20 種待辦清單 App 軟體推薦:評論不同需求時間管理利器


前些天在我所開設的「時間管理實作課程」課中,討論了適合用在我歸納的「時間管理系統」上的工具,其實基本上我的方法應該是可以套用在所有工具上的,所以課後有朋友來問我:如果 Esor 來全面列舉可用的待辦清單工具,可以有哪些選擇呢?

今天這篇文章,我便打算來幫這位朋友解答問題,列舉出 20 種值得當作時間管理系統中的收集箱、行動清單的待辦清單軟體,這些工具應該要能肩負幾個重要任務:

  • 清空大腦的壓力
  • 收集統整所有的雜事
  • 排出具有輕重緩急的任務清單
  • 建立有效的工作流程

當然,工具必須搭配方法,這篇文章只談工具,而方法可以參考我之前在電腦玩物撰寫的一系列「時間技客」文章。

另外跟之前這篇文章:「從時間管理情境推薦 8 款 Android 行事曆 App 比一比」一樣,下面我會依據各種需求情境和工具特色做分析,寫下我的推薦原因與評論。

2017/4/20 新增簡評微軟 To-Do 智慧型待辦清單工具,準備取代 Wunderlist
2017/8/25 新增KanbanFlow 番茄鐘專案看板, Trello 沒有的5個時間管理功能




一,正統的待辦清單軟體:


以下先從正統的待辦清單軟體說起,除了我的推薦分析外,想更深入了解該工具或下載該工具的朋友,可點擊每個標題的超連結進一步查看。



1. Wunderlist:最好上手整理邏輯的待辦清單(下載與教學)


(附註:未來微軟收購的 Wunderlist ,有可能被取代為:簡評微軟 To-Do 智慧型待辦清單工具,準備取代 Wunderlist

Wunderlist 擁有漂亮的介面,以及層次分明的任務清單管理,在操作上是非常順手的,他區分成「專案分類」、「任務清單」、「執行步驟」三個層次,井然有序,幫助你在細節上規劃一個完整專案的執行流程。



而且每個任務底下可以添加詳細的說明,插入檔案與圖片,甚至在協同合作時討論,讓「任務」本身更具體完整。

當任務愈來愈多時, Wunderlist 還提供了聚焦在重要與今日任務的過濾清單。

當然完整的跨平台與雲端同步是不可或缺的,整體來說 Wunderlist 是非常好上手,而且任務管理功能完整的一個待辦清單服務,尤其如果你沒有自己特殊的時間管理方法,那麼單純依靠 Wunderlist 內建的整理邏輯就能做好整理。




2. Todoist:最簡潔但更有力的待辦清單(下載與教學)


相較於 Wunderlist 的外觀風格, Todoist 走的則是簡潔有力的路線,他的清單呈現非常清爽,就好像是在一張白紙上列出你的任務,我相信一定有很多朋友喜愛這樣的風格。

但 Todoist 外觀簡潔,功能卻不簡單,甚至比起 Wunderlist 在時間管理技巧上更有彈性。首先是 Todoist 更多層次的任務分層系統,像大綱一樣,在一張清單上就可以把母子專案、母子任務做好各種分層管理,並且收合展開都很便捷。再者是 Todoist 有強大的過濾系統,可以幫我們快速聚焦在某類型任務。



當然協同合作、跨平台雲端同步這些基本功能都有,另外 Todoist 還有好用的收集外掛,可以快速把郵件、網頁收集到待辦任務清單。

Todoist 還有獨創的 Karma ,用「時間管理遊戲化」的概念,幫你一邊完成待辦清單一邊升級!








3. Any. do:學習專注的時間管理工具(下載與教學)


在「管理」上 Any.do 沒有前面的工具那麼強大,但是在「聚焦」上 Any.do 則提供了許多獨特設計,像是早上的聚焦今日事件提醒,手機上聚焦下一步行動的設計,還有利用類似 Trello 看板的方式,讓你分配今日、明日與之後的任務,從而專注在當下的行動。

我的使用經驗是 Any.do 如果漸漸要整理龐大的專案任務時,可能能力不足,但對於個人日常的管理,卻提供了很舒服的介面與很聚焦的方式。

而且如果以「少,但是更好」的觀念來看, Any.do 或許會是專準主義者不錯的選擇。




4. Remember the Milk:隨時記住與專注下一步行動(下載與教學)


在還沒全面轉換到 Evernote 做時間管理之前,我是「 Remember the Milk 」的愛用者、付費使用者,我維持著用 RTM 管理待辦清單大概有五年的時間,

「 Remember the Milk 」是一個非常貫徹 GTD 時間管理方法的服務,他用快速的語法進行任務的「捕捉」和「理清」,有強大的標籤、地點系統做好任務的「整理」,強大的過濾器讓你隨時「檢視」需要的任務,而簡潔的介面幫助你聚焦在「執行」上。

尤其 RTM 的標籤與地點系統,幫你快速整理什麼情況?什麼場合?什麼時候?應該去做什麼事情,而這正是 GTD 任務排程系統的精髓之一。

「 Remember the Milk 」還是一個很棒的跨平台雲端服務,並且是最早期的專業待辦清單工具之一,但直到今日,他依然繼續與時俱進。





5. 滴答清單(TickTick):大陸最多人使用的待辦清單工具(下載)


我自己沒有長期使用滴答清單的經驗,但之所以也拿出來推薦,是因為我身邊有許多善於時間管理的朋友,尤其是大陸朋友,大多喜歡使用滴答清單。

而朋友喜愛滴答清單的理由,以大陸習慣用語來說,就是「高效」!如果用前面推薦過的待辦清單工具來對比,滴答清單有著 Todoist 的簡潔有力,也像 Any.do 一樣很適合在手機使用(當然他本身是跨平台的),並且也像 Remember The Milk 那樣有著標籤管理等彈性的特性。

另外付費版的滴答清單還具備跟日曆介面一起管理等功能,有興趣的朋友也可試試看。




6. OmniFocus(for Mac, iPhone, iPad):最專業的時間管理工具(下載)


最後,在正統待辦清單工具中,一定要提到的就是「 OmniFocus 」,我之所以沒將OmniFocus 當作自己正式時間管理工具,只是因為他沒有正式的 Windows 與 Android 版本,是更偏向 Apple 系統的時間管理工具。但這不能抹滅「 OmniFocus 」是許多人心目中最專業時間管理工具的地位。

相較 Remember The Milk ,「 OmniFocus 」更深入的融合了 GTD 的時間管理技巧,相較之前的待辦清單工具,「 OmniFocus 」全面的考慮到時間管理的各種需求:如何更快收集?如何聚焦工作?如何追蹤任務?如何劃分工作情境?如何切換不同的工作視野?如何和行事曆一起管理?如何區分專案與雜事?

所有時間管理要面對的問題,以及解決問題需要的功能,「 OmniFocus 」基本上都幫我們想到了,並且建立起一套非常專業且迅速的運作流程(當然,這個迅速,需要你先花時間摸熟整個「 OmniFocus 」的功能系統)。




二,筆記本當待辦清單:


除了正統的待辦清單軟體外,其實要滿足:收集任務、整理任務、排程任務的需求,還有很多其他工具可以做到待辦清單要做的事,不一定只能使用 To-Do List 工具。

首先第一個要介紹的,就是「筆記類」工具,在沒有數位工具的時代,我們本來就是在用筆記做時間管理,所以理所當然,筆記類工具也可以當作待辦清單來使用。

而且筆記類工具通常在「收集與整理任務資料」上,會擁有比一般待辦清單工具更強大的彈性。如果你的時間管理是需要「管理很多資料、想法、企畫」的朋友,或是你想「完全自由」的設計自己待辦清單的朋友,那麼「筆記類工具」會是你的好選擇。


7. Evernote:筆記上的 GTD 時間管理方法(教學)


第一推薦,當然是我自己愛用的 Evernote,相信電腦玩物讀者都很熟悉了,我就不多做介紹。

除了上面文章中關於我如何把 GTD 方法套用在 Evernote 的教學外,下面直接把我寫過的好幾篇跟時間管理有關的 Evernote 延伸技巧,列舉提供大家參考:

清單:子彈筆記術(下) 最簡明的 Evernote 每日任務清單實作
專案:瑣碎任務的工作流重整:我如何用 Evernote 專案管理
提醒:Evernote 活用「提醒事項」教學,解決七大時間管理問題




8. Onenote:建立層次分明的專案任務清單(下載與教學)


很多朋友在整理專案時,更喜歡使用 OneNote ,尤其是你真的在做一個複雜且「需要有序」的專案排程時。因為 OneNote 有非常嚴謹且多層次的筆記分類排序功能,可以像是一本大綱嚴謹的書籍一樣去整理你的專案、報告。

加上 OneNote 在筆記內強大的排版能力,可以把任務清單會輕鬆快速,但又井然有秩序的方式做好分層整理。

在整理複雜專案,需要做好清晰排序時, OneNote 會是很適合的待辦清單工具。(你可以在這裡學會更多 OneNote 技巧:超深入剖析 OneNote 教學!筆記術專家必備17個功能






9. Google Keep:輕鬆管理任務的便利貼技巧(下載與教學)


用 Evernot、OneNote,還是用 Google Keep 當做筆記待辦清單?這就好像想要用「 OmniFocus 」還是「 Any.do 」?是重量級與輕量級之間的選擇。

但輕量級不一定就是不好,完全是看每個用戶自己適合的需求為何,如果你的公司本身已經有嚴謹且龐大的工作任務管理系統,而你需要的是一個「個人隨身管理生活」的待辦清單工具,那麼 Google Keep 說不定就很適合。






10. Apple 備忘錄


而愈來愈強大的 Apple 體系下的內建備忘錄,本身已經是一個完善的筆記工具,同時也就是一個好用的收集任務、管理任務的系統,如果你的工作都是在 Mac 與 iPhone 系統內,那麼使用 Apple 備忘錄作為待辦清單(也可搭配內建的提醒事項功能),也是不錯的選擇。




11. 紙本筆記本:快狠準清單的子彈筆記法(教學)


當然,既然要把筆記本當作待辦清單,怎麼可以遺漏最重要的「紙本筆記本」呢!如果你決定使用紙筆記本當作待辦清單,那麼我也不會覺得不好,只要運用技巧,任何工具都可以是好工具。

而我最推薦在紙本筆記本上做清單的技巧就是「子彈筆記法」,他原生地為了紙本而設計,方便我們在有時難以修改、有時難以搜尋的紙本中,也能建立有系統、有目錄、好聚焦的待辦清單,如何做到?我上面這篇文章就有詳細的教學。

另外你還能搭配「感性自動聚焦時間管理法」,這也是一個非常適合在紙本筆記上執行的任務排列方式,讓你有效的延後任務、清理任務。






三,專案工具當團隊待辦清單:


如果你的待辦清單不是為了自己而做,而是為了團隊專案而做,那麼這時候你需要的就是團隊的待辦清單工具。

我認為團隊專案管理,和個人時間管理,是兩種有區別的時間管理方式,所以他們會適合不同的管理工具。


12. Asana:知名的專業團隊任務控管服務(下載與教學)


我認識不少團隊使用 Asana 當作他們的專案控管工具, Asana 除了可以列舉清單外,更重要的是在任務收集、任務分配、協同合作、任務資料管理上,有其更適合團隊工作的強項,並且讓每一個成員可以找到自己負責的工作,並追蹤進度

更進一步的, Asana 有非常好的搜尋、過濾、排程機制,讓任務量很多時,也可以不雜亂的排序,像是有一個類似 Trello 的看板可以控管多個專案的目前進度等等。




13. Trello:最直覺的團隊專案管理看板(下載與教學)


另外一個在團隊待辦清單上的推薦工具,是看起來不像待辦清單,但其實是更直覺的任務管理服務: Trello ,他用看板列表的方式,讓任務可以清楚地排列在流程上,還讓個人或團隊可以清楚的鳥瞰整個專案進度。

你還可以學學看:「Trello 團隊如何使用 Trello? 8個專案排程協作重點技巧」,從這篇文章你可以更進一步了解, Trello 確實是團隊非常適合的待辦清單、任務排程工具。






四,大綱工具當待辦清單:


接下來讓我們慢慢進入其他特殊待辦清單的類型。

有的朋友不喜歡前面那些待辦清單工具裡那麼繁複的管理功能,對這些朋友來說「一張清爽但有彈性的清單」就能管理好大小事情,這才是最高的時間管理境界。

另外你可能不喜歡或困擾於任務雜亂的現象,很多散落任務不知如何管理,那麼大綱工具可以幫你練習「任何事情都必須有組織」的習慣。

如果你想試試看這樣的技法,那麼下面的「大綱工具」會很適合你。


14. Workflowy:簡單但專業專案任務清單(下載與教學)


Workflowy 代表的是一種與眾不同的時間管理境界,他同樣可以收集雜事、排程任務、處理待辦,但他認為所有事情都應該是一個「有序」且「關聯」的整體,所以你只需要一張清單,所有事情都可以在這張清單上處理和完成。

如此一來,你不用再管前面各種工具裡的那些分類與功能,就在 Workflowy 的一張清單中把所有「和你有關」的任務列出層層組織的大綱吧!

WorkFlowy-08




15. Dynalist:強烈邏輯組織的待辦清單(下載與教學)


這樣的大綱形式待辦清單,能夠有效的幫助任何事情都「進入一個有組織的狀態」,因為不會有單獨存在的任務,任何任務一定是某一個層級某一個節點之下的關聯。

如果你常常覺得自己收集任務都很散落,找不到組織,那麼或許回頭試試看這類大綱形式的組織工具,會幫你解決問題也說不定。






五,郵件信箱當待辦清單:


就我所知,也有不少朋友會直接把電子信箱當成待辦清單,一來信箱本身就是收集任務的來源,二來許多信箱軟體具備強大的整理排程功能。

所以乾脆把所有任務都統整到你的郵件系統中,不失為一個待辦清單的使用方法。


16. Outlook 中進行 GTD 時間管理(教學)


如果你習慣使用 Outlook 軟體,那麼一直以來 Outlook 就不只是收發郵件的工具,他也可以結合行事曆、任務排程、任務提醒,再結合他的強大自動過濾功能,直接把 Outlook 打造成你工作上的待辦清單系統,其實很簡單。






17. Google Inbox 中進行 GTD 時間管理(教學)


同樣的,結合 Google Inbox郵件服務、 Google Keep 筆記系統、 Google 行事曆,其實也就是一套 Google 的 Outlook ,而這時候我們一樣可以利用這個系統,當作任務待辦清單工具。






18. Gmail 中進行 GTD 時間管理(教學)


如果你不習慣使用最新的 Google Inbox,還是喜歡傳統的 Gmail ,那麼當然也可以直接把 Gmail 當作任務排程系統,上面這篇文章就有詳細教學。




六,特殊待辦清單:


19. Google 日曆:在行事曆上管理待辦清單(教學)


最後介紹兩種特殊的待辦清單,第一種是有的朋友喜歡什麼事情都在行事曆上管理,把待辦清單也寫在行事曆上,那麼這時候 Google 日曆就有內建「任務清單」的功能,你可以開啟他,就能在日曆上排程清單。






20. XMind:用心智圖劃出專案規劃(下載與教學)


或者,你的任務清單不只需要排程,還需要更鳥瞰的關聯整理,要讓你看出整個專案有沒有缺口?有沒有關聯?還可以延伸哪些任務?這時候有的朋友就會用「心智圖」來當作待辦清單,像是 XMind 與許多心智圖軟體本身就內建待辦任務管理功能。

只要善用「心智圖法」的技巧,其實心智圖也可以當成專案任務規劃清單來使用。

以上,就是我認為適合當作待辦清單的工具,你會發現有很多選擇,而且滿足不同類型的需求,挑一款適合自己的,搭配方法,幫助自己做好時間管理吧!

延伸閱讀相關文章:
1. 我的「不辦清單」:如何從不要做的犧牲,換回工作效率?
2. 每個人都需要準備的一張問題清單:突破難關思考術
3. 免費專案管理軟體推薦!困難計畫簡單管理 13 種工具

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留言

  1. 推薦toodledo.com
    比RTM更有架構,不RTM自由度這麼大,反而難上手
    但是又比其他wunderlist/anydo/todist等功能強大,更符合GTD需求
    同時也是WEB/ANDROID/IOS都有

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    1. 感謝推薦,這個有機會要來研究看看

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    2. 補充一下,toodledo真的是我用過兼具彈性與GTD架構的todo service
      一般好看的todo app都太light,沒有真正的把GTD的架構導入。往往就是一個due date/tag功能。大概就這樣。而彈性太大的RTM又需要你自己設@/#/$一堆自己發明的符號來做到context/folder/project/priority等功能。我試了好多,唯有toodledo真正在follow GTD架構,內建context/folder/priority/start date/due date/next action等等的欄位讓你去使用。還可以選擇要看或是隱藏某些特定context/future task,讓你能真正執行當下能執行的事情。總之,希望大家有機會能試試看囉

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  2. 我目前是混搭, 依專案用 Trello, 透過 IFTTT 轉到 RTM

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    1. 混搭也很不錯,因為確實是不同的需求情境

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  3. 待办清单怎么能少了MylifeOrganized的一席之地呢……

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    1. 哈哈,我也不可能窮盡所有的工具,所以歡迎大家也來補充推薦,也寫寫你的評論喔!

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    2. MyLifeOrganized +1 !

      操作反應很快,設定也很有彈性。

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  4. 滴答清单本地化做得蛮好。对于大陆而言还有一个好处就是和微信整合的很好,可以方便的在微信中使用。

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  5. 提到「時間管理遊戲化」的概念就不能沒有 Habitica 啊!遊戲結合 GTD 的極致非它莫屬

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    1. 說得也是啊,我之前也用了一年多呢:http://www.playpcesor.com/2016/08/habitica.html

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  6. TickTick真的不錯用,我曾經把上述大部分的都下載來用過,慢慢淘汰之後就剩TickTick了。
    我會把他跟Google提醒互相配合,TickTick是工作清單(包含個人、學習、職業),Google提醒是拿來提醒單一事件,或者無法歸納到Goole日曆的。
    我是住在台灣的XD

    版主可以試試~

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  7. esor,我向你推荐两款严格按照GTD标准设计的软件,大陆的Doit.im和未汉化的mylifeorangized,希望你可以试一下!

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    1. mylifeorangized 我之前其實有初步嘗試過,那時候因為覺得他有點繁雜而放棄,不過事隔多年,或許現在的我是可以回頭去好好再次嘗試的時候了!

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  8. 哈哈,我预感到esor又要出一篇MylifeOrganized的文章了:-)

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    1. 真的把這件事情列入我的行動清單了XD

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  9. 我也喜歡TickTick,但我本身沒有用微信。
    之前有下載過wunderlist和todoist之類的嘗試使用,但覺得還是有點難上手。
    之後轉用了any.do一段時間,但是個人來講很不習慣那介面,而且打勾了的任務還會顯示出來,要甩手機才能丟掉已完成的任務的任務(那時候是這樣的,不知道現在還是不是)。
    最後用了TickTick,一用就離不開它了。收集箱、任務清單之類都設計的很好,介面簡潔。每天專注打勾勾GTD,很有效率!付費版的我也體驗過一個月,但是感覺不太用得到付費功能,所以就一直用免費的。Esor有空也可以體驗一下~

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    1. 滴答清單我有用過啊,所以我才會在文章裡推薦他是真的非常「高效」

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  10. 我還是喜歡用舊的google to do list,在手機上搭配Calendars 5(安卓是Sol Calendar),我後來發現能在日曆上看見自己之前某一天做了什麼,其實蠻重要的,Google 新的待辦事項,似乎完成後就消失了?

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  11. ticktick 付費+1 覺得超值。

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  12. 我自己喜歡的是Keep,主要是因為他能隨意移動順序,在規劃當中可以隨意調整

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  13. 才看到博主推荐我们的滴答清单了,还有之前推荐过的 GTasks :)
    谢谢👍

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    1. 滴答清单用起来超级舒服,大大提升了我的工作效率,大写的赞!

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  14. 用過 Trello、KEEP、EVERNOTE分別做GTD,都試過一段時間,但是覺得他們無法和行事曆(Google日曆)結合,真的非常可惜

    真心希望會有一個行事曆可以完美結合專案的概念
    最好是在該APP上面建立專案並框時間時,這些時間可以同步到Google日曆,方便掌握時辰

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    1. https://nozbe.com/?a=7138888 这个可以完美搭配evernote做GTD

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  15. 作者已經移除這則留言。

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  16. 想找結合好用+可同步+顯示 行事曆與google task的待辦清單app,目前覺得好用的真的不多。(尤其,待辦清單強大的常常日曆很弱ex any.do 或是要購買才能知道到底好不好用的其app).
    也是自己下下來一個個試用,不好的全刪除了。
    只留下了 business calendar 與Sol calendar

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  17. 喜欢evernote,所以很多资料都会集中在evernote!行动管理目前使用Nozbe;(刚从滴答清单转到NOZBE,虽然我的滴答高级用户还未过期,)
    NOZBE 做收集+处理+组织+回顾;搭配evernote 做资料,非常完美的组合,推荐使用了!
    Nozbe基于GTD理论,多平台同步,非常智能,清单类该有的功能都有,也支持团队协同,当然最重要的是:可以连接evernote(插入笔记,Evernote提醒是自动同步的),Google Calendar(双向同步谷歌日历),Dropbox,onedrive;官方支持中文(简体/繁体),免费版也足够使用!
    https://nozbe.com/?a=7138888(获得免费pro)

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