[時間技客-25] 如何評估時間管理夠好?不是把時間表排好排滿



最近幾次採訪,都被採訪者詢問到一個類似的問題:「我要怎麼知道自己時間管理得夠好?是不是要計算我利用了多少時間?」

確實,在電腦玩物的前幾年,我有陣子很喜歡介紹「計算時間利用」的工具。例如「時間塊」、「 Toggl 」等。

這些工具,我原本預期他們可以帶來兩個效果:

  • 第一個效果,就是讓我具體知道執行某個特定任務,通常需要花掉多少時間。尤其像是 Toogl 這樣的工具,可以實際計算出平均寫一篇文章、做一份簡報大概需要的時間。而這樣可以幫助我「對時間長度更敏感」,知道應該為不同任務預留多少充足的執行時間。
  • 第二個效果,我以為當可以看到自己每周、每月時間利用統計圖後,能夠激勵自己,保持或促進更多時間的充分利用。也能提醒自己,是不是花費太多時間在額外事情上。

這兩個預期效果,第一個效果是確實可以做得到的,尤其在我們對一些新任務還沒有明確時間概念時,更應該利用工具,實際計算看看,而不要憑空亂想。(我曾把這樣的方法,稱為時間數據化:新年拯救沒時間的第一個推薦練習:時間數據化

但第二個預期效果,雖非完全無效,然而現階段的我,卻會對其持保留的態度。




就像是生活工作的平衡,絕非是比例平衡:


回到前面的提問:「我要怎麼知道自己時間管理得夠好?是不是要計算我利用了多少時間?」

現階段的我,通常會這樣回答:「不是要計算自己利用了多少時間,也不是看自己時間表排得多滿。想知道自己有生產力、評估自己時間管理成效,其實只有一種方法:那就是看自己確實完成了什麼有價值的目標。」

舉個也常常有朋友問的例子。

想要生活、工作平衡,不是去看生活時間花了多少?不是去看工作時間排了多少?「不是」去計算生活、工作時間的「比例平衡」。「不會」是一個白天排滿上班、晚上與周末排滿生活休閒的時間表,就是平衡。

生活、工作平衡其實只有一個判斷標準:工作上,我產出的成果是不是為我帶來了充分的成就感,幫助我職涯的成長。而生活中,我也在解決家庭問題時創造了自我價值,或是發展出了我個人的興趣專業、新成就。(關於有價值的目標設定,可參考我的這篇最新文章:不一定要計畫新年度目標,用這五步驟為「現在」找到目標

更簡單來說,工作上能創造價值、生活中也有創造成就,那就有工作與生活的平衡。




評估標準出錯,時間管理更有壓力:


時間管理的評估標準如果出錯,把「利用多少時間」、「安排多滿時間」當作評估標準,就會像我們搞錯目標一樣,容易走上歧路,反而會讓自己的時間管理更有壓力,更挫折。

因為我確實遇過很多這樣的案例。

很多朋友其實非常認真,對自己也很有自制力,但是他們依然覺得自己的時間管理有問題,感覺到自己的投入沒有獲得回報,甚至開始產生倦怠。

而往往這時候,當我幫助他們檢驗自己的時間表,就會發現時間表「排得非常滿」!這些朋友工作上無庸置疑非常積極,甚至常常為了沒辦法再把更多被交辦的事情排入時間表而懊惱。生活上也設定了很多目標,休閒、運動、娛樂、學習、家庭、各式各樣興趣,都想盡辦法要塞入剩下的時間表中。

但「排好排滿的時間表」往往做到了一個瓶頸時,更容易出現幾個問題:

  • 工作、生活中再也無法應付任何意外(因為時間表已經排好排滿),而偏偏又很多意外。
  • 自制力的大量需求,對人的心智其實是很大的耗損,所以執行這份時間表是超人行為,而很容易因為各種挫折而開始洩氣、厭倦。
  • 雖然忙碌,雖然時間統計圖都可以很漂亮,但不快樂。
  • 更常常因為這份時間表沒辦法100%執行而自我否定。

我想評估自己是不是更有生產力?我想知道自己時間利用得好不好?結果卻反而讓自己更不會時間管理。




「管理」「時間」,其實是非必要手段:


因為,安排時間表,本來就不是時間管理的「目標」,只是其中一種「手段」,而且,還是非必要手段!

舉個最簡單的例子,我喜歡寫作,我如何知道自己的寫作時間安排得很好?

  • 是看我可不可以早起寫作嗎?
  • 是統計我每天的寫作時間嗎?
  • 是看我有沒有強制自己坐到桌前寫作嗎?
  • 都不是!

其實只有一個檢驗標準:那就是我有沒有持續地寫出自己滿意的一篇一篇文章!

這裡面當然也可以有些時間的因素,例如我可不可以每天(或平均每兩天,或平均每個禮拜)產出好文章。但關鍵都是真的寫出自己喜歡的好文章,那時間管理才算數。




時間管理的唯一評量標準,就是「看自己確實完成了什麼有價值的目標。」

但是,也不要誤會,我並非說只看成果!這樣就變成另一種錯誤,以為只有功成名就、家財萬貫、家庭和樂的人才會時間管理了。這樣也是倒果為因。

我這邊想說的,是一個思考邏輯的順序,這個順序如下:

  1. 時間管理的評量標準,是看我確實完成了什麼有價值的目標。
  2. 我要先鎖定自己的目標,而非直接安排手段。
  3. 我要先設計出目標的價值,我應該定義自己想要創造的具體價值是什麼。
  4. 我要去分析能確實完成目標價值的手段。
  5. 關鍵是要完成目標,而不是手段什麼時候做、不是手段做了多少時間。
  6. 因為要確實完成,不是有做過就好,所以我必須排除一些目標。讓剩下的目標可以充分完成。

透過這樣的思考過程,或許最後你還是「會有」一個時間表,或是你會發現「不需要」一個時間表,但我們知道這都只是為了達成目標的手段之一。

真正的時間管理要評量的,還是我的有價值目標是否完成。




讓我們更具體地舉例來說明看看。

如果我想要生活、工作平衡,那麼不在於我怎麼安排生活、工作時間,不是時間表上看起來平衡。

想要讓時間表上看起來平衡,往往反而讓自己更累!

我只需要關注工作上的目標、生活上的目標:

  • 甚至只要各一個關鍵目標就好。
  • 然後看是不是為他們設計出價值。
  • 是不是有明確執行他們的手段。
  • 最後真正確實地完成目標(或是有創造出成果的推進目標)。

可參考這篇文章:「專案」「管理」我的生活,才是及時行樂的幸福方法

當我推進了工作上的目標(完成了一個新產品),也在生活中創造了有價值的目標(引導小孩可以自己收玩具了、做了孩子的生日蛋糕)。

那麼我自然感受到工作與生活的平衡,也感受到時間管理的成效了,根本不需要什麼精密的評估。




那時間如何管理?如何充分利用?


或許你會進一步追問,只要目標完成就好嗎?可是我怎麼知道自己有沒有浪費時間?時間利用得好不好?時間管理難道不是要斤斤計較每個時間的利用嗎?

這樣講,似乎也沒錯。有時候從結果來看,好像也是這樣。

但別忘了,當我們能夠為自己設計出有價值的目標,當我們想要確實把這樣目標完成時,難道不就會投入所有時間嗎?

  • 如果這個目標簡單就能完成,那表示我們沒有設計好,價值還不夠。
  • 如果為了有價值的目標要完成,我們勢必要拆解出很多手段,然後不斷去嘗試、挑戰,以及累積小成果。
  • 如果同時有幾個有價值的目標要完成,那就要在各種可利用時間裡,充分去執行上述手段。
  • 這時候,我們還怕自己的時間利用不夠好嗎?

而目標確實地完成,價值確實的創造,就是我們時間利用得好的最佳證明。除此之外,也沒有更好的證明了。




反而是在時間表都排滿、感覺時間都有花在各種事情上,但真正有價值的目標都沒完成時,這才是時間管理有問題的時刻:

  • 是否我們的目標設計還需要修正?
  • 是否我們的手段還可以調整?還有其他可能性?
  • 是否我還沒有為可利用時間,設計出可執行目標的手段?

第三點比較困難,那些零碎空檔、工作切換之間,這些時間往往不能利用的原因,在於我們的手段設計得不夠簡單精準,導致有時間卻無法可用。(具體作法,可參考:如何利用零碎時間?讓空檔成為完成目標的四種關鍵時間




結論:


或許很多朋友看我分享時間管理,或是看其他時間管理書籍「呈現」出的結果,會被時間表誤導,以為時間管理是在評量排出多厲害的時間表。

但其實並非如此,我相信其他時間管理理論也不是如此。

「我要怎麼知道自己時間管理得夠好?是不是要計算我利用了多少時間?」

「不是要計算自己利用了多少時間,也不是看自己時間表排得多滿。知道自己有生產力、評估自己時間管理成效,其實只有一種方法,那就是看自己確實完成了什麼有價值的目標。」

從這個簡單的回答出發,背後其實是一套規劃事情的思考邏輯的翻轉。

這篇文章,比較輕鬆,希望提出一個想法,提供參考,讓大家翻轉時間管理的某些想法。

也歡迎大家參考時間技客系列文章:



全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:[時間技客-25] 評估時間管理生產力?不在於把時間表排好排滿

留言

  1. 透過站長認識了evernote的強大,拜讀了evernote的相關著作,了解不少技巧,感謝站長分享這些經驗,讓我體會到數位工作的好處,同時我現在也在研究番茄工作法,但不論用甚麼方法工作,最終目的就是創造價值,做沒有價值的事就是跟時間管理背道而馳,只是瞎忙而沒有完成目標,過度計畫而不行動等於沒做!這是我個人淺見,會持續追蹤站長,大家一起成長,加油!

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  2. 我得由衷說,這一篇個人覺得站長所有講時間管理文章中,最感悟的一篇,其實我們多少都知道不同的手段,但往往陷入手段使用的迷思,忘了初衷,個人管理是這樣,工作管理也是如此,但其實目的與目標才是核心,還希望站長藉此篇延伸出多些關於「理念」、「心法」的內容。每個人都在談方法、談執行,但最根本的核心卻少人談,再次感謝,祝2020順利!

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