Cisco Webex 免費視訊會議教學:圖解主持人權限、共用畫面



最近不僅在家工作的需求,也包含許多企業內訓的邀約,紛紛改為希望用「遠距教學」的方式。比起視訊會議,遠距教學對視訊軟體的功能要求又更多,像是主持人的權限設定、共用畫面時的延伸功能等等。

而每個企業無論使用什麼視訊會議軟體,總之我也都要跟著上手。研究的過程中,就陸陸續續把這些經驗筆記下來,也分享給大家。


來到今天這篇,要分享的則是許多大企業會使用的「思科(  Cisco ) Webex Meetings 」這個視訊會議軟體解決方案。



雖然「思科(  Cisco ) Webex Meetings 」是企業級的軟體,但他也同樣有免費版,個人也都可以申請使用。並且在這段疫情期間,把免費版的使用上限,提升到:

  • 可容納 100 人視訊會議(原本是 50 人)
  • 無限會議時間長度(原本是 40 分鐘)
  • 可參考其免費、付費方案網頁

我自己實際測試「思科(  Cisco ) Webex Meetings 」的過程中,如果我的角色是「會議發起人、主持人、主講人」,其實上手需要一小段學習時間,他的功能很豐富(即使是在免費版中),但很多功能的介面邏輯,需要一些時間去摸索。

但是「 Webex 」確實讓主持人有非常豐富的權限控管彈性,並且在共用電腦畫面、文件檔案時也提供豐富的選擇。

如果能學習上手,也能好好運用一番。(不過很多老師需要的分組討論功能,在免費版中似乎沒有,其他版本則尚未進一步研究)

而且不用擔心,如果針對的是「會議參與者」,其實也可以完全不需要學習時間,甚至也不用帳號,不需軟體,參與者就能加入我開啟的視訊會議、遠距教學。

  • 針對會議主持人、講者,需要時間摸索一下功能細節。
  • 針對參與者、聆聽者,可以無痛直接加入視訊會議。

也因此,既然我覺得需要一些摸索時間,就把自己摸索後的心得,也分享給大家。




一,如何註冊 Webex 視訊會議帳號?


首先,誰需要 Cisco Webex 的帳號呢?

  • 會議發起者:需要註冊帳號。
  • 會議參與者:不一定需要帳號。

如果是個人使用者,要自己註冊一個「 Webex 」帳號,可以到「 Webex 網站」註冊。或者後面這是「 Webex 直接註冊的頁面」(有中文版)。




註冊過程只有一個步驟,就是輸入「自己的電子郵件信箱」。

接著到郵件信箱中,收取「 Webex 」的註冊認證信,在這封信中有幾個重點:

  • 獲得你的使用者名稱。
  • 獲得「 Webex 網站網址」,以後妳可以用這個網址打開線上版的 Webex ,直接開啟視訊,或是做後台管理。
  • 點擊[建立密碼]按鈕,這時候才進入你的 Webex 網站,設定密碼。





二,要安裝 Webex 軟體?還是直接使用網頁版?


有了免費的「 Webex 」帳號後,需要安裝軟體嗎?

首先,「 Webex 」有網頁版可以使用,就是打開前述郵件中的「 Webex 網站網址」,你就會獲得線上版的工具,在這裡可以做:

  • 後台帳號設定。
  • 立即開啟視訊會議。(不需安裝軟體,在 Chrome 瀏覽器中也不用外掛)
  • 排定視訊會議。(安排一個特殊會議時間)
  • 加入別人的會議。

會議參加者,甚至不需帳號,只要打開會議發起人提供的網址,就能線上用網頁版參加會議。




但是,如果想要「獲得更完整的功能」,那麼無論是會議發起者,還是參加者,安裝軟體後,才能擁有全面的功能。

可以到「 Webex Meetings 軟體下載」頁面,直接下載軟體安裝即可。

如果是會議參與者,安裝軟體後,不一定要登入帳號,可以在無帳號的情況下,用軟體開啟視訊會議,也能獲得更多功能。




但如果要在手機上參加視訊會議,那麼就一定要安裝手機版的「 Webex 」 App 了。





三,如何開始一個會議?如何加入會議?


「 Webex 」可以發起兩種類型的會議。

  • 個人會議室:
    • 有固定的網址。(你會在網站、軟體中很明顯地看到它)
    • 有固定的會議代碼。
    • 任何人只要知道我的網址或代碼,就能隨時要求加入我的個人會議室。
  • 「排定」特殊會議:
    • 在特定時間安排一次特殊會議。
    • 每次會議的網址、代碼不同。
    • 可以設定會議密碼。

「 Webex 」的「個人會議室」,可以非常快速的隨時發起,其他知道我的會議室代碼的人也能隨時加入(當然,我可以做一些限制,例如把所有要加入的人都先鎖在「大廳」)。

「個人會議室」比較像是一個緊密合作的團隊內,大家可以隨時快速上線開會。或是身為客服人員、維修工程師,可以隨時在線讓客戶呼叫,解決客戶的問題。




一般我們需要的討論會議、遠距教學會議,建議都是使用[排定]的功能,來發起視訊會議。

這邊我用網頁版操作給大家看。

先選擇[排定]。




接著可以設定:

  • 會議名稱:可自由決定。
  • 會議密碼:會自動產生一個,也可以替換。
  • 會議時間:如果會議時間未到,知道會議網址的人也無法加入會議。
  • 出席者:可以輸入對方電子郵件,發送通知,裡面會有會議相關資訊,邀請對方到時候加入會議。




在排定會議時,有一個[進階選項]是[需要帳戶]。

  • 預設情況,排定的會議,只要知道網址的人都可加入,也不需要 Webex 帳號,加入者可自訂自己的名稱。
  • 但如果想要更嚴格限制,就可勾選[需要帳戶],這樣要登入 Webex 後才能加入會議。 




當我排定會議後,可以如何邀請他人加入視訊會議呢?

我們可以在網頁版的[會議]頁面,打開安排好的會議資訊,這時候會看到:

  • 會議鏈結:這裡是一段很長的網址,將其分享給與會者,對方直接打開網址,就能加入視訊會議。
    • 並且,這時候不需要密碼(即使我有設定)。也就是這段網址就等於密碼。
  • 會議號:這是一個像是電話的代碼,對方可以輸入在 Webex 網頁或軟體中,來加入會議。
  • 密碼:使用會議號登入的人,就必須輸入設定好的密碼,才能加入會議。
  • 主持人金鑰:不可提供他人,這個金鑰可以讓會議主持人權限不小心被轉移時,主動奪回主持人權限。





要參與會議的人,最快的加入會議方法就是:

  • 獲得主辦會議者提供的[會議鏈結]。
  • 直接用 Chrome 瀏覽起打開。
  • 不用安裝軟體,打開畫面後,選擇最下方有一個「用瀏覽器加入」。
    • (他會主動提示你下載安裝軟體,但其實都可以跳過。)
  • 就能直接免帳號、免軟體進入視訊會議。

當然,如果參與者願意安裝軟體,就能獲得更完整功能。





四,主持人的權限控管詳細圖解


Cisco Webex 的會議主持人權限,設計得很細緻,有很多可以因應需求變化進行管理的功能。

讓我們以會議發起人(也預設就是會議主持人)的角度來看看。



  • 鎖定會議的功能

首先,我會建議當大多數與會者都加入了,會議準備正式開始「之前」,會議主持人先打開下方的[...],選擇[鎖定會議]。

一旦鎖定會議後,後續要加入的人會先被留在「大廳」,要經過允許,才能真正加入這場視訊會議。這可以避免閒雜人等忽然加入而干擾會議。




  • 靜音、關掉視訊、踢出會議

身為主持人,在Cisco Webex 中可以對參加者進行非常多的「控管」。

打開上方[參加者]的選擇,可以看到很多可操控功能,例如讓全部的人靜音。避免有人發聲干擾。

也可以打開參加者選單,針對特定參加者靜音。




如果有參加者想要發言,可以按下[舉手]按鈕,讓主持人看到,提醒主持人可以邀請他回答。

不過這個功能沒有什麼強制性,只是一個提示作用。

發言者講完話後,自己要去按掉舉手按鈕。




進一步的,主持人可以在右方的參加者選擇中,在某一位參加者上點擊右鍵,選單裡可以:
  • 停止視訊:主持人可以關掉某個人的視訊鏡頭。
  • 移至大廳:讓這個人離開視訊,但還留在大廳,主持人可以隨時加入他。
  • 驅逐:直接把這個人完全踢出會議。




  • 主持人可以讓大家都看到同一個視訊畫面

這也是一個重要的需求,如果希望大家專心,例如都看到某個人正在發言的畫面。這時候主持人可以這樣做:
  • 點擊視訊視窗上方的[圖釘]。
  • 選擇要為[所有人]鎖定畫面。
  • 勾選要鎖定在[哪一個人的視訊畫面]。
這樣一來,所有與會者的畫面,都會立刻切換到我指定的視訊畫面上。




  • 主講人與主持人不同,如何轉移主講人?

Cisco Webex 有一個[主講人]的層級,顧名思義,就是現在由那個人來發表內容。被設定為[主講人]的人,預設情況下,才能[共享桌面、文件、檔案等內容]。

那麼身為主持人,就有權限可以隨時[轉移主講人]。

最快的操作步驟如下:
  • 打開右方參加者選單。
  • 參加者頭向上有一個 Webex 圓圈標誌的人,就是[主講人]。
  • 主持人按住這個[ Webex 圓圈],拖曳到另外一個人頭像上,就轉移主講人權限了!
主持人轉移主講人權限時,會立刻生效。假如 A 正在共享內容,但主持人忽然把主講人權限轉移給 B ,這時候 A 的共享內容畫面會立刻停止喔!




Webex 會議中,一般的參與者,不會看到[共用內容]的按鈕,無法隨時分享自己的桌面或文件。

但是一旦被交付[主講人]的權限,那麼這個[共用內容]的按鈕就會自動出現。

而一次也只能有一位主講人。




  • 指定特權,讓參加者可以做更多事

主持人打開[參加者]選單中的[指定特權],這裡有更多的權限可以賦予或收回,常用的可能是以下兩點:
  • 可以允許或不允許,參加者之間彼此用文字聊天。
  • 可以允許或不允許,參加者可以共享自己的文件畫面。




另外,主持人如果覺得這場視訊會議,不需要任何文字聊天功能。

還可以到[會議]選單的[選項],直接關閉[聊天],那麼這場會議就不會有任何文字傳訊了。

你也可以在這裡設定,讓所有參加者都不能打開視訊,或是關閉其他不需要的功能。




  • 結束會議

主持人如果要離開時,有兩種結束會議的方式:
  • 結束會議:整個視訊會議直接關閉,所有人都會被登出。
  • 離開會議:只有主持人離開,會自動交棒給下一位當主持人。





五,共用電腦畫面、檔案內容的詳細圖解


了解主持人的權限,主講人的設定後,Cisco Webex 中的主講人就是那個報告的人,通常也是需要[共用內容]的人。

被交付主講人權限後,點擊[共用內容]按鈕,可以:

  • 共用目前打開的任何軟體視窗的畫面。
  • 共用特定檔案的畫面:
    • 簡報檔案
    • 影片檔案
    • 報告文件檔案
  • 新增白板:在一個白板上繪圖說明。




要注意的是,如果現在想要[共用影片],或是要播放有聲音的多媒體內容。

那麼在[共用內容]的上方選單要切換到[針對動態和視訊進行優化],勾選[共用您的電腦音訊],這樣多媒體內容才能正常在視訊會議播放給大家看。




使用手機的人,以我測試的 Webex Android App 來說,也可以[共用內容],直接共享手機操作畫面,跟所有與會者報告。




共用軟體、文件畫面時,或是共用白板時,都可以打開[註解]功能。




主講者可以在目前的共用畫面上,直接畫線作註解。

而其他[參加者]如果想要一起在畫面上註解討論,可以按下[請求註解],主講者允許後,也可以參與註解合作。




除此之外, Webex 也有遠端控制他人電腦的選項。

在共用畫面時,按下上方工具列的[指定],可以看到[傳遞鍵盤滑鼠控制權]給特定人的功能。

不過,這個功能我實際測試了幾台不同電腦後,都無法成功,暫時找不到正確開啟他的方式。如果有知道的朋友,也歡迎提供解答。(讀者回饋:要在共享整個螢幕畫面時,才能提供他人遠端控制





六,文字聊天功能


Cisco Webex 除了視訊會議、共用畫面外,也具備文字聊天功能。可以在公開頻道跟所有人傳訊息。

也可以針對特定參加者,進行私密的訊息對話。





七,會議錄影功能


Cisco Webex 的會議錄影功能也很清楚易用,只要在視訊會議過程按下[錄影],錄影完成按下[停止]即可。

這樣會在電腦中儲存一個 mp4 的視訊會議錄影影片。





結論:


如果搞懂一開始的操作邏輯、權限設定,「 Cisco Webex 」也是一個功能強大,權限控管豐富,共用內容很有彈性的視訊會議軟體。上述功能,也都是免費版中就能完成。





(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:Cisco Webex 免費視訊會議教學:圖解主持人權限、共用畫面

留言

  1. [傳遞鍵盤滑鼠控制權]功能要共用螢幕時才能使用

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    1. 您的意思是只有選擇[共用一整個螢幕]時,才會有效,其他單獨共用一個軟體視窗時,就無法選取嗎?

      我再來試試看。

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    2. 是的,我自己的使用經驗是如此

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  2. 請問您能試出如何錄製完整的全螢幕影音加演講者同步解說的檔案嗎?
    之前試了幾個小時,錄製時無論如何都會在頂部出現一個小視窗,下面是被壓縮過的錄影畫面,品質會受到很大影響。

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  3. 不知道Esor大能不能試試看講解Google Meet呢 感謝您
    https://udn.com/news/story/11017/4482430?fbclid=IwAR1rLZF6N4N4ciHcbzolF8ZQQinpR-KTOcudYvbyXYZng5p62RF-h4Y85Dw

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  4. 謝謝分享,可以寫成這樣的教學文章真的感謝!

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  5. 非常有用的文章,謝謝,您可以在ApkRapido上撥打免費視頻

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  6. 不知為何此頁上的圖片現在幾乎都看不到耶?(都出現中央一個灰色圓形禁止符號)

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