 的會議錄影功能也很清楚易用，只要在視訊會議過程按下［錄影］，錄影完成按下［停止］即可。

這樣會在電腦中儲存一個 mp4 的視訊會議錄影影片。

結論：

如果搞懂一開始的操作邏輯、權限設定，「 Cisco Webex 」也是一個功能強大，權限控管豐富，共用內容很有彈性的視訊會議軟體。上述功能，也都是免費版中就能完成。

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「 Webex 網站」

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