為什麼要管理的工具那麼多?用這張心智圖建立工作匯流系統



跟同事交代著接下來的工作行程,看到同事把它隨手寫在筆記本的任意一頁中,我好奇問她:「這樣不會忘記嗎?平常有慣用的行事曆嗎?」她說有慣用的行事曆,但沒有統一把事情都記在上面的習慣,於是有些行程在行事曆上,有些在筆記本中,確實有時會漏掉筆記本上記下的事件。

和同事在 LINE 上面討論了幾件事情的後續處理步驟,隔了一段時間問同事處理的如何,同事又打開 LINE 做確認。我好奇問他:「平常有慣用的任務管理系統嗎?事情散落在不同地方不是容易混亂嗎?」同事回答到確實常常因此覺得要管理的工具好多,用了更多數位工具,反而效率變低。

很多朋友會問我, Esor 你平常愛用那麼多數位工具,難道不會把自己搞得一團混亂嗎?




確實,我平常會利用許多的數位工具來解決問題,即時通就同時使用 Telegram、 LINE 與臉書,只為了跟不同的人溝通。而在任務管理時,我也都會配合對方的喜好,或是使用 Trello ,或是利用 Todoist 。郵件系統我還同時使用個人的 Google Inbox ,與公司的 Outlook 。

不過我會為自己「建立一個匯流與收斂的工作流程」:

問題不在我們使用的工具多寡,而是我們的工作流程有沒有一個最終任務統合的終點。

我在多年的職場工作經驗中,會幫自己建立三種統合的系統:

  • 任務的統合管理系統。
  • 行程的統合管理系統。
  • 資料的統合管理系統。

只要專案任務統合在一個最終的地方,那麼執行行動時就不容易遺漏,也更容易隨時調整與管理。

只要行程統合在一個最終的地方,那麼就不會漏掉哪個會議與約定。

只要資料統合在一個最終的地方,那麼要找到關鍵文件時,就會輕鬆簡單得多。




我會利用像是下面這張心智圖的思考流程,來建立自己匯流工具的路徑:


你也可以嘗試看看,我將其步驟歸納為下面幾步:

  1. 先列出自己工作上需要使用的所有工具(如果不知道如何詳列,可以根據上圖的電子郵件、即時通等分類,來一一列舉需要用到的工具)
  2. 思考哪些工具「產出」的內容是屬於任務管理系統?哪些是屬於行程管理系統?哪些是屬於資料管理系統?
  3. 再進一步,為任務管理系統、行程管理系統、資料管理系統各自選擇一個可以統整所有工具產出的「主要管理工具」。

我舉個例子,電子郵件傳來了長官對任務的交代,即時通傳來了客戶對同一個任務的新要求,我自己對這個任務在筆記中進行了一個計畫,那麼,上述工具的「產出」,有沒有可能統合到某一個可以統整的工具上呢?例如像是「免費專案管理軟體推薦!困難計畫簡單管理 13 種工具 」。

如果可以,那麼以後我就只要看這個統合工具,便能掌握專案任務的所有細節了。

在我們的工具、工作流程上,應該要為自己建立這樣的匯流系統。




以我的例子來說,我的三個匯流中樞是 Evernote 作為任務統整系統, Google 日曆作為行程統整系統, Google 雲端硬碟作為資料統整系統。

這時候,來自郵件、即時通、筆記,甚至文件中,是跟專案任務計畫有關的,我都統整到 Evernote ,以後就能更容易統一管理。(例如:瑣碎任務的工作流重整:我如何用 Evernote 專案管理

而只要跟行程、約定有關的事務,無論他來自郵件、即時通或口頭約定,我一定隨時拿起 Google 日曆,統一記錄在上面。(例如:最簡單的專案管理工具: Google 日曆,專案團隊應用實例教學

而作為專案任務中產生的各種文件檔案,例如簡報、報告、文稿,我則用 Google 雲端硬碟統一管理。(參考:新版 Google 雲端硬碟網頁上線,非用網頁版不可的 11 個功能

當然,你不一定要跟我一樣的選擇,你可以把任務管理中樞換成 Trello ,或是把資料管理中樞換成 Dropbox 。

但重點是,我們的工具與工作流程應該要有一個匯流統合的終點,這樣我們只要在終點進行管理即可,不再混亂。




建立工作與工具的匯流系統,有兩大優點。

第一大優點,就是便於輕鬆有效的管理,雖然使用的工具多,但只要有匯流,那麼整理與使用的時間反而會減少,並且更準確不遺漏,大腦的管理壓力也會減輕。

第二大優點,則是工具匯流的背後,其實就是把我們零散的行動,慢慢統整到統一的專案、任務上,建立真正聚焦的專案管理流程。

歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:為什麼要管理的工具那麼多?用這張心智圖建立工作匯流系統

留言

  1. Esor 老師的分類很有系統。

    我自已的中短期任務(例如Google Inbox,whatsapp, 電話, 口頭任務),約會行程,遠期任務(印象筆記提醒)都統統整合在滴答清單裏;

    雖然文件管理靠Google drive(包括Google photos),但一般都連接散落在電郵, 印象筆記及Google日曆中;

    所以嚴格來説,滴答清單,就是工作及日常生活的唯一中心了,而且,是以手機為主。

    順便種草一下滴答清單,雖然是大陸團隊開發的手機軟件,但確實簡單而強大,可直接或間接連接幾乎所有各類主流應用,同步幾乎所有操作平台,大陸版叫滴答清單,國際版叫Ticktick.

    對我來説,滴答清單就是個大魚塘,先把所有的魚扔進去,再讓它把魚自動分類,到時候再撈上來。

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    1. 是的,其實心智圖最後我畫了兩條連結線,沒有多作解釋。就是行程與資料管理系統,也還能進一步整合到任務管理系統中。

      因為理論上,我們是由專案、任務來驅動的,透過專案與任務創造價值,所以可以的話,這才是最核心的管理中樞。

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  2. Thank you very much. i think a lot of people are looking for such a content from you. hope you will have more share such.

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  3. 你好,文中的心智圖應該是用Coggle做的吧?想請教一下怎麼拉出那個匯流的感覺?我創建的鏈結都沒辦法連出這種收斂的感覺。

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    1. 可以先試試看把連結拉到另一個節點上,會不會集合再一起。

      另外好像有些是付費版功能,我是使用付費版的。

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  4. Esor大真的是工作與效率的管理大師,常看您的文章,獲益很多,謝謝。

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  5. 平时工作用的因为我平时就是坐在电脑前工作,就用excel来建 立任务列表,完成了加黄色底纹然后筛选掉。而平时如果出去的话就用滴答清单。

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