[筆記術-16] 如何整理會議筆記更有效率？不要留下會議筆記

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你有沒有遇過這樣的情況：開會時，把主管交代的事情都寫到這次會議筆記中，但等真的做任務時又常常漏東漏西？明明我很認真做筆記，是哪個地方搞錯了呢？

我自己也曾經遇過這種情況，開會時，筆記寫了一大串，但真的執行時，不一定有效率，還可能漏掉之前說好要做的事情。因為事實上，我們真的在執行任務時，不一定會記得回頭去參考之前每一次開會寫下的筆記（而如果這樣做，又是很繁瑣的工作）。

於是我開始發現，開會後留下一則一則會議筆記，不一定是好事。

這篇文章，可以看作是之前「高效能會議的七個習慣，不能只是開會前準備資料而已 」所提最後一個步驟：「討論接下來每個人的下一步行動」之後，更關鍵的高效能習慣補充。




怎麼說呢？

情況一，假設現在開一個檢討會議，主管針對我在進行的多個專案、任務，分別給了提點： A 專案請你到時候記得申請某份 A 表單、 B 任務要結案時要給一個結算報告、 C 任務執行過程中要記得做一個 C 步驟。

我於是打開筆記本，在一頁空白頁面寫下今天開會的每一個行動指示。

但問題是，這些行動分別屬於 A、 B、 C 三件事，如果我把它們都寫在今天的會議筆記，這樣不就表示我在做 A 時要看一下今天的會議筆記，做 Ｂ 與做 C 時也都要看一下今天的會議筆記嗎？這樣當然容易漏掉，而且沒有效率。

情況二，假設現在開會討論同一個專案的許多執行細節，合作夥伴彼此之間討論了許多環節下需要的執行步驟：在 A 階段可以試試看下廣告，在 B 階段記得要先完成市場分析，在C階段最後一定記得邀請推薦人。

我於是打開筆記本，在一頁空白頁面寫下今天開會討論到的每個行動步驟。

但問題是，這些行動並非連貫執行的，他們分別是專案在不同階段下的某個步驟，如果我只把他們寫在今天的會議筆記，又怎麼會在真正執行專案時，記得去執行這些開會討論到的步驟呢？




所以問題是什麼？

問題可能是，我們以為開會就在寫一則好的會議筆記後結束了。

然而其實事情還沒結束，當我們在一則好的會議筆記中，總結了這次開會決議的各種行動後，並非把這些行動留在會議筆記，而是要：

讓他們回歸到各自專案、任務的行動清單中。

以前面的情況一來說，就是把主管交代的三件事，分別寫回自己 A 專案、B 任務與 C 任務的行動清單中，排入正確的位置，這樣到時候 B 任務進行到最後，自然會看到最後一個行動是要製作結算報告。

以前面的情況二來說，既然都是同一個專案，就不是每次都新增一則會議筆記，而是直接把討論的行動，插入這個專案原本的流程步驟中。




當然，有時候需要「做出一則會議筆記留存」，那也無妨。

但更重要的是，不要讓自己回頭去看會議記錄來行動，而是把決議的行動，拆解後真正放入他們各自的專案步驟流程當中，納入你真正的待辦清單中，這樣才能真正有效率，並且更輕鬆地去執行他們。

拆掉會議筆記，讓行動回歸到真正專案流程的正確位置上。

你有沒有遇過跟客戶開會，客戶看似在一張紙上拚命做筆記，但結果最後真正在執行時，你還是要每個環節都提醒他之前會議確認的事項？

或許問題就在於，不是他不會做會議筆記，而是他沒有真正把行動放入專案流程中！

關於會議的相關技巧，你還可以參考：「Zoom 超好評的視訊會議軟體：像打電話一樣快速簡單 」、「開會浪費時間？用特製會議記錄格式開一次有效會議 」、「10步驟將 Google Drive 整合日曆建立強大的會議系統 」。


或是繼續閱讀筆記術系列文章：

（本文歡迎社群分享，但全文轉載請來信詢問，禁止商業使用，並註明來自電腦玩物原創作者 esor huang（異塵行者），及附上原文連結：[筆記術-16] 如何整理會議筆記更有效率？不要留下會議筆記）
文章分類：
電腦玩物站長 Esor （異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

留言

  1. 匿名2018年7月25日 晚上7:45

    最近開始看您的文章，想要直接買書，對於沒用過evernote跟想更進一步使用google的人，比較適合從哪一本書入門呢？或是直接買最新的書就好?

    回覆刪除
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    1. Esor Huang2018年7月26日 上午10:00

      感謝您的支持，最新的一本「電腦玩物站長的筆記思考術」，是方法的書，應該也輕鬆易讀，裡面不教特定的工具，但方法可以運用在各種工具上。

      如果是想要練習工具， Evernote 適合最近的一本：「 Evernote 100 個做筆記的好方法（暢銷增訂版）」。

      Google 也適合最新的一本：「比別人快一步的 Google 工作術」

      刪除

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