如何處理工作常常被打斷問題?五種解決方法


很多朋友跟我說,對於「工作常常被打斷」感到很困擾:老闆總是隨心所欲,想到就臨時交代任務?專案進行中總是會有一些意外突發狀況?這些都是工作可能被打斷的原因。

職場上,被打斷工作很難完全避免,那麼我們可以解決的問題是什麼呢?或許是:

  • 工作被打斷後,也能很快回到工作狀態。
  • 減少工作被打斷次數,擁有更多專注時間。

下面,就跟大家分享我自己在職場上的解決辦法。




1. 拆解出工作的詳細步驟清單


如果工作是一團混沌時被打斷,那大概是最擾人的事情,因為我已經很混亂,被這樣一打斷,等一下我根本搞不清楚自己要從哪裡繼續開始,又要浪費很多時間。

但這一點,大多數時候是可以解決的。我的解決辦法就是:「先列出工作詳細的步驟清單」,然後一邊做,一邊確認打勾

這樣做,一方面混沌的工作在開始前就已經理清(其實本來就該如此),另一方面,無論從哪邊切斷,回來後,我只要檢視步驟清單,從尚未打勾的下一步行動開始做就好。

其實這個「先列出工作詳細的步驟清單」,在很多職場上都是簡單有用的訣竅,例如:「為什麼例行工作還是常犯錯?不是依靠認真、反省、細心就好 」。







2. 建立收集箱,快速收集臨時雜事


工作中被打斷交代任務,不一定就是立即要去處理那個任務,這時候我們應該優先判斷:

  • 插入這件事是立即要做嗎?
  • 如果不是,就先收集起來。
  • 然後立即回到剛剛的工作流程中。

所以我們要準備的,是一個「可以隨時放入雜事的收集箱」,可以是實體的,當然也可以是數位工具。例如桌上擺一個收納籃,臨時來的文件先放入其中,臨時寫的便條紙也放入其中,等到自己工作流程告一段落,再看剛剛收納籃裡的東西,依序處理即可。

這樣既不會忘記臨時雜事,也能快速收納臨時雜事,讓自己回到工作中。 GTD 時間管理系統中就非常推薦這種方法。

當然有些雜事要立即處理,但也可能有一半以上的雜事,是我們「誤以為」要立即處理。




3. 建立專案任務系統


咦?我們不是在說「工作被打斷」問題,這跟建立專案任務系統有什麼關係?

當然有關係,很多臨時雜事要立即處理,有可能是因為我們不知道什麼時候該處理它?不知道該把他放到什麼位置?所以乾脆現在處理,以免之後忘記或混亂。

但是如果我們先建立起自己的專案管理系統,任務都有排程,行動都有定位。那麼當任何事情臨時插入,甚至不是放在收集箱,而是我都可以知道他應該要擺到什麼位置,應該等到什麼流程再處理它。

那麼,就可能減少更多真正打斷的問題。(可參考如何重整瑣事:突破四個效率盲點,建立工作碎片不爆炸的工作流  )




4. 確認自己今日要事


咦?那處理工作被打斷問題,又和確認今日要事有何關係?

當然打斷會影響專注,但有時候是否「要被打斷」,也取決於自己專注的程度。如果能夠確認自己今日真正重要的事情,做好選擇,專注其上,其實可以從幾個層面減少自己被打斷的頻率:

  • 因為我不會打開有機會打斷我的通道(例如即時通)
  • 因為我更能選擇暫時不處理或拒絕瑣事(有更重要的事)

如果自己也不能確認今日要事,那也只能甘於被打斷。

你可以試試看,以每週為單位,建立讓自己每日專注的行動清單:「只要週末一小時的計畫,完全改變你的未來一週 」。




5. 控制被打斷的節奏


有時候我們工作上必須以即時通溝通,以郵件交代重要任務,以電話討論事情,雖然這些工具都「讓我們更容易被打斷」,但確實不得不用。

更有些朋友,工作上就是要一直處理新出現的任務,只是前個任務未完成,有時下個任務又出現。

那麼,或許我們可以為自己掌控一下被打斷的節奏。例如最簡單的是,每 30 分鐘或每 15 分鐘處理一次郵件任務,而非一直看新郵件通知,這樣起碼為自己爭取了 15 分鐘解決一件到兩件前面累積任務的時間

或是參考「iPhone 通知規劃心得:不是關閉就好,建立更高效率提醒流程 」這樣的方法,控制自己被打斷的節奏。




小結:


以上,就是我自己處理工作被打斷問題的幾種方法,您也可以依據自己的工作型態,調整成更適合您的方式。


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  1. 越簡單的東西,道理越深。

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  2. It's clear that avoiding plagiarism is one of the most important things today. On https://dissertationauthors.com/blog/monica-crowley-plagiarism-and-why-this-example-is-negative-for-students you can learn more about it.

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