Agenda 子彈筆記愛好者適合的專案管理軟體:功能詳細拆解



我喜歡用筆記的方式來管理任務,而非單純待辦清單的方式。因為一個任務需要很多拆解,筆記可以幫我整理拆解過程。而如果筆記系統本身可以排序、設定日期、分類專案的話,那麼筆記系統本身就能成為任務管理系統。這也是我在「 Evernote 子彈筆記術」這門課中想要分享的系統。

而在前一陣子,看到獲得 Apple WWDC 2018 年設計獎推薦的這款「 Agenda 」,本質是款筆記工具,但是設計成適合任務管理、專案排程的介面,這不是正符合我對筆記的設想嗎?

於是我花了一段時間,實際測試看看,今天這篇文章,便來跟大家分享這款工具的特殊功能。




一,用筆記建立任務


「 Agenda 」目前推出 iOS App 與 Mac 桌面軟體,兩者之間可以利用 iCloud 進行同步,下面介紹的功能,在免費版中皆可使用。

「 Agenda 」首先是一款「筆記軟體」,但是以「任務筆記」為核心,我們為一個任務建立一則筆記,然後在筆記內拆解任務步驟、列出待辦清單、排出執行順序。




「 Agenda 」筆記內的編輯功能提供了:樹狀大綱、核取清單、標題階層等等,用來拆解任務細節很足夠。

不過「 Agenda 」目前沒有提供像是插入圖片等筆記功能,但這符合其「優先專注在任務筆記」的設計原則。




在「 Agenda 」中,如果這個任務筆記有一個需要開始執行的提醒時間,則可以在任務筆記右上方的「行事曆」處,設定筆記的提醒時間。




而在筆記的分類上,「 Agenda 」用幾個階層來分類:

  • 「 Category 」:大分類,例如某個公司的總分類、生活總分類等等,像是下圖中的「電腦玩物公司」。
  • 「Project」:專案分類,例如某個產品專案、某個活動專案,像是下圖的「子彈筆記課程」。
  • 「筆記」:在專案分類下,就可以新增屬於這個專案的一則一則任務筆記。

例如下圖,「 Agenda 心得筆記」這則筆記,是屬於電腦玩物公司的「研究 Agenda 」專案裡的任務之一。





二,用筆記排序任務


承接上面說明,於是在一個專案分類中,可以拆分多則任務筆記,來分別處理複雜任務。

這些筆記在瀏覽時可以「收合」起來,暫時不要看到筆記內容,那這樣看起來,就會像是這個專案裡的任務清單一樣。

並且,這時候可以「拖曳每則任務筆記」,進行上下排序,排出任務的優先次序。(如果不手動排序,就會依照任務提醒時間來自動排序。)




前面提到,每則任務筆記都可以設定時間,於是「 Agenda 」提供了一個「 Today 」的總覽視野。

每天打開「 Today 」,你將會看到今天需要繼續執行的任務筆記。




此外還有一個「 On the Agenda 」視野,可以把重要的任務筆記「釘選」其上。你可以當這裡是最重要任務筆記的面板,可以一次管理來自不同專案的重要任務筆記清單。

綜合這一段的三個功能,我們可以:

  • 在專案裡,排序任務筆記。
  • 在 Today 裡,看到今日需要執行的筆記。
  • 在 On the Agenda 裡,管理不同專案的重要任務筆記。





三,用筆記管理任務


承接上段,我們可以看到在「 Agenda 」中,簡單就能用一則一則筆記,建立起一個一個專案的任務架構。

接下來,分享在「 Agenda 」中一些更進階的任務管理方法。

在「 Agenda 」右方面板,可以連結系統的行事曆(手機或電腦行事曆),這時候,就能一方面看到今日行程,一方面管理今日任務(筆記)。在安排任務筆記時間時,也能有直接的對照參考。




「 Agenda 」有不錯的搜尋功能,支援中文搜尋,可以透過關鍵字、日期等方式,迅速找到需要的任務筆記。




當筆記逐漸增加,「 Agenda 」提供了像是 EvernoteOnenote 都具備的「記事連結」功能,可以把相關的筆記,用超連結的方式插入目前筆記中,以後就能快速開啟相關任務。




最後,「 Agenda 」還具備筆記內的「標籤 Tag 」功能。

例如我可以在筆記內重要的待辦事項後,加上「 #重點 」,這樣就會建立一個「重要」的標籤。




之後在搜尋時,可以利用「 #重點 」這樣的語法,找出所有包含這個標籤的任務筆記。





小結:


我頗喜歡「 Agenda 」的設計方式,讓筆記用簡單的方式,達到專案任務管理的效果。如果你想實踐「子彈筆記的任務管理方式」,「 Agenda 」結合筆記、任務清單、行事曆的管理方法,幾乎就是為此需求量身打造。

如果要說目前唯一缺點,就是他只能在 Apple 系統的軟體使用,也沒有網頁版。

對這類筆記型任務管理工具有興趣的朋友,除了我自己擅長使用的 Evernote 外,你也可以參考:「如何用 Trello 做子彈筆記?我的 Trello GTD 方法範例看板分享」、「Taskade 更像筆記本的待辦清單,大綱、標籤、跨平台同步管理 」、「讓腦中混亂回歸條理: Dynalist 強烈邏輯組織者的筆記工具 」。

Agenda 」下載


歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:Agenda 子彈筆記愛好者適合的專案管理軟體:功能詳細拆解

留言

  1. 这个和evernote是不是重叠了?不太能一起协同使用的?

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    1. 是的,應該要二選一。我只是喜歡研究不同工具,自己當然還是用 Evernote

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  2. 永錫 老師也有在測試這一套。
    英雄所見略同

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  3. 「在 One the Agenda 裡」,typo ... should be "On"

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  4. 可惜沒有網頁版.....

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  5. 好奇測試那麼多工具,有什麼是evernote所不能替代的嗎?

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    1. Evernote 其實都可以替代這些工具。
      或許您是要問說:「 Evernote 有什麼特色是不能被替代的嗎?」

      以現階段來說, Evernote 是最完整的任務筆記、第二大腦資料庫選擇。
      最關鍵的幾個功能:跨平台、網頁版、標籤與記事本、記事連結、搜尋、資料檔案收集、紙本收集、圖文表格內容等。

      有些工具只具備其中幾點,而 Evernote 是全部具備的。最接近的可能是 Onenote ,但 Onenote 在標籤與行動 App 上又沒有 Evernote 方便與強大。

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    2. evernote 還是個遇強則強的 app
      你有多強就能對應出設計出多強大的 everntoe 應用邏輯
      沒有被框架侷限住

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  6. It's really important to talk more about war an peace in the world. That's why I recommend you to read https://essayclick.net/blog/world-peace-essay and express your opinion on the paper.

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