2020 如何幫自己設計一套時間管理系統?無關工具的方法論



新的一年,如何幫自己準備一套時間管理的工具、設計一個屬於自己的管理系統呢?

在 2019 年,我分享了自己用 Evernote 分享打造的時間管理系統,無論是在書籍實體課、線上課,都獲得很多支持與迴響。

我知道大家不一定都用 Evernote ,但因為這套系統我用了十多年,不斷打磨,所以結合具體工具來解說,最能呈現我真實管理的各種細節。

但如果你不一定在用、不一定想用 Evernote ,有什麼這套系統的邏輯可以獨立出來討論,分享給大家,並套用在不同工具上,也能幫助讀者打造自己的系統呢?

在講了一整年的 Evernote 時間管理系統後,今天這篇文章,我來試試看討論其中不涉及工具特定功能的「時間管理邏輯」。




時間管理的目的,不只是提升效率,也不只是安排時間,還有比這些更重要的:那就是是完成有價值的事情。

即使我們做得再快、再多、技巧再好,但做的不是提升我們價值的事情,那就不能說是好的時間管理。

我們通常也會因此有所感受,覺得自己忙碌卻不快樂,沉浸在自己工作或生活的時間很少等等。這時候我們需要的時間管理方法,不是如何做得更多,不是如何排出什麼事情都在上面的時間表,而是如何能夠幫助自己做出有效選擇。

放心,我也不是要說時間管理一定要是高尚的自我實現。如果從方法論的角度來看,時間管理其實就是建立一個讓自己「安心做出選擇」的系統而已。




所以從我的思考角度出發,一套時間管理系統,最核心要解決下面四個關鍵問題:


  • 整理問題,如何才能不再瑣碎?
瑣碎不僅拖慢效率,也讓我們做不出有效的選擇。

瑣碎導致無法聚焦有價值的事情,但重要的是,在一團混亂中,無論我們做出什麼選擇,自己都不會安心,於是只好:「放棄選擇,什麼都做。」


  • 選擇問題,如何為目標建立唯一通道?
要從鳥瞰的視野,管理我們的生活與工作「地圖」。要能看到目標的路徑,才會知道每一件事情應該擺在哪一個脈絡上。

當路徑清晰,我們就容易排出優先順序,做選擇時也會更加篤定。

當路徑不清晰,遇到叉路口,我們只好矇著頭走。雖然矇著頭也有走對的時候,就算看著地圖也可能走錯,但起碼當看著地圖時,就算繞遠路,大方向也是確定的。


  • 提醒問題,如何管理未來的時間?
有價值的事情需要花費未來的時間完成,這是時間管理不變的真理,他是在「管理還未發生的時間」。

但我們的問題在於,往往想要「更快、更少」的時間,想像一瞬間完成。但這個問題其實問錯了,時間管理的提問應該是:「我如何為有價值的事情留下多少時間?」「我決定在什麼時刻投注到什麼事情上?」

「我如何為有價值的事情留下多少時間?」關乎於我們怎麼保護自己未來的時間。

「我決定在什麼時刻投注到什麼事情上?」關乎我們怎麼設計有效的未來提醒,讓自己能掌握那些飄忽不定的空檔。


  • 回顧問題,如何幫助自己愈做愈快?
但時間管理想要「更快、更少」的時間,也沒錯。只是這件事情快不得。

真正的加快是很難的,但我們可以從另外一種角度來提速:不要做重複的事、減少重複學習、避免重複犯錯、不做不需要做的步驟。

這樣的提升效率方法,是相對簡單的,是做得到的,而且同樣效果顯著(甚至往往更顯著)。

前面三個問題,都是時間管理中對「未來」的管理。但第四個問題,則是時間管理中對「過去」的管理。我是否能充分運用自己過去的經驗,就是提升未來效率的關鍵中的關鍵。




一,整理系統:以任務為核心


當我為自己的時間管理,設定好前面四個要解決的關鍵問題後,我就會為自己建立四種系統,來解決這些問題。這樣一套對自己有效的時間管理流程就誕生了。

第一個系統,就是「任務的整理系統」,讓瑣碎的事情不再瑣碎。無論用什麼工具,我希望這個系統包含下面的功能:

  • 能夠收集碎片資料
    • 無論工作或生活中的任務,執行過程會有郵件、紙張、文件、網頁等各種檔案形式,以及會有各種討論、會議、想法的內容。
    • 這些碎片,分散在很多不同工作管道,這是一個容易降低效率、增加壓力、製造錯誤的工作流程。
    • 為自己找到一個方法,可以幫你有效的收集上述的資料,最好能統整這些資料到統一的資料庫。
  • 能夠把碎片統整成一個任務
    • 接著更進一步做整理,以一個一個要具體完成、有具體成果的「任務」為單位,可以把上述各種碎片統整在他們所歸屬的「任務」中。而不是分散在硬碟資料夾,或是任何不同地方。
    • 建立一種工作流程,執行某個任務時,只要打開前面建立的這個任務系統,就能鎖定真正要完成的任務,並且立刻看到這個任務相關的所有碎片,而不用同時打開很多個工作管道。
  • 能夠拆解任務的行動清單
    • 這個任務收集系統,最好能同時具備待辦清單的功能,讓我們可以在任務中,具體列出任務的行動清單,並做確認。

有了這樣的任務整理系統,那麼無論工作中出現什麼樣的碎片、瑣事,現在我們知道如何整理他了。

並且當各種碎片放入任務整理系統後,我們就不用擔心會漏掉、會找不到。

而這樣的整理系統,也傳達了我們時間管理的衷旨之一,真正要管理的是幫助自己「去完成那些有成果的任務」,這個系統應該幫助我們可以聚焦在這樣的任務上,並且更容易的去執行他們。




二,選擇系統:可以鳥瞰的目標地圖


第二個系統,就是「目標的選擇系統」,前面整理好的任務,依然數量龐大,並且還沒有擺在真正的地圖中,什麼是擺在地圖中?就是這些任務,在我人生地圖的哪一區域?哪一條路徑上?

無論用什麼工具來建立這個鳥瞰地圖,我都希望目標的選擇系統可以包含下面的功能:

  • 要跟前面的任務整理系統連結,最好能直接從目標的角度,重新排序任務的工作流程
    • 最好的整理不是分門別類,而是排出執行順序的流程。
    • 我要能從目標角度,看到任務的執行順序。從任務的角度則看到所有相關碎片資料。
  • 可以快速切換到少數目標的鳥瞰視野
    • 要做的事情通常很多,但要完成的目標通常很少。
    • 要建立一個方法,讓自己可以「切換」到只看到少數目標的視野。
    • 從一大堆要做的事情做選擇,沒有人會做出有效的選擇。
    • 從少數目標來做選擇,目標中有任務排序,任務中有碎片整理。我們站在制高點選擇,才有有效的選擇。
  • 為每一個獨立目標,建立唯一的大門通道
    • 所以這個系統必須要像一個真正的地圖,我的出發點要只有一個,我的目的地很少,但我的路徑可以很多。這時候,地圖中我只要從一個唯一的出發點出發,就能走不同路徑,達到我需要的目的地。
    • 避免讓自己的系統變成:出發點很多,目的地更多,這樣路徑就會變得混亂,會錯失很多最值得、一定要經過的地點。
    • 時間管理需要彈性,但這樣的彈性,應該建立在前一種地圖系統,而非後面一種地圖系統。




三,提醒系統:對執行的時間做算計


第三個系統,則是「執行時的提醒系統」,我們需要提醒,要不然做好了計畫、整理,如果再也不會回去看,那這樣不會是一個有效的系統。

而提醒系統應該要是明確的、有意義的、有趣的、有彈性的,無論用什麼工具來設計提醒,我覺得都不能只有時間提醒(幾點幾分做什麼),而應該提醒下面這幾個重點:

  • 何時開始做?
    • 這個何時,不是幾點幾分的何時,不是任務的何時。真正要算計的,是那些大目標何時開始。
    • 這通常會是一次算計好幾個月、好幾個禮拜的時間。
    • 但要明確,意思是我要先畫出目標的鳥瞰地圖,排出任務次序,於是開始回推要為每一個重要任務,保留多少時間。往往每一個任務,有的需要保留三天、有的五天、有的兩個禮拜的時間。
    • 於是我可以回推出每一個任務應該出發的明確時間。
    • 我的系統應該要能明確的算計這件事情,也讓我明確的看到這些大目標需要保護、保留的時間。
    • 當我能明確看到自己應該保護的時間,這樣就可以很大程度避免自己過度安排,最後陷入萬劫不復的卡關困境。
  • 當下優先做?
    • 我們應該建立一個關於進度的提醒系統,可以清楚的看到自己哪些事情還在計畫中?哪些目標在執行中?哪些目標又在最關鍵的完成中階段?
    • 時間管理的意義,在於把有價值的事情充分的完成,「完成」是一個重要的概念。不是做了什麼,而是我完成了什麼。
    • 所以應該有一種提醒,可以提醒我去「完成」,知道每件事情、目標的進度。
  • 現在適合做?
    • 時間管理不能硬排時間,但如果沒有前面的何時開始的鳥瞰算計,最後我們就只能在每一天硬排時間。
    • 而當有了鳥瞰的月、週算計後,到了每一天的時間安排,則可以有彈性。
    • 很多事情是不需要限制幾點幾分做的,所以我們應該設計一種提醒,是關於情境的提醒。
    • 例如現在是思考的情境,現在是我想放鬆的情境,現在是我可以做點複雜工作的情境,現在是我可以學習的情境。那麼有沒有辦法設計一種提醒,當這些情境出現時,會提醒我可以做什麼?
    • 而且這些情境提醒,應該提供多元的選擇,而非唯一的選擇。當然這些多元的選擇,應該都是我達到目標的路徑。不過當選擇多元一點,我們就可以更沒有壓力,挑一件做,無論哪一件,都是在推進最後的目標。




四,回顧系統:讓過去的時間有價值


第四個系統,則是「提取過去的回顧系統」。時間管理所面對的時間,其實並無法增加,我的意思是,每一天就是 24 小時的時間籌碼,不會多,但也不會少。

於是時間管理的另一個關鍵就在於,對於花掉的籌碼,如何發揮更多的價值。

假如我們的時間管理就是快速把事情做完,但對於下一次要做類似的事情時,不會產生任何提速、提升品質的效果,那這樣也是一種過去時間的浪費。

所以無論用什麼工具來建立這個回顧系統,我希望他們都具備下面功能:

  • 能「保留」過去目標、任務執行的所有細節
    • 時間管理系統不能是完成任務就刪掉的系統,不能是找不回過去目標完整工作流程的系統。
    • 所以這呼應前面的任務、目標整理系統,應該要能統合在一個唯一的管道上,因為只有這樣,未來才能有效查詢到過去。
  • 能隨時在目標、任務上隨時做「記錄」
    • 時間管理不能只是做計劃,還應該做記錄。
    • 記錄我真正做了什麼(可能和計畫不一樣)、為什麼這樣做(想法的記錄)?以及過程中發生的大大小小細節。
    • 這份記錄,當然不應該是另外一個分散的工作管道,應該就要能夠直接寫在任務上、寫在目標排程中。
  • 可以快速、準確地進行「回顧」
    • 最後當這個保留的目標、任務系統愈來愈龐大時,能不能有一個快速搜尋到過去的流程。
    • 最好能夠在我忘記自己做過什麼事情的情況下,也能利用最直覺的「搜尋」,也能直接找到我遺忘的東西。
    • 因為,我們一定會遺忘。




結論:很多時間管理問題,是系統問題


沒有高鐵時,南來北往出差是一個問題。但有了高鐵,南來北往出差可以成為一日來回的工作流程安排。

我的意思是,很多時間管理遇到的問題,其實是在我們沒有建立一個高鐵系統,如果系統建立好,這些問題就不再是大問題。

例如我最近被問到「工作上常常被插入很多雜事,干擾到重要工作怎麼辦?」這是一個問題,但如果有一個系統可以讓工作碎片有效的整理起來,讓雜事做起來很快呢?有一個回顧系統可以把常常出現的雜事快速準確完成呢?那麼這個干擾就有可能不再是大問題。

我也常被問到「工作、生活如何平衡?」這是一個問題,但如果有一個鳥瞰系統可以讓我看到自己工作有何目標?生活有何目標?又有一個提醒系統,也能提醒我利用空擋去推進生活目標呢?這時候我們會發現,安排生活時間往往不是那個真正的問題所在。

以上,是我總結自己在 2019 年教了非常多次的「 Evernote 子彈筆記時間管理系統」課程後,收斂自己這套方法論的重點,並假設如果離開 Evernote 這個工具,我還會希望保留的工作流程。

提供大家參考。有興趣的朋友,也誠摯推薦我的書籍與課程:《大腦減壓的子彈筆記術:用Evernote打造快狠準任務整理系統》書籍,以及「子彈時間管理術:用Evernote重拾人生掌控權」線上課。

或是參考我的幾篇過去的相關文章:[關於「時間管理」不是什麼?我的七條反思]、[如何跟家人一起做好家庭時間管理?]、[覺察時間管理習慣中的定型心態,開啟「成長心態」的轉變]。


(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:2020 如何幫自己設計一套時間管理系統?無關工具的方法論

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