全新 Gmail、 Google Tasks 與日曆的時間管理系統實作教學


2018年4月,許久沒有大變動的 Gmail Google Tasks(工作表)發表了新版本,在介面與功能都有了很大的不同。 Gmail 吸收了 Google Inbox 的時間管理特性,而 Google Tasks 甚至成為 G Suite 企業端的標準任務管理功能。

這兩點,原本是我用「Google GTD 方法教學:用 Inbox、 Keep、日曆搞定時間管理 」想達成的。目前看來,新版 Gmail 與 Google Tasks ,結合 Google 日曆,會是一個新的時間管理解決辦法。而且和我多年前介紹舊版 Google 工作表的使用方法又有些不同。

所以,幾個月前開始,我決定從已經使用了四年的 Google Inbox 郵件任務管理系統,轉移到全新的 Gmail、 Google Tasks 與 Google 日曆結合的系統,累積了一些實際經驗與流程修正後,今天在這篇文章跟大家分享我的實作教學。




Gmail、 Google Tasks 與 Google 日曆時間管理流程示範:


Google Tasks 是一個內建在 Gmail 中的「待辦清單工具」(完全沒有使用過的朋友,可以先參考:新版 Google Tasks 工作表教學,這個待辦清單 App 特色為何? ),將郵件進行「任務化」管理,而什麼樣的郵件需要「任務化」呢?例如下面四種郵件:

  • 這封郵件需要多個處理步驟(例如不單只是回信,還須先準備資料、確認某事、完成某報告等等)。
  • 這封郵件需要安排特定時間處理(例如那封郵件就是指明要在未來某個時間前處理)。
  • 這封郵件不緊急,時間未定,稍後有空檔再處理即可,但也要記得處理。
  • 多封郵件其實是同一個任務,需要將這些郵件整合在一起,並且排出處理順序(例如一個活動的請款郵件、流程確認郵件、簡報資料郵件等等,多封郵件,但都是同一個任務,並且有前後的處理順序)。

在信箱中,一封一封隨時寄來的郵件,是雜亂的,沒有辦法達成上面的「任務化」管理要求。

而 Google Tasks 就能解決上述問題。




當我在 Gmail 中查看一封「需要任務化」的郵件時,例如下圖這一封,我需要執行多個行動才能完成郵件賦予的任務,那麼這時候,我可以選擇這封郵件,在上方更多功能選單中將其「新增至 Tasks 」。

或者在新版 Gmail 中打開右方 App 清單裡的 Google Tasks 側邊欄,這時候可以從郵件清單裡,直接將郵件拖曳放入 Tasks 待辦清單。

這樣一來,一封郵件就會放入 Google Tasks 任務,可以開始進行拆解、排程




在 Tasks 任務清單中,可以將一封郵件任務進行下列動作:

  • 重新命名,將郵件標題改成更清楚的任務名稱。
  • 拆解出「子行動」,可以視為這封郵件的一系列待辦事項。
  • 為每個「任務」或「子行動」設定「日期」,可以視為排程到什麼時候處理。

如此一來,一封複雜任務郵件,就可以在 Tasks 中詳細看到目前進度,知道什麼時候採取哪個行動,並且在時限前完成郵件交代的重大事情。





我可以把很多封不同工作的郵件,拉入 Tasks 中一一進行拆解與排程。

並且我可以「重新排序」這些郵件任務的優先順序。

這一點很有用,因為在信箱中,郵件是依照「寄來的時間」排序的,但寄來的時間不是我的處理時間,也不代表它的重要性。

所以當郵件放入 Tasks 整理時,我就可以拖曳郵件任務,改變上下順序,優先處理更重要的任務。




而且上述在 Gmail 與 Google Tasks 中完成的任務管理,來到 Google 日曆網頁版,也可以讓這些拆解出來的待辦事項,直接顯示在 Google 日曆上,跟我的行程與專案進度統一管理

只要在 Google 日曆左方的「日曆清單」中,將叫做「提醒」的預設日曆切換為「 Tasks 」日曆即可,操作可見:「新版 Google Tasks 工作表教學,這個待辦清單 App 特色為何?」。

例如下圖,我將一封重要郵件拆解出三個 Tasks 行動,分別安排時間,來到 Google 日曆,就可以看到相應日期出現這項待辦任務。




在目前最新的 Google 系統中, Gmail、 Google Tasks、 Google 日曆充分地整合在一起(從電腦網頁端來說,可惜目前手機 App 尚未完全整合)。

實際工作時,可以在 Gmail 網頁右方打開 Tasks 或 Google 日曆的側邊欄,輕鬆安排郵件工作。

當我在處理郵件時,打開 Tasks 側邊欄,這告訴我右方工作清單才是應該「優先處理」的郵件任務,並且知道目前行動進度(打勾的待辦事項),而收件匣的新郵件其實是第二層次才需處理的。




在 Google 日曆網頁版,打開右方的 Tasks 待辦清單,則可以同時看到行程、專案進度與需要執行的行動,有助於我做統一的安排調整。




補充一個推薦的處理習慣,當我將一封郵件「放入 Tasks 拆解與排程行動」後,表示這封郵件已經排入「我真正的工作流程」。

這時候在 Gmail 信箱中,我會將這封郵件「封存」處理,封存的意思是這封郵件不會出現在「收件匣」,但還是儲存在信箱中,以後仍然可以搜尋找到。

這樣做的好處是,收件匣「保持清空」,那麼當新的郵件進來時,我能更清楚的看到還需要排入工作流程的郵件有哪些,而不會混亂。(這部分的教學可參考:三步驟教學「一次完全整理好」爆炸的 Gmail 郵件




手機上的 Gmail 與 Google Tasks App 可以同步這樣的處理狀態。

如下圖所示, Gmail App 收件匣常常保持清空,意思是郵件都已經排入處理流程中。然後 Tasks App 可以看到重要郵件需要執行的行動、次序與時間。





Google Tasks 作為分散郵件的整合管理:


除了用 Tasks 拆解與排程郵件任務外,我還會用 Tasks 來處理「兩種」郵件。

我會建立一個 Tasks 列表(分類)叫做「追蹤任務」,把一些處理完的,但之後一段時間需要追蹤一下的郵件,放入這個 Tasks 清單。

我還會根據接下來要執行的旅行專案,建立一個新的 Tasks 列表,把那次旅行要用到的旅館、機票等相關預定郵件,放入這個列表中,方便隨時查詢。





如何跟 Gmail 郵件延後時間功能搭配:


有了 Google tasks,不僅可以拆解任務,還能排程時間, 這樣的話,原本新版 Gmail 加入的「延後郵件」功能要怎麼搭配使用呢?(功能教學可參考:如何立即開啟 Gmail 新版介面,以及八個改版新功能實測簡介

「延後」郵件的意思是,我可以把現在收到的一封郵件,延後到下週處理,這時該封郵件會存收件匣「消失」,被放入延後清單,等到下週指定時間到達時,該封郵件才「重新出現在收件匣」。

所以搭配 Google Tasks 的話, Gmail 「延後」功能我就用來針對不需處理動作、尚未決定處理動作的郵件,例如:

  • 現在很忙,明天或下週再仔細看的郵件。
  • 下禮拜五才需要查看的會議相關資料。







優點與缺點:


以上就是我目前測試的 Gmail、 Google Tasks 與日曆的「郵件任務化」處理流程。這個流程,足以滿足某些朋友工作上的任務管理,讓你在 Google 上建立起一套環環相扣的時間管理系統。

不過對我來說,複雜任務我依然是統整到「以 Evernote 為核心的任務管理系統」,上述流程對我來說只是一個輔助,這單純看你核心的任務管理系統為何。

最後總結一下這樣的系統的優點與缺點。

優點是:
  • Tasks 可以拆解郵件任務細節與行動清單。
  • 針對每個行動設定單獨提醒。
  • 在 Gmail 與日曆都有側邊欄任務列。
  • 可以自己決定郵件任務排序。

缺點是:
  • 手機 Gmail App 還無法直接建立 Tasks。(這對我來說還好,手機上我只處理當下需要處理的緊急重要郵件,其他則在電腦上特定時間才查看與管理。)
  • Gmail 郵件自動分類還沒有 Google Inbox 聰明。(意思是要多花點時間整理行程郵件,收件匣會看到更多不重要郵件。)
  • 手機 Google 日曆 App 還無法顯示 Tasks 任務。(可以另外安裝 Tasks App。 )

以上是我的測試心得與想法,分享給大家,對 Gmail 管理有興趣的朋友,還可進一步參考:「Gmail 機密模式研究:可寄送非 Gmail 信箱、使用附加檔案嗎?」、「終極版七款 Email App 推薦比較表 」、「Gmail 16 個秘密功能教學:學會最高效率的郵件管理 」。


歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:全新 Gmail、 Google Tasks 與日曆的時間管理系統實作教學

留言

  1. 何時會把task的進度整合進evernote?

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    1. 我個人來說,基本上已經在進行中的專案任務,一開始就是全部整合在 Evernote

      會利用 Google Tasks 管理的,像是「還在討論中的講座邀約」,還沒確認,只是提供一些資料或答覆,這個階段會放在 Tasks 排程與處理(之前 Google Inbox 時也這樣)

      不過這是因為我有自己的任務管理核心系統。對很多單純只是想管理郵件的朋友來說,就可以用 Tasks 管理更大量的郵件與行動。

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    2. esor 的資料量,可能只有 evernote 乘載得了

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  2. 在 Android 系統上可以到 Google Play 下載 Google Task 的APP (不知道IOS有沒有),剛剛仿照ESOR的方法在Gmail網頁作好一些清單以後,在手機APP的清單是同步的沒問題。

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    1. 這一點我文章中也有示範到喔^^ 我用的就是 iOS 版的 App

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  3. 新版Gmail的 延後 功能曾經在剛剛開始切到新版之後出現過, 但是最近幾週以來 就消失了。是Google 已經把他關閉了, 讓 延後 功能成為 inbox 的專屬功能了嗎?

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    1. 我這邊的 Gmail 目前都還有「延後」功能可以使用哩,應該沒有消失

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    2. 我找到問題在哪了, 如果 設定「關閉會話群組檢視」 就不會有「延後」按鈕了。 不過不懂這有什麼必要的關連性。

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  4. 作者已經移除這則留言。

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  5. 剛剛發現,電腦板的Google calendar 的Tasks跟提醒分開成兩個獨立的行事曆,可以同時出現了。不然,現在在tasks跟提醒的轉換期真的有點麻煩...

    但是iOS版本的還沒,請問Esor大有不一樣嗎

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  6. 作者已經移除這則留言。

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  7. 這些整合與改變讓人感覺看到了MS Outlook的影子。

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