2016年9月19日 星期一

GanttProject 免費中文專案管理軟體下載,製作甘特圖快速教學


之前我在電腦玩物介紹過一系列「專案管理軟體」與「畫甘特圖軟體」,但大多以雲端服務為主,大家可以參考下面兩篇文章:


所以有不少讀者也希望我推薦單機離線可用的「真正專案管理桌面軟體」,我研究了一段時間後,想跟大家推薦這一款:「 GanttProject 」

「 GanttProject 」是一款可以在 Windows、 Mac、 Linux 跨平台安裝的桌面專案管理軟體,不需網路就能使用,對於「輕度使用者」與「一般專案」來說,是好上手,又免費,可相容與取代 Microsoft Project 的工具。




「 GanttProject 」這款專案管理軟體製作甘特圖軟體,本身具備下列優秀的軟體品質:

  • 內建繁體中文版
  • 免費,可免費商業使用
  • 完整的跨平台支援,並且目前仍持續更新
  • 運作速度很流暢
  • 軟體介面不複雜
  • 可以跟 Microsoft Project 檔案互相匯入匯出

然後在專案管理功能上,「 GanttProject 」麻雀雖小但五臟俱全,具備甘特圖的自動排程資源分配等功能,下面我就從開始一個專案,到畫出專案管理甘特圖的過程,用最快速的上手教學,帶大家了解「 GanttProject 」的重要功能。




1. 建立新專案


你可以到「 GanttProject 」下載網頁,直接下載對應系統的桌面軟體。

下載後,直接啟動安裝,在 Windows 中整個安裝到開啟的介面已經繁體中文化,所以非常好上手。



啟動「 GanttProject 」後,第一步就是到「專案」中新增專案,首先是建立你的專案名稱與描述。



接著你可以根據工作狀態,設定要排除的週末與假日。

你可以手動新增不工作的日期,這樣後續在自動排程時,可以略過這些日期的計算。





2. 建立任務與所需工作日


專案開啟後,就開始把需要的大大小小任務新增到專案中,在[甘特圖]分頁裡,點擊上方的[新增任務]按鈕,就能新增任務。

在新增任務時,你可以自訂每個任務需要的「工時」,例如 A 任務需要五個工作天,就在「期間」欄位輸入「5」。

設定好每個任務的所需工作日,以後在排程時,就可以自動計算應該開始或完成的時間,並且可以自動跳過前面設定的週末與假日,這樣在排程時會更加輕鬆且彈性。

例如任務是「整理新書素材」,我需要 5 個工作日完成,我想要 9/7 前完成,但中間會遇到兩天周末,所以自動計算出我應該 9/1 開始。





3. 移動任務時間


回到甘特圖畫面,當新增很多任務後,就可以看到甘特圖漸漸顯示出每個任務的排程區段,這時候如果你想快速調整任務的開始或結束時間,可以在甘特圖上按住[ Ctrl ],直接移動該任務的進度條。





4. 建立任務相依性


另外在專案管理中,很多任務之間可能有依存關係,例如一定要完成 A 任務後,才能進行 B 任務。或是甲任務與乙任務必須一起完成。

這時候「 GanttProject 」軟體可以幫我們簡單設定好任務的依存關係。

最簡單的方法就是,在甘特圖上,直接按住 A 任務,拉出一條箭頭到 B 任務,這時候「 GanttProject 」會自動設定成:完成 A 任務後,才開始 B 任務。

而如果你之前有設定好每個任務的工時,這時候就會自動依序排出進度時間。 



或者你可以進入任務的設定視窗,在[相依]分頁中,還有更多相依關係可以建立。

例如你設定甲任務和乙任務要同時開始,那麼以後只要移動甲任務時間,乙任務也會跟著移動了。





5. 建立子任務群組


或者有某個大任務是有很多個子任務構成,這些子任務其實是一個群組,這時候也可以在「 GanttProject 」中建立這樣的群組關係。

只要在任務清單上方,例如[上下一層]、〔往上往下移動〕等按鈕,調整任務的次序,就能建立大任務與子任務之間的群組關係,也方便我們整組移動任務。





6. 建立人力資源


大致上建立好專案任務清單,組織任務關連,並做出基本任務排程後,接著就可以在「 GanttProject 」建立人力資源的分配。

在[資源圖表]頁面,可以新增資源,所謂的資源,其實就是專案中可以使用的「人力」,哪些人一起進行這個專案?可以在這邊建立清單。





7. 分配任務與人力


建立好人力資源後,就可以在專案的任務設定中,分配這些人力,看誰要負責哪個任務。

當分配好後,回到[資源圖表],可以從資源的甘特圖中,檢查每個專案人力是否都做出恰當的分配,有沒有誰空窗期太多?有沒有誰負擔太大?





8. 輕鬆重新排程


經過上述步驟,一個基本的專案管理甘特圖就完成了。

而使用專業甘特圖軟體的好處就是,之後專案如果有任何時間的變動,因為我們已經建立好數值與依存關係,只要調整其中一個任務,其他相關任務的進度也可以「自動」跟著調整。

並且從甘特圖中可以更清楚的看出任務與人力的分配情況。





9. 建立 PERT 圖


「 GanttProject 」還內建了從專案甘特圖自動轉成「 PERT 圖表」的功能, PERT 是用流程圖的方式畫出每個任務之間的關連性,而在「 GanttProject 」可以快速產生,並且我們也能手動調整。





10. 匯入匯出


如果需要把甘特圖變成其他人可瀏覽的資料,那麼可以利用「 GanttProject 」的匯出功能,但這裡有些限制。

首先成功匯出 Microsoft Project 檔案是沒問題的,匯出圖片也 OK,包含中文內容都可以正確匯出。

但是如果要匯出成 PDF、CSV 檔案,遇到中文就會有亂碼問題,這部分在「 GanttProject 」中一直無法解決。





11. 雲端合作


最後,「 GanttProject 」雖然是單機離線的專案管理軟體、甘特圖製作軟體,但是你只要透過 Google Drive 或 Dropbox 等雲端硬碟同步「 GanttProject 」產生的專案檔案,其實也一樣可以雲端同步使用,甚至跟他人雲端合作檔案。

以上,就是「 GanttProject 」這款免費、優質的中文專案管理、甘特圖軟體的介紹,希望對需要的朋友有幫助。

延伸閱讀相關文章:

「 GanttProject 」網站
「 GanttProject 」 Winodws、 Mac、 Linux 軟體下載

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6 則留言 :

  1. 感謝作者的用心, 因此讓我的日常作業方便許多
    不過, 我下載的這個版本, 不知為何, 任務的部份, 無法輸入中文 ???

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    1. 咦?這我也不清楚問題在哪,我在 Windows 7 與 10 上測試,都可以輸入中文(我用安裝版)

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    2. 有可能是輸入法的問題,建議用別的輸入法試試看。

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  2. 挺好用的~不知道作者有沒有聽說過開源的設備信息管理軟件? 類似於 http://www.guantang.cn/product5

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  3. 你好,請問要如何在甘特圖的部分顯示名稱,比較方便觀看... 謝謝。

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  4. 請問 此軟體有類似完成的專案移置完成區的功能嗎?
    有點像類似筆記本那種的

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