[影片]這5個時間管理技巧,幫助我在家也能高效率工作,兼顧生活平衡



這一次的影片,關於日常生活中確實可行的時間管理技巧。花了比較多的時間思考、簡化,加上近期我正在寫自己今年的新書,所以延後了每週影片推出的時間。

但是就像這段影片中所說的,我依然還是把製作影片這個任務,拆解成很多的小步驟,只要一有空檔,我依然保持推進一兩個小步驟。

這樣一來,雖然時間不夠,雖然空檔更少,但在逐步地累積之下,一段我自己滿意的影片,還是最終完成了。

這次的影片,要從我自己多年來同時兼顧正職工作、斜槓工作、家庭生活的經驗,分享自己在亂中保持有序的五個時間管理技巧。





  • 開場
    • 大家好,我是電腦玩物的站長Esor。 平常除了大量文章產出,開設各種課程講座,其實我還有跟大家一樣上下班的正職工作。所以,像是寫文章、準備課程,都要利用自己在家的時間。
    • 多年來這樣的斜槓經驗,也累積了另類在家工作提升生產力的心得。
    • 如何利用剩餘時間累積個人專業,並且,還能夠兼顧生活的平衡呢?
    • 今天這段影片,就來跟大家分享。

  • 第一個關鍵技巧,是為任務設定「有截止時間」的「階段性成果」。
    • 在家工作、做自己的工作,相對沒人逼我,但是沒有一點點壓力,反而無法真正提升效率。
    • 這時候可以主動為自己設計有「截止時間」的「階段性成果」。
    • 什麼是「設定截止時間」?
      • 在家工作,可能沒有交期,可能沒有人在旁邊隨時要進度,很多事情就開始不知不覺拖延,這時候可以自己設定截止時間。
    • 什麼是「設定階段性成果」?
      • 如果我直接設定今天要寫完一篇文章,難度太高。難度超過自己可以掌握,就很容易拖延。這時候可以把任務分成幾個階段性成果,逐段推進。
    • 設計有「截止時間」的「階段性成果」,就是如果要寫一篇文章,就設定今天要把大綱資料全部整理完成,這是一個自己可以做得到,有截止時間,也看得到階段性成果的任務。
    • 「給自己能夠負荷的正向壓力」:
      • 讓在家工作時,遇到有彈性、可掌控的時間,更容易全力投入到這個任務上去完成。
    • 那如果我提早完成怎麼辦呢?這沒有什麼好擔心,那就繼續推進這個任務的下一個階段成果就可以啦!

  • 第二個關鍵技巧,是每個任務盡可能拆解出步驟清單。
    • 什麼是拆解出步驟清單?例如寫一篇文章,我會把它拆解成:
      • 設計一個好題目
      • 列出目前想法大綱
      • 研究相關文章
      • 回頭修改大綱
      • 補充相關案例
      • 設計教學方法
      • 製作圖表或截圖
      • 寫好開場白
      • 寫出草稿
    • 這其實就是我多年來在家寫文章、準備課程的一個技巧。
      • 在家工作的環境,可能比辦公室更容易受到干擾、更容易被打斷。我沒辦法一直安排那種週末半天完全不理家人,只做自己工作的時間。
      • 但是如果可以列出步驟清單,我就能充分利用隨時出現的零碎空檔,每次充分推進一個小步驟。
    • 其實,空檔時間比我們想像得多,只是很零碎,如果能充分利用,累積起來就有足夠完成任務的時間。

  • 第三個關鍵技巧,當覺得時間變得很混亂時,利用工具做統計反省。
    • 有時候覺得一天工作的產能變低,好像很忙碌,卻不知道自己到底在忙什麼。真正重要的任務反而沒時間做。
    • 遇到這樣的情況,我會利用一個時間計時的工具,例如 Toggl 。
    • 我會開始來計算自己每一天時間真實利用情況。 當我開始在做某個工作的時候,按下計時器,暫時離開工作就暫停。看看自己到底花了多少的時間。
    • 這樣計算一兩個禮拜之後,我就可以在一個統整報表上,看到自己每週真正工作時數,以及在不同任務分配的時間。
    • 我就可以開始準確地知道,自己到底把時間花在哪裡?
    • 說不定我常常打開網頁逛Facebook,常常在即時通上回訊聊天,沒有去做真正實質的工作,只是自己不自覺。

  • 第四個關鍵技巧,準備行動中也能工作的工具。
    • 一個任務中,確實有些步驟是必須回到辦公桌才能執行,但有些步驟不是。
    • 所以,我們前面有一個任務拆解步驟的方法,讓我們知道哪些步驟是辦公桌才能做,但哪些步驟在行動端也可以快速完成。
    • 例如要寫一篇文章,大綱難道不能在手機的APP上處理嗎?故事難道不能在手機APP上寫完嗎? 只要有一個可以在行動端易用的工具即可。
    • 這樣一來,我們就更能適應那些不是非常完美的工作環境,也都可以推進我們的工作任務。

  • 第五個關鍵技巧,設定要被保護的時間。
    • 要注意的是,這個保護時間,應該要跟我們的家庭生活環境來配合。
    • 我的意思是,不影響他人,但如果不保護起來,自己也沒辦法好好利用的時間。 例如,晚上小孩睡覺之後的一兩個小時空檔。小孩午休時的空檔。
    • 保護時間的意思是,在這些時間中,優先執行那些設定好的重要任務。

  • 那麼如果生活時間也都在工作,又如何達到生活的平衡呢?
    • 前面五個技巧,我都用工作性質的任務來舉例。其實同樣的方法,用在生活目標一樣有效果。
    • 我們從頭快速梳理一遍。
    • 如果是生活目標,我們有沒有為生活目標設定有截止時限的階段性任務呢?
      • 例如想要研究烘焙麵包蛋糕,一個有截止時間的階段性成果,是在小孩今年生日前幫他做一個生日蛋糕。
      • 然後這個禮拜要先學會做戚風蛋糕,下個禮拜要練習在蛋糕上面塗奶油,再下個禮拜要做出一個夾芋泥餡的奶油蛋糕。不斷的往前,推進每一個階段性成果。
      • 當生活目標也可以設定有截止時間的階段性成果,你會發現真正可以充分地利用時間,投注在那些以前都沒辦法推進的生活目標上面。
    • 更進一步,有沒有為生活任務,拆解出步驟清單呢?
      • 如果我這禮拜必須要練習做一個戚風蛋糕,有哪些步驟要做?
        • 要去研究一下網路上的食譜
        • 要列出自己的食譜
        • 列出食材的清單
        • 去烘焙材料行把食材、器具買好
      • 如果前面這些步驟沒有拆解出來,沒有利用週間空檔去做,到了週末,什麼都還沒開始,那麼就算我有兩個小時的空檔,也做不出一個戚風蛋糕了!
      • 我們的空檔時間,往往就是這樣被浪費掉的。
    • 我們當然也要為生活目標保護時間。
      • 例如每天洗澡之後,陪小孩一起唸故事書或玩玩具,然後才去睡覺,這是固定的家庭時間。
      • 我們必須把自己的時間保護好,先保護好,才不會隨意安插更多雜七雜八的事情。
  • 同樣的處理流程,幫助我們推進工作目標,也推進生活目標。如果工作上的重要目標能達成,生活中的重要目標能推進,那麼自然就是工作與生活的平衡了。


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