Notion 把文件、任務、知識庫「無縫重組」的全新專案整理工具


Notion 」,是去年開始(2016年)在國外受到很多注意與好評的專案工作平台。

你可以說他是一個筆記工具,他確實能勝任圖文筆記的各種排版整理。你也可以說他是一個 Wiki 知識庫,他也確實具備資料互連和階層目錄的組織彈性。你還能說他是專案管理軟體,因為他也有任務清單、團隊討論等功能,甚至可以做出 Trello 那樣的看板流程管理。

「 Notion 」自己說自己是一個「把文件、知識庫、任務,無縫整合的現代工作平台」。

他想要解決的是專案團隊裡一大堆文件檔案卻無法跟流程整合管理的難題,他想要破除的是文件格式與資料夾分類,讓內容更能呼應真實工作任務需要的彈性。

他想像一個工作或生活的專案計畫開始時,如何從一些零散任務、初期資料的收集,慢慢整合成一個有邏輯、有組織、有時程的資料庫的過程,並且提供了一個工具,讓你,或是你的團隊,可以在這一個工具上「把專案重新高效率的組合起來」,這個工具,就是「 Notion 」。




是的,這個想像,也正是我喜歡用 Evernote 組織專案的原因,我在之前這篇文章中就有分享過這樣的流程:「瑣碎任務的工作流重整:我如何用 Evernote 專案管理」,而「 Notion 」的架構我認為也隱含這文章裡提到的專案建構流程:收集、整合、關聯、排程、檢討、專注。

如果從這樣的概念下去理解「 Notion 」,或許就能破解他極度「簡化」但又極度「破格」的介面功能下,那初次使用可能難以理解,但更深入應用就會深得你心的奧妙。

「 Notion 」值得慢慢摸索,但其功能之細,又可以寫出好幾篇幅的介紹,為了呼應其「簡化與破格」的精神,這篇文章我不深入介紹每個功能步驟操作(那會寫上上萬字都寫不完),所以我打算用「三個 Notion 的核心精神」帶你認識他。





一,文件不再是文件,而是可自由重組的內容


首先,我們可以先把「 Notion 」理解成一個文件編輯平台,或者當作一個類似 Evernote 的雲端筆記庫,上面所有的內容都是可編輯而來的,即使是待辦任務、專案流程,或是你要做一個行事曆,也都可以自己排版編輯而來,並非有像「待辦清單 App 」那樣的專門管理系統。

但是「 Notion 」和 Google Docs ,或者和 Dropbox PaperQuip 又有不同,因為「 Notion 」的概念不是傳統的一篇一篇文件,也不是一個一個檔案,而是一個「 Wiki 大資料庫」:

裡面是隨時可以打散、可以重組的各種「內容區塊」。

方便我們根據專案需求,隨時重新組合新的專案管理方式。




確實,一開始使用「 Notion 」時,還是先從新增一頁一頁的文件( Page )開始。

但是當我們要在文件(Page)中新增內容時,就會發現這不是一張白紙或一則空白筆記,而是一個組合各種內容區塊(Content Block)的平台而已。

編輯時,我們可以從右方彈出的各種內容區塊(Content Block),拖曳想要插入的格式(純文字、標題、清單、任務、階層選單、網頁、圖片、影音嵌入等等),在文件中插入各種區塊,組合成我們需要的內容。

這不是「寫一篇企劃案」的概念,而是「組合一個企劃所需的想法、任務、資料」的概念。




因為專案隨時都在改變,而插入的各種內容區塊(Content Block)也可以隨時調整位置,甚至換到其他的文件(Page)當中,因應專案的調整,所有內容都能調整,並非是固定的一篇報告而已。




例如上圖與下圖,就是我自由拖曳不同區塊後,自動產生的不同排版效果。

這樣的編輯模式一方面給我們排版的自由,但另一方面更重要的是,方便我們重新組織專案的所有內容。





二,打破資料夾分類,建立 Wiki 資料庫


而所有建立的內容區塊(Content Block)排版在各個文件(Page)當中,文件(Page)又可以組織成樹狀大綱目錄,並且建立類似維基百科的互相連結系統。

這樣的整理方式,還是要實際體驗看看才知道,所以歡迎打開電腦玩物工作平台」連結,這是我用「 Notion 」建立的一個示範專案資料庫,你可以體驗看看他的整理與排版效果。




你可以看到所有內容可以被樹狀大綱層層分類,但是又不限制於資料夾,可以讓每個文件版面彼此互連,方便工作者隨時找到需要的資料。




更重要的是,在我的編輯端,我可以隨時移動文件的位置,甚至移動內容區塊(Content Block)的位置,隨時建立連結,更像是在一個 Wiki 資料庫中做專案整理,但他的操作又更親切易用許多。





三,團隊合作討論,建立任務待辦清單


「 Notion 」的內容區塊(Content Block)中,也包含了建立各種任務的格式,經過簡單的編排,甚至可以自己排版出類似 Trello 的專案管理版面,這是「 Notion 」的另一種自由的體現。

每個團隊的專案都會有自己的樣子,而「 Notion 」可以透過內容、文件、知識庫的方式,把你的專案組織成你想要的樣子




而且也可以協同合作,當多人合作時,可以插入「討論」、「人員」等內容區塊,來進行專案的溝通或任務的指派。





小結:


在「 Notion 」這個專案資料庫中,可以為不同的團隊、個人建立專案庫,稱為「 New Team 」。要注意的是,「 New Team 」不是資料分類,而是真的根據不同團隊、個人所建立的資料庫,因為「 Notion 」的收費機制是跟著每個「 Team 」來收費的。

我可以建立私人的「 Team 」,也可以建立一個團隊專屬的「 Team 」,團隊的專案平台會有專屬網址,並且可以設定有固定郵件主帳號的人可以加入。



而在「 Notion 」一個「 Team 」的免費帳號中,可以加入無限成員,但只能新增 600 個內容區塊,可以上傳單檔 5MB 的圖片或檔案,並且會保存 3 天的版本紀錄。

簡單的說,你也可以把「 Notion 」理解成是一個「建立專案知識庫」的工具,但他可以應用的變化其實更多,對於專案有大量資料、筆記、內容組織需求的朋友來說,或許「 Notion 」是一個值得試試看的工具。

別忘了,你還可以看看我用「 Notion 」建立的「電腦玩物工作平台」,體驗看看其整理效果。

延伸閱讀相關文章:

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留言

  1. 最近正在作为个人WIKI使用,最喜欢的就是其LINK的功能,可以LINK一个page也可以LINK一个Block,还可以自主设计模板。
    (看了这么久的博客,第一次在这里留言,感谢电脑玩物老师)

    另外,可以激活Unlimited blocks,只需要邀请6个人注册使用。Notion iOS beta版据说在下周或者下下周会内部测试,可以找客服索取测试资格。

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    1. 值得期待,也感謝回饋,我都沒發現他有邀請功能XD

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  2. 感覺很不錯!來試用看看!
    但轉換系統的成本實在太高....

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  3. 請問資料儲存的格式是開放的嗎?
    有匯出功能嗎?

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  4. 一直很期帶您介紹這個,想知道你是如果使用他來專案管理的
    我從去年6月就開始用Notion到現在,也一直覺得他是我目前用過最好用的筆記平台,平常我都用他來寫學習程式的筆記,我很喜歡用他的 Toggle List 將筆記整理成一個區塊,如果那個區塊太多筆記時,再把他轉成單獨的 Page (這個功能也是我喜歡他的原因之一)
    希望之後可以看到您的使用分享

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    1. 目前嘗試了兩個專案用 Notion 來管理,感覺他適合比較有嚴謹需求的整理,例如您說的寫學習程式,也就是一開始就有一個想要整理得整齊的目標。我會再來多試幾個專案看看有什麼啟發。

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  5. 找了一下,似乎只能逐个page导出,没有一次导出所有page的功能。以后如果停止服务了会很麻烦。

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  6. 目前是否只有英文版的,不知道是否有中文的

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  7. 請問,QuickFind 是不是只能搜尋到三筆資料,這樣好像對長久查找很不便 ...

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