[筆記術-16] 如何整理會議筆記更有效率?不要留下會議筆記


你有沒有遇過這樣的情況:開會時,把主管交代的事情都寫到這次會議筆記中,但等真的做任務時又常常漏東漏西?明明我很認真做筆記,是哪個地方搞錯了呢?

我自己也曾經遇過這種情況,開會時,筆記寫了一大串,但真的執行時,不一定有效率,還可能漏掉之前說好要做的事情。因為事實上,我們真的在執行任務時,不一定會記得回頭去參考之前每一次開會寫下的筆記(而如果這樣做,又是很繁瑣的工作)。

於是我開始發現,開會後留下一則一則會議筆記,不一定是好事。

這篇文章,可以看作是之前「高效能會議的七個習慣,不能只是開會前準備資料而已 」所提最後一個步驟:「討論接下來每個人的下一步行動」之後,更關鍵的高效能習慣補充。




怎麼說呢?

情況一,假設現在開一個檢討會議,主管針對我在進行的多個專案、任務,分別給了提點: A 專案請你到時候記得申請某份 A 表單、 B 任務要結案時要給一個結算報告、 C 任務執行過程中要記得做一個 C 步驟。

我於是打開筆記本,在一頁空白頁面寫下今天開會的每一個行動指示。

但問題是,這些行動分別屬於 A、 B、 C 三件事,如果我把它們都寫在今天的會議筆記,這樣不就表示我在做 A 時要看一下今天的會議筆記,做 B 與做 C 時也都要看一下今天的會議筆記嗎?這樣當然容易漏掉,而且沒有效率。

情況二,假設現在開會討論同一個專案的許多執行細節,合作夥伴彼此之間討論了許多環節下需要的執行步驟:在 A 階段可以試試看下廣告,在 B 階段記得要先完成市場分析,在C階段最後一定記得邀請推薦人。

我於是打開筆記本,在一頁空白頁面寫下今天開會討論到的每個行動步驟。

但問題是,這些行動並非連貫執行的,他們分別是專案在不同階段下的某個步驟,如果我只把他們寫在今天的會議筆記,又怎麼會在真正執行專案時,記得去執行這些開會討論到的步驟呢?




所以問題是什麼?

問題可能是,我們以為開會就在寫一則好的會議筆記後結束了。

然而其實事情還沒結束,當我們在一則好的會議筆記中,總結了這次開會決議的各種行動後,並非把這些行動留在會議筆記,而是要:

讓他們回歸到各自專案、任務的行動清單中。

以前面的情況一來說,就是把主管交代的三件事,分別寫回自己 A 專案、B 任務與 C 任務的行動清單中,排入正確的位置,這樣到時候 B 任務進行到最後,自然會看到最後一個行動是要製作結算報告。

以前面的情況二來說,既然都是同一個專案,就不是每次都新增一則會議筆記,而是直接把討論的行動,插入這個專案原本的流程步驟中。




當然,有時候需要「做出一則會議筆記留存」,那也無妨。

但更重要的是,不要讓自己回頭去看會議記錄來行動,而是把決議的行動,拆解後真正放入他們各自的專案步驟流程當中,納入你真正的待辦清單中,這樣才能真正有效率,並且更輕鬆地去執行他們。

拆掉會議筆記,讓行動回歸到真正專案流程的正確位置上。

你有沒有遇過跟客戶開會,客戶看似在一張紙上拚命做筆記,但結果最後真正在執行時,你還是要每個環節都提醒他之前會議確認的事項?

或許問題就在於,不是他不會做會議筆記,而是他沒有真正把行動放入專案流程中!

關於會議的相關技巧,你還可以參考:「Zoom 超好評的視訊會議軟體:像打電話一樣快速簡單 」、「開會浪費時間?用特製會議記錄格式開一次有效會議 」、「10步驟將 Google Drive 整合日曆建立強大的會議系統 」。


或是繼續閱讀筆記術系列文章:

(本文歡迎社群分享,但全文轉載請來信詢問,禁止商業使用,並註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結:[筆記術-16] 如何整理會議筆記更有效率?不要留下會議筆記

留言

  1. 最近開始看您的文章,想要直接買書,對於沒用過evernote跟想更進一步使用google的人,比較適合從哪一本書入門呢?或是直接買最新的書就好?

    回覆刪除
    回覆
    1. 感謝您的支持,最新的一本「電腦玩物站長的筆記思考術」,是方法的書,應該也輕鬆易讀,裡面不教特定的工具,但方法可以運用在各種工具上。

      如果是想要練習工具, Evernote 適合最近的一本:「 Evernote 100 個做筆記的好方法(暢銷增訂版)」。

      Google 也適合最新的一本:「比別人快一步的 Google 工作術」

      刪除

張貼留言

相關文章:

這個網誌中的熱門文章

2萬多個兒童紙上習作免費下載列印,從著色、迷宮到摺紙練習

OpenShot 免費中文版影片剪輯軟體,何必用精簡版的威力導演

自動化圖片去背教學!只需 Word 或 PowerPoint 搞定

Google Maps 我的地圖完全教學!規劃自助旅行攻略

Passion Planner 準備夢想計畫筆記本,免費下載一整年份範本

Google 語音助理中文版 20 種應用教學,台灣版工作旅行實測

Android 手機開啟 YouTube 子母畫面教學,邊看影片邊做筆記

Draw.io 中文線上製作流程圖首選!專業水準完全免費